الفريق والموارد البشرية
آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها: الصورة والصوت والمحضر بالنمط نفسه كل مرة
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 1، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 5، المهام الفرعية: 13)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
قالب لآداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها، موجَّه لمن أُسندت إليه إدارة الاجتماع أو كتابة المحضر لأول مرة، من فحص الكاميرا والصوت حتى كتابة محضر الاجتماع ومشاركته. يضم اللوح قواعد الحضور (تشغيل الكاميرا أو إغلاقها، التأخر، التسجيل)، وفحص الصورة والصوت والمكان، وسير الاجتماع من خمس دقائق قبل البداية حتى ثلاثين دقيقة بعد النهاية، وثلاثة أنواع من الاجتماعات (الاجتماع الأسبوعي، اللقاء الأول مع العميل، جلسة الشرح للجهات الخارجية)، ومراجعة KPT في ثلاثة أعمدة (Keep وProblem وTry). يمتد لوح المهام من مجدول إلى التحضير ثم الانعقاد ثم مشاركة المحضر ثم التحسين في خمسة أعمدة، وفيه خمس مهام رئيسة هي تهيئة الاتصال وإرسال جدول الأعمال مبكرًا وإدارة السير ومشاركة المحضر في اليوم نفسه والمراجعة الشهرية، مع 13 مهمة فرعية لم تبدأ بعد. وبما أن اجتماعًا واحدًا يتحرك ببطاقة واحدة من التحضير حتى مشاركة المحضر، تعرف الخطوة التالية حتى بحضور ضيوف من خارج الشركة، ولا يتأخر المحضر إلى اليوم التالي.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
آداب الاجتماعات عن بُعد وإدارتها
طريقة الاستخدام: 1. حدّد القواعد ← 2-4. افحص الصورة والصوت والمكان ← 5. أدر السير بالترتيب ← 7. راجع بأسلوب KPT
1. قواعد الحضور (الكاميرا والتأخر والتسجيل)
- ما سيُقرَّر في هذا الاجتماع مثال) حسم مادة المعرض في الشهر القادم بين الخطة أ والخطة ب في هذه الجلسة. لا شيء يؤجَّل.
- متى تُفتح الكاميرا · في اللقاء الداخلي الدوري، ثلاثون ثانية للتحية فقط · في اجتماع يحضره من هم من خارج الشركة، مفتوحة حتى النهاية · العرف يختلف بين جهة وأخرى، فاسأل عن قاعدة فريقك أولًا
- عند التأخر أو حدوث عطل · إن تأخرت خمس دقائق، فاكتب سطرًا في المحادثة قبل الدخول · إن انقطع الصوت، فانتقل إلى الهاتف (الرقم في بريد الدعوة)
- كيف تستأذن للتسجيل الأصل ألا تُسجَّل الاجتماعات التي يحضرها من هم من خارج الشركة. وفي اليوم الذي تسجّل فيه، خذ الإذن في البداية بالصوت وفي المحادثة معًا، وبيّن مكان حفظ الملف.
2. الصورة (كيف تبدو أمامهم)
- اجعل الكاميرا بمستوى العين. ارفع الحاسوب المحمول عشرين سنتيمترًا بكتب تحته
- ليأتِ الضوء من أمام الوجه. النافذة خلف ظهرك تحوّل ملامحك إلى ظل
- مع ضيوف من الخارج، اجعل اسم الظهور مثل شركة الفلاح – سارة العتيبي
3. الصوت (كيف يصلهم صوتك)
- استخدم ميكروفون السماعة. ميكروفون الحاسوب يلتقط صدى الغرفة بسهولة
- الجميع صامتون عدا المتحدث. احفظ اختصار إلغاء الكتم
- خذ نفسًا قبل الكلام. أول ثانيتين لا تصلان إلى الطرف الآخر
4. المكان والخلفية (خصوصًا مع ضيوف من الخارج)
- في البيت، اختر جدارًا سادة أو خلفية ضبابية. لا يظهر أهل البيت ولا الغسيل
- أوقف إشعارات الحاسوب قبل البداية. الأسماء تقفز على الشاشة المشتركة
- لا تشارك من مقهى ولا وأنت في الطريق. وإن اضطررت يومًا، فاعتذر مقدمًا بسطر
5. من خمس دقائق قبل البداية حتى ثلاثين دقيقة بعد النهاية (الترتيب نفسه كل مرة)
- 1. قبل البداية بخمس دقائق ← ادخل وافحص الاتصال ادخل أولًا وجرّب مشاركة الشاشة والصوت، وبادل من حضر مبكرًا كلمة. لا تبدأ فحص الاتصال في وقت البداية.
