المعرض
قوالب الفريق والموارد البشرية
من تأسيس فريق جديد إلى الإدارة اليومية، بنية تتيح متابعة النقاشات وتوزيع الأدوار على اللوحة.
قوالب لمن يستقبل عضوًا جديدًا في الفريق، ولمن انضم حديثًا إلى مكان العمل. تغطي طريقة إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات، وإدارة التوظيف والنوبات، والتحضير لاستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل لأول مرة. اختر حسب موقعك ومشكلتك الحالية.
27 عنصرًا
آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها: الصورة والصوت والمحضر بالنمط نفسه كل مرة
قالب لآداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها، موجَّه لمن أُسندت إليه إدارة الاجتماع أو كتابة المحضر لأول مرة، من فحص الكاميرا والصوت حتى كتابة محضر الاجتماع ومشاركته. يضم اللوح قواعد الحضور (تشغيل الكاميرا أو إغلاقها، التأخر، التسجيل)، وفحص الصورة والصوت والمكان، وسير الاجتماع من خمس دقائق قبل البداية حتى ثلاثين دقيقة بعد النهاية، وثلاثة أنواع من الاجتماعات (الاجتماع الأسبوعي، اللقاء الأول مع العميل، جلسة الشرح للجهات الخارجية)، ومراجعة KPT في ثلاثة أعمدة (Keep وProblem وTry). يمتد لوح المهام من مجدول إلى التحضير ثم الانعقاد ثم مشاركة المحضر ثم التحسين في خمسة أعمدة، وفيه خمس مهام رئيسة هي تهيئة الاتصال وإرسال جدول الأعمال مبكرًا وإدارة السير ومشاركة المحضر في اليوم نفسه والمراجعة الشهرية، مع 13 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. وبما أن اجتماعًا واحدًا يتحرك ببطاقة واحدة من التحضير حتى مشاركة المحضر، تعرف الخطوة التالية حتى بحضور ضيوف من خارج الشركة، ولا يتأخر المحضر إلى اليوم التالي.
أول تقييم للأداء: وضع الأهداف وإعداد التقييم الذاتي على مدى نصف سنة
قالب تقييم الأداء الأول موجَّه لمن أمضى سنة أو سنتين في العمل، ويغطي نصف السنة كاملاً من وضع الأهداف حتى كتابة التقييم الذاتي. تبني اللوحة أهداف نصف السنة عبر GROW (الهدف والواقع والخيارات وأول خطوة)، ثم يأتي جدول تُضيف إليه سطراً كل شهر، ومصفوفة تختار ثلاثة إنجازات جديرة بالذكر حسب حجم الأثر ومقدار مساهمتك، وترتيب الحديث يوم المقابلة، وفي الأسفل مواعيد التقييم والعبارات التي يُستحسن تجنّبها والأسئلة التي تُطرح دائماً. لوحة المهام من أربعة أعمدة، من محدد كهدف حتى نوقش في المقابلة، وتبدأ بخمس مهام رئيسية لم تُبدأ بعد، من الاتفاق على الأهداف حتى أهداف الفترة التالية، مع تعديل دورة التقييم (نصف سنوية أو سنوية) بما يوافق فريقك. وهكذا تدخل المقابلة ومعك رقم ودليل لكل إنجاز، بدل محاولة التذكّر ليلة الموعد.
آداب المحادثات المهنية: قواعدك في الرد والإشارة واختيار الوسيلة
الموظفون الجدد الذين تتوقف أيديهم قبل الإرسال في سلاك أو تيمز أو مجموعة العمل على واتساب يستخدمون قالب آداب المحادثات المهنية لوضع قواعدهم الخاصة في زمن الرد والإشارة واختيار الوسيلة. يضم اللوح قواعد المحادثة في الفريق، ومصفوفة تختار الوسيلة حسب العَجَلة وعدد المعنيين، وعبارات بداية للطلب والاستشارة والإبلاغ والتذكير، وتحققًا قبل الإرسال، ومراجعة KPT. ولوح المهام أربعة أعمدة هي مواقف تردد وقاعدة قيد الصياغة وتحت التجربة وصارت عادة، ويبدأ بخمس مهام رئيسة وثلاث عشرة مهمة فرعية من الجرد حتى المراجعة بعد أسبوعين، وكلها لم تبدأ بعد. بتحويل كل تردد إلى قاعدة واحدة، تحسم بعد أسبوعين في ثلاث ثوانٍ إن كان الأمر محادثة أم مكالمة، ولا يبقى وقت تتجمد فيه أمام زر الإرسال.
