Équipe & RH
Carte des personnes au bureau : à qui demander quoi
Débutant | 1 page de tableau blanc · Tableau des tâches à 4 colonnes (5 tâches parentes, 13 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Le modèle Carte des personnes au bureau aide une nouvelle recrue à savoir à qui demander quoi dès la première semaine dans une équipe. Le tableau blanc réunit vos règles pour demander de l'aide, une carte mentale des personnes qui va de votre équipe aux fonctions support et aux contacts extérieurs, un tableau 3x3 avec le premier interlocuteur et son remplaçant par type de problème, un schéma 5W1H pour préparer la demande et une matrice de priorité selon la fréquence de collaboration. Le tableau de tâches compte quatre colonnes — Nom connu, Déjà parlé, Je peux lui demander et Avons travaillé ensemble — et démarre avec cinq tâches parentes et 13 sous-tâches, de lister les personnes à créer un contact régulier. En créant une carte par personne et en la déplaçant vers la droite à mesure que la relation devient plus facile, vous cessez de chercher de l'aide une fois bloqué et gardez un interlocuteur de confiance dans chaque domaine.
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Aperçu du tableau blanc
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Carte des personnes
Mode d'emploi : 1. Fixez vos règles pour demander de l'aide 2. Remplissez la carte des personnes 3. Choisissez à qui demander selon le problème 4. Préparez la demande avec 5W1H et suivez l'ordre
1. Comment vous appuyer sur les autres (demander fait partie du travail, et cela se rend)
- Où vous voulez être dans six mois Une personne à qui demander librement dans chacun des trois domaines
- Règles de contact et de notes - Saluez les trois personnes autour de vous en arrivant - Chaque carte porte le bureau, le périmètre et le canal
- Quand demander et quand s'abstenir - Cherchez dix minutes, puis demandez - Si vous repoussez depuis deux jours, demandez aujourd'hui - Pas plus de trois questions par jour à la même personne
- Rendez la pareille le jour même Ne vous arrêtez pas au merci, rendez ce qu'on vous a appris Notez les étapes et transmettez-les au prochain arrivant
2. Votre carte des personnes (votre équipe, équipes voisines, fonctions support, extérieur)
- Carte des
personnes
- Mon équipe Le manager et 5 collègues
- L'équipe d'à côté Envoie du travail chaque semaine
- Fonctions support Services généraux, RH, informatique
- Finance et juridique Ils tiennent les échéances
- Contacts extérieurs Clients et missions sur site
- Pairs et mentors 3 de ma promo, 1 collègue expérimenté
3. À qui demander selon le problème (décidez-le avant d'être bloqué)
| Le problème précis | Première personne | Remplaçant | |
|---|---|---|---|
| Façons de travailler | Je ne sais pas à quel niveau de détail chiffrer Combien détailler un compte rendu | Camille, 3 ans d'ancienneté, bureau voisin Libre avant 10 h | Julien, mon manager, au point hebdomadaire Tout ce qui demande un arbitrage monte ici |
| Systèmes et accès | Impossible de joindre le réseau externe Aucun droit sur le dossier partagé | Sarah, au support informatique Le canal de chat d'assistance est le plus rapide | Un collègue expérimenté de mon équipe Quelqu'un a fait la même configuration le mois dernier |
| Démarches et formulaires | Échéances des notes de frais et façon de les saisir Comment poser des congés et déclarer ses heures | Frais, Thomas à la Finance (poste 201) Congés et heures, Claire aux RH | Léa, 2 ans d'ancienneté, même équipe Elle me montre le formulaire de l'an dernier |
4. Construire la demande (5W1H)
- La demande que vous allez faire
- What Quoi Je ne sais pas à quel niveau de détail chiffrer
- Why Pourquoi Si je ne commence pas aujourd'hui, je rate l'échéance
- Who À qui Camille, la première personne du tableau
- When Quand Je la vois avant 10 h, quand elle est libre
- Where Où À son bureau si c'est compliqué / par chat si c'est court
- How Comment Ce que j'ai vérifié, où je bloque, ce qu'il faut décider
5. Qui aborder cette semaine
Axe vertical : À quel point vous ne vous êtes pas parlé / Axe horizontal : Fréquence de travail en commun
- Attendre pour l'instant Peu de contact et pas encore de présentations. Attendez une réunion générale ou un événement d'équipe, et n'y consacrez pas de temps cette semaine.
