Saya selalu merasa janggal dengan alat yang memecah alur berpikir

Fakta di balik "kepiawaian" berpindah-pindah antara lima alat

Sebagai insinyur QA, saya bekerja sebagai kontraktor yang ditempatkan di lokasi klien (sistem SES di Jepang) dan telah masuk ke lebih dari 100 tempat kerja. Industrinya berbeda-beda, skalanya berbeda-beda, alat yang dipakai pun berbeda-beda. Namun ke mana pun saya pergi, saya selalu melihat pemandangan yang sama.

Ide yang dituangkan di whiteboard disalin ulang secara manual ke kanban oleh seseorang setelah rapat selesai. Struktur yang sudah dirapikan di mind map dibiarkan begitu saja tanpa pernah tercermin di manajemen tugas. Waktu pun terbuang untuk bolak-balik di antara tiga alat sambil bertanya-tanya, "Ide itu tadi ditulis di mana, ya?"

Brainstorming, manajemen tugas, penataan struktur, dokumentasi — semuanya alat yang bagus. Masalahnya, manusialah yang harus memindahkan informasi di antara alat-alat itu secara manual. Dan pekerjaan manual itu tidak pernah masuk dalam estimasi mana pun.

Tanpa disadari, mengelola alat itu sendiri menjadi sebuah pekerjaan, dan orang yang bisa dengan lihai berpindah-pindah di antara lima alat itu disebut sebagai "orang yang kompeten". Tapi bukankah itu bukan bukti kepiawaian, melainkan alat-alat itu sendiri yang melimpahkan pekerjaan ke manusia? Rasa janggal itu tidak pernah hilang dari benak saya.

Jurang antara "berpikir" dan "mengeksekusi"

Yang hilang saat menyalin ulang bukan hanya waktu.

Konteks di balik mind map — "cabang ini saya kembangkan dengan maksud begini" — tidak ikut tersalin ke kolom teks tugas. Rasa prioritas, nuansa yang tersampaikan lewat tata letak spasial, semuanya lenyap begitu dipindahkan. Yang tersisa hanya daftar "hal yang harus dikerjakan".

Karena itu, beberapa minggu kemudian, orang yang hanya melihat daftar itu akan bertanya, "Ini sebenarnya untuk apa, ya?" Setiap kali itu terjadi, seseorang harus menelusuri ingatannya dan menjelaskannya lagi dari awal.

Berpikir dan mengeksekusi. Dua hal yang seharusnya menyatu, terputus begitu saja di batas antar-alat. Banyak hal yang selama ini dianggap sebagai masalah pribadi — "orang itu memang payah dalam mengelola" — sebenarnya adalah masalah struktur alat yang digunakan.

Karena itu, kami menempatkannya di satu tempat yang sama

Di WeProcess, kami menempatkan alat untuk mengembangkan pemikiran dan mekanisme untuk mendukung eksekusi di satu tempat yang sama. Whiteboard, kanban, dan mind map tidak diperlakukan sebagai alat-alat terpisah, melainkan sebagai satu ruang berpikir. Ini adalah prinsip desain yang tidak pernah berubah sejak awal.

Titik awal setiap orang berbeda-beda. Saat Anda membuat proyek, whiteboard dan task board sudah tersedia sejak awal. Ada yang mulai dari kanvas kosong untuk mengembangkan ide, ada pula yang langsung menyusun tugas dan bergerak, lalu berhenti sejenak di tengah jalan untuk menggambar ulang strukturnya. Menurut kami, lebih baik tidak menetapkan urutan yang baku.

Selain itu, struktur yang disusun di mind map dapat disinkronkan ke tugas tanpa perlu disalin ulang. Tujuannya adalah menghilangkan pekerjaan penyalinan itu sendiri.

90% dari apa yang dipelajari tidak pernah digunakan

Mulai dari sini, ada satu cerita lagi.

Manusia merasa puas begitu ia merasa "mengerti". Padahal ada jarak yang besar antara memahami lewat membaca dan benar-benar bisa memakainya di lapangan. Dan untuk benar-benar menerapkan apa yang dipelajari, selalu dibutuhkan usaha ekstra setiap kali. Penundaan kecil itu menumpuk, hingga sebagian besar dari apa yang dipelajari akhirnya terbengkalai tanpa pernah digunakan.

Hal lain yang merepotkan adalah, begitu seseorang mempelajari suatu pengetahuan, ia tanpa sadar menganggapnya sebagai "miliknya sendiri" dan menyimpannya erat-erat. Ketika disimpan seperti itu, pengetahuan tidak lagi dipakai ulang, apalagi dibagikan. Padahal pengetahuan tidak akan menghasilkan nilai selama terus digenggam sendiri. Menurut saya, pengetahuan bukanlah "stok" yang ditimbun, melainkan lebih mendekati "aliran" yang baru bermakna ketika terus mengalir.

Tanpa orang yang meminjamkan bahu, tidak ada yang bisa berdiri di atasnya

Ada ungkapan "berdiri di atas bahu raksasa". Pengetahuan pada dasarnya adalah sesuatu yang memungkinkan kita melihat lebih jauh justru karena ia diteruskan dari satu orang ke orang lain.

Namun, tanpa orang yang meminjamkan bahunya, tidak akan ada yang bisa berdiri di atasnya. Dan pada kenyataannya, tindakan meminjamkan bahu ini hampir selalu tidak mendapat imbalan. Entah itu menyumbangkan kode ke OSS, mempresentasikan sesuatu di sesi belajar internal, atau menulis artikel — hanya sedikit yang kembali kepada orang yang membagikannya. Maka muncullah pikiran, "Kalau tidak dihargai, buat apa dibagikan?" Ini bukan kemalasan, melainkan keputusan yang sangat rasional.

Tidak dibagikannya pengetahuan bukanlah masalah sikap seseorang, melainkan masalah struktur yang tidak menghargai tindakan berbagi.

Karena itu, di WeProcess, Anda bisa mengekstrak cara kerja Anda sendiri menjadi template dan mempublikasikannya. Ketika sebuah template yang bagus mendapat "suka", pembuatnya menerima poin. Poin tersebut dapat ditukarkan menjadi uang tunai. Dan orang yang memberikan penilaian pun turut menerima poin, karena menemukan dan menghargai sesuatu yang baik juga merupakan bentuk kontribusi yang sama pentingnya.

Membangun fondasi agar pengetahuan tidak terkubur begitu saja di kepala satu orang, melainkan terus mengalir dari orang ke orang. Kami percaya semua ini pun seharusnya terhubung dalam satu tempat yang sama.