टीम और एचआर

बिज़नेस चैट के शिष्टाचार: जवाब, मेंशन और माध्यम के अपने नियम

मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 4 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)

मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।

Slack, Teams या WhatsApp ग्रुप पर मैसेज भेजने से पहले झिझकने वाले नए कर्मचारी, बिज़नेस चैट शिष्टाचार टेम्पलेट से जवाब देने का समय, मेंशन का नियम और चैट या फ़ोन का चुनाव अपने नियमों में तय करते हैं. व्हाइटबोर्ड पर टीम के चैट नियम, ज़रूरत और लोगों की संख्या से माध्यम चुनने वाला मैट्रिक्स, अनुरोध, सलाह, जानकारी और याद दिलाने के शुरुआती वाक्य, भेजने से पहले की जाँच और KPT समीक्षा रखी है. टास्क बोर्ड में झिझक वाले पल, नियम बन रहा है, आज़मा रहे हैं और पक्का हो गया — ये चार कॉलम हैं, तथा लेखा-जोखा से दो हफ़्ते बाद की समीक्षा तक 5 मुख्य टास्क और 13 सब-टास्क शुरू नहीं हुए के रूप में रखे हैं. हर झिझक को एक नियम में बदलते जाइए, तो दो हफ़्ते बाद तीन सेकंड में तय होगा कि यह चैट का काम है या फ़ोन का, और भेजने से पहले हाथ नहीं रुकेगा.

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बिज़नेस चैट के शिष्टाचार

इस्तेमाल: 1. टीम के नियम पूछें → 2. मैट्रिक्स से माध्यम चुनें → 3. शुरुआती वाक्य अपनी भाषा में ढालें → 4. दो हफ़्ते बाद KPT से समीक्षा करें

1. टीम के संपर्क नियम (किसे, किस समय, पढ़ने की रसीद का क्या)

दो हफ़्ते बाद यहाँ पहुँचना है भेजने से पहले झिझक में रुकने का समय शून्य हो। माध्यम तीन सेकंड में तय हो और शुरुआत सिर्फ़ साँचा भरने से बन जाए।
सीनियर प्रिया से पूछकर तय हुआ 1. सबको मेंशन सिर्फ़ सिस्टम ठप होने और उसी दिन की मीटिंग बदलने पर 2. काम का समय सुबह 10 से शाम 7 बजे तक, उसके बाद आया संदेश अगले कार्यदिवस का माना जाएगा 3. इमोजी रिएक्शन पढ़ने की रसीद के तौर पर चलेगा, नीले टिक का इंतज़ार कोई नहीं करता
अभी तय नहीं हुआ - मैनेजर को चैट पर भेजें या मेल ज़रूरी है - दूसरे विभाग को अनुरोध DM, चैनल या मेल में से किससे भेजें
देखकर समझ आया असली चलन चैनल पर जवाब औसतन 2 घंटे में, DM पर 20 मिनट में आता है पहली पंक्ति में काम और समय-सीमा वाले अनुरोध बाक़ी से जल्दी लौटते हैं

2. माध्यम चुनने का तरीक़ा (तात्कालिकता × जुड़े लोगों की संख्या)

ऊर्ध्वाधर अक्ष: तात्कालिकता (ऊपर=आज ही करना है / नीचे=आज न हो तो चलेगा) / क्षैतिज अक्ष: जुड़े लोगों की संख्या (बाएँ=1 व्यक्ति / दाएँ=पूरी टीम)

पहले फ़ोन, फिर लिखें 30 मिनट में फ़ैसला चाहिए और बात एक ही व्यक्ति से है। पहले फ़ोन कीजिए, फिर जो तय हुआ उसे तीन पंक्तियों में DM पर छोड़ दीजिए।
सबको सिर्फ़ एक बार वही बात जो पहले हिस्से में तय हुए सबको मेंशन के पैमाने पर खरी उतरती है। एक ही बार डालिए और आगे की बातें उसी थ्रेड में जोड़िए।
DM भेजकर इंतज़ार करें सिर्फ़ एक व्यक्ति से पुष्टि चाहिए। तुरंत जवाब नहीं आएगा, यह मानकर अपनी समय-सीमा लिखकर भेजिए और इंतज़ार में दूसरा काम उठा लीजिए।
चैनल पर डाल दें मीटिंग नोट्स या प्रगति जैसी बातें, जिन्हें बस पढ़ लेना काफ़ी है। चैनल पर रख दीजिए और किसी को अलग से मेंशन मत कीजिए।

