團隊與人資
回報與請示的節奏設計：不再煩惱何時該向誰開口
中級｜白板 1 頁·任務看板 4 欄（5 個父任務、13 個子任務）
中級：會出現方法的名稱，但重點已在白板上說明。以填寫範例為線索，配合自己的情況思考並填寫。
不知道該不該回報、該找誰開口而停下手的職場第一年新鮮人，可以用這份「回報與請示的節奏設計」範本，把向主管回報與請示變成有準則可循的日常節奏。白板上有依緊急程度與是否由自己決定，把事情分成立即回報、請示、直接執行的矩陣，用5W1H組織週報的圖，以及壞消息第一通報與請示開場（事實→影響→方案→請求）的說法範本。任務板分為掛在心上→要請示→要回報→已同步、完成四欄，從整理回報對象到每週回顧，5個母任務與13個子任務都尚未開始。不再為要不要開口而煩惱，獨自硬撐造成的延誤減少，主管的信任也會一點一滴累積。
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回報與請示的節奏設計
使用方式： ① 訂出立即回報的3個條件 → ② 把今天的事項分類 → ③ 用⑤⑥的格式回報與請示 → ④ 週末數一數遲到的回報
① 回報與請示的原則（早一點、小一點地說）
- 半年後的目標 不讓主管說出「我沒聽說過」。越是壞消息，越能在15分鐘內發出第一通報。
- 早一點、小一點地說 做到六成就先說出來。與其讓完美的回報等上一天，不如10分鐘後給出粗略的回報。
- 硬撐的徵兆（中一條就去問） ・同一個畫面看了20分鐘以上 ・「等一下再問」這個念頭出現過兩次 ・距離期限的剩餘時間已不到一半
- 本月練習清單 第1個月：早上一句話回報連續做滿20個工作天 第2個月：加上傍晚三行回報，讓它成為習慣
② 緊急程度×是否由自己決定（立即回報／請示／執行的分類）
縱軸：緊急程度（越上面越急）／橫軸：是否由自己決定（越右邊越能自己定）
- 立即回報 只說事實也可以，現在就發第一通報。卡片移到要回報那一欄。
- 先做再同步 自己判斷先行動，當天之內把結果告訴主管。為什麼這樣決定，用一行寫下來留著。
- 累積後請示 放到要請示那一欄，在傍晚的10分鐘或下次面談時一起問。不急的事不要打斷對方。
- 自己完成並記錄 自己推進完就移到已同步。寫進週報的一行就夠，不需要每次單獨回報。
③ 組織例行進度回報（5W1H）
- 週五的週報
- What 請款單核對50件中已經完成40件
- Why 週一臨時插進來的工作讓進度往後移了半天
- Who 回報給主管。同樣內容也同步給C組的陳志明
- When 週五16點送出。剩下10件下週三完成
- Where 在主管座位口頭說明。紀錄放進共用資料夾
- How 1分鐘以內。一定要放進數字與期限
④ 誰在什麼時候聽什麼（對象、內容、頻率、方式）
| 傳達內容 | 頻率與時機 | 方式 | 注意事項 | |
|---|---|---|---|---|
| 直屬主管（經理） | 今天要做的3件事與進度 需要判斷的事項、突發狀況的第一通報 | 早上9點05分與傍晚17點30分 符合立即回報3條件時隨時立刻說 | 以當面為主 不在座位就先傳訊息再打電話 | 說話順序照⑥的格式（事實→影響→方案→請求） 請求只留一件 |
| 帶我的資深同事 | 工作進行方式的請示 不懂的用語、公司內部流程 | 卡住20分鐘就當場問 瑣碎的問題累積到傍晚10分鐘一起問 | 先在聊天軟體問能不能佔用3分鐘，再當面說 | 同一個問題不問第二次 學到的步驟當場記進筆記 |
| 其他部門、公司外窗口 | 委託的內容與期限 我方的回覆預定日 | 收到委託當天回覆已收到 狀況同步每週一次 | 電子郵件（把主管放進副本） 急件先打電話，再用郵件留下紀錄 | 寄往公司外的聯絡，送出前先請主管確認 |
⑤ 壞消息的第一通報
- 就算原因不明，也要在15分鐘內說出來
- 發生了什麼、影響到誰、現在正在做什麼
- 推測要註明是推測，和事實分開說
- 不隱瞞、不誇大、不拖延
⑥ 請示的開場（事實→影響→方案→請求）
- 事實 → 明天15點是期限，草稿還沒寫出來
- 影響 → 趕不上的話，對方的判斷會延後一週
- 我的方案 → 今天之內寫完草稿，想請您明天9點確認
- 請求 → 只請您決定折扣率，把請求收斂成一件
⑦ 不要這樣做
- 用沒問題收尾，其實問題還沒解決
- 越過主管去請示，事後又忘了告知
- 鋪陳太長，說了3分鐘還沒有結論
- 不複誦已決定的事，認知落差一路帶下去
任務看板內容
掛在心上 18 項
整理回報對象與路徑
消除不知道該找誰的狀態。先把對象與順序訂好，猶豫與硬撐的時間就歸零。
決定3位請示對象
寫出直屬主管、帶我的資深同事、同期三個人，並在一覽表裡寫清楚哪類事情找誰。
寫下越級的準則
只訂兩個可以越過主管找更上一層的條件，例如主管整天不在，並寫好事後要補報給誰。
訂出請示的判斷準則
為了不必每次從零開始煩惱。有一張準則，就不用再為要不要問這件事去請示別人。
寫出立即回報3條件
趕不上期限、牽涉金錢或個資、會影響到公司外，這三項訂為立即回報並貼到板上。
寫出自行決定範圍
用金額、對象、重做成本來劃線，和主管就到這裡可以自己決定的範圍取得共識。
訂下20分鐘規則
訂下卡住20分鐘就一定去問人。用時間劃出界線，就不會再為要不要問而猶豫。
建立例行回報格式
固定時間用固定格式說出來。有了例行的節奏，臨時的請示也比較容易開口。
試行早上一句話回報
上班後馬上用30秒告訴主管今天要做的3件事。優先順序有落差時可以當場修正。
寫下傍晚三行回報
把做完的、卡住的、明天要做的三行傳到聊天軟體，先連續做滿一週看看。
做出週報範本
把進度、數字、困難、下週計畫四項做成範本，養成週五16點填完的習慣。
訂出壞消息的說法
越難開口的事，拖越久損失越大。先把說法做成格式，慌亂時也能照著步驟走。
準備第一通報格式
原因不明也沒關係，15分鐘內說清楚發生了什麼、影響到誰、現在正在做什麼。
區分事實與推測
只把確認過的內容當成事實來說，推測要註明是推測。混在一起會讓對方判斷錯誤。
一行寫下防止再發
事情平息後，用一行寫下讓同樣的事不再發生的流程調整。不要寫成反省文。
每週回顧溝通狀況
準則不是訂一次就結束。看一週的量，把說得太晚的回報和其實不必問的請示分開。
數一數遲到的回報
數出本週原本可以更早說的件數，只挑一件深入追究。每週看看件數有沒有減少。
向主管確認頻率
每月一次直接問回報是太多還是太少，依對方的習慣更新自己的格式。
