Team & Personal
Das erste Mitarbeitergespräch: Ziele setzen und die Selbstbewertung über ein Halbjahr vorbereiten
Fortgeschrittene | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 4 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Fortgeschrittene: Namen von Methoden kommen vor, die wichtigsten Punkte werden aber auf dem Whiteboard erklärt. Orientieren Sie sich an den Ausfüllbeispielen und füllen Sie es aus, während Sie überlegen, was zu Ihrer Situation passt.
Die Vorlage für das erste Mitarbeitergespräch richtet sich an Berufseinsteiger im ersten oder zweiten Jahr und deckt das ganze Halbjahr ab, von der Zielvereinbarung bis zur Selbstbewertung. Das Whiteboard baut die Halbjahresziele mit GROW auf (Ziel, Ist-Stand, Optionen, erster Schritt) und führt weiter zu einem Journal mit einer Zeile pro Monat, einer Matrix, die die drei erzählenswerten Erfolge nach Wirkung und eigenem Anteil auswählt, dem Ablauf des Gesprächstags und einer letzten Reihe mit Terminen, unpassenden Formulierungen und Fragen, die Sie immer stellen. Das Aufgabenboard hat vier Spalten, von als Ziel gesetzt bis im Gespräch genannt, und startet mit fünf unangetasteten Hauptaufgaben, von der Zielvereinbarung bis zu den Zielen des nächsten Zyklus, wobei Sie den Rhythmus (halbjährlich oder jährlich) an den Ihres Teams anpassen. So gehen Sie mit einer Zahl und einem Beleg pro Erfolg ins Gespräch, statt am Abend vorher nach Beispielen zu suchen.
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Das erste Mitarbeitergespräch
So geht es: 1. Halbjahresziele mit GROW aufbauen → 2. Erfolge Monat für Monat ins Journal → 3. Die 3 Erfolge fürs Gespräch auswählen → 4. Am Tag selbst in dieser Reihenfolge sprechen
1. Die Halbjahresziele aufbauen (GROW)
Goal (Ziel und Messlatte)
- Anfragen allein bearbeiten 100 pro Monat ohne Kontrolle
- Die mit der Führungskraft vereinbarte Messlatte 5 Rückläufer oder weniger / Antwort in 3 Std.
Reality (Ist-Stand in Zahlen)
- Heute 42 pro Monat, 11 zurück Sechs Stunden bis zur Erstantwort
- Ich schätze zu knapp und melde mich am Stichtag Keine Gewohnheit, in Zahlen zu berichten
Options (was Sie ausprobieren können)
- Häufige Fragen in einen Leitfaden fassen und die Antwortzeit halbieren
- Zweimal pro Woche die Antworten einer erfahrenen Kollegin nachbauen
Will (was Sie zuerst tun)
- Jeden Freitag eine Leitfadenseite schreiben
- Diese Woche die 3 Ziele der Führungskraft zeigen
2. Journal Ziel × Tätigkeit × Ergebnis (eine Zeile pro Monat)
| Zugehöriges Ziel | Was Sie diesen Monat getan haben | Ergebnis (Zahlen) | Wo der Beleg liegt | |
|---|---|---|---|---|
| Mai | Ziel 1 Anfragen bearbeiten Noch mit Kontrolle durch die Kollegin | Erstantworten entworfen Zweimal pro Woche Formulierungen geprüft | 42 bearbeitet / 11 zurück Sechs Stunden bis zur Erstantwort | Geteilter Ordner Mai_Anfragen Drei Korrekturmails der Kollegin |
| Juni | Ziel 1 Anfragen bearbeiten Ziel 2 Leitfaden schreiben | 10 häufige Fragen in einen Leitfaden gefasst Antworten ohne Kontrolle verschickt | 88 bearbeitet / 3 zurück Zwei Stunden bis zur Erstantwort | Leitfaden FAQ_v1 (internes Wiki) Dankesmail der Abteilungsleitung |
| Juli | Ziel 2 Leitfaden schreiben Ziel 3 Protokolle | Leitfaden an zwei neue Kollegen übergeben Protokoll des Wochenmeetings übernommen | 2 Rückläufer der Neuen im ersten Monat Protokoll 5 von 5 Mal am selben Tag | Erste Bearbeitungsprotokolle der Neuen Fünf Protokolle (Ordner Wochenmeeting) |
3. Die Erfolge fürs Gespräch auswählen (Wirkung × eigener Anteil)
Senkrechte Achse: Wirkung (wem es wie stark genützt hat) / Waagerechte Achse: Ihr eigener Anteil (wie viel davon war Ihres)
- Kurz erwähnen Ein Teamergebnis, an dem Sie beteiligt waren. Ein Satz zu Ihrem Anteil genügt, mehr nicht.
- Ihre Kernerfolge Große Wirkung und großer eigener Anteil. Von hier nehmen Sie die drei Erfolge fürs Gespräch.
- Weglassen Im Gespräch nicht ansprechen. Im Journal behalten, als Material für die Ziele des nächsten Zyklus.
- Als Kniff erzählen Klein im Umfang, aber Ihre eigene Idee. Nach den drei Kernerfolgen ergänzen.
4. Der Ablauf am Gesprächstag (eigene Einschätzung, Fakten, Abweichungen)
- 1. Eigene Einschätzung zuerst Sagen Sie zu jedem Ziel erreicht oder nicht erreicht, bevor Sie gefragt werden. Das bringt das Gespräch schneller voran als abzuwarten.
