Projektmanagement für Einsteiger: Planungsboard für Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken

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Projektmanagement für Einsteiger: Planungsboard für Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken

Wer zum ersten Mal ein kleines Projekt leitet, hält mit dieser Vorlage für Projektmanagement für Einsteiger Zweck, Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem einzigen Plan fest. Die linke Seite des Whiteboards trägt die Projektcharta, die fünf Phasen von Start bis Abschluss, eine Stakeholder-Map aus Einfluss und Interesse sowie drei Rahmen für Umfang, Team und Risiken; rechts folgen eine Meilensteintabelle mit 4 Zeilen und 4 Spalten, ein Risiko-Quadrant aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und drei Rahmen zu Wochencheck, Verzug und Abschluss. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Planen und Vorbereiten über In Arbeit und In Prüfung bis Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer ohne feste Reihenfolge loslegt, übersieht Punkte, deshalb bilden die fünf Prozessgruppen des PMBOK Guide den Ablauf des Boards. Gedacht ist es für kleine Projekte über wenige Wochen bis Monate, etwa eine interne Veranstaltung oder einen Testlauf.

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Whiteboard-Vorschau

Vorschaumodus Projektmanagement für Einsteiger: Planungsboard für Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken
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1. Projektcharta (das eine Blatt vor ... 2. Die fünf Phasen eines Projekts (St... 3. Stakeholder-Map (Karte der Beteili... Zufrieden halten Eng einbinden Beobachten Informieren 4. Umfang (dabei und nicht dabei) 5. Team (wer hat was) 6. Risiken (was im Ernstfall stört) 7. Meilensteintabelle (die vier Zeile... 8. Risiken sortieren (Wahrscheinlichk... Nur vorsorgen Sofort handeln Jetzt nichts tun Erst dann lösen 9. So läuft der Wochencheck (15 Minuten) 10. Entscheiden bei Verzug 11. Was am Ende bleibt Planungsboard Pro... So geht es: (1) Z... Zweck, Ziel, Erge... Festlegungen, Tea... Risiken und Verzug Erkenntnisse nach... Zweck (warum wir das tun)z. B. neue Kolleginnen und Kollegen vernetzen, damit sie nach der Einteilung jemanden fragen können Ziel (Zustand am Ende)z. B. am 20.10. ein internes Treffen mit 60 Teilnehmenden und einer Zufriedenheit ab 4,0 Termin und Budgetz. B. Termin 20.10., Vorbereitung ab 8.9. Obergrenze 1.500 € (Raum 500, Catering 800, Material 200) Team (wer trägt die Verantwortung)z. B. Leitung sind Sie selbst, der Ablauf hält die Termine, der Raum wird gebucht und aufgebaut, das Protokoll hält alles festLeitung: ____ / Ablauf: ____ / Raum: ____ / Protokoll: ____ 1. StartIn dieser Phase: Zweck, Ziel und Leitung festlegen, in 3 die Beteiligten sammeln und die Zustimmung holen.z. B. die Charta auf einem Blatt der Führungskraft zeigen und freigeben lassen. 2. PlanungIn dieser Phase: Arbeit, Termine, Team, Kosten und Risiken festlegen.z. B. vier Meilensteine setzen und Zuständige sowie Nachweis notieren. 3. UmsetzungIn dieser Phase: nach Plan arbeiten, Aufträge und Bestellungen auslösen.z. B. den Raum buchen und die Einladung an alle schicken. 4. Überwachung und SteuerungIn dieser Phase: einmal pro Woche die Abweichung zwischen Plan und Wirklichkeit ansehen und handeln.z. B. ab 3 Tagen Verzug Umfang oder Termine überprüfen. 5. AbschlussIn dieser Phase: Ergebnis prüfen, Zahlungen und Unterlagen abschließen und übergeben.z. B. Umfrage und tatsächliche Kosten auf einem Blatt hinterlassen. 