團隊與人資
商務聊天禮儀：回覆速度、標註全員與溝通管道的個人規則
中級｜白板 1 頁·任務看板 4 欄（5 個父任務、13 個子任務）
中級：會出現方法的名稱，但重點已在白板上說明。以填寫範例為線索，配合自己的情況思考並填寫。
在 Slack 或 Teams 上不知道訊息該怎麼寫的職場新鮮人，用商務聊天禮儀範本把回覆時限、標註全員的標準、聊天與電話的分工訂成自己的規則。白板上放著團隊的聯絡規則、依緊急程度 × 相關人數挑選管道的矩陣，以及請託·討論·同步·催辦四類開頭範例、送出前檢查和 KPT 回顧。任務看板分成猶豫的場景、規則擬定中、試用中、已定型四欄，從盤點到兩週後檢視的 5 個父任務與 13 個子任務全部是未開始。把一個個猶豫換成一條條規則，兩週後就能在三秒內決定該用聊天還是打電話，送出前不再卡住。
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商務聊天禮儀
使用方式：① 問清楚團隊的規則 → ② 用矩陣決定管道 → ③ 把開頭範例改成自己的話 → ④ 兩週後用 KPT 檢視
① 團隊的聯絡規則（對象·時段·已讀的處理）
- 兩週後想變成這樣 把送出前猶豫停頓的時間歸零。管道三秒內決定，開頭只要套範本。
- 問過前輩後確定的事 1. 標註全員只用在系統異常和當天的行程變更 2. 上班時間是 9 點到 18 點，之外的算下一個工作日 3. 看到訊息先按一個表情回應，不要只留已讀
- 還沒決定的事 - 傳給經理的私訊，用聊天可以嗎，還是要寄信 - 給其他部門的請託，要用私訊、頻道還是電子郵件
- 觀察後看到的實際做法 頻道裡的回覆平均 2 小時，私訊 20 分鐘就有回音 第一行寫清楚事項和期限的請託，比其他請託回得更快
② 聯絡管道的選法（緊急程度 × 相關人數）
縱軸：緊急程度（上=今天就要動 / 下=不必今天）／橫軸：相關人數（左=1 人 / 右=整個團隊）
- 先打電話再留紀錄 需要在 30 分鐘內拍板的一對一事項。先打電話，再把決定的事用三行私訊留下來。
- 標註全員只發一次 符合①訂下的標註全員標準的事項。只發一次，後續都補在同一則討論串裡。
- 用私訊送出再等 只需要一個人確認的事項。預設不會馬上回，附上希望的回覆時間再送，等待期間先做別的事。
- 貼到頻道裡 會議紀錄、進度這類看過就好的同步。放在頻道即可，不另外標註個人。
③ 分情境的開頭範例（先照抄，再改成自己的話）
| 請託 | 討論 | 同步 | 催辦 | |
|---|---|---|---|---|
| 開頭的一句 | 您好，有一份報價單想麻煩您確認。 如果能在 25 日 17 點前回覆，就幫大忙了。 | 想跟您討論一下，我在 A 案和 B 案之間拿不定主意。 今天方便給我十分鐘嗎。 | 同步一則資訊，不需要回覆。 附上今天與 B 公司開會的決議。 | 18 日麻煩您的報價單，不知道進度如何。 只要告訴我大概什麼時候能看，也可以。 |
| 一定要寫的資訊 | 期限（日期與時間） 完成的樣子（要交給誰、交什麼） 可以參考的過往資料 | 選項與自己偏好的一案（含理由） 希望什麼時候拍板 希望對方判斷的範圍 | 是否需要回覆（不需要就寫一句） 希望誰看到 有期限就寫上日期 | 最初拜託的日期 自己的截止時間，以及延誤會造成什麼問題 備案（明天上午也還來得及 等） |
| 常見的失敗 | 只丟一句「盡快」。 期限沒有講清楚，最後還是自己在等。 | 只寫「有件事想跟您討論」就停住，不寫正題。 對方只能提著心一直等。 | 只貼會議紀錄的連結，內文一個字都沒寫。 沒人知道決定了什麼，也就沒人點開。 | 只丟一句「好了沒」。 聽起來像在責備，下次就更難開口。 |
④ 送出前檢查（收件人與時間）
- 按下送出前再讀一次收件人。猶豫就單獨傳給本人
- 在上班時間之外寫完的，用排程發送在隔天早上送到
- 評價他人的話不要寫進聊天，當面講
⑤ 歸納與拆分時常犯的失敗
- 一行一則連發五次，讓通知響五次
- 把五件請託塞進一則長訊息，結果只回了第一件
- 在同一則討論串接著聊別的事，之後再也找不到
- 只貼一張截圖，不寫希望對方看哪裡
⑥ 表情符號的分寸
- 傳給客戶或經理的第一則先不加，先看情況
- 跟著對方使用的數量走，最不容易出錯
- 比起顏文字，讚和打勾這類符號更不容易被誤解
- 道歉和婉拒的訊息裡不加
⑦ 每兩週的回顧（KPT）
Keep（要繼續的）
- 一時回不了時，先回一句「17 點前回覆您」
- 把事項和期限放在第一行後，被追問的次數變少了
Problem（沒做到的）
- 自以為是急事，三次把該排程的訊息直接送了出去
- 越是忙亂的時候，越沒有看送出前檢查
Try（下次要試的）
- 給其他部門的請託不再用私訊，改貼到他們的頻道
- 檢查從三項減成只看收件人這一項
任務看板內容
猶豫的場景 18 項
盤點目前的聊天方式
在改掉自己的習慣之前，先把現在在哪裡、為什麼猶豫寫成看得見的形式。這裡列出的場景，就是所有規則的材料。
列出正在用的管道
用一頁寫清楚聊天、電子郵件、電話、當面、會議各自用在什麼事情上。
記下5個猶豫的場景
把最近一週手停在送出鍵上的場景，挑五個做成卡片。
問出團隊的潛規則
向前輩問清楚標註全員的標準，以及下班後收到的訊息怎麼處理。
決定各管道的用途
大部分的猶豫都出在「這件事用聊天可以嗎」。用緊急程度和相關人數兩個軸，讓答案自動出來。
把實例放進矩陣
把盤點出的五件事放進矩陣的四個象限，看看集中在哪一區。
訂出改打電話的條件
來回三次還定不下來、當天一定要有結論，像這樣用數字寫清楚條件。
訂出標註全員的標準
標註全員會一次打斷所有人，所以只留兩種可以使用的場合。
先說好何時回覆
因為做不到秒回而責備自己，是撐不久的。先說清楚多久內回什麼，改變對方等待的方式。
寫下自己的回覆時限
平時兩小時內、緊急的標註三十分鐘內，像這樣訂好目標並告訴對方。
訂出下班後的處理
訂好下班後收到的訊息怎麼回，以及自己晚上要發時先寫的那句說明。
備好請人稍等的說法
準備一句像「17 點前確認後回覆您」這樣的固定說法。
做出請託訊息的範本
每次都從頭想才花時間。給請託、討論、同步、催辦四類各做一個開頭範本，之後只要填空。
把請託開頭做成範本
把事項、期限、完成的樣子三點放在第一行，只看第一行就能判斷。
再做討論與催辦範本
討論寫選項和自己的方案，催辦寫最初拜託的日期和備案。
兩週後檢視
只是訂下來的規則，一週就會忘。兩週後用 KPT 盤點，只把用得上的移到已定型。
數數看定型了幾條
數一數從試用中移到已定型的卡片，動了三張就算成功。
修掉沒用的規則
沒守住的規則先懷疑條件而不是意志，把標準放寬一階再試。
