Team & Personal
Kollegen-Landkarte: Wen Sie wonach fragen können
Einsteiger | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 4 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Die Vorlage Kollegen-Landkarte hilft neuen Mitarbeitenden in einem unbekannten Team, schon in der ersten Woche zu klären, wen sie wonach fragen können. Das Whiteboard enthält Ihre Regeln fürs Fragen, eine Mindmap der Personen vom eigenen Team über die Support-Bereiche bis zu externen Kontakten, eine 3x3-Tabelle mit erster und zweiter Ansprechperson je Problemart, ein 5W1H-Schema für die Frage und eine Prioritätenmatrix nach Häufigkeit der Zusammenarbeit. Das Aufgabenboard hat vier Spalten — Name bekannt, Schon gesprochen, Kann ich fragen und Zusammen gearbeitet — und startet mit fünf Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, von Personen auflisten bis regelmäßigen Kontakt aufbauen. Wer pro Person eine Karte anlegt und sie nach rechts schiebt, sobald der Kontakt leichter fällt, sucht nicht mehr mitten im Problem nach Hilfe und hat nach einem halben Jahr in jedem Bereich eine feste Ansprechperson.
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Kollegen-Landkarte
So gehen Sie vor: 1. Regeln fürs Fragen festlegen 2. Landkarte füllen 3. Ansprechpartner je Problemart wählen 4. Frage mit 5W1H bauen und der Reihe nach ansprechen
1. Wie Sie sich auf andere stützen (Fragen gehört zur Arbeit, und man gibt zurück)
- Wo Sie in einem halben Jahr stehen wollen In jedem der drei Bereiche eine Person, die Sie ohne Zögern fragen können
- Regeln für Kontakt und Notizen - Beim Ankommen drei Personen in der Nähe grüßen - Jede Karte nennt Platz, Zuständigkeit und Kanal
- Wann fragen und wann nicht - Zehn Minuten selbst suchen, dann fragen - Zwei Tage aufgeschoben heißt heute fragen - Höchstens drei Fragen pro Tag an dieselbe Person
- Am selben Tag zurückgeben Nicht beim Danke stehen bleiben, sondern Gelerntes weitergeben Die Schritte notieren und der nächsten neuen Person übergeben
2. Ihre Kollegen-Landkarte (eigenes Team, Nachbarteams, Servicebereiche, extern)
- Kollegen-
Landkarte
- Eigenes Team Führungskraft und 5 Kollegen
- Nachbarteam Schickt wöchentlich Arbeit
- Servicebereiche Verwaltung, HR, IT
- Finanzen und Recht Bestimmen die Fristen
- Externe Kontakte Kunden und Einsätze vor Ort
- Jahrgang und Mentoren 3 aus meinem Jahrgang, 1 Senior
3. Wen Sie wobei fragen (vor dem Feststecken festlegen)
| Das konkrete Problem | Erste Ansprechperson | Ersatz | |
|---|---|---|---|
| Arbeitsweise | Wie fein muss eine Schätzung sein Wie ausführlich wird ein Protokoll | Lena, drittes Jahr, Platz nebenan Vor 10 Uhr hat sie Zeit | Herr Bauer, meine Führungskraft, im Wochengespräch Alles mit Entscheidungsbedarf geht hierhin |
| Systeme und Zugänge | Kein Zugang zum externen Netz Keine Rechte auf dem gemeinsamen Ordner | Sabine vom IT-Service Der Chat-Kanal der Hotline ist am schnellsten | Ein Senior aus dem eigenen Team Jemand hat das letzten Monat eingerichtet |
| Formulare und Anträge | Fristen und Form der Spesenabrechnung Urlaub beantragen und Zeiten buchen | Spesen, Herr Weber aus der Buchhaltung (intern 201) Urlaub und Zeiten, Frau Krüger aus der Verwaltung | Jonas, zweites Jahr, gleiches Team Zeigt mir den Antrag vom letzten Jahr |
4. Die Frage bauen (5W1H)
- Die Frage, die jetzt ansteht
- What (Was) Wie fein muss eine Schätzung sein
- Why (Warum) Ohne Start heute reiße ich die Frist
- Who (Wer) Lena, die erste Ansprechperson aus der Tabelle
- When (Wann) Vor 10 Uhr ansprechen, dann hat sie Zeit
- Where (Wo) Bei Komplexem an den Platz gehen / Kurzes per Chat
- How (Wie) Was ich geprüft habe, wo es hakt, was entschieden werden muss
5. Wen Sie diese Woche ansprechen
Senkrechte Achse: Wie wenig Sie gesprochen haben / Waagerechte Achse: Wie oft Sie zusammenarbeiten
- Vorerst abwarten Wenig Berührung und noch keine Vorstellung. Warten Sie auf eine Betriebsversammlung oder ein Teamevent und investieren Sie diese Woche keine Zeit.
