团队与人事
商务聊天礼仪：回复速度、全员通知与渠道选择的个人规则
中级｜白板 1 页·任务看板 4 列（5 个父任务、13 个子任务）
中级：会出现方法的名称，但要点已在白板上说明。以填写示例为线索，结合自己的情况思考并填写。
在 Slack 或钉钉上不知道消息该怎么发的职场新人，用商务聊天礼仪模板把回复时限、@全员的标准、聊天与电话的分工定成自己的规则。白板上放着团队的联络规则、按紧急程度 × 相关人数选择渠道的矩阵，以及请求·商量·同步·催办四类开场白、发送前检查和 KPT 复盘。任务看板分为犹豫的场景、规则起草中、试用中、已固化四列，从盘点到两周后复盘的 5 个父任务和 13 个子任务全部处于未开始。把一个个犹豫变成一条条规则，两周后就能在三秒内判断该发聊天还是打电话，发送前不再卡住。
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白板预览
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商务聊天礼仪
使用方法：① 问清团队的规则 → ② 用矩阵决定渠道 → ③ 把开场白改成自己的话 → ④ 两周后用 KPT 复盘
① 团队的联络规则（对象·时间段·已读的处理）
- 两周后想变成这样 把发送前犹豫停顿的时间归零。渠道三秒内决定，开场白只需套模板。
- 问过前辈后确定的事 1. 全员通知只用于故障和当天的日程变更 2. 工作时间是 9 点到 18 点，之外的按下一个工作日处理 3. 用表情回应就等于确认收到，不必再回一句“收到”
- 还没定下来的事 - 发给部门领导的私信，用聊天可以吗，还是要发邮件 - 给其他部门的请求，用私信、频道还是邮件
- 观察后看到的实际做法 频道里的回复平均 2 小时，私信 20 分钟就有回音 第一行写清事项和期限的请求，比其他请求回得更快
② 联络渠道的选法（紧急程度 × 相关人数）
纵轴：紧急程度（上=今天就得动 / 下=不必今天）／横轴：相关人数（左=1 人 / 右=整个团队）
- 先打电话再留档 需要在 30 分钟内定下来的一对一事项。先打电话，把定下的事用三行私信留档。
- 全员通知只发一次 符合①中定下的全员通知标准的事项。只发一次，后续都追加在同一条话题串里。
- 用私信发出去再等 只需要一个人确认的事项。默认不会马上回，附上希望的回复时间再发，等待期间先做别的事。
- 发到频道里 会议纪要、进展这类看一眼就行的同步。放在频道里即可，不做单独提醒。
③ 分场景的开场白示例（先照抄，再改成自己的话）
| 请求 | 商量 | 同步 | 催办 | |
|---|---|---|---|---|
| 开头的一句 | 您好，有一份报价单想麻烦您确认。 如果能在 25 日 17 点前回复我，就帮大忙了。 | 想跟您商量一下，我在 A 方案和 B 方案之间拿不定主意。 今天方便给我十分钟吗。 | 同步一条信息，不需要回复。 下面是今天与 B 公司开会的决议。 | 18 日麻烦您的报价单，不知道进展如何。 哪怕只告诉我大概什么时候能看，也可以。 |
| 必须写进去的信息 | 期限（日期和时间） 完成的样子（把什么交给谁） 可以参考的过往资料 | 选项和自己倾向的一案（含理由） 希望什么时候定下来 希望对方判断的范围 | 是否需要回复（不需要就写一句） 希望谁看到 有期限的话写上日期 | 最初拜托的日期 自己的截止时间，以及延误会带来什么麻烦 备选方案（明天上午也来得及 等） |
| 常见的失败 | 只发一句“尽快”。 期限没有传达到，结果还是自己在等。 | 只写“有件事想商量”就停住，不写正题。 对方只能提着心一直等。 | 只贴会议纪要的链接，正文一个字不写。 没人知道定了什么，也就没人点开。 | 只发一句“还没好吗”。 听起来像在责备，下次就更难开口。 |
④ 发送前检查（收件人与时间）
- 按下发送前再读一遍收件人。犹豫就单独发给本人
- 在工作时间之外写完的，用定时发送在第二天早上送达
- 涉及评价他人的话不写进聊天，当面说
⑤ 归拢与拆分时常犯的失败
- 一行一条连发五次，把提醒响五遍
- 把五件请求塞进一条长消息，结果只回了第一件
- 在同一条话题串里接着聊别的事，之后再也找不到
- 只贴一张截图，不写希望对方看哪里
⑥ 表情符号的分寸
- 发给客户或部门领导的第一条先不加，观察一下
- 跟着对方使用的数量走，最不容易出错
- 比起颜文字，点赞和对勾这类符号更不易被误解
- 道歉和拒绝的话里不加
⑦ 每两周的复盘（KPT）
Keep（继续做）
- 一时回不了时，先回一句“17 点前给您答复”
- 把事项和期限放在第一行后，被反问的次数变少了
Problem（遇到的问题）
- 自以为是急事，三次把该定时发送的消息直接发了出去
- 越是慌的时候，越不看发送前检查
Try（下次尝试）
- 给其他部门的请求不再发私信，改为发到频道
- 检查从三项减到只看收件人这一项
任务看板内容
犹豫的场景 18 项
盘点当前的聊天方式
在改掉自己的习惯之前，先把现在在哪里、为什么犹豫写成看得见的形式。这里列出的场景，就是所有规则的材料。
列出在用的沟通渠道
用一页纸写清楚聊天、邮件、电话、当面、会议分别用在什么事上。
记下5个犹豫的场景
把最近一周里手停在发送键上的场景，挑五个做成卡片。
询问团队的隐性规则
向前辈问清全员通知的标准，以及下班后收到的消息怎么处理。
决定各渠道的用途
大部分犹豫都出在“这件事发聊天行不行”。用紧急程度和相关人数两个轴，让答案自动出来。
把实例放进矩阵
把盘点出的五件事放进矩阵的四个象限，看看集中在哪里。
定下改打电话的条件
来回三次还定不下来、当天必须有结论，像这样用数字写清条件。
定下全员通知的标准
全员通知会一次性打断所有人，所以只留两种可以使用的场合。
先告知何时回复
因为做不到秒回而责备自己，是坚持不下去的。先说清多久内回什么，改变对方等待的方式。
写下自己的回复时限
平时两小时内、紧急的提醒三十分钟内，像这样定好目标并告诉对方。
定下工作时间外的做法
定好下班后收到的消息怎么回，以及自己晚上要发时先写的那句说明。
备好让对方等的说法
准备一句像“17 点前确认后回复您”这样的固定说法。
做出请求文的模板
每次都从头想才费时间。给请求、商量、同步、催办四类各做一个开头模板，之后只需填空。
把请求开头做成模板
把事项、期限、完成的样子三点放在第一行，只看第一行就能判断。
再做商量与催办模板
商量写选项和自己的方案，催办写最初拜托的日期和备选方案。
两周后复盘
只是定下来的规则，一周就会忘。两周后用 KPT 盘点，只把用得上的移到已固化。
数一数固化了几条
数一数从试用中移到已固化的卡片，动了三张就算成功。
修正不管用的规则
没守住的规则先怀疑条件而不是意志，把标准放宽一档再试。
