Projekte & Entwicklung
Projektmanagement für Einsteiger: Planungsboard für Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Wer zum ersten Mal ein kleines Projekt leitet, hält mit dieser Vorlage für Projektmanagement für Einsteiger Zweck, Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem einzigen Plan fest. Die linke Seite des Whiteboards trägt die Projektcharta, die fünf Phasen von Start bis Abschluss, eine Stakeholder-Map aus Einfluss und Interesse sowie drei Rahmen für Umfang, Team und Risiken; rechts folgen eine Meilensteintabelle mit 4 Zeilen und 4 Spalten, ein Risiko-Quadrant aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und drei Rahmen zu Wochencheck, Verzug und Abschluss. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von Planen und Vorbereiten über In Arbeit und In Prüfung bis Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wer ohne feste Reihenfolge loslegt, übersieht Punkte, deshalb bilden die fünf Prozessgruppen des PMBOK Guide den Ablauf des Boards. Gedacht ist es für kleine Projekte über wenige Wochen bis Monate, etwa eine interne Veranstaltung oder einen Testlauf.
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Planungsboard Projektmanagement für Einsteiger
So geht es: (1) Zweck, Ziel, Termin und Budget auf ein Blatt schreiben (Board 1, die Charta) → (2) Beteiligte nach Einfluss und Interesse sortieren und die Art der Einbindung festlegen (Board 3, die Stakeholder-Map) → (3) Umfang und Rollen festlegen → (4) Risiken sammeln, Meilensteine in die Tabelle setzen und im Quadranten sortieren → (5) Jede Woche den Fortschritt prüfen
1. Projektcharta (das eine Blatt vor dem Start: Zweck, Ziel, Termin, Budget)
- Zweck (warum wir das tun) z. B. neue Kolleginnen und Kollegen vernetzen, damit sie nach der Einteilung jemanden fragen können
- Ziel (Zustand am Ende) z. B. am 20.10. ein internes Treffen mit 60 Teilnehmenden und einer Zufriedenheit ab 4,0
- Termin und Budget z. B. Termin 20.10., Vorbereitung ab 8.9. Obergrenze 1.500 € (Raum 500, Catering 800, Material 200)
- Team (wer trägt die Verantwortung) z. B. Leitung sind Sie selbst, der Ablauf hält die Termine, der Raum wird gebucht und aufgebaut, das Protokoll hält alles fest Leitung: ____ / Ablauf: ____ / Raum: ____ / Protokoll: ____
2. Die fünf Phasen eines Projekts (Start, Planung, Umsetzung, Überwachung und Steuerung, Abschluss)
- 1. Start In dieser Phase: Zweck, Ziel und Leitung festlegen, in 3 die Beteiligten sammeln und die Zustimmung holen. z. B. die Charta auf einem Blatt der Führungskraft zeigen und freigeben lassen.
- 2. Planung In dieser Phase: Arbeit, Termine, Team, Kosten und Risiken festlegen. z. B. vier Meilensteine setzen und Zuständige sowie Nachweis notieren.
- 3. Umsetzung In dieser Phase: nach Plan arbeiten, Aufträge und Bestellungen auslösen. z. B. den Raum buchen und die Einladung an alle schicken.
- 4. Überwachung und Steuerung In dieser Phase: einmal pro Woche die Abweichung zwischen Plan und Wirklichkeit ansehen und handeln. z. B. ab 3 Tagen Verzug Umfang oder Termine überprüfen.
- 5. Abschluss In dieser Phase: Ergebnis prüfen, Zahlungen und Unterlagen abschließen und übergeben. z. B. Umfrage und tatsächliche Kosten auf einem Blatt hinterlassen.
