टीम और एचआर
रिपोर्टिंग की लय: किसे और कब बताना है, अब उलझन नहीं
मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 4 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।
रिपोर्टिंग की लय टेम्पलेट उन नए कर्मचारियों के लिए है जो तय नहीं कर पाते कि किसी बात की रिपोर्ट मैनेजर को करें, उसे ऊपर बढ़ाएँ या खुद ही फैसला ले लें. व्हाइटबोर्ड पर तात्कालिकता और खुद तय कर सकने के आधार पर हर काम को तुरंत रिपोर्ट, सलाह या सीधे काम में बाँटने वाला मैट्रिक्स, 5W1H से साप्ताहिक प्रगति रिपोर्ट बनाने का चित्र, और बुरी खबर की पहली सूचना तथा सलाह शुरू करने के वाक्य (तथ्य→असर→सुझाव→अनुरोध) रखे हैं. टास्क बोर्ड में मन में अटका है→सलाह लेनी है→रिपोर्ट करनी है→साझा हो गया, ये चार कॉलम हैं, और रिपोर्टिंग के रास्ते तय करने से लेकर साप्ताहिक समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क अभी बाकी हैं. बोलें या न बोलें इस उलझन में समय जाना बंद होता है, अकेले दबाकर रखने से होने वाली देरी घटती है और मैनेजर का भरोसा बनता जाता है.
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रिपोर्टिंग की लय
उपयोग: 1. तुरंत रिपोर्ट की 3 शर्तें तय करें → 2. आज की बातें बाँटें → 3. 5 और 6 के ढाँचे से रिपोर्ट या सलाह करें → 4. शुक्रवार को देर वाली रिपोर्ट गिनें
1. रिपोर्ट और सलाह की नीति (जल्दी और छोटा बताएँ)
- छह महीने का लक्ष्य मैनेजर एक बार भी यह न कहें कि उन्हें बताया ही नहीं गया. खबर जितनी बुरी हो, पहली सूचना उतनी ही तेज़, 15 मिनट के भीतर.
- जल्दी और छोटा बताएँ 60 प्रतिशत पर ही भेज दें. एक दिन बाद की पूरी रिपोर्ट से दस मिनट बाद की कच्ची रिपोर्ट ज़्यादा काम आती है.
- अकेले दबाकर रखने के संकेत (एक भी मिले तो पूछ लें) - वही स्क्रीन 20 मिनट से ज़्यादा देखी - दो बार सोचा कि बाद में पूछ लेंगे - समय सीमा तक आधे से कम समय बचा
- इस महीने का अभ्यास महीना 1 - सुबह की एक लाइन रिपोर्ट 20 कार्यदिवस तक महीना 2 - शाम की तीन लाइन जोड़कर आदत बनाएँ
2. तात्कालिकता × खुद तय कर सकते हैं (तुरंत रिपोर्ट, सलाह या काम)
ऊर्ध्वाधर अक्ष: तात्कालिकता (ऊपर जितनी ज़्यादा) / क्षैतिज अक्ष: खुद तय कर सकते हैं (दाईं ओर जितना ज़्यादा)
- अभी रिपोर्ट करें सिर्फ़ तथ्य भी काफ़ी हैं, पहली सूचना अभी दें. कार्ड को रिपोर्ट करनी है कॉलम में ले जाएँ.
- करें और तुरंत बताएँ खुद तय करके पहले काम करें और उसी दिन नतीजा बताएँ. ऐसा क्यों तय किया, एक लाइन में लिख छोड़ें.
- इकट्ठा करके पूछें सलाह लेनी है कॉलम में रखें और शाम के दस मिनट या अगली बैठक में एक साथ पूछें. जल्दी नहीं है, इसलिए बीच में न टोकें.
- करें और दर्ज करें खुद पूरा करके साझा हो गया में ले जाएँ. साप्ताहिक रिपोर्ट की एक लाइन काफ़ी है, हर बार अलग रिपोर्ट की ज़रूरत नहीं.
