チーム運営・人事
ビジネスチャットの作法｜即レス・メンション・媒体使い分けの自分ルールを作る
中級｜盤面 1 枚・タスクボード 4 列（親タスク 5 件・子タスク 13 件）
中級：手法の名前は出てきますが、要点は盤面で説明しています。記入例を手がかりに、自分の状況に合わせて考えながら埋めます。
SlackやTeamsのビジネスチャットで作法に迷う新社会人が、即レスの目安・メンションの基準・チャットと電話の使い分けを自分ルールとして決めるためのテンプレートです。ホワイトボードには、チームの連絡ルール、緊急度×関係者の多さで手段を選ぶマトリクス、依頼・相談・共有・催促の書き出し例、送信前チェック、KPTのふりかえりが並びます。タスクボードは迷った場面・ルール化中・試用中・定着の4列で、棚卸しから2週間後の見直しまで親タスク5件と子タスク13件が未着手で並びます。迷った場面を1件ずつルールに変えていくので、2週間後には「これはチャット、これは電話」と3秒で判断でき、送信ボタンの前で止まる時間がなくなります。
無料登録すると、マーケットプレイスからこのテンプレートをコピーして使えます
ホワイトボード プレビュー
ホワイトボードの文字をテキストで読む
ビジネスチャットの作法
使い方: ① チームのルールを聞く → ② マトリクスで手段を決める → ③ 書き出し例を自分の言葉に直す → ④ 2週間後にKPTで見直す
① チームの連絡ルール（対象・時間帯・既読の扱い）
- 2週間後にこうなりたい 送る前に迷って止まる時間をゼロにする。手段は3秒で決め、書き出しは型を埋めるだけにする。
- 先輩に聞いて確定したこと 1. 全員宛は障害と当日の予定変更だけ 2. 業務時間は9〜18時。それ以外は翌営業日扱い 3. 絵文字リアクションは既読の代わりに使ってよい
- まだ決まっていないこと ・部長へのDMはチャットでよいか、メールが要るか ・他部署への依頼はDM・チャンネル・メールのどれで送るか
- 観察して分かった実際の運用 チャンネルの返信は平均2時間、DMは20分で返ってくる 1行目に用件と期限がある依頼は、そうでない依頼より早く返る
② 連絡手段の選び方（緊急度 × 関係者の多さ）
縦軸：緊急度（上=今日中に動く / 下=今日でなくてよい）／横軸：関係者の多さ（左=1人 / 右=チーム全体）
- 電話してから残す 30分以内に判断が要る1対1の用件。先に電話し、決まったことをDMに3行で残す。
- 全員宛は一度だけ ①で決めた全員宛の基準に当てはまる用件。1回だけ投稿し、続報は同じスレッドに追記する。
- DMで送って待つ 相手1人に確認したいだけの用件。すぐには返らない前提で、返信目安を添えて送り、待つ間は別の作業に移る。
- チャンネルに投稿 議事録や進捗など読めばよい共有。チャンネルに置くだけにし、個別メンションはしない。
③ 場面別の書き出し例（そのまま使い、自分の言葉に直す）
| 依頼する | 相談する | 共有する | 催促する | |
|---|---|---|---|---|
| 書き出しの一文 | お疲れさまです。見積書の確認を1点お願いします。 25日17時までに戻していただけると助かります。 | ご相談です。A案とB案で迷っています。 10分ほどお時間をいただけますか。 | 共有です。返信は不要です。 本日のB社打合せの決定事項を貼ります。 | 18日にお願いした見積書の件、いかがでしょうか。 いつ頃ご覧いただけそうかだけでも教えてください。 |
| 必ず入れる情報 | 期限（日付と時刻） 完成の形（誰に何を渡すか） 参考になる過去の資料 | 選択肢と自分の案（推す理由まで） いつまでに決めたいか 判断してほしい範囲 | 返信の要否（不要ならその一言） 読んでほしい人の範囲 期限があればその日付 | 最初に頼んだ日付 こちらの締切と、遅れると何が困るか 代案（明日午前でも間に合います 等） |
