Tim & SDM
Peta Orang di Kantor: Tahu Harus Bertanya kepada Siapa
Pemula | 1 halaman papan tulis · Papan tugas 4 kolom (5 tugas induk, 13 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Templat Peta Orang di Kantor membantu karyawan baru di tim yang belum dikenal untuk tahu harus bertanya kepada siapa untuk tiap urusan sejak pekan pertama. Papan tulis memuat aturan dalam meminta bantuan, peta orang bergaya mind map yang bercabang dari tim sendiri ke unit pendukung dan narahubung di luar kantor, tabel 3x3 berisi orang pertama dan cadangan untuk tiap jenis masalah, kerangka 5W1H untuk menyusun pertanyaan, serta matriks prioritas berdasarkan seberapa sering Anda bekerja sama. Papan tugas memiliki empat kolom — Tahu namanya, Pernah mengobrol, Bisa dimintai bantuan, dan Pernah bekerja sama — serta dimulai dengan lima tugas induk dan 13 subtugas, dari mendaftar orang hingga menjaga kontak rutin. Dengan membuat satu kartu per orang dan menggesernya ke kanan seiring hubungan terasa makin mudah, Anda tidak lagi mencari bantuan saat sudah telanjur buntu, dan dalam setengah tahun tiap bidang punya satu orang yang bisa ditanya tanpa sungkan.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Peta Orang di Kantor
Cara pakai: 1. Tetapkan aturan meminta bantuan 2. Isi peta orang 3. Pilih tempat bertanya per masalah 4. Susun pertanyaan dengan 5W1H lalu jalankan sesuai urutan
1. Cara Anda bersandar pada orang lain (bertanya bagian dari pekerjaan, dan dibalas)
- Yang ingin Anda capai dalam enam bulan Satu orang yang bisa ditanya tanpa sungkan di tiap dari tiga bidang
- Aturan kontak dan pencatatan - Sapa lebih dulu tiga orang terdekat begitu tiba - Sapa yang lebih senior dengan Pak atau Bu, rekan sebaya dengan Mas atau Mbak - Tiap kartu memuat meja, cakupan tugas, dan saluran
- Kapan bertanya dan kapan tidak - Cari sendiri sepuluh menit, lalu bertanya - Kalau sudah dua hari ditunda, tanyakan hari ini - Maksimal tiga pertanyaan sehari ke orang yang sama
- Balas pada hari yang sama Jangan berhenti di ucapan terima kasih, kembalikan yang Anda pelajari Tulis langkahnya dan berikan kepada karyawan baru berikutnya
2. Peta orang Anda (tim sendiri, tim sebelah, unit pendukung, luar kantor)
- Peta orang
di kantor
- Tim sendiri Atasan dan 5 rekan
- Tim sebelah Mengirim kerja tiap pekan
- Unit pendukung Umum, SDM, TI
- Keuangan dan legal Pemegang tenggat waktu
- Narahubung luar Klien dan lokasi kerja
- Seangkatan dan senior 3 seangkatan, 1 senior
3. Tempat bertanya per jenis masalah (tentukan sebelum tersendat)
| Masalah yang konkret | Orang pertama | Cadangan | |
|---|---|---|---|
| Cara kerja | Belum tahu serinci apa estimasi dibuat Seberapa detail notulen ditulis | Rizki, tahun ketiga, meja sebelah Luang sebelum pukul 10 pagi | Bu Dewi, atasan saya, di pertemuan mingguan Semua yang perlu keputusan naik ke sini |
| Sistem dan akses | Tidak bisa terhubung ke jaringan luar Tidak punya izin di folder bersama | Nadia dari meja bantuan TI Kanal chat bantuan paling cepat | Senior di tim sendiri Ada yang mengatur hal sama bulan lalu |
| Administrasi | Tenggat klaim biaya dan cara mengisinya Cara mengajukan cuti dan mencatat jam | Biaya, Pak Agus di Keuangan (ekstensi 201) Cuti dan jam, Putri di SDM | Siti, tahun kedua, tim yang sama Bisa menunjukkan formulir tahun lalu |
4. Menyusun pertanyaan (5W1H)
- Satu hal yang akan ditanyakan
- What Apa Belum tahu serinci apa estimasi dibuat
- Why Mengapa Kalau tidak mulai hari ini, tenggat lewat
- Who Kepada siapa Rizki, orang pertama di tabel
- When Kapan Sebelum pukul 10 pagi, saat dia luang
- Where Di mana Datangi meja kalau rumit, chat kalau singkat
- How Bagaimana Yang sudah dicek → yang membuat tersendat → yang perlu diputuskan
5. Siapa yang disapa pekan ini
Sumbu vertikal: Seberapa jarang Anda bicara / Sumbu horizontal: Seberapa sering bekerja bersama
- Tunggu dulu Interaksi sedikit dan belum pernah berkenalan. Tunggu pertemuan seluruh kantor atau acara tim, dan jangan pakai waktu untuk ini pekan ini.