3. नियमित प्रगति रिपोर्ट बनाना (5W1H)
- शुक्रवार की साप्ताहिक रिपोर्ट
- What 50 में से 40 बिल की जाँच पूरी हो चुकी है
- Why सोमवार के बीच में आए काम से आधा दिन पीछे खिसका
- Who मैनेजर को. बिलिंग टीम की प्रिया को भी वही जानकारी
- When शुक्रवार शाम 4 बजे भेजेंगे. बाकी 10 अगले बुधवार तक
- Where मैनेजर की सीट पर मौखिक. रिकॉर्ड साझा फ़ोल्डर में
- How एक मिनट के भीतर. आँकड़े और तारीख़ ज़रूर हों
4. किसे क्या कब बताना है (व्यक्ति, विषय, आवृत्ति, माध्यम)
| क्या बताना है | कब और कितनी बार | माध्यम | ध्यान रखें | |
|---|---|---|---|---|
| सीधे मैनेजर | आज के तीन काम और उनकी प्रगति फैसला चाहिए ऐसी बातें और गड़बड़ी की पहली सूचना | सुबह 9:05 और शाम 5:30 बजे तुरंत रिपोर्ट की 3 शर्तें हों तो समय देखे बिना तुरंत | आमने-सामने पहली पसंद मौजूद न हों तो चैट भेजकर फ़ोन करें | बोलने का क्रम 6 का ढाँचा (तथ्य, असर, सुझाव, निवेदन) निवेदन एक ही रखें |
| ट्रेनिंग देने वाले सीनियर | काम करने के तरीके की सलाह समझ न आने वाले शब्द और कंपनी की प्रक्रिया | 20 मिनट अटकें तो वहीं छोटे सवाल शाम के दस मिनट के लिए जोड़ लें | चैट पर 3 मिनट माँगकर फिर आमने-सामने | एक ही सवाल दो बार न पूछें सिखाई गई प्रक्रिया वहीं नोट कर लें |
| दूसरी टीम और बाहरी संपर्क | काम की माँग और समय सीमा अपने जवाब की तारीख़ | काम मिलने के उसी दिन मिलने की सूचना स्थिति की जानकारी हफ़्ते में एक बार | ईमेल (मैनेजर को सीसी में रखें) जल्दी हो तो फ़ोन करके ईमेल में दर्ज करें | कंपनी के बाहर जाने वाला संदेश भेजने से पहले मैनेजर से जँचवाएँ |
5. बुरी खबर की पहली सूचना
- कारण पता न हो तब भी 15 मिनट के भीतर बताएँ
- क्या हुआ, किस पर असर पड़ेगा, अभी क्या कर रहे हैं
- अनुमान को अनुमान कहें और तथ्य से अलग रखें
- छिपाएँ नहीं, बढ़ाकर न कहें, टालें नहीं
6. सलाह कैसे शुरू करें (तथ्य, असर, सुझाव, निवेदन)
- तथ्य → कल दोपहर 3 बजे समय सीमा है और ड्राफ़्ट अभी नहीं बना
- असर → चूके तो सामने वाले का फैसला एक हफ़्ता खिसकेगा
- मेरा सुझाव → आज ड्राफ़्ट बनाकर कल सुबह 9 बजे जँचवाना चाहूँगा
- निवेदन → सिर्फ़ छूट की दर तय कर दीजिए, माँग एक ही रखें
7. ये न करें
- सब ठीक है कहकर बात खत्म, जबकि हल कुछ नहीं हुआ
- मैनेजर को छोड़कर सलाह ली और बाद में बताना भूल गए
- भूमिका इतनी लंबी कि 3 मिनट बाद भी नतीजा नहीं आता
- तय बात दोहराई नहीं और समझ अलग-अलग लेकर आगे बढ़े
कार्य बोर्ड की सामग्री
मन में अटका है 18 आइटम
रिपोर्ट किसे करें
किसे बताएँ, यह पता न होने की स्थिति खत्म करें. व्यक्ति और क्रम पहले से तय हों तो उलझकर अकेले दबाए रखने का समय शून्य हो जाता है.