3. स्थिति के हिसाब से शुरुआती वाक्य (जस का तस लीजिए, फिर अपनी भाषा में ढालिए)

	अनुरोध करना	सलाह लेना	जानकारी देना	याद दिलाना
पहली पंक्ति	नमस्ते, कोटेशन पर एक बार नज़र डाल दीजिए। 25 तारीख़ शाम 5 बजे तक मिल जाए तो बहुत मदद होगी।	एक सलाह चाहिए, विकल्प A और विकल्प B में तय नहीं कर पा रहा हूँ। आज दस मिनट मिल सकते हैं क्या।	जानकारी के लिए भेज रहा हूँ, जवाब की ज़रूरत नहीं। आज मेहरा एंटरप्राइजेज के साथ हुई बैठक के फ़ैसले नीचे हैं।	18 तारीख़ को माँगे गए कोटेशन के बारे में पूछ रहा हूँ। कब तक देख पाएँगे, बस इतना बता दीजिए।
हमेशा लिखें	समय-सीमा (तारीख़ और समय) पूरा होने का मतलब (किसे क्या देना है) कोई पुराना नमूना जो काम आए	विकल्प और अपनी पसंद (कारण के साथ) कब तक फ़ैसला चाहिए कितनी दूर तक राय चाहिए	जवाब चाहिए या नहीं (न चाहिए तो एक पंक्ति में) किन लोगों का पढ़ना ज़रूरी है समय-सीमा हो तो उसकी तारीख़	पहली बार कब कहा था, वह तारीख़ अपनी समय-सीमा और देर होने पर क्या अटकेगा कोई विकल्प (कल सुबह तक भी चल जाएगा)
आम गलतियाँ	सिर्फ़ जल्दी चाहिए लिखकर भेज देना। समय-सीमा पता नहीं चलती और इंतज़ार अपना ही होता है।	एक बात करनी है लिखकर वहीं रुक जाना। सामने वाला डरते-डरते इंतज़ार करता रहता है।	सिर्फ़ मीटिंग नोट्स का लिंक चिपका देना। क्या तय हुआ यह पता नहीं चलता, इसलिए कोई खोलता ही नहीं।	सिर्फ़ हुआ क्या भेज देना। यह उलाहने जैसा लगता है और अगली बार कहना मुश्किल हो जाता है।

4. भेजने से पहले की जाँच (किसे और कब)

भेजने के बटन से पहले नाम दोबारा पढ़ें, संदेह हो तो सीधे उसी व्यक्ति को
काम के समय के बाद लिखा हो तो शेड्यूल करके अगली सुबह पहुँचाएँ
किसी व्यक्ति के बारे में राय लिखकर न भेजें, आमने-सामने कहें

5. जोड़ने और बाँटने में आम चूक

एक-एक पंक्ति के पाँच संदेश भेजकर पाँच बार नोटिफ़िकेशन बजाना
पाँच अनुरोध एक लंबे संदेश में भरना और जवाब सिर्फ़ पहले का मिलना
नए विषय को पुराने थ्रेड में जोड़ना और बाद में ढूँढ न पाना
सिर्फ़ स्क्रीनशॉट चिपकाना और यह न लिखना कि देखना क्या है

6. इमोजी का सही अंदाज़

टीम के भीतर इमोजी सामान्य है, ग्राहक या मैनेजर को पहले संदेश में नहीं
सामने वाला जितने इमोजी भेजे उतने ही भेजना सबसे सुरक्षित है
चेहरे वाले इमोजी से बेहतर अंगूठा या टिक का निशान समझ आता है
माफ़ी और मना करने वाले संदेश में इमोजी न लगाएँ

7. हर दो हफ़्ते की समीक्षा (KPT)

Keep (जारी रखना)

तुरंत जवाब न दे सकूँ तो पहले शाम 5 बजे तक बता दूँगा लिख देता हूँ
काम और समय-सीमा पहली पंक्ति में रखने से पलटकर सवाल कम हुए

Problem (जो नहीं हो पाया)

तीन बार जल्दी का मानकर काम के समय के बाद सीधे भेज दिया, शेड्यूल नहीं किया
जितनी जल्दबाज़ी होती है, भेजने से पहले की जाँच उतनी ही छूट जाती है

Try (अगली बार आज़माना)