- Zuerst begrüßen Jede Woche kommen Aufträge, gesprochen haben Sie noch nie. Gehen Sie diese Woche an den Platz, siezen Sie zunächst und wechseln Sie erst zum Du, wenn es angeboten wird, nennen Sie Namen und Aufgabe und klären Sie den Kontaktweg.
- Ab und zu vorbei Sie haben gesprochen, kreuzen sich aber selten. Ein Gruß im Monat und ein Wort im Vorbeigehen halten den Kontakt.
- Beziehung vertiefen Sie arbeiten täglich zusammen und reden leicht. Bringen Sie eine echte Arbeitsfrage mit und schieben Sie die Karte nach Kann ich fragen.
Inhalt des Aufgabenboards
Name bekannt 18 Einträge
Personen auflisten
Wenn Gesichter und Namen nicht zusammenpassen, können Sie niemanden auswählen. Legen Sie zuerst für jede Person eine Karte an, damit Sie alle auf einen Blick sehen.
Team-Karten anlegen
Legen Sie mit Sitzplan und Organigramm für jede Person im eigenen Team eine Karte an und stellen Sie sie in die Spalte Name bekannt.
Kontakte ergänzen
Notieren Sie die Teams, an die Sie Aufträge oder Rückfragen richten, und legen Sie für jeden Ansprechpartner eine Karte an.
Namen zuordnen
Sehen Sie sich die Fotos im internen Verzeichnis an, notieren Sie den Sitzplatz auf der Karte und grüßen Sie am nächsten Morgen.
Rollen klären
Ein Titel sagt nicht, was jemand übernehmen kann. Klären Sie den tatsächlichen Zuschnitt, bevor Sie Ihre Ansprechpartner festlegen.
Organigramm prüfen
Prüfen Sie im Organigramm und im Intranet, wofür jedes Team zuständig ist, und ergänzen Sie eine Zeile davon auf der Karte.
Führungskraft fragen
Fragen Sie im Wochengespräch bei drei laufenden Themen, wer entscheidet, und notieren Sie getrennt, wer entscheidet und wer umsetzt.
Wen fragen festlegen
Erst beim Feststecken zu suchen kostet Stunden. Legen Sie vorab fest, wen Sie bei welcher Art von Problem zuerst fragen.
5 Blocker sammeln
Notieren Sie fünf Momente aus dem letzten Monat, in denen es nicht weiterging, und sortieren Sie sie nach Arbeitsweise, Systemen und Formalitäten.
Erste Wahl festlegen
Legen Sie pro Problemart genau eine Person fest, die Sie zuerst ansprechen, und tragen Sie Name und Kanal in die Tabelle ein.
Ersatz benennen
Legen Sie pro Problemart einen Ersatz fest, falls die erste Wahl abwesend oder ausgelastet ist, damit Sie nie warten müssen.
Sich vorstellen
Wer sich nicht an Sie erinnert, ist schwer zu fragen. Bringen Sie Ihren Namen und Ihre Aufgabe zuerst in Umlauf.
1 Minute vorstellen
Sagen Sie im Daily in einer Minute drei Dinge, woran Sie arbeiten, was Sie vorher gemacht haben und wobei Sie Hilfe brauchen werden.
Kurz vorbeigehen
Sagen Sie Ihrer Führungskraft kurz Bescheid, gehen Sie dann bei jedem Ansprechpartner vorbei, nennen Sie Namen und Aufgabe und klären Sie den Kontaktweg (höchstens zwei pro Tag).
Kontakt halten
Ein einziges Gespräch macht niemanden zur Ansprechperson. Halten Sie den Kontakt klein und regelmäßig und schieben Sie die Karten nach rechts.
Wöchentlich plaudern
Sprechen Sie einmal pro Woche in der Mittagspause oder an der Kaffeemaschine kurz jemanden an, mit dem Sie noch nicht geredet haben.
Hilfe zurückgeben
Melden Sie der Person, die Ihnen geholfen hat, noch am selben Tag das Ergebnis, damit die nächste Frage genauso leichtfällt.
Karte aktualisieren
Sehen Sie am Monatsende Landkarte und Tabelle durch und schieben Sie die Karten derjenigen nach rechts, auf die Sie sich wirklich stützen konnten.
