回報與請示的節奏設計:不再煩惱何時該向誰開口

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回報與請示的節奏設計:不再煩惱何時該向誰開口

不知道該不該回報、該找誰開口而停下手的職場第一年新鮮人,可以用這份「回報與請示的節奏設計」範本,把向主管回報與請示變成有準則可循的日常節奏。白板上有依緊急程度與是否由自己決定,把事情分成立即回報、請示、直接執行的矩陣,用5W1H組織週報的圖,以及壞消息第一通報與請示開場(事實→影響→方案→請求)的說法範本。任務板分為掛在心上→要請示→要回報→已同步、完成四欄,從整理回報對象到每週回顧,5個母任務與13個子任務都尚未開始。不再為要不要開口而煩惱,獨自硬撐造成的延誤減少,主管的信任也會一點一滴累積。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
回報與請示 向主管回報 請示技巧 問題升級 新人培育
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ホワイトボード プレビュー

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① 回報與請示的原則(早一點、小一點地說) ② 緊急程度×是否由自己決定(立即回報/請示/執行的分類) 立即回報 先做再同步 累積後請示 自己完成並記錄 ④ 誰在什麼時候聽什麼(對象、內容、頻率、方式) ⑤ 壞消息的第一通報 ⑥ 請示的開場(事實→影響→方案→請求) ⑦ 不要這樣做 回報與請示的節奏設計 使用方式: ① 訂出立即回報的3個... 目標狀態 訂好的準則 應盡早說出的壞消息 學習與練習清單 半年後的目標不讓主管說出「我沒聽說過」。越是壞消息,越能在15分鐘內發出第一通報。 早一點、小一點地說做到六成就先說出來。與其讓完美的回報等上一天,不如10分鐘後給出粗略的回報。 硬撐的徵兆(中一條就去問)・同一個畫面看了20分鐘以上・「等一下再問」這個念頭出現過兩次・距離期限的剩餘時間已不到一半 本月練習清單第1個月:早上一句話回報連續做滿20個工作天第2個月:加上傍晚三行回報,讓它成為習慣 縦軸: 緊急程度(越上面越急) /... 只說事實也可以,現在就發第一通報。卡片移到要回報那一欄。 自己判斷先行動,當天之內把結果告訴主管。為什麼這樣決定,用一行寫下來留著。 放到要請示那一欄,在傍晚的10分鐘或下次面談時一起問。不急的事不要打斷對方。 自己推進完就移到已同步。寫進週報的一行就夠,不需要每次單獨回報。 ③ 組織例行進度回報(5W1H) 週五的週報 What 請款單核對50件中已經完成40件 Why 週一臨時插進來的工作讓進度往後移了半天 Who 回報給主管。同樣內容也同步給C組的陳志明 When 週五16點送出。剩下10件下週三完成 Where 在主管座位口頭說明。紀錄放進共用資料夾 How 1分鐘以內。一定要放進數字與期限 傳達內容 頻率與時機 方式 注意事項 直屬主管(經理) 今天要做的3件事與進度需要判斷的事項、突發狀況的第一通報 早上9點05分與傍晚17點30分符合立即回報3條件時隨時立刻說 以當面為主不在座位就先傳訊息再打電話 說話順序照⑥的格式(事實→影響→方案→請求)請求只留一件 帶我的資深同事 工作進行方式的請示不懂的用語、公司內部流程 卡住20分鐘就當場問瑣碎的問題累積到傍晚10分鐘一起問 先在聊天軟體問能不能佔用3分鐘,再當面說 同一個問題不問第二次學到的步驟當場記進筆記 其他部門、公司外窗口 委託的內容與期限我方的回覆預定日 收到委託當天回覆已收到狀況同步每週一次 電子郵件(把主管放進副本)急件先打電話,再用郵件留下紀錄 寄往公司外的聯絡,送出前先請主管確認 就算原因不明,也要在15分鐘內說出來 發生了什麼、影響到誰、現在正在做什麼 推測要註明是推測,和事實分開說 不隱瞞、不誇大、不拖延 事實 → 明天15點是期限,草稿還沒寫出來 影響 → 趕不上的話,對方的判斷會延後一週 我的方案 → 今天之內寫完草稿,想請您明天9點確認 請求 → 只請您決定折扣率,把請求收斂成一件 用沒問題收尾,其實問題還沒解決 越過主管去請示,事後又忘了告知 鋪陳太長,說了3分鐘還沒有結論 不複誦已決定的事,認知落差一路帶下去
100%

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タスクボードの内容

掛在心上 18件

整理回報對象與路徑
訂出請示的判斷準則
建立例行回報格式
訂出壞消息的說法
每週回顧溝通狀況
決定3位請示對象
寫下越級的準則
寫出立即回報3條件
寫出自行決定範圍
訂下20分鐘規則
試行早上一句話回報
寫下傍晚三行回報
做出週報範本
準備第一通報格式
區分事實與推測
一行寫下防止再發
數一數遲到的回報
向主管確認頻率

要請示 0件

要回報 0件

已同步、完成 0件