दूसरे विभाग को DM भेजना बंद करके उनके चैनल पर लिखूँगा
जाँच तीन बिंदुओं से घटाकर सिर्फ़ नाम वाला एक बिंदु कर दूँगा

कार्य बोर्ड की सामग्री

झिझक वाले पल 18 आइटम

चैट का लेखा-जोखा

अपनी आदत सुधारने से पहले यह दिखने लायक बनाइए कि इस समय कहाँ और किस बात पर झिझक होती है। यहाँ लिखे गए पल ही आगे बनने वाले हर नियम का सामान हैं।

माध्यम लिख लें

चैट, मेल, फ़ोन, आमने-सामने बात और मीटिंग में से किसका इस्तेमाल किस काम के लिए होता है, यह एक पन्ने पर लिखें।

5 झिझक चुनें

पिछले एक हफ़्ते में जब भेजने के बटन पर हाथ रुक गया, ऐसे पाँच पल चुनकर कार्ड बनाएँ।

टीम के नियम पूछें

सबको मेंशन करने का पैमाना क्या है और काम के समय के बाद आए संदेश कैसे निपटाए जाते हैं, यह सीनियर से पूछें।

माध्यम तय करें

ज़्यादातर झिझक इसी सवाल पर होती है कि यह बात चैट पर कहनी चाहिए या नहीं। ज़रूरत की तात्कालिकता और जुड़े लोगों की संख्या, इन दो धुरियों से जवाब अपने आप निकलने दीजिए।

5 मामले रखें

लेखे-जोखे वाले पाँच मामले मैट्रिक्स के चार खानों में रखिए और देखिए कि भीड़ कहाँ है।

कब फ़ोन करें

तीन बार संदेश आने-जाने पर भी बात तय न हो, या फ़ैसला आज ही चाहिए, इस तरह शर्त को अंक में लिखें।

@channel सीमित करें

सबको मेंशन करने से सबका काम एक साथ रुकता है, इसलिए इसे सिर्फ़ दो स्थितियों तक सीमित करें।

जवाब का समय बताएँ

तुरंत जवाब न दे पाने के लिए खुद को कोसने से बात नहीं बनती। कितनी देर में क्या जवाब देंगे, यह पहले ही बता दीजिए और सामने वाले के इंतज़ार का तरीक़ा बदल दीजिए।

अपना समय बताएँ

आम तौर पर दो घंटे में और ज़रूरी मेंशन पर तीस मिनट में, इस तरह लक्ष्य तय करके सबको बता दें।

ऑफ़-ऑवर का नियम

काम के समय के बाद आए संदेश का जवाब कब देंगे और रात में खुद भेजना पड़े तो साथ में क्या लिखेंगे, यह तय करें।

रुकने वाला वाक्य

शाम 5 बजे तक देखकर बता दूँगा, जैसा एक तैयार वाक्य हमेशा पास रखें।

शुरुआती वाक्य बनाएँ

हर बार शून्य से सोचने में ही समय जाता है। अनुरोध, सलाह, जानकारी और याद दिलाने, इन चार के लिए शुरुआत का साँचा बना लीजिए और फिर सिर्फ़ भरते जाइए।

अनुरोध का साँचा

काम, समय-सीमा और पूरा होने का मतलब, ये तीनों पहली पंक्ति में रखें ताकि पहली पंक्ति से ही फ़ैसला हो सके।

दो और साँचे बनाएँ

सलाह में विकल्प और अपनी पसंद, तथा याद दिलाने में पहली बार कहने की तारीख़ और कोई विकल्प पहली पंक्ति में रखें।

2 हफ़्ते बाद जाँचें

सिर्फ़ तय किए गए नियम एक हफ़्ते में भूल जाते हैं। दो हफ़्ते बाद KPT से लेखा-जोखा कीजिए और जो काम आया, सिर्फ़ उसे पक्का हो गया में ले जाइए।

पक्के नियम गिनें

आज़मा रहे हैं से पक्का हो गया में गए कार्ड गिनिए, तीन कार्ड बढ़े हों तो इसे सफलता मानिए।

बेअसर नियम सुधारें

जो नियम टूटा, उसमें इच्छाशक्ति नहीं बल्कि शर्त पर शक कीजिए और पैमाना एक कदम ढीला करके फिर आज़माइए।

नियम बन रहा है 0 आइटम

आज़मा रहे हैं 0 आइटम

पक्का हो गया 0 आइटम

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