गैलरी
प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट के लिए टेम्पलेट
योजना से लेकर रेट्रोस्पेक्टिव तक, डेवलपमेंट टीम के लिए ज़रूरी बोर्ड और टास्क संरचना सीधे उपयोग करें। व्हाइटबोर्ड और कानबन एक साथ होने से मीटिंग में तुरंत काम शुरू किया जा सकता है।
8 आइटम
टास्क मैनेजमेंट: शुरुआती के लिए पहले हफ़्ते में लिखें, प्राथमिकता दें, आज के 3 काम चुनें
नौकरी या पढ़ाई करने वाले जो टास्क मैनेजमेंट की आदत बनाना चाहते हैं, वे शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से पहले हफ़्ते में सारे काम लिखना, प्राथमिकता तय करना और आज के 3 काम चुनना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर इस हफ़्ते के सारे काम लिखने का बड़ा खाना, ज़रूरी और तात्कालिक की चार खानों वाली मैट्रिक्स, आज के 3 काम तथा इस हफ़्ते के काम और इंतज़ार वाले तीन खाने, और सुबह 5 मिनट व शाम 5 मिनट के चार कदम हैं, दाएँ पन्ने पर सोमवार से शुक्रवार का 5 पंक्ति 3 कॉलम वाला रिकॉर्ड, शुक्रवार 10 मिनट की KPT समीक्षा के तीन कॉलम, दो अड़चनें और आदत बनाए रखने का एक खाना है। टास्क बोर्ड में लिख लिया से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और उनके 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए 'लिख लिया' कॉलम में रखे हैं। काम की सूची बनाकर भी वह घटती क्यों नहीं? क्योंकि एक काम बहुत बड़ा होता है, इसलिए हर काम को 15 मिनट के पहले कदम तक तोड़िए और दिन में तीन से ज़्यादा मत लीजिए। यह दफ़्तर, पढ़ाई और घर के कामों, तीनों पर चलता है।
शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट: उद्देश्य, दायरा, समय, टीम और जोखिम एक पन्ने की योजना में
पहली बार किसी छोटे प्रोजेक्ट की ज़िम्मेदारी संभालने वाले लोग इस शुरुआती प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्पलेट से उद्देश्य, दायरा, समय-सारणी, टीम और जोखिम को एक ही पन्ने की योजना में उतार लेते हैं. व्हाइटबोर्ड के दो पन्ने हैं. बाएँ पन्ने पर प्रोजेक्ट चार्टर, शुरुआत से समापन तक के पाँच चरण, प्रभाव और रुचि वाला स्टेकहोल्डर मैप, तथा दायरा, टीम और जोखिम के तीन फ़्रेम हैं. दाएँ पन्ने पर चार पंक्ति और चार कॉलम वाली माइलस्टोन तालिका, संभावना और असर से जोखिम छाँटने वाला मैट्रिक्स, तथा साप्ताहिक जाँच, देरी और समापन के तीन फ़्रेम हैं. टास्क बोर्ड में योजना बनाना से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, और चार्टर से समापन के रिकॉर्ड तक 4 मुख्य टास्क तथा 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. प्रोजेक्ट प्लान बनाने का क्रम पता न हो तो PMBOK गाइड के पाँच प्रोसेस ग्रुप का वही क्रम अपनाइए, जो इस बोर्ड का प्रवाह भी है. यह कुछ हफ़्तों से कुछ महीनों में पूरे होने वाले छोटे प्रोजेक्ट के लिए है, जैसे दफ़्तर का आयोजन या नई सेवा का ट्रायल.