3. Stakeholder-Map (Karte der Beteiligten: Einfluss und Interesse zeigen, wen Sie wie weit einbinden)
Senkrechte Achse: Einfluss hoch (oben = kann freigeben oder stoppen) / Waagerechte Achse: Interesse hoch (rechts = starkes Interesse)
- Zufrieden halten Nur Entschiedenes berichten, keine Details besprechen. Das Ergebnis aber immer mitteilen, damit kein Ärger entsteht. z. B. der Verwaltungsleitung nur Raum und Budget mitteilen
- Eng einbinden Zum Wochencheck einladen und den Plan auf einem Blatt bestätigen lassen. An jedem Meilenstein persönlich erklären. Das Team in 5 verteilt die Arbeit im eigenen Kreis, 3 regelt den Umgang mit jeder Person auch außerhalb. z. B. Führungskraft und die Person, die den Raum vergibt
- Beobachten Ohne Aufwand nur im Blick behalten. Wächst das Interesse, nach rechts zu Informieren verschieben; zeigt sich Einfluss, nach oben zu Zufrieden halten. z. B. eine Abteilung, die am Tag selbst nichts tut
- Informieren Das Interesse ist hoch, also regelmäßig von sich aus über Entscheidungen berichten. Fragen zügig beantworten. z. B. den teilnehmenden neuen Kolleginnen und Kollegen Einladung und Ablauf vorab schicken
4. Umfang (dabei und nicht dabei)
- Dabei z. B. Raum buchen, Einladung schicken, Ablauf am Tag, Umfrage
- Nicht dabei z. B. Geschenke herstellen, Video drehen und schneiden
- Erst die Liste der Nicht-Ziele erlaubt eine Absage unterwegs
- Kommt doch etwas dazu, entscheiden Sie zugleich über Termin oder Budget
5. Team (wer hat was)
- Nur eine Leitung. Muss entschieden werden, entscheidet diese Person
- z. B. Ablauf hält die Termine, Raum bucht und baut auf, Protokoll hält fest
- Wer etwas übernimmt, bekommt schriftlich, was bis wann zu tun ist
6. Risiken (was im Ernstfall stört)
- z. B. weniger als 30 Anmeldungen
- z. B. der Raum ist nicht frei oder eine zuständige Person fällt aus
- Der Reihe nach aufkleben und im Quadranten in 8 sortieren
7. Meilensteintabelle (die vier Zeilen unten sind ein Beispiel, ersetzen Sie Datum und Inhalt. Die Steuerung sehen Sie im Wochencheck in 9)
| Wann | Was fertig ist | Wer | Nachweis | |
|---|---|---|---|---|
| Start | 8.9. | Charta ist freigegeben | Leitung | Zusage gespeichert |
| Planung | 15.9. | Termine, Team, Budget stehen | Leitung, Ablauf | Am Board vorlesen |
| Umsetzung | 10.10. | Raum gebucht, Einladung raus | Raum | Bestätigung, Verteiler |
| Abschluss | 27.10. | Umfrage und Kosten liegen vor | Protokoll | 1 Seite an die Führungskraft |
8. Risiken sortieren (Wahrscheinlichkeit und Größe der Auswirkung)
Senkrechte Achse: Auswirkung (oben = groß) / Waagerechte Achse: Wahrscheinlichkeit (rechts = eher wahrscheinlich)
- Nur vorsorgen Selten, aber es steht alles still. Eine Zeile genügt, nämlich wen Sie anrufen und was Sie tun. z. B. Stromausfall am Tag
- Sofort handeln Die Gegenmaßnahme gehört in den Plan. Mit Zuständigen und Frist auf das Aufgabenboard. z. B. zu wenige Anmeldungen, also zweimal einladen
- Jetzt nichts tun Nur notieren. Ändert sich im Wochencheck die Lage, nach oben schieben. z. B. ein Teil des Materials kommt nicht
- Erst dann lösen Mit dem Eintritt rechnen, nur den Ablauf festlegen und keine Zeit ins Verhindern stecken. z. B. Andrang am Empfang, also zwei Reihen öffnen
9. So läuft der Wochencheck (15 Minuten)
- Jede Woche am selben Tag zur selben Zeit z. B. montags ab 9:30 Uhr für 15 Minuten
- Nur drei Punkte. Verzug, Probleme, Arbeit dieser Woche
- Was fertig sein sollte, mit der Wirklichkeit in der Tabelle vergleichen
- Entschiedenes auf das Board schreiben und nicht nur aussprechen
10. Entscheiden bei Verzug
- Ab mehr als 3 Tagen Verzug entscheidet die Leitung über Umfang, Termine oder Personen
- z. B. die Einladung verzögert sich, also fallen die Geschenke weg und schaffen Zeit
- Je früher es ausgesprochen wird, desto mehr Wege bleiben offen
11. Was am Ende bleibt
- z. B. 60 Teilnehmende, Zufriedenheit 4,2, Kosten 1.300 € (im Budget)
- Je drei Zeilen zu dem, was lief, und zu dem, was anders wird
- So aufschreiben, dass die nächste Person genauso vorgehen kann
Inhalt des Aufgabenboards
Planen 16 Einträge
Charta festlegen
Die Arbeit, die das Fundament legt. Sobald Zweck und Ziel auf einem Blatt stehen, wackeln die späteren Entscheidungen nicht mehr.
