團隊與人資
線上會議的禮儀與主持：出鏡、發言、紀錄每次都用同一套流程
入門｜白板 1 頁·任務看板 5 欄（5 個父任務、13 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
面向剛被指派主持會議或寫紀錄的新人的線上會議範本，從視訊會議禮儀、視訊與聲音的檢查，一直談到當天的主持流程和會議紀錄的寫法與共享。白板上整理了與會規則（視訊開關、遲到、能否錄影）、畫面與聲音與場地的檢查、從開始前5分鐘到結束後30分鐘的推進流程、週例行會議與首次洽談與對外說明會三種類型的做法，以及 KPT（Keep 繼續做、Problem 遇到的問題、Try 下次嘗試）的三欄檢討。任務板照預定→準備→進行中→紀錄共享→改善這五欄推進，建立連線環境、事先共享議題、照流程主持、當天發出紀錄、每月檢視這5個母任務與13個子任務都處於未開始狀態。一場會議用一張卡片就能從準備走到紀錄共享，就算有公司外部人士同席也知道下一步要做什麼，紀錄也不會拖到隔天。
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線上會議的禮儀與主持
用法: ① 定好規則 → ②③④ 檢查畫面、聲音、場地 → ⑤ 照流程主持 → ⑦ 用KPT檢討
① 與會規則（視訊・遲到・錄影）
- 這場會議要決定的事 例）把下個月展覽要發的資料定成A案還是B案，當場決定完，不留待辦。
- 什麼時候要開視訊 ・公司內部的例行會議只在開場問候的30秒開啟 ・有外部人士參加的會議全程開啟
- 遲到或出狀況時怎麼做 ・可能遲到5分鐘，先在聊天室說一聲再進入 ・聲音斷掉就改用電話（號碼寫在邀請信裡）
- 要錄影時怎麼徵得同意 有外部人士的會議原則上不錄影。要錄的當天，在開場用口頭與聊天室兩種方式取得同意，並說明存放位置。
② 畫面（出鏡檢查）
- 攝影機放到與視線齊高的位置。筆電墊兩本書抬高20公分
- 從正面替臉部打光。背對窗戶會讓表情沉進陰影裡
- 有外部人士同席時，把顯示名稱改成 ○○股份有限公司 陳怡君
③ 聲音（聽感檢查）
- 使用耳機麥克風。筆電內建麥克風容易把房間的回音一起收進去
- 發言者以外全部靜音。記住取消靜音的快速鍵
- 開口前先停一拍。開頭的2秒對方是聽不到的
④ 場地與背景（有外部人士時尤其注意）
- 在家就用素色牆面或背景模糊。不要拍到家人與曬著的衣物
- 開始前關掉電腦通知。分享畫面時會跳出人名
- 不要從咖啡廳或移動途中參加。真的不得已的日子，先說明一句
⑤ 從開始前5分鐘到結束後30分鐘的流程（每次都照這個順序）
- 1. 提前5分鐘｜進會議室確認連線 先進去測試螢幕分享與聲音，再和早到的人聊上一句。不要到了開始時間才開始檢查連線。
- 2. 開始0分｜說明目的與結束時間 開場2分鐘內宣布今天要決定的1件事與幾點結束，並唸出紀錄人與計時人的名字。
- 3. 第5分鐘｜打開資料點出爭點 事先寄過的資料不再照唸，只把還沒定案的爭點投到畫面上，從提問開始。
- 4. 中場｜點名請人發言 不要空泛地問全場，而是說「陳怡君，你怎麼看」。越是關著視訊的人，越要先點到。
- 5. 剩餘5分鐘｜唸一遍決議與待辦 把決定的事、負責人、期限唸出來確認，並在與會者畫面上以文字呈現後再結束。
- 6. 結束後30分鐘｜發出紀錄 內文只寫決定的事、負責人、期限這三點，寄給全員。缺席的人也把同一份內文原樣轉寄。
⑥ 依會議類型推進（例行・首次洽談・對外說明會）