गैंट चार्ट शुरुआती गाइड: काम की सूची बनाकर शुरू, अंत और ज़िम्मेदार तय करें
गैंट चार्ट बनाना पहली बार सीख रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से छोटे प्रोजेक्ट के काम की सूची बनाकर शुरू की तारीख़, अंत की तारीख़ और ज़िम्मेदार को पट्टी के रूप में खींचते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर काम को तैयारी, बनाना और प्रचार में बाँटने वाले WBS के 3 खाने, तालिका में कौन सा काम जाएगा यह छाँटने वाले MoSCoW के 4 कॉलम और 5 काम × 6 हफ़्ते का गैंट चार्ट हैं, तथा दाएँ पन्ने पर मक़सद और समय-सीमा, बनाने के 5 चरण, दो आम ग़लतियाँ और एक टिप वाले 3 खाने, हर हफ़्ते अपडेट का नियम और KPT के 3 कॉलम हैं। टास्क बोर्ड में काम की सूची, तारीख़ तय करें, चल रहा है, जाँच में और पूरा हुआ, ये पाँच कॉलम हैं, तथा मक़सद तय करने से हर हफ़्ते के अपडेट तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं। गैंट चार्ट वह तालिका है जिसमें काम खड़े में और तारीख़ें आड़े में रखी जाती हैं, और हर काम की अवधि पट्टी से दिखाई जाती है। सारे काम तालिका में डाल देने से लकीरें ही लकीरें हो जाती हैं, इसलिए पहले MoSCoW से काम छाँट लें।
शुरुआती के लिए 5 Whys बोर्ड: पाँच बार क्यों पूछकर जड़ कारण और रोकथाम तय करें
काम की ग़लती या गड़बड़ी दोबारा न हो, यह ज़िम्मा पहली बार सँभाल रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से 5 Whys यानी पाँच बार 'क्यों' पूछने की विधि क़दम दर क़दम दोहराकर जड़ कारण और रोकथाम का उपाय तय करते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर हुई घटना को तथ्य में लिखने का फ़्रेम, खोदने के चार क़दम, मनुष्य, विधि, मशीन और सामग्री के चार कोणों वाला फिशबोन डायग्राम, तथा समस्या से पाँचवें क्यों तक छह चरणों की शृंखला है; दाएँ पन्ने पर अच्छे और बुरे क्यों के दो फ़्रेम, जड़ कारण और रोकथाम का फ़्रेम, तथा चार पंक्ति चार स्तंभ की कार्ययोजना है। टास्क बोर्ड में हुई समस्या, क्यों खोद रहे हैं, उपाय तय हुआ, लागू हो रहा है और असर जाँच लिया, ये पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क 'शुरू नहीं हुआ' स्थिति में रखे गए हैं। शुरुआती लोग अकसर लापरवाही पर रुक जाते हैं, इसलिए यह बोर्ड पहले कारणों को चार कोणों में फैलाता है और उन्हीं को सुराग़ बनाकर पाँच बार क्यों पूछता है। मीटिंग रूम की दोहरी बुकिंग वाला उदाहरण छहों चरणों में भरा है, और एक बैठक में लगभग 30 मिनट लगते हैं।
एजाइल डेवलपमेंट शुरुआती बोर्ड: स्क्रम के रोल, इवेंट और आर्टिफ़ैक्ट समझकर पहला स्प्रिंट चलाएँ
एजाइल डेवलपमेंट पहली बार सीख रहे लोग या पहली बार स्क्रम टीम में शामिल हो रहे लोग इस शुरुआती टेम्पलेट से 3 रोल, 5 इवेंट और 3 आर्टिफ़ैक्ट समझकर अपना पहला स्प्रिंट चलाते हैं। व्हाइटबोर्ड पर एजाइल की सोच वाला फ़्रेम, 2 हफ़्ते के स्प्रिंट के 5 चरण, 3 रोल के 3 फ़्रेम, 3 आर्टिफ़ैक्ट के 3 फ़्रेम, 5 इवेंट की झटपट तालिका, इस बार क्या लेना है यह छाँटने वाले MoSCoW के 4 कॉलम और KPT समीक्षा रखी है। टास्क बोर्ड में प्रोडक्ट बैकलॉग, स्प्रिंट बैकलॉग, बन रहा है, रिव्यू बाक़ी और पूरा हुआ, ये पाँच कॉलम हैं, तथा शब्द समझने से लेकर रिव्यू और रेट्रोस्पेक्टिव तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क 'शुरू नहीं हुआ' स्थिति में रखे हैं। स्क्रम का तरीक़ा जाने बिना शामिल हो जाएँ तो शब्दों में ही पीछे छूट जाते हैं, पर इस बोर्ड को ऊपर से नीचे तक चलाकर एक स्प्रिंट पूरा कर लें तो डेली स्क्रम में क्या बोलना है, यह भी समझ आ जाता है। पहले से चल रही टीमों के स्प्रिंट संचालन बोर्ड से अलग, यहाँ मुख्य बात शब्दों की समझ और पहली बार का अनुभव है।