3 सलाहकार चुनें
सीधे मैनेजर, ट्रेनिंग देने वाले सीनियर और एक साथी, इन तीन नाम लिखें और तालिका में लिखें कि कौन सी बात किसके पास जाएगी.
ऊपर जाने का नियम
मैनेजर पूरे दिन न हों जैसी सिर्फ़ दो स्थितियाँ तय करें जिनमें एक स्तर ऊपर जा सकते हैं, और बाद में किसे बताना है वह भी लिखें.
सलाह के मानदंड तय
हर बार शून्य से न सोचना पड़े, इसके लिए मानदंड बनाएँ. एक पन्ना तैयार हो तो पूछें या नहीं, यही तय करने में समय नहीं जाता.
3 तुरंत शर्तें
समय सीमा चूकना, पैसा या निजी जानकारी शामिल होना, कंपनी के बाहर असर पड़ना, इन तीन को तुरंत रिपोर्ट मानकर बोर्ड पर लगाएँ.
अपना दायरा लिखें
रकम, संबंधित लोग और दोबारा करने की मेहनत से रेखा खींचें और मैनेजर से तय करें कि कहाँ तक आप खुद फैसला ले सकते हैं.
20 मिनट का नियम
काम अटके 20 मिनट हो जाएँ तो किसी से ज़रूर पूछें, यह तय कर लें. समय की सीमा तय हो तो पूछने में झिझक नहीं रहती.
नियमित रिपोर्ट तय
तय समय पर तय ढाँचे में बताएँ. नियमित सिलसिला हो तो अचानक की सलाह भी आसानी से शुरू होती है.
सुबह की एक लाइन
काम शुरू होते ही आज के तीन काम मैनेजर को 30 सेकंड में बताएँ. प्राथमिकता में फ़र्क हो तो वहीं ठीक हो जाता है.
शाम की तीन लाइन
क्या हुआ, कहाँ अटका है और कल क्या करेंगे, ये तीन लाइन चैट पर भेजें और एक हफ़्ता लगातार करके देखें.
साप्ताहिक फ़ॉर्मेट
प्रगति, आँकड़े, दिक्कतें और अगले हफ़्ते की योजना, इन चार बिंदुओं का फ़ॉर्मेट बनाएँ और शुक्रवार शाम 4 बजे भरने की आदत डालें.
बुरी खबर का तरीका
जो बात कहनी मुश्किल हो, देर होने पर उसी का नुकसान सबसे ज़्यादा बढ़ता है. तरीका पहले से तय हो तो घबराहट में भी क्रम से बता पाएँगे.
पहली सूचना तैयार
कारण पता न हो तो भी चलेगा, 15 मिनट के भीतर बताएँ कि क्या हुआ, किस पर असर पड़ेगा और आप अभी क्या कर रहे हैं.
तथ्य और अनुमान
जो पक्का हो वही तथ्य की तरह कहें और अनुमान के साथ अनुमान है यह जोड़ें. दोनों मिल जाएँ तो सामने वाले का फैसला बिगड़ता है.
एक लाइन में सुधार
मामला शांत हो जाए तो एक लाइन में लिखें कि प्रक्रिया में क्या बदलेगा ताकि दोबारा न हो. इसे माफ़ीनामा न बनाएँ.
हफ़्ते की समीक्षा
मानदंड एक बार तय करके छोड़ने की चीज़ नहीं है. पूरे हफ़्ते को देखकर बहुत देर से दी गई रिपोर्ट और बेवजह की सलाह अलग करें.
देर वाली रिपोर्ट
इस हफ़्ते जो बातें और पहले कही जा सकती थीं, उन्हें गिनें और सिर्फ़ एक की वजह खोदें. हर हफ़्ते देखें कि संख्या घट रही है या नहीं.
फ़्रीक्वेंसी पूछें
महीने में एक बार सीधे पूछें कि रिपोर्ट ज़्यादा है या कम, और मैनेजर की पसंद के हिसाब से ढाँचा अपडेट करें.