- 2. الدقيقة صفر ← أعلن الهدف ووقت الانتهاء أعلن في أول دقيقتين ما سيُقرَّر اليوم ومتى ينتهي الاجتماع، واذكر اسم من يدوّن ومن يضبط الوقت.
- 3. الدقيقة الخامسة ← اعرض المواد وحدّد المسألة لا تقرأ ما أرسلته سابقًا. اعرض على الشاشة ما لم يُحسم فقط، وابدأ بسؤال.
- 4. منتصف الاجتماع ← نادِ الحاضرين بأسمائهم لا تسأل الجميع دفعة واحدة، بل قل مثلًا يا أستاذ خالد، ما رأيك. وابدأ بمن كاميرته مغلقة.
- 5. آخر خمس دقائق ← اقرأ القرارات والمهام انطق بكل قرار ومن يتولاه وموعده، واعرضها مكتوبة على الشاشة المشتركة قبل الإغلاق.
- 6. بعد النهاية بثلاثين دقيقة ← أرسل المحضر اكتب ثلاثة أمور فقط، وهي القرار ومن يتولاه وموعده، وأرسلها إلى الجميع. وأعد إرسال النص نفسه إلى من غاب.
6. حسب نوع الاجتماع (اللقاء الأسبوعي، أول لقاء مع عميل، عرض لجهة خارجية)
| الهدف | ما يُرسل مسبقًا | توزيع الوقت | ما بعد الانتهاء | |
|---|---|---|---|---|
| لقاء أسبوعي (30 دقيقة) | توحيد صورة التقدم وإزالة العوائق اقصر ما يُقرَّر على أمر واحد | جدول الأعمال وأرقام التقدم عند الخامسة مساءً من اليوم السابق يكتب كل فرد ثلاثة أسطر في المحادثة مسبقًا | تقارير عشر دقائق، ونقاش خمس عشرة، وتأكيد خمس إن بقي عمل، فحدّد صاحبه وموعده في حينه | ثلاثة أسطر في المحادثة بالقرارات وأصحابها اتفقوا على بند واحد للمرة القادمة قبل الإغلاق |
| أول لقاء مع عميل (45 دقيقة) | الإنصات حتى نهاية ما يشكو منه العميل يمكن تأجيل العرض إلى اللقاء القادم | تعريف بالشركة وجدول الأعمال عبر البريد تأكد من أسماء الحاضرين من جهتهم ومناصبهم | تعارف خمس دقائق، وإنصات ثلاثون، ومواعيد قادمة عشر اجعل نسبة الكلام لهم سبعة ولك ثلاثة | رسالة شكر ومحضر في اليوم نفسه اعرض موعدين للقاء القادم واطلب الرد |
| عرض لجهة خارجية (60 دقيقة) | إبلاغ الجميع بتغيير المواصفات بالصيغة نفسها استيعاب كل الأسئلة في حينها | أرسل المواد بصيغة PDF قبل ثلاثة أيام عمل أرسل دليل اختبار الاتصال قبل يوم واحد | عرض ثلاثون دقيقة، وأسئلة عشرون، وخلاصة عشر استقبل الأسئلة في المحادثة أيضًا واقرأها بصوت | المحضر في اليوم نفسه، والمواد قبل نهاية يوم العمل التالي ما تعذّر الرد عليه يعود بموعد محدد |
7. مراجعة الاجتماع (KPT)
Keep (ما نواصله)
- خرج جدول الأعمال والمواد قبل الخامسة مساءً من اليوم السابق. وفي اليوم نفسه تحدثنا في المسائل المفتوحة فقط
- قرأنا القرارات والمهام في آخر خمس دقائق، وأرسلنا المحضر في اليوم نفسه
Problem (ما أعاقنا)
- لم تظهر مشاركة الشاشة، فذهبت أول خمس دقائق في فحص الاتصال
- انحصر الكلام في شخصين، وبقي ثلاثة مغلقة كاميراتهم صامتين حتى النهاية
Try (ما نجربه لاحقًا)
- افتح كل ما ستشاركه على شاشة واحدة قبل البداية
- في منتصف الاجتماع، نادِ أصحاب الكاميرات المغلقة بأسمائهم أولًا
محتوى لوحة المهام
مجدول 18 عنصرًا
تهيئة الاتصال
الأساس قبل المحتوى. كل دقيقة تضيع بلا صورة أو صوت تُضرب في عدد الحاضرين وتؤخذ من وقت الجميع.
