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Online-Meetings souverän führen: Bild, Ton und Protokoll immer nach demselben Muster
Einsteiger | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 5 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Vorlage für Online-Meetings für alle, die zum ersten Mal Moderation oder Protokoll übernehmen, von den Regeln der Videokonferenz über die Technikprüfung bis zum Schreiben und Teilen des Protokolls. Auf dem Whiteboard stehen die Teilnahmeregeln (Kamera an oder aus, Verspätung, Aufzeichnung), die Prüfung von Bild, Ton und Umgebung, der Ablauf von fünf Minuten vorher bis dreißig Minuten danach, drei Meeting-Typen im Vergleich (Wochenmeeting, Erstgespräch, externe Infoveranstaltung) und eine KPT-Retro in drei Spalten (Keep, Problem, Try). Das Aufgabenboard führt von Geplant über Vorbereitung, Läuft und Protokoll geteilt bis Verbessern, mit fünf Hauptaufgaben — Technik einrichten, Agenda vorab senden, den Ablauf halten, das Protokoll am selben Tag teilen und monatlich prüfen — und 13 Unteraufgaben, alle noch offen. Weil eine Karte das Meeting von der Vorbereitung bis zum geteilten Protokoll trägt, wissen Sie auch mit Gästen von außen, was als Nächstes kommt, und das Protokoll rutscht nicht mehr auf den Folgetag.
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Online-Meetings souverän führen
So geht es: 1. Regeln festlegen → 2-4. Bild, Ton und Umgebung testen → 5. Ablauf halten → 7. Mit KPT prüfen
1. Teilnahmeregeln (Kamera, Verspätung, Aufzeichnung)
- Was heute entschieden wird Bsp.) Festlegen, ob der Handzettel für die Messe im nächsten Monat Variante A oder B wird. Nichts wird vertagt.
- Wann die Kamera an ist - Interne Jour fixe: nur die 30 Sekunden der Begrüßung - Sobald Gäste von außen dabei sind: durchgehend an
- Bei Verspätung oder Störung - Fünf Minuten später? Vorher kurz im Chat Bescheid geben - Fällt der Ton aus, auf Telefon wechseln (Nummer steht in der Einladung)
- Wie Sie um Aufzeichnung bitten Meetings mit Gästen von außen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. An Tagen, an denen aufgezeichnet wird, holen Sie zu Beginn mündlich und im Chat die Zustimmung ein und sagen, wo die Datei liegt.
2. Bild (wie Sie wirken)
- Kamera auf Augenhöhe. Notebook mit Büchern um 20 cm anheben
- Licht von vorn. Mit dem Fenster im Rücken verschwindet das Gesicht
- Mit Gästen von außen den Anzeigenamen auf Nordia GmbH - Lena Brandt setzen
3. Ton (wie Sie klingen)
- Headset-Mikrofon nutzen. Das Notebook-Mikrofon nimmt den Hall des Raums auf
- Alle außer der sprechenden Person stumm. Das Kürzel zum Aufheben merken
- Vor dem Sprechen kurz absetzen. Die ersten zwei Sekunden kommen nicht an
4. Umgebung und Hintergrund (mit Gästen erst recht)
- Zu Hause schlichte Wand oder Weichzeichner. Familie und Wäsche bleiben draußen
- Vorher die Benachrichtigungen ausschalten. Namen springen ins geteilte Bild
- Nicht aus dem Café oder unterwegs. Geht es einmal nicht anders, sagen Sie es vorab
5. Von fünf Minuten vorher bis dreißig Minuten danach (jedes Mal dieselbe Reihenfolge)
- 1. 5 Min vorher | Beitreten und Verbindung prüfen Treten Sie zuerst bei, testen Sie Bildschirmfreigabe und Ton und wechseln Sie ein Wort mit den Frühen. Zur Startzeit wird nicht mehr getestet.
- 2. Minute 0 | Ziel und Endzeit nennen Nennen Sie in den ersten zwei Minuten die eine Entscheidung und die Endzeit und sagen Sie, wer protokolliert und wer auf die Zeit achtet.
- 3. Minute 5 | Unterlagen zeigen und offene Punkte setzen Lesen Sie nicht vor, was schon verschickt ist. Zeigen Sie nur die offenen Punkte und beginnen Sie mit einer Frage.
- 4. Mitte | Namentlich das Wort geben Fragen Sie nicht in die Runde. Sprechen Sie die Person an, Frau Brandt, wie sehen Sie das? Wer die Kamera aus hat, kommt zuerst dran.
- 5. Letzte 5 Min | Beschlüsse und Aufgaben vorlesen Sagen Sie jeden Beschluss mit Verantwortlichen und Frist laut und zeigen Sie ihn vor dem Ende schriftlich auf dem geteilten Bildschirm.
- 6. 30 Min danach | Protokoll verschicken Schreiben Sie nur die drei Punkte, Beschluss, Verantwortliche, Frist, und schicken Sie sie an alle. Abwesende erhalten denselben Text.