नए कर्मचारी का साप्ताहिक कार्य प्रबंधन: काम लेने से समयसीमा तक
पहले साल के नए कर्मचारी के लिए साप्ताहिक कार्य प्रबंधन टेम्पलेट, जिसमें कई सीनियर से एक साथ आने वाला काम लेने का तरीका, प्राथमिकता तय करना और समयसीमा प्रबंधन एक ही जगह हैं. व्हाइटबोर्ड पर इस सप्ताह की शर्तें और अपनी क्षमता का असल माप, काम मिलते ही मौके पर पूछने वाला 5W1H, तात्कालिकता × महत्व (आइज़नहावर मैट्रिक्स) से आज के तीन काम तय करने वाला खाका, अनुमान और असल समय के अंतर का रिकॉर्ड, तथा शुक्रवार की KPT समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड में मिला काम, आज करना है, चल रहा है, समीक्षा में और पूरा — ये पाँच कॉलम हैं, तथा काम लेने का तरीका तय करने, सोमवार को प्राथमिकता देने, अनुमान से तुलना करने, समयसीमा से पहले रिपोर्ट देने और सप्ताहांत की छँटाई तक पाँच मुख्य कार्य बिना शुरू हुए रखे हैं. नए कर्मचारी का कार्य प्रबंधन ढर्रे में आ जाता है, समयसीमा से दो दिन पहले बीच की रिपोर्ट देना आदत बन जाती है और उसी दिन “अभी नहीं हुआ” कहने वाली दुर्घटना खत्म हो जाती है.
गलती संभालने की डायरी: पहले 30 मिनट और दोबारा न होने का इंतज़ाम
काम में बड़ी गलती कर बैठे पहले साल के कर्मचारी के लिए यह टेम्पलेट पहली कार्रवाई, बॉस को रिपोर्ट, 5 Whys से कारण की जाँच और दोबारा न होने का इंतज़ाम क्रम से करा देता है. व्हाइटबोर्ड पर गलती को कैसे लेना है, पता चलने के बाद 30 मिनट की 5 चरणों वाली पहली कार्रवाई, रिपोर्ट में ज़रूर आने वाली 5 बातें और बहाना न लगने वाला कहने का तरीका, क्यों को पाँच बार खोदने वाला 5 Whys विश्लेषण, तथा दोबारा न होने देने का रजिस्टर रखा है. कानबन में घटना से पूरा हुआ तक 5 कॉलम हैं, और पहली कार्रवाई, तथ्य तथा असर अलग करना, रिपोर्ट करना, कारण खोजना और दोबारा होने से रोकना — ये 5 मुख्य टास्क तथा 13 सब-टास्क बिना शुरू हुए तैयार मिलते हैं. रिपोर्ट के शब्द और अगला कदम पहले से तय होने पर गलती छिपाने के बजाय हाथ चलने लगते हैं, और वही गलती दोबारा न हो, इसका इंतज़ाम भी लिखित रह जाता है.
बैठक के मिनट्स और रिपोर्ट: बैठक के 30 मिनट के भीतर पढ़ा जाने वाला दस्तावेज़
मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें और रिपोर्ट का फ़ॉर्मेट क्या हो, यह सीखने वाले नए कर्मचारी का बिज़नेस डॉक्युमेंट टेम्पलेट, जिसे नोट्स शुरू करने से पहले और भेजने से पहले मसौदा जाँचते समय खोला जाता है. व्हाइटबोर्ड पर 5W1H से रिपोर्ट का ढाँचा, मिनट्स तथा रिपोर्ट तथा दैनिक रिपोर्ट तथा घटना रिपोर्ट का अंतर दिखाती तालिका, बैठक के बाद के 30 मिनट का क्रम, भेजने से पहले की जाँच और लेखन नियम, तथा मिले सुझावों का संग्रह रखा है. टास्क बोर्ड में मसौदा से टेम्पलेट में तक पाँच कॉलम हैं, और नोट लेने से लेकर अपना टेम्पलेट सुधारने तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक दस्तावेज़ को एक कार्ड की तरह आगे बढ़ाएँ और हर सुधार टेम्पलेट में लौटाएँ, तो रिपोर्ट में क्या लिखना है यह उलझन खत्म होती है और हर दस्तावेज़ पर आने वाली टिप्पणियाँ महीने दर महीने घटती हैं.