सोच को टुकड़ों में बाँटने वाले टूल्स से हमेशा एक अटपटापन महसूस होता था

5 अलग-अलग टूल्स को जोड़कर इस्तेमाल करने वाली "काबिलियत" की असली सच्चाई

क्लाइंट के दफ़्तर में तैनात एक कॉन्ट्रैक्ट QA इंजीनियर (जापान की SES व्यवस्था) के तौर पर मैंने 100 से ज़्यादा कंपनियों में काम किया है। इंडस्ट्री भी अलग, कंपनी का आकार भी अलग, और इस्तेमाल होने वाले टूल्स भी अलग-अलग। फिर भी जहाँ भी गया, एक जैसा ही नज़ारा दिखा।

व्हाइटबोर्ड पर निकाले गए आइडिया को, मीटिंग खत्म होते ही कोई न कोई हाथ से कानबन में फिर से लिख रहा होता है। माइंडमैप में सुलझाए गए ढाँचे को टास्क मैनेजमेंट में कभी दर्ज ही नहीं किया जाता, वह वैसे ही पड़ा रह जाता है। "वह आइडिया कहाँ लिखा था?" सोचते हुए तीन अलग-अलग टूल्स के बीच भटकने में समय बर्बाद होता है।

ब्रेनस्टॉर्मिंग, टास्क मैनेजमेंट, स्ट्रक्चर ऑर्गनाइज़ेशन, डॉक्यूमेंटेशन — हर टूल अपनी जगह अच्छा है। असली समस्या यह थी कि इनके बीच का काम इंसानों को हाथ से करना पड़ता था। और यह हाथ से किया जाने वाला काम किसी भी एस्टिमेट में शामिल नहीं होता था।

पता ही नहीं चला कि कब टूल्स को मैनेज करना खुद एक काम बन गया, और जो लोग इन पाँच टूल्स को माहिर तरीके से इस्तेमाल कर पाते थे उन्हें "काम आता है" कहा जाने लगा। लेकिन क्या यह वाकई काबिलियत की निशानी थी, या टूल्स ही अतिरिक्त काम थोप रहे थे? यह अटपटापन कभी दूर नहीं हुआ।

"सोचने" और "करने" के बीच की खाई

फिर से लिखते समय जो चीज़ छूट जाती है, वह सिर्फ़ समय नहीं है।

माइंडमैप में "यह शाखा इसी मक़सद से बढ़ाई गई थी" जैसा पीछे का संदर्भ, टास्क के टेक्स्ट फ़ील्ड में कभी दर्ज नहीं होता। प्राथमिकता का एहसास भी, स्थान के हिसाब से रखी गई चीज़ों से मिलने वाला बारीक संकेत भी — ट्रांसफ़र होते ही गायब हो जाता है। बचती है सिर्फ़ "क्या करना है" की लिस्ट।

इसलिए कुछ हफ़्तों बाद, सिर्फ़ लिस्ट देखने वाला व्यक्ति पूछता है, "यह किसलिए था?" और हर बार किसी को अपनी याददाश्त खंगालकर दोबारा समझाना पड़ता है।

सोचना और करना — ये दोनों असल में एक ही धारा का हिस्सा होने चाहिए थे, लेकिन टूल्स की सीमा पर आकर अलग हो जाते हैं। "उस व्यक्ति को मैनेज करना नहीं आता" कहकर जिसे अक्सर इंसान की कमी माना जाता रहा, वह ज़्यादातर मामलों में औज़ार की बनावट की समस्या थी।

इसलिए, सबको एक ही जगह रखा

WeProcess में, सोच को फैलाने वाले टूल और काम को अंजाम देने वाले सिस्टम को एक ही जगह रखा गया है। व्हाइटबोर्ड, कानबन और माइंडमैप को अलग-अलग टूल्स की तरह नहीं, बल्कि एक ही सोच-स्थान की तरह इस्तेमाल किया जाता है। यह डिज़ाइन नीति शुरू से अब तक नहीं बदली।