縦軸: Einfluss hoch... Nur Entschiedenes berichten, keine Details besprechen. Das Ergebnis aber immer mitteilen, damit kein Ärger entsteht. z. B. der Verwaltungsleitung nur Raum und Budget mitteilen Zum Wochencheck einladen und den Plan auf einem Blatt bestätigen lassen. An jedem Meilenstein persönlich erklären. Das Team in 5 verteilt die Arbeit im eigenen Kreis, 3 regelt den Umgang mit jeder Person auch außerhalb. z. B. Führungskraft und die Person, die den Raum vergibt Ohne Aufwand nur im Blick behalten. Wächst das Interesse, nach rechts zu Informieren verschieben; zeigt sich Einfluss, nach oben zu Zufrieden halten. z. B. eine Abteilung, die am Tag selbst nichts tut Das Interesse ist hoch, also regelmäßig von sich aus über Entscheidungen berichten. Fragen zügig beantworten. z. B. den teilnehmenden neuen Kolleginnen und Kollegen Einladung und Ablauf vorab schicken Dabei z. B. Raum buchen, Einladung schicken, Ablauf am Tag, Umfrage Nicht dabei z. B. Geschenke herstellen, Video drehen und schneiden Erst die Liste der Nicht-Ziele erlaubt eine Absage unterwegs Kommt doch etwas dazu, entscheiden Sie zugleich über Termin oder Budget Nur eine Leitung. Muss entschieden werden, entscheidet diese Person z. B. Ablauf hält die Termine, Raum bucht und baut auf, Protokoll hält fest Wer etwas übernimmt, bekommt schriftlich, was bis wann zu tun ist z. B. weniger als 30 Anmeldungen z. B. der Raum ist nicht frei oder eine zuständige Person fällt aus Der Reihe nach aufkleben und im Quadranten in 8 sortieren Wann Was fertig ist Wer Nachweis Start 8.9. Charta ist freigegeben Leitung Zusage gespeichert Planung 15.9. Termine, Team, Budget stehen Leitung, Ablauf Am Board vorlesen Umsetzung 10.10. Raum gebucht, Einladung raus Raum Bestätigung, Verteiler Abschluss 27.10. Umfrage und Kosten liegen vor Protokoll 1 Seite an die Führungskraft 縦軸: Auswirkung (o... Selten, aber es steht alles still. Eine Zeile genügt, nämlich wen Sie anrufen und was Sie tun. z. B. Stromausfall am Tag Die Gegenmaßnahme gehört in den Plan. Mit Zuständigen und Frist auf das Aufgabenboard. z. B. zu wenige Anmeldungen, also zweimal einladen Nur notieren. Ändert sich im Wochencheck die Lage, nach oben schieben. z. B. ein Teil des Materials kommt nicht Mit dem Eintritt rechnen, nur den Ablauf festlegen und keine Zeit ins Verhindern stecken. z. B. Andrang am Empfang, also zwei Reihen öffnen Jede Woche am selben Tag zur selben Zeit z. B. montags ab 9:30 Uhr für 15 Minuten Nur drei Punkte. Verzug, Probleme, Arbeit dieser Woche Was fertig sein sollte, mit der Wirklichkeit in der Tabelle vergleichen Entschiedenes auf das Board schreiben und nicht nur aussprechen Ab mehr als 3 Tagen Verzug entscheidet die Leitung über Umfang, Termine oder Personen z. B. die Einladung verzögert sich, also fallen die Geschenke weg und schaffen Zeit Je früher es ausgesprochen wird, desto mehr Wege bleiben offen z. B. 60 Teilnehmende, Zufriedenheit 4,2, Kosten 1.300 € (im Budget) Je drei Zeilen zu dem, was lief, und zu dem, was anders wird So aufschreiben, dass die nächste Person genauso vorgehen kann
100%

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Inhalt des Aufgabenboards

Planen 16 Einträge

Charta festlegen
Umfang und Team
Termine und Risiken
Wöchentlich führen
Zweck in 1 Satz
Ziel in Zahlen
Termin und Budget
Nicht-Ziele klären
Rollen verteilen
Zustimmung holen
4 Meilensteine
Prüfweg notieren
Risiken sortieren
Wochencheck halten
Verzug früh melden
Abschluss notieren

Vorbereiten 0 Einträge

In Arbeit 0 Einträge

In Prüfung 0 Einträge

Fertig 0 Einträge