جرّب الصوت والصورة
افتح غرفة اجتماع لنفسك وحدك في اليوم السابق وسجّل، ثم احكم بعينك على مستوى صوتك وإضاءة وجهك.
رتّب الخلفية والضوء
ثبّت الكاميرا حيث لا يظهر أهل البيت ولا الأوراق، وتأكد أن الإضاءة لا تترك وجهك في الظل.
خط اتصال احتياطي
دوّن رقم الهاتف وبيانات الجوال التي ترجع إليها عند انقطاع الاتصال، وإن كنت المدير فسمِّ بديلًا يكمل عنك.
أرسل الجدول مبكرًا
لا تجعلهم يقرؤون في اليوم نفسه. إذا وصل جدول الأعمال والمواد أولًا، ذهب وقت الاجتماع كله إلى النقاش.
أرسله قبل يوم
اكتب الهدف وثلاثة بنود والمدة وما سيُقرَّر في متن البريد لا في مرفق، وأرسله قبل الخامسة مساءً من اليوم السابق، واذكر المنطقة الزمنية وتجنّب أوقات الصلاة عند اختيار الموعد.
شارك المواد مبكرًا
أرسل مواد الشرح قبل ثلاثة أيام عمل لمن هم من خارج الشركة وقبل يوم واحد للداخل، واعتبر مشاركة الشاشة سندًا لا أصلًا.
وزّع ثلاثة أدوار
حدّد مسبقًا من يدير ومن يدوّن ومن يضبط الوقت، واكتب الأسماء في بريد الدعوة (الجمع بين دورين يجعل المحضر هزيلًا).
أدر بالنمط نفسه
الترتيب نفسه في كل مرة يجنّبك الارتباك حتى بحضور ضيوف من خارج الشركة. خذ السير من القسم الخامس في اللوح كما هو.
ادخل قبل خمس دقائق
اضبط منبهًا قبل البداية بخمس دقائق، وافحص الشاشة التي ستشاركها والصوت مرة واحدة لكل منهما، ثم انتظر.
أعلن الهدف أولًا
اكتب القرار الواحد ووقت الانتهاء في ورقة أمامك، وضع علامة عليهما بعد أن تنطق بهما.
نادِ كل واحد باسمه
ضع أسماء الحاضرين أمامك، وعلّم على من لم يتكلم بعد، ووجّه إليه سؤالًا قبل منتصف الوقت.
أرسل المحضر اليوم
في الغد تبرد الذاكرة والحماسة معًا. تكفي القرارات والمهام، لكن اكتبها وأرسلها في اليوم نفسه.
دوّن القرارات فقط
لا تنسخ الكلام كما قيل، بل اقتصر على ثلاثة أمور — ما تقرَّر، ومن يتولاه، ومتى موعده — فتنتهي في خمس دقائق.
أرسل خلال 30 دقيقة
أفرغ الثلاثين دقيقة التي تلي الاجتماع لكتابة المحضر، وأرسل النص نفسه إلى من تعذّر عليه الحضور.
راجع الجودة شهريًا
لا تتركها تجري بلا حساب. عُدّ الاجتماعات وساعاتها في آخر الشهر، ثم اختر واحدًا تلغيه وآخر تختصره.
احسب ساعات الاجتماع
عُدّ عدد الاجتماعات ومجموع ساعاتها في آخر الشهر، واترك سطرًا في عمود التحسين (بلا أرقام لا يمكن التفاوض على التقليل).
ألغِ اجتماعًا واحدًا
اجمع الاجتماعات الدورية في قائمة آخر الشهر، واختر واحدًا تكرّر فيه الاكتفاء بالتقارير، ثم تحدّث مع منظّمه.
