Tim & SDM
Etika Chat Kerja: Aturan Sendiri soal Balasan, Mention, dan Kanal
Menengah | 1 halaman papan tulis · Papan tugas 4 kolom (5 tugas induk, 13 subtugas)
Menengah: Nama metode muncul, tetapi poin pentingnya dijelaskan di papan tulis. Gunakan contoh pengisian sebagai petunjuk, lalu isi sambil berpikir sesuai situasi Anda sendiri.
Karyawan baru yang ragu sebelum mengirim di Slack, Teams, atau grup WhatsApp kantor memakai templat etika chat kerja untuk menetapkan aturan sendiri soal waktu balasan, mention, dan kanal. Papan tulis memuat aturan chat tim, matriks yang memilih kanal berdasarkan urgensi dan jumlah orang, kalimat pembuka untuk meminta, berkonsultasi, berbagi kabar, dan menagih, cek sebelum kirim, serta retrospektif KPT. Papan tugas punya empat kolom - momen ragu, menyusun aturan, sedang diuji, dan sudah melekat - dan dimulai dengan 5 tugas induk serta 13 subtugas, dari pemetaan sampai tinjauan dua minggu, semuanya belum dikerjakan. Dengan mengubah satu keraguan menjadi satu aturan, dalam dua minggu Anda memutuskan chat atau telepon dalam tiga detik, dan pesan di luar jam kerja punya aturan yang jelas.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Etika Chat Kerja
Cara pakai: 1. Tanyakan aturan tim 2. Pilih kanal lewat matriks 3. Ubah kalimat pembuka menjadi bahasa Anda 4. Tinjau dengan KPT setelah dua minggu
1. Aturan Komunikasi Tim (siapa, kapan, dan apa yang dianggap dibaca)
- Yang ingin saya capai dalam dua minggu Tidak ada lagi jeda ragu sebelum kirim. Kanal dipilih dalam tiga detik dan pembuka tinggal mengisi pola.
- Sudah dipastikan ke Bu Sari, senior di tim 1. Mention ke semua orang hanya untuk gangguan sistem dan perubahan jadwal hari itu 2. Jam kerja 08.00 sampai 17.00, dan pesan setelah itu dihitung sebagai hari kerja berikutnya 3. Reaksi emoji sudah cukup sebagai tanda dibaca, tidak perlu menunggu centang biru
- Masih belum diputuskan - Pesan ke manajer cukup lewat chat atau perlu email - Permintaan ke divisi lain dikirim lewat pesan pribadi, kanal, atau email
- Yang benar-benar terjadi di tim Balasan di kanal rata-rata dua jam, di pesan pribadi dua puluh menit Permintaan dengan urusan dan tenggat di baris pertama dibalas lebih cepat
2. Memilih Kanal (urgensi versus jumlah orang)
Sumbu vertikal: Urgensi (atas = harus jalan hari ini / bawah = bisa menunggu) / Sumbu horizontal: Jumlah orang (kiri = satu orang / kanan = seluruh tim)
- Telepon dulu, catat setelahnya Urusan satu lawan satu yang butuh keputusan dalam tiga puluh menit. Telepon lebih dulu, lalu tinggalkan hasilnya dalam tiga baris di pesan pribadi.
- Mention semua sekali saja Urusan yang memenuhi aturan mention semua dari bagian 1. Kirim satu kali saja dan tambahkan setiap kabar lanjutan di utas yang sama.
- Kirim pribadi lalu tunggu Anda hanya butuh konfirmasi satu orang. Anggap balasannya tidak datang seketika, sebutkan kapan Anda membutuhkannya, dan lanjut ke pekerjaan lain sambil menunggu.
- Cukup taruh di kanal Notulen dan perkembangan yang cukup dibaca saja. Letakkan di kanal dan jangan menyebut nama siapa pun.