6. Nach Meeting-Typ (Jour fixe, Erstgespräch, externe Info-Runde)
| Ziel | Vorab verschicken | Zeiteinteilung | Nach dem Ende | |
|---|---|---|---|---|
| Wöchentlicher Jour fixe (30 Min) | Stand teilen und Blockaden lösen Nur eine Sache entscheiden | Agenda und Kennzahlen am Vortag um 17 Uhr Jede Person postet vorab drei Zeilen im Chat | 10 Min Stand, 15 Min offene Punkte, 5 Min Abschluss Wird etwas vertagt, sofort Verantwortliche und Frist festlegen | Drei Zeilen im Chat mit Beschlüssen und Verantwortlichen Zum Schluss ein Thema für das nächste Mal festlegen |
| Erstgespräch (45 Min) | Zuhören, bis der Bedarf ganz auf dem Tisch liegt Das Angebot darf bis zum nächsten Mal warten | Firmenvorstellung und Agenda per E-Mail Namen, Funktionen und Zeitzone der Teilnehmenden klären | 5 Min Vorstellung, 30 Min Zuhören, 10 Min nächste Schritte Redeanteil als Richtwert 70 zu 30 zugunsten der Gäste | Dankesmail und Protokoll am selben Tag Zwei Terminvorschläge mitschicken und Antwort einholen |
| Externe Info-Runde (60 Min) | Die Änderung der Spezifikation für alle gleich darstellen Alle Fragen sofort aufnehmen | Unterlagen drei Werktage vorher als PDF verschicken Hinweis zum Verbindungstest am Vortag senden | 30 Min Erklärung, 20 Min Fragen, 10 Min Zusammenfassung Fragen auch im Chat annehmen und laut vorlesen | Protokoll am selben Tag, Unterlagen bis zum nächsten Werktag Offene Fragen kommen mit Frist zurück |
7. Meeting-Retro (KPT)
Keep (beibehalten)
- Agenda und Unterlagen gingen am Vortag um 17 Uhr raus. Am Tag selbst ging es nur um die offenen Punkte
- Wir haben Beschlüsse und Aufgaben in den letzten fünf Minuten vorgelesen und das Protokoll am selben Tag verschickt
Problem (was gehakt hat)
- Die Bildschirmfreigabe kam nicht hoch und die ersten fünf Minuten gingen für die Verbindung drauf
- Zwei Personen haben geredet, die drei mit ausgeschalteter Kamera blieben bis zum Schluss stumm
Try (als Nächstes testen)
- Alles, was geteilt wird, vor dem Start auf einem Bildschirm öffnen
- In der Mitte zuerst die Personen mit ausgeschalteter Kamera namentlich aufrufen
Inhalt des Aufgabenboards
Geplant 18 Einträge
Technik einrichten
Erst das Fundament, dann der Inhalt. Jede Minute ohne Bild oder Ton wird mit der Zahl der Teilnehmenden multipliziert und allen gestohlen.
Ton und Bild testen
Öffnen Sie am Vortag einen Raum nur für sich, zeichnen Sie auf und prüfen Sie mit eigenen Augen Lautstärke und Helligkeit im Gesicht.
Hintergrund prüfen
Stellen Sie die Kamera so, dass weder Familie noch Unterlagen im Bild sind, und prüfen Sie, ob das Gesicht hell genug bleibt.
Ersatzleitung planen
Notieren Sie Telefonnummer und Mobilfunkverbindung für den Fall eines Abbruchs und benennen Sie als Moderation eine Vertretung.
Agenda vorab senden
Niemand soll am Tag selbst erst lesen. Liegen Agenda und Unterlagen vorher vor, geht die Meetingzeit ganz in die Diskussion.
Agenda bis 17 Uhr
Schreiben Sie Ziel, drei Punkte, Zeiten und die anstehende Entscheidung in den Mailtext statt in den Anhang und senden Sie bis 17 Uhr am Vortag; bei Teilnehmenden in anderen Ländern nennen Sie auch die Zeitzone.
Unterlagen teilen
Verschicken Sie Unterlagen bei Gästen von außen drei Werktage vorher, intern am Vortag, und sehen Sie die Bildschirmfreigabe nur als Hilfe.
Drei Rollen klären
Legen Sie Moderation, Protokoll und Zeitwache vorab fest und nennen Sie die Namen in der Einladung (in einer Hand wird das Protokoll dünn).
Ablauf einhalten
Bei gleicher Reihenfolge bringen Sie auch Gäste von außen nicht aus dem Takt. Der Ablauf ist Block 5 auf dem Whiteboard, unverändert.
5 Minuten früher da
Stellen Sie den Wecker auf fünf Minuten vorher, prüfen Sie den freizugebenden Bildschirm und den Ton je einmal und warten Sie dann.
Ziel zuerst nennen
Schreiben Sie die eine Entscheidung und die Endzeit auf einen Zettel in Griffweite und haken Sie ab, sobald beides gesagt ist.
Namentlich aufrufen
Legen Sie die Namensliste vor sich, markieren Sie, wer noch nicht gesprochen hat, und rufen Sie jede Person bis zur Mitte einmal auf.
Protokoll noch heute
Morgen sind Erinnerung und Schwung verflogen. Beschlüsse und Aufgaben genügen, aber schriftlich am selben Tag.
Beschlüsse notieren
Kein Wortprotokoll. Drei Angaben reichen, was entschieden wurde, wer zuständig ist und bis wann, dann sind Sie in fünf Minuten fertig.
In 30 Minuten senden
Halten Sie die halbe Stunde nach dem Meeting für das Protokoll frei und schicken Sie denselben Text auch an alle, die fehlten.
Monatlich prüfen
Lassen Sie Meetings nicht einfach laufen. Zählen Sie zum Monatsende Anzahl und Stunden und wählen Sie eines zum Streichen und eines zum Kürzen.
Stunden zählen
Zählen Sie zum Monatsende die Zahl der Meetings und die Gesamtstunden und lassen Sie eine Zeile in der Spalte Verbessern (ohne Zahlen gibt es kein Gespräch über Kürzungen).
Meeting streichen
Listen Sie zum Monatsende die festen Termine, wählen Sie einen, der seit mehreren Malen nur Bericht war, und sprechen Sie die einladende Person an.
