Tim & SDM
Etika dan Alur Rapat Daring: Kamera, Suara, dan Notulen dengan Format yang Sama
Pemula | 1 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (5 tugas induk, 13 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Templat rapat daring untuk siapa pun yang baru pertama kali dipercaya memimpin rapat atau membuat notulen, mulai dari etika video call dan pemeriksaan kamera sampai cara menulis dan membagikannya. Papan tulisnya memuat aturan kehadiran (kamera menyala atau tidak, keterlambatan, perekaman), pemeriksaan gambar, suara, dan tempat, alur dari lima menit sebelum sampai tiga puluh menit sesudah, tiga jenis rapat yang dibandingkan (rapat mingguan, kunjungan klien pertama, sesi penjelasan untuk pihak luar), serta retrospektif KPT tiga kolom (Keep, Problem, Try). Papan tugas berjalan dari Terjadwal → Persiapan → Berlangsung → Notulen dibagikan → Perbaikan, dengan lima tugas induk, yaitu menyiapkan koneksi, mengirim agenda lebih awal, memandu jalannya rapat, membagikan notulen hari itu juga, dan meninjau sebulan sekali, beserta 13 subtugas yang semuanya belum dikerjakan. Karena satu rapat berjalan dalam satu kartu dari persiapan sampai notulen dibagikan, Anda tahu langkah berikutnya meski ada tamu dari luar, dan notulen tidak lagi tertunda ke hari berikutnya.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Etika dan Alur Rapat Daring
Cara pakai: 1. Tetapkan aturan → 2-4. Periksa gambar, suara, dan tempat → 5. Jalankan alurnya → 7. Tinjau dengan KPT
1. Aturan Kehadiran (kamera, keterlambatan, rekaman)
- Yang harus diputuskan hari ini mis.) Tetapkan materi untuk pameran bulan depan, rencana A atau rencana B. Tidak ada yang dibawa pulang.
- Kapan kamera dinyalakan - Rapat rutin internal, nyala 30 detik pertama saat menyapa - Rapat dengan tamu luar, nyala sampai selesai - Yang bekerja dari rumah boleh mematikan kamera saat ruangannya dipakai keluarga
- Kalau terlambat atau ada gangguan - Terlambat lima menit? Tulis satu baris di chat sebelum masuk - Kalau suara putus, pindah ke telepon (nomornya ada di undangan)
- Cara meminta izin merekam Sebagai aturan, rapat dengan tamu luar tidak direkam. Kalau hari itu tetap direkam, mintalah izin secara lisan sekaligus lewat chat di awal rapat, dan sebutkan tempat penyimpanan berkasnya.
2. Gambar (bagaimana Anda terlihat)
- Sejajarkan kamera dengan mata. Ganjal laptop dengan buku setinggi 20 cm
- Cahaya datang dari depan wajah. Jendela di belakang membuat wajah jadi siluet
- Kalau ada tamu luar, ubah nama tampilan menjadi PT Sukses Jaya - Dwi Lestari
3. Suara (bagaimana Anda terdengar)
- Pakai mikrofon headset. Mikrofon bawaan laptop mudah menangkap gema ruangan
- Selain yang bicara, semua membisukan mikrofon. Hafalkan pintasan untuk membuka bisu
- Tarik napas sebelum bicara. Dua detik pertama tidak sampai ke lawan bicara
4. Tempat dan Latar (apalagi dengan tamu luar)
- Di rumah, pakai dinding polos atau efek buram. Jangan tampilkan keluarga dan jemuran
- Matikan notifikasi komputer sebelum mulai. Nama orang muncul di layar bersama
- Jangan ikut dari kafe atau dalam perjalanan. Kalau terpaksa, sampaikan lebih dulu
5. Dari Lima Menit Sebelum sampai Tiga Puluh Menit Sesudah (urutan sama setiap kali)
- 1. 5 menit sebelum | Masuk dan periksa koneksi Masuk lebih dulu, uji berbagi layar dan suara, lalu bertukar sapa dengan yang datang awal. Jangan baru menguji koneksi saat jam mulai.
- 2. Menit 0 | Sebutkan tujuan dan jam selesai Umumkan satu keputusan hari itu dan jam selesainya dalam dua menit pertama, lalu sebut nama pencatat dan penjaga waktu.
- 3. Menit 5 | Tampilkan materi dan ajukan pokok soal Jangan membacakan materi yang sudah dikirim. Tampilkan hanya pokok yang belum diputuskan, lalu mulailah dengan pertanyaan.
- 4. Pertengahan | Panggil peserta per nama Jangan melempar ke semua orang. Sebut namanya, misalnya Pak Bayu, bagaimana menurut Anda. Panggil lebih dulu yang kameranya mati.
- 5. Sisa 5 menit | Bacakan keputusan dan tugas Ucapkan keputusan, penanggung jawab, dan tenggatnya, lalu tampilkan dalam bentuk tulisan di layar bersama sebelum menutup.
- 6. 30 menit sesudah | Kirim notulen Tulis hanya tiga hal, yaitu keputusan, penanggung jawab, dan tenggat, lalu kirim ke semua orang. Teruskan teks yang sama kepada yang absen.