3. Kalimat Pembuka per Situasi (pakai apa adanya, lalu jadikan bahasa Anda)
| Meminta | Berkonsultasi | Berbagi info | Menagih | |
|---|---|---|---|---|
| Kalimat pembuka | Selamat siang, mohon dicek satu hal di penawaran ini. Kalau bisa kembali sebelum pukul 17.00 tanggal 25, sangat membantu. | Saya butuh pendapat kedua, masih ragu antara opsi A dan opsi B. Apakah ada waktu sepuluh menit hari ini. | Saya bagikan untuk informasi, tidak perlu dibalas. Berikut keputusan rapat hari ini dengan PT Sentosa. | Menindaklanjuti penawaran yang saya minta tanggal 18. Cukup beri tahu kira-kira kapan bisa dilihat. |
| Selalu cantumkan | Tenggat (tanggal dan jam) Wujud selesainya (siapa menerima apa) Contoh lama yang bisa jadi acuan | Pilihan yang ada dan usulan Anda beserta alasannya Kapan keputusan dibutuhkan Sejauh mana masukan yang diminta | Perlu dibalas atau tidak (sebutkan bila tidak perlu) Siapa yang benar-benar perlu membaca Tanggalnya bila ada tenggat | Tanggal Anda meminta pertama kali Tenggat Anda dan apa yang macet bila terlambat Alternatif (besok pagi pun masih sempat) |
| Kesalahan umum | Hanya menulis mohon secepatnya dan berhenti di situ. Tenggatnya tidak sampai, jadi Anda sendiri yang menunggu. | Membuka dengan ada waktu sebentar lalu berhenti. Lawan bicara menunggu sambil membayangkan yang buruk. | Menempel tautan notulen tanpa satu kalimat pun. Tidak ada yang tahu apa yang diputuskan, jadi tidak ada yang membuka. | Hanya mengirim sudah jadi belum dan tidak lebih. Terbaca seperti menyalahkan dan permintaan berikutnya jadi berat. |
4. Cek Sebelum Kirim (penerima dan waktu)
- Baca ulang nama penerima sebelum menekan kirim, dan bila ragu kirim pribadi
- Bila selesai menulis di luar jam kerja, jadwalkan agar sampai besok pagi
- Jangan menuliskan penilaian tentang orang, sampaikan langsung tatap muka
5. Salah Saat Menggabung dan Memecah
- Mengirim lima pesan satu baris sehingga notifikasi berbunyi lima kali
- Menjejalkan lima permintaan dalam satu pesan panjang dan hanya yang pertama dijawab
- Melanjutkan topik baru di utas lama sehingga sulit dicari kemudian
- Menempel tangkapan layar tanpa menjelaskan apa yang harus dilihat
6. Takaran Emoji dan Stiker
- Di dalam tim emoji dan stiker biasa saja, tetapi pesan pertama ke klien atau atasan tanpa keduanya
- Menyamakan jumlah dengan lawan bicara adalah cara paling aman
- Jempol atau centang lebih jelas dipahami daripada gambar wajah
- Jangan menambahkannya pada permintaan maaf atau penolakan
7. Retrospektif Tiap Dua Minggu (KPT)
Keep (yang dilanjutkan)
- Saat belum bisa menjawab, saya balas dulu dengan saya kabari sebelum pukul 17.00
- Menaruh urusan dan tenggat di baris pertama membuat pertanyaan susulan berkurang
Problem (yang tidak jalan)
- Tiga kali saya merasa mendesak lalu mengirim di luar jam kerja alih-alih menjadwalkannya
- Cek sebelum kirim adalah hal pertama yang saya lewati saat sedang terburu-buru
Try (yang dicoba berikutnya)
- Berhenti mengirim pesan pribadi ke divisi lain dan menulis di kanal mereka
- Memangkas cek dari tiga butir menjadi satu butir saja, yaitu penerimanya
Isi papan tugas
Momen ragu 18 item
Petakan chat Anda
Sebelum memperbaiki kebiasaan, buat terlihat di mana Anda ragu. Semua yang Anda catat di sini menjadi bahan baku setiap aturan.
Daftar kanal Anda
Tulis dalam satu halaman untuk apa Anda memakai chat, email, telepon, obrolan langsung, dan rapat.
Catat 5 momen ragu
Ambil lima momen sepekan terakhir saat tangan Anda berhenti di atas tombol kirim, lalu jadikan kartu.
Tanya aturan tim
Tanyakan kepada senior apa yang membenarkan mention ke semua orang dan bagaimana pesan di luar jam kerja diperlakukan.
Pilih kanalnya
Sebagian besar keraguan berujung pada pertanyaan apakah chat memang tempatnya. Dua sumbu, yaitu urgensi dan jumlah orang, yang memutuskannya untuk Anda.
Petakan 5 kasus
Letakkan lima momen yang Anda catat ke empat kuadran dan lihat di mana penumpukannya.
Kapan harus telepon
Beri angka pada syaratnya, misalnya tiga kali bolak-balik tanpa keputusan atau jawaban dibutuhkan hari ini juga.
Batasi mention semua
Mention ke semua orang menghentikan seluruh tim sekaligus, jadi persempit menjadi dua situasi saja.
Umumkan waktu balas
Menyalahkan diri karena tidak bisa membalas seketika tidak akan bertahan. Sampaikan sejak awal berapa lama Anda membalas dan ubah cara orang menunggu Anda.
Tulis target balas
Tentukan target yang berani Anda ucapkan, misalnya dua jam untuk pesan biasa dan tiga puluh menit untuk mention mendesak.
Aturan di luar jam
Tetapkan kapan Anda menjawab pesan yang masuk di luar jam kerja dan kalimat apa yang Anda tulis bila terpaksa mengirim malam hari.
Siapkan frasa jeda
Simpan satu kalimat siap pakai, misalnya saya cek dulu dan kabari sebelum pukul 17.00.
Buat pola pembuka
Menyusun dari nol setiap kali itulah yang memakan waktu. Buat satu pembuka untuk permintaan, konsultasi, berbagi info, dan menagih, lalu tinggal mengisinya.
Pola untuk meminta
Taruh urusan, tenggat, dan wujud selesainya di baris pertama, supaya baris itu saja sudah cukup untuk bertindak.
Tambah dua pola
Untuk konsultasi mulailah dari pilihan dan usulan Anda, untuk menagih mulailah dari tanggal permintaan pertama dan alternatifnya.
Tinjau di 2 minggu
Aturan yang hanya diputuskan akan terlupa dalam sepekan. Ambil rekap dengan KPT setelah dua minggu dan pindahkan ke sudah melekat hanya yang terbukti jalan.
Hitung yang melekat
Hitung kartu yang berpindah dari sedang diuji ke sudah melekat, dan anggap berhasil bila ada tiga kartu.
Perbaiki yang gagal
Saat sebuah aturan gagal, curigai syaratnya lebih dulu daripada niat Anda, lalu coba lagi satu tingkat lebih longgar.