Zweck in 1 Satz
Schreiben Sie in einem Satz, warum Sie das tun. Fertig, wenn alle Beteiligten denselben Grund nennen.
Ziel in Zahlen
Beschreiben Sie den Zustand am Ende als Zahl. Wie im Beispiel über Teilnehmerzahl oder Zufriedenheit, also messbar.
Termin und Budget
Legen Sie Start, Ende und die Obergrenze der Ausgaben fest, notieren Sie die Aufteilung und holen Sie die Freigabe Ihrer Führungskraft.
Umfang und Team
Ziehen Sie die Linie zwischen dem, was dazugehört, und dem, was nicht, und verteilen Sie die Zuständigkeiten. Das ist die Begründung für spätere Absagen.
Nicht-Ziele klären
Notieren Sie die Arbeiten, die diesmal wegfallen. Steht das fest, beantworten Sie spätere Zusatzwünsche mit einer Frage nach Termin oder Budget.
Rollen verteilen
Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und verteilen Sie Ablauf, Organisation und Protokoll. Halten Sie fest, wer im Zweifel entscheidet.
Zustimmung holen
Tragen Sie die Beteiligten in die Stakeholder-Map in 3 ein, legen Sie die Art der Einbindung fest und lassen Sie sich Umfang und Team von Führungskraft und Helfern bestätigen. Fertig, wenn die Zusage notiert ist.
Termine und Risiken
Machen Sie Meilensteine und wacklige Stellen vorab sichtbar. Damit endet die Planungsphase.
4 Meilensteine
Legen Sie für Start, Planung, Umsetzung und Abschluss fest, wann was fertig ist, und tragen Sie es in die Meilensteintabelle ein. Steuerung ist kein Meilenstein, sondern der Wochencheck in 9.
Prüfweg notieren
Schreiben Sie auf, woran Sie erkennen, dass ein Meilenstein wirklich erreicht ist. Es muss sich an einem Dokument oder Nachweis zeigen lassen.
Risiken sortieren
Sammeln Sie, was im Ernstfall stört, und legen Sie jeden Punkt in den Quadranten aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Entscheiden Sie, wofür Sie sofort etwas tun.
Wöchentlich führen
Mit dem fertigen Plan ist es nicht getan. Prüfen Sie einmal pro Woche den Fortschritt und halten Sie am Ende den Abschluss fest.
Wochencheck halten
Jede Woche zur selben Zeit 15 Minuten lang Verzug, Probleme und die Arbeit dieser Woche prüfen und das Ergebnis auf das Board schreiben.
Verzug früh melden
Ab mehr als 3 Tagen Verzug entscheidet die verantwortliche Person, ob Umfang, Termine oder Personen bewegt werden.
Abschluss notieren
Fassen Sie Ergebnis, tatsächliche Kosten und Verbesserungen auf einem Blatt zusammen. Die nächste Person soll damit arbeiten können.
