Team & Personal
Business-Chat-Knigge: eigene Regeln für Antwortzeit, Mentions und Kanal
Fortgeschrittene | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 4 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Fortgeschrittene: Namen von Methoden kommen vor, die wichtigsten Punkte werden aber auf dem Whiteboard erklärt. Orientieren Sie sich an den Ausfüllbeispielen und füllen Sie es aus, während Sie überlegen, was zu Ihrer Situation passt.
Berufseinsteiger, die in Slack oder Teams vor dem Senden zögern, legen mit der Vorlage Business-Chat-Knigge eigene Regeln für Antwortzeiten, Mentions und die Wahl des Kanals fest. Auf dem Whiteboard stehen die Chatregeln des Teams, eine Matrix, die den Kanal nach Dringlichkeit und Personenzahl wählt, Einstiegssätze für Bitte, Rückfrage, Info und Nachfassen, ein Check vor dem Senden und ein KPT-Rückblick. Das Aufgabenboard hat vier Spalten - unklare Situationen, Regel im Entwurf, im Test und etabliert - und startet mit 5 Hauptaufgaben und 13 Teilaufgaben von der Bestandsaufnahme bis zum Rückblick nach zwei Wochen, alle offen. Aus jedem Zweifel wird eine Regel, sodass Sie nach zwei Wochen in drei Sekunden zwischen Chat und Anruf entscheiden und Nachrichten nach Feierabend klar geregelt sind.
Mit einem kostenlosen Konto können Sie diese Vorlage aus dem Marktplatz kopieren
Whiteboard-Vorschau
Whiteboard-Inhalt als Text lesen
Business-Chat-Knigge
Anleitung: 1. Teamregeln erfragen 2. Kanal in der Matrix wählen 3. Einstiegssätze in eigene Worte bringen 4. Nach zwei Wochen KPT-Rückblick
1. Ihre Teamregeln (wer, wann und was als gelesen gilt)
- Wo ich in zwei Wochen stehen will Kein Zögern mehr vor dem Senden. Kanal in drei Sekunden wählen und nur noch eine Vorlage ausfüllen.
- Mit Julia aus dem Team geklärt 1. @channel nur bei Störungen und Terminänderungen am selben Tag 2. Arbeitszeit ist 9 bis 18 Uhr, danach gilt alles als nächster Werktag und niemand erwartet eine Antwort 3. Eine Emoji-Reaktion ersetzt die Lesebestätigung
- Noch offen - Geht eine Nachricht an die Bereichsleitung per Chat oder braucht es eine E-Mail? - Gehen Anfragen an ein anderes Team per DM, Kanal oder E-Mail?
- Was das Team tatsächlich tut Im Kanal kommt eine Antwort in rund zwei Stunden, per DM in zwanzig Minuten Anfragen mit Anliegen und Frist in der ersten Zeile kommen schneller zurück
2. Kanalwahl (Dringlichkeit und Personenzahl)
Senkrechte Achse: Dringlichkeit (oben = heute erledigen / unten = kann warten) / Waagerechte Achse: Personenzahl (links = eine Person / rechts = das ganze Team)
- Erst anrufen, dann notieren Ein Anliegen unter vier Augen, das in dreißig Minuten entschieden sein muss. Rufen Sie zuerst an und halten Sie das Ergebnis in drei Zeilen per DM fest.
- @channel nur einmal Ein Anliegen, das die Regel aus Abschnitt 1 erfüllt. Einmal posten und jede Neuigkeit im selben Thread ergänzen.
- Per DM senden und warten Sie brauchen nur die Bestätigung einer Person. Rechnen Sie nicht mit einer sofortigen Antwort, nennen Sie Ihren Wunschtermin und arbeiten Sie in der Zwischenzeit an etwas anderem.
- In den Kanal stellen Protokolle und Statusmeldungen, die man nur lesen muss. Einfach in den Kanal stellen, ohne einzelne Personen zu markieren.
3. Einstiegssätze nach Situation (erst übernehmen, dann in eigene Worte bringen)
| Bitten | Rückfragen | Teilen | Nachfassen | |
|---|---|---|---|---|
| Erste Zeile | Eine kurze Bitte, können Sie das Angebot gegenlesen? Eine Rückmeldung bis 17 Uhr am 25. hilft mir sehr. | Ich brauche eine zweite Meinung, ich schwanke zwischen Variante A und Variante B. Hätten Sie heute zehn Minuten? | Nur zur Information, eine Antwort ist nicht nötig. Hier die Entscheidungen aus dem heutigen Termin mit Vega. | Ich komme auf das Angebot vom 18. zurück. Ein grober Zeitpunkt, wann Sie hineinsehen können, genügt mir. |
| Immer nennen | Die Frist (Datum und Uhrzeit) Was fertig heißt (wer bekommt was) Ein früheres Beispiel als Orientierung | Die Optionen und Ihr Favorit, mit Begründung Bis wann die Entscheidung fallen soll Wie weit die Rückmeldung gehen soll | Ob eine Antwort nötig ist (wenn nicht, kurz sagen) Wer es wirklich lesen muss Das Datum, falls es eine Frist gibt | Das Datum der ersten Bitte Ihre Frist und was bei Verzug kippt Eine Ausweichlösung (morgen früh reicht auch) |
| Typische Fehler | Nur „zeitnah“ schreiben und sonst nichts. Niemand kennt die Frist, am Ende warten Sie. | Mit „Haben Sie kurz Zeit?“ eröffnen und dort aufhören. Die andere Seite wartet und rechnet mit dem Schlimmsten. | Nur den Link zum Protokoll posten, ohne ein Wort dazu. Niemand weiß, was entschieden wurde, also öffnet es niemand. | Nur „Schon fertig?“ senden und sonst nichts. Das klingt nach Vorwurf und die nächste Bitte fällt schwerer. |
