Siempre me incomodaron las herramientas que fragmentan el pensamiento

La verdadera cara de la «competencia» de manejar cinco herramientas distintas

Como ingeniero de control de calidad (QA), trabajé como consultor externo destinado en más de 100 empresas distintas. El sector, el tamaño de la empresa y las herramientas utilizadas variaban en cada caso. Aun así, allá donde fuera, se repetía la misma escena.

Al terminar la reunión, alguien copiaba a mano en el tablero Kanban las ideas que habían surgido en la pizarra. La estructura organizada en el mapa mental quedaba sin trasladarse a la gestión de tareas. Se perdía tiempo yendo y viniendo entre tres herramientas distintas, preguntándose «¿dónde había anotado aquella idea?».

Lluvia de ideas, gestión de tareas, organización de estructuras, documentación: todas son buenas herramientas por separado. El problema era que alguien tenía que transportar la información entre ellas, a mano. Y ese trabajo manual nunca aparecía en ninguna estimación.

Sin darnos cuenta, gestionar las propias herramientas se había convertido en un trabajo en sí mismo, y a quien lograba manejar hábilmente esas cinco herramientas se le llamaba «una persona competente». Pero ¿y si eso no fuera una prueba de competencia, sino simplemente las propias herramientas trasladando su trabajo a las personas? Esa incomodidad nunca desapareció.

La brecha entre pensar y ejecutar

Al copiar la información de una herramienta a otra, no solo se pierde tiempo.

El contexto de un mapa mental —«esta rama la desarrollé con esta intención»— no se traslada al campo de texto de una tarea. La sensación de prioridad y los matices que transmitía la disposición espacial desaparecen en el instante en que se traslada la información. Lo único que queda es una lista de «cosas por hacer».

Por eso, semanas después, quien solo ve la lista pregunta: «¿esto para qué era?». Y cada vez, alguien tiene que rebuscar en su memoria y volver a explicarlo.

Pensar y ejecutar deberían formar un único proceso continuo, pero quedan separados por los límites entre herramientas. Muchas cosas que se atribuían a que «esa persona gestiona mal» eran, en realidad, un problema de la estructura de las herramientas.

Por eso lo pusimos todo en el mismo lugar

En WeProcess reunimos en un mismo lugar las herramientas para expandir el pensamiento y los mecanismos que sostienen la ejecución. Tratamos la pizarra, el tablero Kanban y el mapa mental no como herramientas separadas, sino como un único espacio de pensamiento. Este principio de diseño no ha cambiado desde el principio.

Cada persona empieza de una manera distinta. Al crear un proyecto, la pizarra y el tablero de tareas están disponibles desde el primer momento, los dos a la vez. Hay quien prefiere empezar desde una hoja en blanco, y quien prefiere ordenar primero las tareas y ponerse en marcha, para detenerse más adelante y redibujar la estructura. Creemos que es mejor no imponer un orden fijo.

Además, la estructura construida en el mapa mental puede sincronizarse con las tareas sin necesidad de copiarla a mano. El objetivo es eliminar por completo la tarea de transcribir.

El 90 % de lo que aprendemos nunca llega a usarse

A partir de aquí, hablamos de otra cosa.

En cuanto sentimos que «lo hemos entendido», nos damos por satisfechos, aunque exista una gran distancia entre comprender algo leyéndolo y poder aplicarlo en el trabajo real. Y poner en práctica lo aprendido siempre exige cierto esfuerzo. Esos pequeños aplazamientos se van acumulando, y la mayor parte de lo aprendido queda dormido, sin llegar a usarse nunca.

Otro problema, no menos incómodo, es que al aprender algo, sin darnos cuenta lo consideramos «propio» y lo guardamos para nosotros mismos. Al guardarlo así, dejamos de reutilizarlo y también de compartirlo. Pero el conocimiento no genera valor mientras se mantiene guardado. Creo que se parece más a un «flujo», que solo cobra sentido cuando circula, que a un «stock» que simplemente se acumula.

Si nadie presta sus hombros, nadie puede subirse a ellos

Existe la expresión «a hombros de gigantes». El conocimiento, por naturaleza, nos permite ver más lejos precisamente porque pasa de una persona a otra.

Pero si nadie presta sus hombros, nadie puede subirse a ellos. Y en la práctica, prestar los hombros casi nunca tiene recompensa. Ya sea aportando código a un proyecto de código abierto, dando una charla en una sesión interna de estudio o escribiendo un artículo, quien lo hace apenas recibe algo a cambio. Por eso se acaba pensando: «si compartir no compensa, mejor no compartir». Esto no es pereza, sino una decisión extremadamente racional.

Que el conocimiento no se comparta no es un problema de actitud personal, sino de una estructura en la que compartir no tiene recompensa.

Por eso, en WeProcess permitimos extraer tu propia forma de trabajar como plantilla y publicarla. Cuando una buena plantilla recibe un «me gusta», la persona que la creó recibe puntos. Esos puntos se pueden canjear por dinero. Y quien valora la plantilla también recibe puntos, porque encontrar y reconocer algo bueno es, igualmente, una forma de contribución.

Queremos crear una base donde el conocimiento no quede dormido en la cabeza de una sola persona, sino que siga fluyendo de una persona a otra. Creemos que todo esto también debería estar conectado en un mismo lugar.