チーム運営・人事
業務引き継ぎチェックリスト｜棚卸しから独り立ちまで
異動や退職で業務を引き継ぐ前任と後任が、引き継ぎ期間の初日に開いて完了まで使うテンプレートです。ホワイトボードにはゴールと完了条件、頻度×属人度で優先度を決める四象限、業務区分ごとに用意する資材の格子、棚卸しから独り立ちまでの5ステップと漏れやすい観点を置いています。タスクボードは棚卸しから文書化・レビュー・同行を経て完了までの5列で、棚卸し・文書化・同行・独り立ちの4つの親タスクとその子タスクが未着手で並んでいます。
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引き継ぎの期間は決まっているのに、何から渡せばよいか分からず、結局は口頭説明だけで終わってしまうときに使います。「業務引き継ぎ チェックリスト」「引き継ぎ書 作り方」と調べている前任者や後任者、異動の準備を見守る上長に向いています。
まず「① 引き継ぎのゴールと完了条件」で、いつまでに何ができれば引き継ぎ完了とするのかを決めます。「② 引き継ぎ優先度（頻度 × 属人度）」へ業務を配置して渡す順を決め、「③ 業務区分 × 用意する資材（空欄はこれから作る）」で必要な手順書や一覧を埋めます。進め方は「④ 引き継ぎの5ステップ（1業務ずつ回す）」に沿い、「⑤ 手順書に必ず書くこと」「⑥ 引き継ぎ漏れリスク」「⑦ 受け手のつまずきメモ」の3枠で抜けを補います。タスクボードは「棚卸し」「文書化中」「レビュー待ち」「同行・実践」「完了」の5列で、業務ごとにカードを動かします。
最初の1週間は「引き継ぐ業務を洗い出す」に集中し、細かい手順は後回しで構いません。2週目以降は優先度の高いものから「定常業務の手順を書く」を進め、あわせて「判断基準を言葉にする」に時間を割くと後任が迷いません。1か月の終わりには「後任が単独で実施する」を実際に行い、そこで出た質問を手順書へ戻してから完了にします。
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