プロジェクト管理・開発
はじめてのプロジェクト管理 計画ボード｜目的・範囲・日程・体制・リスクを1枚にまとめる
入門｜盤面 2 枚・タスクボード 5 列（親タスク 4 件・子タスク 12 件）
入門：専門用語を使わず、盤面の問いと記入例に沿って答えていくだけで形になります。
初めて小さなプロジェクトのリーダーを任された人が、プロジェクト管理の進め方を入門レベルで押さえ、目的・範囲・日程・体制・リスクを1枚の計画にまとめるためのテンプレートです。ホワイトボードは左右2ページ構成で、左にプロジェクト憲章の枠、立ち上げから終結までの5工程、影響力×関心度のステークホルダーマップ、範囲・体制・リスクの3枠、右に4行4列のマイルストーン表、起きやすさ×影響で仕分けるリスクの四象限、週次確認・遅れ・終結の3枠が並びます。タスクボードは「計画づくり／準備中／実行中／確認中／完了」の5列で、憲章づくりから終結の記録まで親タスク4件と子タスク12件が未着手で入っています。プロジェクト計画の作り方に決まった順番があることを知らないまま作業を始めると抜けが出るので、世界共通の手引きPMBOKの5プロセス群（立ち上げ／計画／実行／監視・コントロール／終結）をそのまま盤面の流れにしています。さらに立ち上げで欠かせない関係者の特定を、影響力×関心度のステークホルダーマップとして置き、誰にどこまで関わってもらうかを先に決められるようにしました。社内イベントや新サービスの試験導入のような、数週間から数か月で終わる小さなプロジェクトを想定しています。
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はじめてのプロジェクト管理 計画ボード
使い方: ① 目的・ゴール・期限・予算を1枚に書く（憲章） → ② 関係者を影響力×関心度で仕分け、関わり方を決める（ステークホルダーマップ） → ③ やる／やらないと体制を決める → ④ リスクを書き出し、節目を表に置いて四象限で仕分ける → ⑤ 週次で進み具合を確認する
① プロジェクト憲章（＝始める前に決める1枚。目的・ゴール・期限・予算）
- 目的（なぜやるか） 例）新入社員の交流を増やし、配属後に相談できる相手をつくる
- ゴール（終わった時の状態） 例）10月20日に社内交流会を開き、参加60名・満足度4.0以上
- 期限と予算 例）開催日10/20、準備は9/8開始。予算は上限15万円（会場5万・飲食8万・備品2万）
- 体制（誰が責任者か） 例）責任者は自分、進行は全体の日程管理、会場は予約と設営、記録は議事録 責任者: ____ ／ 進行: ____ ／ 会場: ____ ／ 記録: ____
② プロジェクトの5工程（立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結）
- 1. 立ち上げ この工程でやること: 目的・ゴール・責任者を決め、③で関係者を洗い出して合意を取る。 例）憲章1枚を上司に見せて承認をもらう。
- 2. 計画 この工程でやること: やること・日程・体制・費用・リスクを決める。 例）節目を4つ置き、担当と確認方法まで書く。
- 3. 実行 この工程でやること: 計画に沿って作業を進め、依頼と発注を出す。 例）会場を予約し、案内を全社へ送る。
- 4. 監視・コントロール この工程でやること: 週1回、予定と実際のずれを見て手を打つ。 例）遅れが3日を超えたら、範囲か日程を見直す。
- 5. 終結 この工程でやること: 成果を確認し、支払いと記録を締めて引き継ぐ。 例）アンケートと費用の実績を1枚に残す。
③ ステークホルダーマップ（＝関係者マップ。影響力×関心度で、誰にどこまで関わってもらうかを決める）
縦軸：影響力 高（上＝決裁・停止できる人）／横軸：関心度 高（右＝関心が強い人）
- 満足を維持 決めたことだけ報告し、細かい相談はしない。不満が出ないよう結果は必ず知らせる。例）総務部長に会場と予算の決定だけ伝える
- 重点的に関与 週次確認に呼び、計画1枚に合意をもらう。節目ごとに直接説明する。⑤の体制が自分のチーム内の分担、③はチーム外も含む相手ごとの接し方。例）上司と、会場を貸す総務の担当者
- 状況を注視 手間をかけず様子を見るだけでよい。関心が高まったら右の「情報を共有」へ、口を出せる立場だと分かったら上の「満足を維持」へ移す。例）当日は関わらない他部署
- 情報を共有 関心が高いので、決まったことはこちらから定期的に知らせる。質問には早めに答える。例）参加予定の新入社員に案内と当日の流れを事前に送る
④ 範囲（やる・やらない）
- やる 例）会場手配・案内送付・当日進行・アンケート
- やらない 例）記念品の制作、動画の撮影と編集
