गैलरी
टीम और एचआर के लिए टेम्पलेट
नई टीम की शुरुआत से लेकर रोज़मर्रा के संचालन तक, चर्चा और भूमिका बंटवारे को बोर्ड पर आगे बढ़ाने की संरचना।
5 आइटम
दफ़्तर के लोगों का नक्शा: किससे क्या पूछें, यह उलझन खत्म
दफ़्तर के लोगों का नक्शा टेम्पलेट नई टीम में आए नए कर्मचारी को पहले ही हफ़्ते में यह तय करने में मदद करता है कि किस काम के लिए किससे पूछना है. व्हाइटबोर्ड पर मदद माँगने के नियम, अपनी टीम से सहायक विभागों और बाहरी संपर्कों तक फैली माइंड मैप शैली में बना लोगों का नक्शा, हर तरह की दिक्कत के लिए पहला और वैकल्पिक व्यक्ति दर्ज करने वाली 3x3 तालिका, सवाल को 5W1H से बनाने का खाका, और साथ काम करने की बारंबारता से इस हफ़्ते की प्राथमिकता तय करने वाली मैट्रिक्स रखी है. टास्क बोर्ड में नाम पता है, बात हो चुकी है, पूछ सकते हैं और साथ काम किया — ये चार कॉलम हैं, और लोगों की सूची बनाने से लेकर नियमित संपर्क रखने तक पाँच मुख्य टास्क तथा 13 सबटास्क शुरू होने के इंतज़ार में हैं. हर व्यक्ति का एक कार्ड बनाकर, बात आसान होते ही उसे दाईं ओर खिसकाने से, अटकने के बाद मदद ढूँढने में जाने वाला समय बचता है और छह महीने में हर क्षेत्र के लिए एक भरोसेमंद व्यक्ति तैयार हो जाता है.
रिपोर्टिंग की लय: किसे और कब बताना है, अब उलझन नहीं
रिपोर्टिंग की लय टेम्पलेट उन नए कर्मचारियों के लिए है जो तय नहीं कर पाते कि किसी बात की रिपोर्ट मैनेजर को करें, उसे ऊपर बढ़ाएँ या खुद ही फैसला ले लें. व्हाइटबोर्ड पर तात्कालिकता और खुद तय कर सकने के आधार पर हर काम को तुरंत रिपोर्ट, सलाह या सीधे काम में बाँटने वाला मैट्रिक्स, 5W1H से साप्ताहिक प्रगति रिपोर्ट बनाने का चित्र, और बुरी खबर की पहली सूचना तथा सलाह शुरू करने के वाक्य (तथ्य→असर→सुझाव→अनुरोध) रखे हैं. टास्क बोर्ड में मन में अटका है→सलाह लेनी है→रिपोर्ट करनी है→साझा हो गया, ये चार कॉलम हैं, और रिपोर्टिंग के रास्ते तय करने से लेकर साप्ताहिक समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क अभी बाकी हैं. बोलें या न बोलें इस उलझन में समय जाना बंद होता है, अकेले दबाकर रखने से होने वाली देरी घटती है और मैनेजर का भरोसा बनता जाता है.
ऑनलाइन बैठक के शिष्टाचार और संचालन: कैमरा, आवाज़ और नोट्स हर बार एक ही ढाँचे में
बैठक का संचालन या नोट्स लेना पहली बार सँभाल रहे नए साथियों के लिए ऑनलाइन मीटिंग शिष्टाचार और संचालन का टेम्पलेट, जिसमें कैमरा और आवाज़ की जाँच से लेकर मीटिंग नोट्स लिखने और साझा करने तक शामिल है. व्हाइटबोर्ड पर भाग लेने के नियम (कैमरा चालू या बंद, देरी, रिकॉर्डिंग), वीडियो-आवाज़-जगह की जाँच, शुरू होने से 5 मिनट पहले से खत्म होने के 30 मिनट बाद तक का क्रम, तीन तरह की बैठकों (साप्ताहिक, पहली क्लाइंट मीटिंग, बाहरी जानकारी सत्र) का तरीका, और KPT (Keep जारी रखें, Problem क्या अटका, Try अगली बार आज़माएँ) की तीन-कॉलम समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड निर्धारित → तैयारी → चल रही है → नोट्स साझा → सुधार, इन पाँच कॉलम में चलता है, और सेटअप, एजेंडा पहले भेजना, संचालन, उसी दिन नोट्स भेजना तथा हर महीने समीक्षा — ये 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक बैठक एक ही कार्ड पर तैयारी से नोट्स साझा करने तक चलती है, इसलिए बाहरी मेहमानों के सामने भी अगला कदम साफ रहता है और नोट्स अगले दिन तक नहीं टलते.
पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू: छमाही भर लक्ष्य तय करना और स्व-मूल्यांकन तैयार करना
नौकरी के पहले-दूसरे साल में पहला परफ़ॉर्मेंस रिव्यू (मूल्यांकन बैठक) देने वालों के लिए यह टेम्पलेट छमाही की शुरुआत से लक्ष्य निर्धारण, उपलब्धि रिकॉर्ड और स्व-मूल्यांकन की तैयारी कराता है. व्हाइटबोर्ड पर पहले GROW (लक्ष्य, अभी की स्थिति, विकल्प, पहला कदम) से छमाही के लक्ष्य बनते हैं, फिर हर माह एक पंक्ति जोड़ने वाला रिकॉर्ड, असर × अपने योगदान से रिव्यू में बताने लायक तीन उपलब्धियाँ चुनने वाला मैट्रिक्स, रिव्यू वाले दिन की क्रम-सूची, और सबसे नीचे मूल्यांकन की तारीख़ें, बचने वाली बातें और हमेशा पूछे जाने वाले सवाल रखे हैं. टास्क बोर्ड लक्ष्य बनाया से रिव्यू में बताया तक चार कॉलम का है और लक्ष्य तय करने से लेकर अगली छमाही के लक्ष्य तक पाँच मुख्य टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं; मूल्यांकन का चक्र (छमाही या सालाना) अपनी टीम के हिसाब से बदल लें. रिव्यू से एक रात पहले उपलब्धियाँ याद करने की जगह हर बात के साथ आँकड़ा और सबूत लेकर बैठा जा सकता है.
बिज़नेस चैट के शिष्टाचार: जवाब, मेंशन और माध्यम के अपने नियम
Slack, Teams या WhatsApp ग्रुप पर मैसेज भेजने से पहले झिझकने वाले नए कर्मचारी, बिज़नेस चैट शिष्टाचार टेम्पलेट से जवाब देने का समय, मेंशन का नियम और चैट या फ़ोन का चुनाव अपने नियमों में तय करते हैं. व्हाइटबोर्ड पर टीम के चैट नियम, ज़रूरत और लोगों की संख्या से माध्यम चुनने वाला मैट्रिक्स, अनुरोध, सलाह, जानकारी और याद दिलाने के शुरुआती वाक्य, भेजने से पहले की जाँच और KPT समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड में झिझक वाले पल, नियम बन रहा है, आज़मा रहे हैं और पक्का हो गया — ये चार कॉलम हैं, तथा लेखा-जोखा से दो हफ़्ते बाद की समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. हर झिझक को एक नियम में बदलते जाइए, तो दो हफ़्ते बाद तीन सेकंड में तय होगा कि यह चैट का काम है या फ़ोन का, और भेजने से पहले हाथ नहीं रुकेगा.