Equipa e Pessoas
Mapa de pessoas da empresa: saber a quem perguntar o quê
Iniciante | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 4 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
O modelo Mapa de pessoas da empresa ajuda quem chega a uma equipa nova a perceber a quem perguntar o quê logo na primeira semana. O quadro reúne as tuas regras para pedir ajuda, um mapa mental de pessoas que vai da tua equipa às áreas de apoio e aos contactos externos, uma tabela de 3x3 com a primeira pessoa e o substituto para cada tipo de problema, um esquema 5W1H para preparar o pedido e uma matriz de prioridade conforme a frequência com que trabalham juntos. O quadro de tarefas tem quatro colunas — Nome conhecido, Já falámos, Posso pedir ajuda e Já trabalhámos juntos — e começa com cinco tarefas principais e 13 subtarefas, de listar as pessoas até criar contacto regular. Ao fazer um cartão por pessoa e movê-lo para a direita à medida que a relação fica mais fácil, deixas de procurar ajuda já bloqueado e ficas com alguém de confiança em cada área.
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Mapa de pessoas
Como usar: 1. Define as regras para pedir ajuda 2. Preenche o mapa de pessoas 3. Escolhe a quem recorrer por problema 4. Prepara o pedido com 5W1H e segue a ordem
1. Como te apoias nos outros (pedir ajuda faz parte do trabalho e retribui-se)
- Onde queres estar daqui a seis meses Uma pessoa a quem perguntar à vontade em cada uma das três áreas
- Regras de contacto e de registo - Cumprimenta as três pessoas mais próximas ao chegar - Cada cartão leva lugar, função e canal
- Quando perguntar e quando não - Procura dez minutos e depois pergunta - Se já adiaste dois dias, pergunta hoje - Nunca mais de três pedidos por dia à mesma pessoa
- Retribui no mesmo dia Não fiques pelo obrigado, devolve aquilo que te ensinaram Escreve os passos e passa-os a quem entrar a seguir
2. O teu mapa de pessoas (equipa, equipas vizinhas, áreas de apoio, exterior)
- Mapa de
pessoas
- A minha equipa Chefe e 5 colegas
- Equipa ao lado Manda trabalho todas as semanas
- Áreas de apoio Serviços gerais, RH, informática
- Financeira e jurídica São donas dos prazos
- Contactos externos Clientes e trabalho nas instalações deles
- Colegas e mentores 3 da minha entrada, 1 sénior
3. A quem perguntar por tipo de problema (decide antes de ficares preso)
| O problema concreto | Primeira pessoa | Alternativa | |
|---|---|---|---|
| Formas de trabalhar | Não sei que detalhe leva uma estimativa Quanto se escreve numa ata de reunião | Rita, terceiro ano, secretária ao lado Livre antes das 10 da manhã | Nuno, o meu chefe, na reunião semanal Aqui sobe tudo o que exige uma decisão |
| Sistemas e acessos | Não consigo ligar-me à rede externa Sem permissões na pasta partilhada | Sofia, do balcão de informática O canal de chat de apoio é o mais rápido | Um sénior da minha própria equipa Alguém fez a mesma configuração no mês passado |
| Burocracia e impressos | Prazos das despesas e como as entregar Como pedir férias e registar horas | Despesas, Tiago da Financeira (ext. 201) Férias e horas, Marta dos RH | Inês, segundo ano, mesma equipa Mostra-me o impresso do ano passado |
4. Preparar o pedido (5W1H)
- O pedido que vais fazer agora
- What O quê Não sei que detalhe leva uma estimativa
- Why Porquê Se não começar hoje, não chego ao prazo
- Who A quem À Rita, a primeira pessoa da tabela
- When Quando Apanho-a antes das 10, quando está livre
- Where Onde Vou à secretária se for complexo / chat se for rápido
- How Como O que já vi, onde estou preso, o que preciso que decidam
5. Quem abordar esta semana
Eixo vertical: O pouco que já falaram / Eixo horizontal: Com que frequência trabalham juntos
- Esperar por agora Pouco contacto e ainda sem apresentações. Espera por uma reunião geral ou por um evento de equipa e não gastes tempo nisto esta semana.
- Cumprimentar já Chegam pedidos todas as semanas e ainda não falaram. Vai ter com essa pessoa esta semana, trata-a pelo nome próprio se for do teu nível e de forma mais formal se for chefia, diz quem és e de que tratas, e combinem como se contactam.
- Passar de vez em quando Já falaram, mas cruzam-se pouco. Um cumprimento por mês e uma palavra quando passas chegam para manter a relação viva.
- Aprofundar Trabalham juntos todos os dias e falar é fácil. Leva-lhe uma dúvida real de trabalho e move o cartão para a coluna Posso pedir ajuda.
Conteúdo do quadro de tarefas
Nome conhecido 18 itens
Listar as pessoas
Se as caras e os nomes não batem certo, não consegues decidir a quem recorrer. Põe primeiro toda a gente em cartões para veres tudo de uma vez.
Fichar a equipa
Com a planta dos lugares e o organograma à frente, faz um cartão por colega e alinha-os na coluna Nome conhecido.
Juntar os contactos
Anota as equipas a quem envias pedidos ou vais confirmar coisas e ficha a pessoa concreta com quem lidas em cada uma.
Ligar nome e cara
Vê as fotografias no diretório interno, aponta no cartão onde cada pessoa se senta e cumprimenta-a na manhã seguinte.
Ver quem faz o quê
O cargo não diz de que é que alguém se pode encarregar. Confirma o âmbito real antes de decidires a quem perguntas.
Ler o organograma
Confirma no organograma e na intranet por que é que cada equipa responde e acrescenta uma linha sobre isso no cartão.
Perguntar à chefia
Na reunião semanal, pergunta quem decide em três assuntos em curso e regista à parte quem decide e quem executa.
Definir a quem ir
Procurar ajuda já depois de estares preso consome horas. Decide à partida a primeira pessoa para cada tipo de problema.
Listar 5 bloqueios
Aponta cinco momentos do último mês em que ficaste parado e arruma-os em formas de trabalhar, sistemas e burocracia.
Escolher o primeiro
Para cada tipo de problema escolhe uma única pessoa a quem ir primeiro e escreve o nome e o canal na tabela.
Escolher um suplente
Escolhe um suplente por tipo de problema, para quando a primeira opção estiver ausente ou ocupada, e nunca ficas à espera.
Apresentar-te
Custa pedir a quem não se lembra de ti. Faz circular primeiro o teu nome e aquilo de que tratas.
Falar 1 minuto
Na reunião diária conta três coisas em um minuto, de que tratas, o que fazias antes e em que vais precisar de ajuda.
Ir cumprimentar
Avisa primeiro a chefia e vai ter com cada contacto para dar o teu nome e a tua área e combinar como se contactam (duas pessoas por dia, no máximo).
Manter o contacto
Uma única conversa não torna ninguém fácil de consultar. Mantém o contacto pequeno e regular e vai movendo os cartões para a direita.
Conversar 1 vez
Uma vez por semana, ao almoço ou junto à máquina do café, puxa uma conversa curta com alguém com quem ainda não falaste.
Retribuir a ajuda
Quando alguém te ensinar alguma coisa, dá notícia do resultado nesse mesmo dia, para continuar fácil voltar a essa pessoa.
Atualizar o mapa
No fim do mês revê o mapa de pessoas e a tabela, e move para a direita os cartões de quem te safou mesmo.