- やらないを書いておくと、途中の追加依頼を断れる
- 追加するときは、日程か予算のどちらを動かすか一緒に決める
⑤ 体制（誰が何を持つか）
- 責任者は1人。判断が要るときはこの人が決める
- 例）進行は全体の日程管理、会場は予約と設営、記録は議事録
- 頼む相手には、いつまでに何をするかを書いて渡す
⑥ リスク（起きたら困ること）
- 例）参加者が30名を下回る
- 例）会場が予約できない／当日に担当者が欠席する
- 思いついた順に貼り、⑧の四象限で仕分ける
⑦ マイルストーン表（下の4行は記入例。日付と内容を自分の案件に書き替える／監視・コントロールは⑨の週次確認で見る）
| いつ | 何ができている | 誰が | 確認方法 | |
|---|---|---|---|---|
| 立ち上げ | 9/8 | 憲章1枚に上司の承認 | 責任者 | 承認の返信を保存 |
| 計画 | 9/15 | 日程・体制・予算が確定 | 責任者と進行 | この盤面で読み合わせ |
| 実行 | 10/10 | 会場の予約と案内送付が完了 | 会場担当 | 予約確認書と送信一覧 |
| 終結 | 10/27 | アンケートと費用の実績 | 記録担当 | 報告1枚を上司へ提出 |
⑧ リスクの仕分け（起きやすさ×影響の大きさ）
縦軸：影響の大きさ（上＝大きい）／横軸：起きやすさ（右＝起きやすい）
- 備えだけ決めておく めったに起きないが、起きると止まるもの。誰に連絡して何をするかを1行だけ決めておく。例）当日の停電
- 先に手を打つ 計画のうちに対策を入れる。担当と期限を付けてタスクボードに載せる。例）参加者が集まらない→案内を2回送る
- 今は何もしない 記録だけ残す。週次の確認で状況が変わったら上へ動かす。例）備品の一部が届かない
- 起きてから直す 起きる前提で手順だけ決めておき、防ぐ時間はかけない。例）受付が混む→受付を2列にする
⑨ 週次確認の進め方（15分）
- 毎週同じ曜日・時刻に開く 例）毎週月曜9時30分から15分
- 見るのは3つだけ。遅れ・困りごと・今週やること
- マイルストーン表の「何ができている」と実際を比べる
- 決まったことは盤面に書き、口頭で終わらせない
⑩ 遅れが出たときの決め方
- 遅れが3日を超えたら、範囲・日程・人のどれを動かすか責任者が決める
- 例）案内が遅れた→やらないことに記念品を足して時間を作る
- 隠さず早く言うほど、打てる手が多く残る
⑪ 終わったあとに残すこと
- 例）参加60名・満足度4.2・費用13万円（予算内）
- うまくいったこと／次はこうするを3行ずつ書く
- 次の担当者が読めば同じ手順で回せる形にする
タスクボードの内容
計画づくり 16件
憲章を1枚で決める
プロジェクトの土台を決める作業。目的とゴールが1枚にまとまると、以降の判断がぶれなくなる。
目的を1文で書く
「なぜやるか」を1文で書く。関係者が読んで同じ理由を言えれば完了。
ゴールを数字にする
終わった時の状態を数字で書く。例のように参加人数や満足度など、測れる形にする。
期限と予算を決める
開始日・完了日・使える金額の上限を決め、内訳まで書いて上司の承認をもらう。
範囲と体制を決める
やることとやらないことを線引きし、誰が何を持つかを決める。途中の追加依頼を断る根拠になる。
やらないことを書く
今回は扱わない作業を書き出す。書いておくと、後から増えた依頼に日程か予算の相談を返せる。
役割と担当を決める
責任者を1人決め、進行・手配・記録の担当を割り当てる。判断が要る場面の決定者を明確にする。
関係者に確認を取る
③のステークホルダーマップに関係者を置いて関わり方を決め、上司と協力者に計画1枚を見せて範囲と体制の合意をもらう。合意の記録を残せば完了。
日程とリスクを置く
節目と危ないところを先に見える形にする。ここまでで計画づくりの工程が終わる。
節目を4つ決める
立ち上げ・計画・実行・終結の4つに「いつ・何ができているか」を決め、マイルストーン表に書く。監視・コントロールは節目ではなく毎週の確認なので⑨で扱う。
確認方法を書く
各節目が本当に終わったと判断する方法を書く。書類や記録で確かめられる形にする。
リスクを仕分ける
起きたら困ることを出し、起きやすさと影響の四象限に置く。先に手を打つものを決める。
週次で回して終える
計画を作って終わりにせず、週1回の確認で進み具合を見て、終結の記録まで残す。
週次の確認を行う
毎週同じ時間に15分、遅れ・困りごと・今週やることを確認し、決まったことを盤面に書く。
遅れを早めに伝える
遅れが3日を超えたら、範囲・日程・人のどれを動かすかを責任者へ相談して決める。
終結の記録を残す
成果と費用の実績、次はこうするを1枚にまとめる。次の担当者が読んで回せる形にする。