كيفية اختيار قوالب الفريق والموارد البشرية
يسهل اختيار قوالب إدارة الفريق والموارد البشرية عند معرفة من سيستخدمها: المدير، أو مسؤول التوظيف، أو من يضع جدول النوبات، أو من يقود استخدام الذكاء الاصطناعي في المكتب. نتناول هنا بشكل رئيسي جانب المدير، ونذكر قوالب الموظف الجديد في الأسئلة الشائعة.
استقبال الموظف وتسليم العمل
يناسب المدير أو الموجّه الذي يستقبل عضوًا جديدًا استخدام «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» لتحديد سير الأسبوع الأول يومًا بيوم، وأسئلة لقاءات اليوم الثلاثين والستين والتسعين مسبقًا. ومن يسلّم عمله بسبب نقل أو استقالة يستفيد من «قائمة تسليم واستلام العمل»، التي ترتب الأولوية حسب التكرار وصعوبة النقل، وتتابع خمسة أعمدة من كتابة الدليل حتى استقلال الخلف بالمهمة.
إدارة اللقاءات الفردية والاجتماعات
للمدير الذي يبدأ لقاءات فردية كل أسبوعين أو شهريًا، تساعده «عدة اجتماع 1-on-1» على تحديد الهدف والاتفاق ومسار 30 دقيقة وتصنيف مواضيع النقاش قبل البدء. ومن يُكلَّف لأول مرة بإدارة اجتماع عن بُعد أو كتابة محضره، يجد في «آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها» مسارًا من خمس دقائق قبل البدء حتى 30 دقيقة بعد الانتهاء، مع توزيع المحضر في اليوم نفسه. ولمنظم بناء العلاقات داخل الفريق، تتوفر «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل» بجدول 90 دقيقة وورقة للتفاهم المتبادل.
إدارة التوظيف والنوبات
يناسب مسؤول التوظيف والمقابلات استخدام «لوح متابعة مسار التوظيف»، الذي يضم خطوات كل مرحلة من مراحل الاختيار وجدولًا يقارن المرشحين وفق محاور تقييم موحدة. أما من يضع جدول النوبات في متجر أو فريق يعمل بنظام الورديات، فيستخدم «لوح إدارة نوبات العمل» لتحديد العدد المطلوب حسب اليوم والوقت، ثم المرور بخمسة أعمدة: جمع الطلبات، الإعداد، التعديل، الاعتماد، والتوثيق كل شهر.
بدء استخدام الذكاء الاصطناعي
لمكان عمل لا توجد فيه قواعد لاستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي بعد، يمثّل «قواعد استخدام الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» نقطة انطلاق جيدة لتحديد المهام المسموح بها، والمعلومات الممنوع إدخالها، وخطوات التحقق، وجهة الاستشارة في صفحة واحدة. ومن يريد تنظيم جلسة تجربة فعلية للذكاء الاصطناعي داخل الفريق، يجد في «جلسة تجربة الذكاء الاصطناعي للمبتدئين» مسارًا لجلسة مدتها 30 دقيقة وردودًا جاهزة على الاعتراضات الشائعة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين قوالب الموظف الجديد وقوالب من يستقبله؟
الفرق في من يستخدمها. «خطة تأهيل الموظف الجديد 30-60-90 يومًا» يستخدمها المدير أو الموجّه بدءًا من قبل الانضمام. أما الموظف الجديد نفسه، فتناسبه «خريطة زملاء العمل» التي تساعده على معرفة من يسأل عن ماذا دون تردد.
من أين أبدأ كتابة وثيقة تسليم العمل؟
ابدأ بتحديد هدف التسليم وشرط اكتماله. في «قائمة تسليم واستلام العمل»، تُحدَّد بعد ذلك أولوية المهام حسب التكرار وصعوبة نقلها، وتُكتب أدلة الإجراءات للمهام الأعلى أولوية أولًا. وفي النهاية، ينفذها الخلف بمفرده وتُعاد الأسئلة الناتجة إلى الدليل قبل اعتباره مكتملًا.
ماذا أحضّر قبل ورشة بناء الفريق؟
ابدأ بكتابة هدف الورشة في جملة واحدة. في «ورشة بناء الفريق والتفاهم المتبادل»، تُرتَّب الخيارات وفق محوري ثقل التحضير وأثرها في بناء العلاقة، ثم يُختار نشاط أو نشاطان فقط. اترك حجز القاعة والتجهيزات إلى ما بعد تحديد الهدف لتقليل التعديلات.
هل يمكن الاطلاع على قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من دون تسجيل؟
نعم. يمكنك الاطلاع على أسماء الأطر والأعمدة وترتيب المهام في قوالب اللقاءات الفردية والتسليم من الصفحة العامة دون تسجيل، ومقارنتها قبل الاختيار. أما التعبئة الفعلية، فتتطلب تسجيلًا مجانيًا ونسخها من السوق.