- Sapa lebih dulu Permintaan datang tiap pekan tetapi belum pernah bicara. Datangi mejanya pekan ini, sebut nama dan tugas Anda, lalu tanyakan cara menghubungi.
- Mampir sesekali Sudah pernah bicara, tetapi jarang berpapasan. Sapaan sebulan sekali dan sepatah kata saat berpapasan cukup menjaga hubungan.
- Perdalam hubungan Bekerja bersama tiap hari dan mengobrol pun mudah. Bawa satu pertanyaan kerja yang nyata, lalu geser kartu ke kolom Bisa dimintai bantuan.
Isi papan tugas
Tahu namanya 18 item
Daftar orang
Kalau wajah dan nama belum cocok, Anda tidak bisa menentukan tempat bertanya. Buat dulu kartu untuk semua orang agar terlihat sekaligus.
Kartu tim sendiri
Berbekal denah tempat duduk dan bagan organisasi, buat satu kartu per rekan setim dan jajarkan di kolom Tahu namanya.
Tambah narahubung
Catat tim yang Anda kirimi permintaan atau tempat Anda mengonfirmasi sesuatu, lalu buat kartu untuk satu narahubung di tiap tim.
Cocokkan nama-wajah
Lihat foto di direktori karyawan, tulis letak meja pada keterangan kartu, dan sapa orangnya keesokan pagi.
Cek siapa urus apa
Nama jabatan tidak memberi tahu apa yang bisa dititipkan kepada seseorang. Pastikan cakupan tugas yang sebenarnya sebelum menentukan tempat bertanya.
Telusuri bagan
Periksa tanggung jawab tiap tim di bagan organisasi dan portal internal, lalu tambahkan satu baris di keterangan kartu.
Tanya atasan
Pada pertemuan mingguan, tanyakan siapa yang memutuskan pada tiga hal yang sedang berjalan, dan catat terpisah siapa pemutus dan siapa pelaksana.
Tentukan narahubung
Mencari bantuan setelah tersendat menghabiskan berjam-jam. Tentukan lebih dulu orang pertama untuk tiap jenis masalah.
Daftar 5 hambatan
Tulis lima momen sebulan terakhir saat pekerjaan Anda berhenti, lalu pilah menjadi cara kerja, sistem, dan urusan administrasi.
Pilih orang pertama
Untuk tiap jenis masalah, pilih tepat satu orang yang disapa lebih dulu, lalu tulis nama dan salurannya di tabel.
Pilih cadangan
Pilih satu cadangan untuk tiap jenis masalah, untuk saat pilihan pertama tidak ada atau sibuk, agar Anda tidak menunggu.
Perkenalkan diri
Sulit bertanya kepada orang yang tidak mengingat Anda. Perkenalkan nama dan bidang pekerjaan Anda lebih dulu.
Perkenalan 1 menit
Di pertemuan pagi, sampaikan tiga hal dalam satu menit, yaitu pekerjaan Anda, pengalaman sebelumnya, dan hal yang nanti perlu dibantu.
Datang menyapa
Pamit dulu kepada atasan, lalu temui tiap narahubung untuk menyebut nama dan tugas Anda serta menyepakati cara menghubungi (maksimal dua orang sehari).
Jaga kontak rutin
Sekali mengobrol belum membuat seseorang mudah dimintai bantuan. Jaga kontak kecil tetapi rutin, dan geser kartu ke kanan.
Mengobrol tiap pekan
Sekali sepekan, saat makan siang atau di dekat mesin kopi, ajak bicara sebentar rekan yang belum pernah Anda ajak mengobrol.
Balas bantuan
Saat seseorang mengajari Anda, laporkan hasilnya pada hari yang sama agar tetap mudah kembali bertanya kepadanya.
Perbarui peta
Di akhir bulan, tinjau peta orang dan tabel, lalu geser ke kanan kartu orang yang benar-benar menolong Anda.