- 2. Mit Fakten und Zahlen belegen Erzählen Sie die drei Erfolge in der Reihenfolge Tätigkeit, Ergebnis in Zahlen, Beleg. Eine Minute je Erfolg, direkt aus der Journalzeile vorgelesen.
- 3. Verfehltes selbst ansprechen Nichts verschweigen. Nennen Sie zu jeder Ursache, was Sie ändern werden. Wer selbst beginnt, wirkt reflektiert statt schwach.
- 4. Abweichung klären, Nächstes setzen Wo Ihre Einschätzung abweicht, fragen Sie, woran das festgemacht wurde. Nennen Sie danach laut zwei Ziele für den nächsten Zyklus.
5. Termine der Bewertung (an Ihr Team anpassen)
- Zielvereinbarung mit der Führungskraft im April
- Zwischenstand im Juli / Selbstbewertungsbogen bis 20. September
- Gespräch am 28. September (am Vorabend die 3 Erfolge und die Belege offen haben)
6. Formulierungen, die schaden
- „Ich habe mich angestrengt.“ Ohne Zahlen gilt das nicht als Fakt
- „Das haben wir im Team gemacht.“ Nennen Sie immer Ihren eigenen Anteil
- „Nichts Besonderes.“ Bringen Sie immer eine Frage oder ein Ziel ein
7. Immer im Gespräch fragen
- Was mir bis zur nächsten Stufe noch fehlt
- Welche Handlung dieses Halbjahrs am besten bewertet wurde
- Ob mir im nächsten Zyklus neue Aufgaben übertragen werden
Inhalt des Aufgabenboards
Als Ziel gesetzt 18 Einträge
Ziele festlegen
Das Fundament in der ersten Woche des Halbjahrs. Bleibt es vage, wird nichts von dem, was Sie tun, zum Beleg.
Erwartung notieren
Übernehmen Sie den Maßstab Ihrer Stufe wörtlich aus dem Bewertungsbogen in Goal auf Board 1 und Ihre aktuellen Zahlen in Reality.
Auf 3 Ziele kürzen
Behalten Sie die drei Ziele, die Sie dieses Halbjahr verfolgen, und legen Sie sie als Karten in die Spalte als Ziel gesetzt. Ab vier verlieren Sie den Überblick.
Ziele messbar machen
Schreiben Sie jedes Ziel als Anzahl, Zeit oder Termin statt als Anstrengung, damit auch andere beurteilen können, ob es erreicht ist.
Ziele abstimmen
Ziele setzt man nicht allein. Wer sie zu Beginn abstimmt, vermeidet die Bewertungslücke am Ende des Halbjahrs.
Entwurf zeigen
Nehmen Sie die drei Entwürfe in das erste 1on1 des Halbjahrs, also das kurze Vieraugengespräch mit der Führungskraft, und klären Sie dort Reihenfolge und Schwierigkeit.
Maßstab erfragen
Fragen Sie nach konkreten Beispielen für eine Spitzenbewertung und halten Sie die abgestimmte Formulierung im Beschreibungsfeld der Karte fest.
Monatlich belegen
Am Abend vorher fällt Ihnen nichts mehr ein. Zehn Minuten am Monatsende ergeben Material für ein ganzes Halbjahr.
Zeile pro Monat
Ergänzen Sie jeden Monat eine Zeile im Journal auf Board 2 mit dem passenden Ziel, Ihrer Tätigkeit, dem Ergebnis und dem Ablageort des Belegs.
Dank-Mails sichern
Verschieben Sie jede Mail und jede Nachricht mit einem Dank in einen eigenen Ordner. Worte Dritter sind ein starker Beleg.
Erfolge beziffern
Bleiben Sie nicht bei war zuständig. Schreiben Sie, was Sie um wie viel verändert haben, und nennen Sie den Wert davor zum Vergleich.
Selbstbewertung
Beginnen Sie eine Woche vor der Abgabe. Wenn nur noch Zeilen aus dem Journal auszuwählen sind, bleibt der Vorabend ruhig.
3 Erfolge auswählen
Legen Sie Ihre Erfolge in die Matrix auf Board 3 und nehmen Sie drei aus dem Feld oben rechts, wo Wirkung und eigener Anteil hoch sind.
Bogen ausfüllen
Schreiben Sie je Ziel erst das Ergebnis, dann die Zahlen, dann den Beleg. Beenden Sie den Entwurf drei Tage vor der Frist und lesen Sie ihn erneut.
Reihenfolge klären
Sortieren Sie so um, dass das Fazit zuerst kommt, lesen Sie laut vor und kürzen Sie jede Stelle, an der Sie stocken.
Neue Ziele setzen
Im Gespräch hören Sie nicht nur Ihre Note, Sie legen das Nächste fest. Machen Sie daraus noch am selben Tag Ziele.
Abweichung notieren
Halten Sie direkt nach dem Gespräch fest, wo Ihre Einschätzung von der der Führungskraft abwich, und zwar in deren eigenen Worten.
Ziele vorschlagen
Machen Sie eine genannte Schwäche und eine Stärke, die Sie ausbauen wollen, zu Zielen und zeigen Sie sie im ersten 1on1 des nächsten Zyklus.