6. Menurut Jenis Rapat (rutin mingguan, pertemuan klien pertama, paparan ke pihak luar)
| Tujuan | Yang dikirim lebih dulu | Pembagian waktu | Setelah selesai | |
|---|---|---|---|---|
| Rutin mingguan (30 menit) | Menyamakan progres dan membuka kendala Batasi pada satu keputusan | Agenda dan angka progres pukul 17.00 sehari sebelumnya Setiap orang menulis tiga baris di chat lebih dulu | Laporan 10 menit, diskusi 15 menit, konfirmasi 5 menit Kalau ada tugas tersisa, tentukan pemilik dan tenggat saat itu juga | Tiga baris keputusan dan penanggung jawab di chat Sepakati satu agenda untuk pertemuan berikutnya |
| Pertemuan klien pertama (45 menit) | Mendengarkan sampai tuntas apa yang mereka keluhkan Penawaran boleh menunggu pertemuan berikutnya | Profil perusahaan dan agenda lewat surel Pastikan nama dan jabatan peserta dari pihak mereka | Perkenalan 5 menit, mendengarkan 30 menit, janji berikutnya 10 menit Porsi bicara mereka 7, Anda 3 | Surel terima kasih dan notulen di hari yang sama Tawarkan dua tanggal untuk pertemuan berikutnya |
| Paparan ke pihak luar (60 menit) | Menyampaikan perubahan spesifikasi yang sama kepada semua Menampung semua pertanyaan di tempat | Kirim materi dalam PDF tiga hari kerja sebelumnya Kirim panduan uji koneksi sehari sebelumnya | Paparan 30 menit, tanya jawab 20 menit, rangkuman 10 menit Terima pertanyaan lewat chat juga lalu bacakan | Notulen di hari yang sama, materi paling lambat hari kerja berikutnya Pertanyaan yang belum terjawab dibalas dengan tenggat |
7. Retrospektif Rapat (KPT)
Keep (yang diteruskan)
- Agenda dan materi terkirim sebelum pukul 17.00 sehari sebelumnya. Di hari-H kami hanya membahas pokok yang terbuka
- Kami membacakan keputusan dan tugas di lima menit terakhir dan mengirim notulen di hari yang sama
Problem (yang menghambat)
- Berbagi layar tidak muncul dan lima menit pertama habis untuk memeriksa koneksi
- Dua orang mendominasi bicara dan tiga orang berkamera mati diam sampai akhir
Try (yang dicoba berikutnya)
- Buka semua yang akan dibagikan dalam satu layar sebelum rapat dimulai
- Di pertengahan, panggil lebih dulu peserta berkamera mati dengan menyebut namanya
Isi papan tugas
Terjadwal 18 item
Siapkan koneksi
Fondasi dulu, isi belakangan. Menit yang hilang karena gambar tak muncul atau suara tak terdengar dikalikan jumlah peserta.
Uji mikrofon, kamera
Buka ruang rapat sendirian sehari sebelumnya, rekam, lalu nilai sendiri besar suara dan terang wajah Anda.
Rapikan latar
Pasang kamera di posisi yang tidak menangkap keluarga dan berkas, lalu pastikan wajah Anda tidak jatuh ke bayangan.
Siapkan cadangan
Catat nomor telepon dan kuota ponsel yang dipakai saat koneksi putus; kalau Anda pemandunya, tunjuk juga penggantinya.
Kirim agenda awal
Jangan biarkan orang membaca di hari-H. Kalau agenda dan materi sudah sampai lebih dulu, waktu rapat habis untuk diskusi saja.
Kirim agenda H-1
Tulis tujuan, tiga agenda, durasi, dan hal yang akan diputuskan di badan surel, bukan di lampiran, lalu kirim sebelum pukul 17.00 sehari sebelumnya; sebutkan zona waktunya (WIB, WITA, WIT) dan hindari jam salat saat memilih jadwal.
Bagikan materi awal
Kirim materi paparan tiga hari kerja sebelumnya untuk tamu luar dan sehari sebelumnya untuk internal; anggap berbagi layar hanya pelengkap.
Bagi tiga peran
Tentukan pemandu, pencatat, dan penjaga waktu sejak awal dan tulis namanya di undangan (kalau dirangkap, notulennya jadi tipis).
Jalankan satu alur
Urutan yang sama setiap kali membuat Anda tenang meski ada tamu luar. Alurnya ambil apa adanya dari bagian 5 papan tulis.
Masuk 5 menit awal
Pasang pengatur waktu lima menit sebelum mulai, periksa sekali layar yang akan dibagikan dan suaranya, lalu menunggu.
Sebutkan tujuannya
Tulis satu keputusan dan jam selesai di catatan di depan Anda, lalu beri centang begitu keduanya sudah Anda ucapkan.
Panggil per nama
Letakkan daftar nama peserta di depan Anda, tandai yang belum bicara, dan panggil setiap orang sebelum pertengahan.
Kirim notulen hari-H
Besok ingatan dan semangatnya sudah dingin. Cukup keputusan dan tugas, tetapi tuliskan dan kirim di hari yang sama.
Catat keputusannya
Jangan menyalin ucapan. Batasi pada tiga hal, yaitu apa yang diputuskan, siapa penanggung jawabnya, dan kapan tenggatnya, cukup lima menit.
Kirim dalam 30 menit
Kosongkan 30 menit tepat setelah rapat untuk menyusun notulen, dan kirim teks yang sama kepada yang berhalangan hadir.
Tinjau tiap bulan
Jangan dibiarkan berjalan begitu saja. Hitung jumlah dan jam rapat di akhir bulan, lalu pilih satu yang dihapus dan satu yang dipersingkat.
Hitung jam rapat
Hitung jumlah rapat dan total jamnya di akhir bulan, lalu tinggalkan satu baris di kolom perbaikan (tanpa angka, tidak ada bahan untuk memangkas).
Hapus satu rapat
Buat daftar rapat rutin di akhir bulan, pilih satu yang beberapa kali hanya berisi laporan, lalu bicarakan dengan penyelenggaranya.