| ありがちな失敗 | 「なるはや」とだけ送る。 期限が伝わらず、結局こちらが待つことになる。 | 「ご相談があります」で切って本題を書かない。 相手は身構えたまま待たされる。 | 議事録のリンクだけ貼り、本文に何も書かない。 何が決まったかが伝わらず、誰も開かない。 | 「まだですか」とだけ送る。 責める形になり、次が頼みにくくなる。 |
④ 送信前チェック（宛先と時間）
- 送信ボタンの前に宛先を読み直す。迷ったら個別宛
- 業務時間の外に書き終えたら、予約送信で翌朝に届ける
- 人の評価に触れる話は書かず、対面で話す
⑤ まとめ方・分け方でやりがちな失敗
- 1行ずつ5連投して通知を5回鳴らす
- 5件の依頼を長文1通に詰めて、返事が1件目だけになる
- 別の話題を同じスレッドに続けて、後から探せなくなる
- 画面写真だけ貼って、何を見てほしいかを書かない
⑥ 絵文字の温度感
- 社外や部長宛の初回は付けず、様子を見る
- 相手が使う数に合わせるのが一番外さない
- 顔文字より、親指やチェックの記号が誤解されにくい
- 謝罪と断りの文には付けない
⑦ 2週間ごとのふりかえり（KPT）
Keep（続けること）
- 返せないときは「17時までに返します」と先に返す
- 用件と期限を1行目に置いてから、聞き返しが減った
Problem（できなかったこと）
- 時間外の予約送信を、急ぎと思い込んで3回そのまま送った
- 送信前チェックは、慌てているときほど見ていない
Try（次に試すこと）
- 他部署への依頼はDMをやめ、チャンネルに投稿する
- チェックは3項目から「宛先だけ」の1項目に減らす
タスクボードの内容
迷った場面 18件
チャットの現状を棚卸す
自己流を直す前に、今どこで何に迷っているかを見える形にする。ここに挙げた場面が、すべてのルールの材料になる。
使っている媒体を書き出す
チャット・メール・電話・口頭・会議のどれを何に使っているかを1枚に書く。
迷った場面を5件挙げる
直近1週間で送信ボタンの前に手が止まった場面を、5件カードにする。
チームの暗黙ルールを聞く
全員宛メンションの基準と、時間外の連絡をどう扱うかを先輩に聞く。
媒体の使い分けを決める
迷いの大半は「チャットでよいのか」で起きる。緊急度と関係者の多さの2軸で、自動的に決まる形にする。
マトリクスに実例を置く
棚卸しした5件をマトリクスの4象限に置き、どこが多いかを見る。
電話に切り替える線を決める
3往復しても決まらない、当日中に判断が要る、のように条件を数字で書く。
全員宛の基準を決める
全員宛は全員の手を止めるので、使ってよい場面を2つだけに絞る。
いつ返すかを先に伝える
即レスできない自分を責めても続かない。何分以内に何を返すかを先に伝えて、相手の待ち方を変える。
自分の返信目安を書く
通常は2時間以内、緊急のメンションは30分以内、のように目安を決めて伝える。
時間外の連絡を決める
勤務時間外に届いた連絡へ返す基準と、自分が夜に送るときの断り書きを決める。
待たせる時の一言を決める
「17時までに確認して返します」のような定型文を1つ持っておく。
依頼文の型を作る
毎回考えるから時間がかかる。依頼・相談・共有・催促の4つに書き出しの型を作り、埋めるだけにする。
依頼の書き出しを型にする
用件・期限・完成の形の3点を1行目に置き、最初の1行だけで判断できる形にする。
相談と催促の型も作る
相談は選択肢と自分の案、催促は最初に頼んだ日付と代案を1行目に置く。
2週間後に見直す
決めただけのルールは1週間で忘れる。2週間後にKPTで棚卸しし、使えたものだけを定着へ移す。
定着した数を数える
試用中から定着へ移せたカードを数え、3件動いていれば成功とみなす。
効かないルールを直す
守れなかったルールは意志ではなく条件を疑い、基準を1段ゆるめて試す。