- Saluer en priorité Des demandes arrivent chaque semaine et vous ne vous êtes toujours pas parlé. Allez à son bureau cette semaine, vouvoyez tant que le tutoiement n'est pas proposé, donnez votre nom et votre périmètre, et convenez du canal de contact.
- Passer de temps en temps Vous vous êtes parlé, mais vous vous croisez peu. Un bonjour par mois et un mot en passant suffisent à entretenir la relation.
- Approfondir Vous travaillez ensemble tous les jours et la parole est facile. Apportez une vraie question de travail et déplacez la carte vers Je peux lui demander.
Contenu du tableau des tâches
Nom connu 18 éléments
Lister les personnes
Si les visages et les noms ne collent pas, impossible de choisir à qui demander. Mettez d'abord tout le monde sur une carte pour voir l'ensemble d'un coup d'œil.
Lister l'équipe
Avec le plan des bureaux et l'organigramme sous les yeux, créez une carte par collègue et alignez-les dans la colonne Nom connu.
Ajouter les contacts
Notez les équipes à qui vous envoyez des demandes ou des vérifications, et créez une carte pour l'interlocuteur de chacune.
Relier nom et visage
Regardez les photos dans l'annuaire interne, notez sur la carte où chacun est assis, et saluez-le le lendemain matin.
Cerner les rôles
Un intitulé de poste ne dit pas ce qu'une personne peut prendre en charge. Vérifiez le périmètre réel avant de choisir à qui demander.
Lire l'organigramme
Vérifiez sur l'organigramme et l'intranet ce dont chaque équipe répond, et ajoutez une ligne à ce sujet sur la carte.
Voir avec le manager
Lors du point hebdomadaire, demandez qui décide sur trois sujets en cours, et notez séparément qui décide et qui exécute.
Choisir à qui parler
Chercher de l'aide une fois bloqué fait fondre les heures. Décidez à l'avance la première personne à voir pour chaque type de problème.
Lister 5 blocages
Notez cinq moments du dernier mois où vous êtes resté bloqué, et classez-les en façons de travailler, systèmes et démarches.
Nommer le premier
Pour chaque type de problème, choisissez une seule personne à voir en premier, et inscrivez son nom et son canal dans le tableau.
Nommer un remplaçant
Choisissez un remplaçant par type de problème, pour les jours où la première personne est absente ou débordée, afin de ne pas attendre.
Se présenter
Difficile de demander à quelqu'un qui ne se souvient pas de vous. Faites d'abord circuler votre nom et votre périmètre.
Se présenter en bref
À la réunion quotidienne, dites trois choses en une minute, ce dont vous vous occupez, ce que vous faisiez avant et sur quoi vous aurez besoin d'aide.
Aller dire bonjour
Prévenez votre manager, puis passez voir chaque interlocuteur pour donner votre nom et votre périmètre et convenir du canal de contact (deux par jour au maximum).
Garder le contact
Une seule conversation ne rend personne facile à solliciter. Gardez un contact court et régulier, et faites glisser les cartes vers la droite.
Papoter une fois
Une fois par semaine, au déjeuner ou près de la machine à café, lancez une courte conversation avec quelqu'un à qui vous n'avez pas encore parlé.
Rendre l'aide reçue
Quand quelqu'un vous apprend quelque chose, donnez-lui le résultat le jour même, pour qu'il reste facile de revenir vers cette personne.
Actualiser la carte
En fin de mois, revoyez la carte des personnes et le tableau, et déplacez vers la droite les cartes de ceux qui vous ont vraiment dépanné.