| 目的 | 事先要寄的東西 | 時間怎麼用 | 結束後要做的事 | |
|---|---|---|---|---|
| 週例行會議（30分鐘） | 同步進度、解決卡關 要決定的事只留1件 | 前一天下午5點寄出議題與進度數字 報告由各人先在聊天室寫3行 | 報告10分鐘・討論15分鐘・確認5分鐘 出現待辦就當場定下負責人與期限 | 把決議與負責人寫成3行貼到聊天室 最後先定好下次的1個議題 |
| 首次洽談（45分鐘） | 把對方的困擾聽完 提案可以留到下一次 | 用電子郵件寄出公司介紹與議題 確認對方出席者的姓名與職稱 | 自我介紹5分鐘・聆聽30分鐘・約定下次10分鐘 說話比例以對方7、自己3為準 | 當天寄出感謝信與會議紀錄 附上2個下次日期方案並請對方回覆 |
| 對外說明會（60分鐘） | 向全員傳達內容一致的規格變更 當場把問題全部接下來 | 資料提前3個工作天以PDF寄出 連線測試的通知在前一天寄出 | 說明30分鐘・問答20分鐘・總結10分鐘 問答也在聊天室接收並唸出來 | 紀錄當天發出，資料在下一個工作天前共享 沒能回答的問題附上期限再回覆 |
⑦ 會議檢討（KPT）
Keep（繼續做）
- 議題與資料在前一天下午5點前寄了出去。當天只談爭點本身
- 剩餘5分鐘唸了決議與待辦，當天就把紀錄寄了出去
Problem（遇到的問題）
- 螢幕分享投不出來，最初的5分鐘都花在檢查連線上
- 發言集中在2個人身上，關著視訊的3個人到最後都沒開口
Try（下次嘗試）
- 要分享的資料在開始前就集中開在同一個畫面上
- 中場先從關著視訊的人開始點名
任務看板內容
預定 18 項
建立連線環境
先打好基礎，再談內容。畫面出不來、聲音聽不到所浪費的那幾分鐘，要乘上與會人數一起計算。
測試麥克風與視訊
前一天單獨開一間會議室錄一段，用自己的眼睛確認音量大小與臉部亮度。
整理背景與燈光
把攝影機固定在拍不到家人與文件的位置，確認光線不會讓臉顯得偏暗。
準備備用網路
記下斷線時要用的電話號碼與手機網路分享；若由你主持，也要先定好代理主持人。
先發出議題與資料
不要讓大家當天才看。議題與資料先送到，會議時間才能全部花在討論上。
前一天發出議題
把目的、三項議題、所需時間、要決定的事寫在信件內文而非附件，前一天下午5點前寄出。
提前共享資料
說明資料對外部提前3個工作天、對內部前一天發出，當天的螢幕分享只當成輔助。
分配三個角色
主持、紀錄、計時三個角色事先定好並寫進邀請信（一人兼任，紀錄就會變薄）。
照固定流程主持
每次都照同一順序推進，有外部人士同席也不會慌。流程直接沿用白板的第⑤區。
提前5分鐘進會議室
開始前5分鐘讓鬧鐘響起，把要分享的畫面與聲音各確認一次再等待。
開場2分鐘說明目的
把要決定的1件事與結束時間寫在手邊的便條上，說完就打勾。
點名請人發言
把與會者名字排在手邊，替還沒發言的人做記號，中場前至少點到一次。
當天發出會議紀錄
拖到隔天，記憶與熱度都涼了。只寫決議與待辦也可以，當天就化成文字寄出去。
只寫決議與待辦
不做逐字紀錄，只留決定的事、負責人、期限這三點，5分鐘就能寫完。
結束後30分鐘內發出
會議結束後的30分鐘空下來寫紀錄，沒能出席的人也寄同一份內文。
每月檢視會議品質
不要開完就算。月底數一數場次與時數，各挑出一場可以取消的會與一場可以縮短的會。
統計會議時數
月底數出會議場次與總時數，在改善欄留下一行（沒有數字就談不了精簡）。
砍掉一場無用會議
月底把例行會議列成清單，挑出連續幾次只有報告的一場，找主辦人商量。