शुरुआत हर किसी की अलग होती है। प्रोजेक्ट बनाते ही, व्हाइटबोर्ड और टास्क बोर्ड दोनों शुरू से ही मौजूद होते हैं। कोई खाली कैनवास पर विचार फैलाने से शुरुआत करता है, तो कोई पहले टास्क तय करके काम शुरू कर देता है और बीच में रुककर ढाँचे को फिर से बनाता है। शुरुआत का क्रम पहले से तय न करना ही बेहतर लगता है।

इसके साथ ही, माइंडमैप में बनाया गया ढाँचा बिना दोबारा लिखे टास्क में सिंक किया जा सकता है। मक़सद है फिर से लिखने के काम को ही खत्म करना।

जो सीखा जाता है, उसका 90% कभी इस्तेमाल नहीं होता

यहाँ से आगे एक और बात है।

इंसान जिस पल "समझ आ गया" महसूस करता है, वहीं संतुष्ट हो जाता है। जबकि पढ़कर समझने और असल काम में इस्तेमाल कर पाने के बीच बहुत बड़ा फ़ासला होता है। और जो सीखा है उसे वाकई इस्तेमाल करने के लिए हर बार कुछ न कुछ मेहनत लगती है। यह छोटी-छोटी टालमटोल जमा होती जाती है, और सीखी हुई ज़्यादातर बातें बिना इस्तेमाल हुए दबी रह जाती हैं।

एक और मुश्किल यह है कि किसी ज्ञान को सीखते ही, बिना सोचे-समझे हम उसे "अपनी चीज़" मानकर सँभाल कर रख लेते हैं। ऐसा करने पर, न तो उसे दोबारा इस्तेमाल किया जाता है, न ही साझा किया जाता है। लेकिन ज्ञान को मुट्ठी में बंद रखने से उसकी कोई कीमत नहीं बनती। यह जमा करके रखी जाने वाली "स्टॉक" नहीं, बल्कि बहती रहने पर ही मायने रखने वाली "फ़्लो" के करीब है।

अगर कंधा देने वाला कोई न हो, तो कोई भी उस पर खड़ा नहीं हो सकता

"दिग्गजों के कंधों पर खड़े होना" नाम की एक कहावत है। असल में ज्ञान वही है जो एक इंसान से दूसरे तक पहुँचकर हमें आगे तक देखने की ताक़त देता है।

लेकिन अगर कंधा देने वाला कोई न हो, तो कोई भी उस पर खड़ा नहीं हो सकता। और हक़ीक़त में, कंधा देने के बदले अक्सर कुछ नहीं मिलता। OSS में कोड शेयर करने पर भी, कंपनी के अंदर सेमिनार में बोलने पर भी, आर्टिकल लिखने पर भी, देने वाले को खुद बहुत कम वापस मिलता है। इसलिए सोच बन जाती है — "देने से कुछ फ़ायदा नहीं तो क्यों दूँ"। यह आलस नहीं, बल्कि पूरी तरह तर्कसंगत फ़ैसला है।

जानकारी शेयर न होने की वजह लोगों की सोच नहीं, बल्कि यह ढाँचा था जिसमें शेयर करने का कोई फ़ायदा नहीं मिलता।

इसलिए WeProcess में, अपने काम करने के तरीके को टेम्पलेट के रूप में अलग करके पब्लिश करने की सुविधा दी गई है। किसी अच्छे टेम्पलेट को "लाइक" मिलने पर, बनाने वाले को पॉइंट मिलते हैं। ये पॉइंट कैश में बदले जा सकते हैं। और लाइक करने वाले को भी पॉइंट मिलते हैं, क्योंकि अच्छी चीज़ ढूँढना और उसकी सराहना करना भी उतना ही बड़ा योगदान है।

ज्ञान किसी एक व्यक्ति के दिमाग़ में दबा न रहे, बल्कि एक से दूसरे तक बहता रहे — ऐसी नींव बनाना ज़रूरी है। यह सब कुछ एक ही जगह पर जुड़ा होना चाहिए, यही मानना है।