4. Vor dem Senden (Empfänger und Uhrzeit)
- Den Empfänger vor dem Senden noch einmal lesen. Im Zweifel direkt an die Person
- Wenn Sie nach Feierabend fertig werden, den Versand auf den nächsten Morgen planen
- Urteile über Personen nie schriftlich. Das gehört ins persönliche Gespräch
5. Fehler beim Bündeln und Aufteilen
- Fünf einzeilige Nachrichten abfeuern und fünfmal die Benachrichtigung auslösen
- Fünf Bitten in eine lange Nachricht packen und nur zur ersten eine Antwort bekommen
- Ein neues Thema im alten Thread weiterführen und es später nicht mehr finden
- Nur einen Screenshot einfügen, ohne zu sagen, worauf zu achten ist
6. Das richtige Maß bei Emojis
- Im Team sind Emojis üblich, bei der ersten Nachricht an Kundschaft oder Leitung besser ohne
- Sich an der Menge der anderen Person zu orientieren, ist am sichersten
- Daumen oder Haken werden klarer verstanden als ein Gesicht
- Nie in einer Entschuldigung oder einer Absage
7. Rückblick alle zwei Wochen (KPT)
Keep (beibehalten)
- Wenn ich noch nicht antworten kann, antworte ich zuerst mit „Ich melde mich bis 17 Uhr“
- Anliegen und Frist in der ersten Zeile haben die Rückfragen reduziert
Problem (was nicht klappte)
- Dreimal habe ich mir eingeredet, es sei dringend, und nach Feierabend gesendet statt geplant
- Den Check vor dem Senden lasse ich als Erstes weg, wenn es eilig wird
Try (als Nächstes testen)
- Keine DMs mehr an andere Teams, stattdessen in deren Kanal posten
- Den Check von drei Punkten auf einen reduzieren, den Empfänger
Inhalt des Aufgabenboards
Unklare Situationen 18 Einträge
Chatverhalten prüfen
Bevor Sie Gewohnheiten ändern, machen Sie sichtbar, wo Sie zögern. Alles, was Sie hier notieren, wird zum Rohstoff Ihrer Regeln.
Kanäle auflisten
Schreiben Sie auf eine Seite, wofür Sie Chat, E-Mail, Telefon, Flurgespräch und Meetings nutzen.
5 Zweifel notieren
Nehmen Sie fünf Momente der letzten Woche, in denen Ihre Hand über dem Senden-Knopf stehen blieb, und legen Sie Karten dafür an.
Teamregeln erfragen
Fragen Sie eine erfahrene Kollegin, was ein @channel rechtfertigt und wie mit Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit umgegangen wird.
Kanal festlegen
Das meiste Zögern läuft auf die Frage hinaus, ob der Chat überhaupt der richtige Ort ist. Zwei Achsen, Dringlichkeit und Personenzahl, entscheiden das für Sie.
5 Fälle einordnen
Legen Sie die fünf notierten Momente in die vier Quadranten und sehen Sie, wo sie sich häufen.
Anrufschwelle setzen
Beziffern Sie die Bedingung, etwa drei Runden ohne Entscheidung oder eine Antwort, die noch heute gebraucht wird.
@channel begrenzen
Ein @channel hält alle gleichzeitig auf, grenzen Sie ihn deshalb auf genau zwei Situationen ein.
Antwortzeit nennen
Sich dafür zu tadeln, dass Sie nicht sofort antworten, hält nicht lange. Sagen Sie vorab, wie schnell Sie antworten, und ändern Sie so das Warten der anderen.
Zielzeit ansagen
Wählen Sie ein Ziel, das Sie laut aussprechen können, etwa zwei Stunden im Normalfall und dreißig Minuten bei einer dringenden Mention.
Feierabendregel
Legen Sie fest, wann Sie auf Nachrichten außerhalb der Arbeitszeit reagieren und was Sie schreiben, wenn Sie abends senden. Nichterreichbarkeit nach Feierabend ist der Normalfall, kein Entgegenkommen.
Wartesatz festlegen
Halten Sie einen festen Satz bereit, etwa „Ich sehe es mir an und melde mich bis 17 Uhr“.
Textbausteine bauen
Jedes Mal neu zu formulieren frisst die Minuten. Bauen Sie je einen Einstieg für Bitten, Rückfragen, Infos und Nachfassen und füllen Sie ihn danach nur noch aus.
Bitte als Vorlage
Setzen Sie Anliegen, Frist und die Frage, was fertig heißt, in die erste Zeile, damit diese Zeile allein zum Handeln reicht.
Zwei Vorlagen mehr
Bei Rückfragen beginnen Sie mit den Optionen und Ihrem Favoriten, beim Nachfassen mit dem Datum der Bitte und einer Ausweichlösung.
Nach 2 Wochen prüfen
Eine nur beschlossene Regel ist nach einer Woche vergessen. Ziehen Sie nach zwei Wochen mit KPT Bilanz und verschieben Sie nur das nach etabliert, was funktioniert hat.
Etabliertes zählen
Zählen Sie die Karten, die Sie von im Test nach etabliert verschoben haben, und werten Sie drei davon als Erfolg.
Regeln nachschärfen
Wenn eine Regel bricht, verdächtigen Sie die Bedingung statt Ihrer Willenskraft und versuchen Sie es eine Stufe lockerer.
