团队与人事
在线会议的礼仪与主持：出镜、发言、纪要每次都用同一套流程
入门｜白板 1 页·任务看板 5 列（5 个父任务、13 个子任务）
入门：不使用专业术语，只要按照白板上的提问和填写示例逐一回答，就能成形。
面向刚被指派主持会议或写纪要的新人的在线会议模板，从视频会议礼仪、摄像头与声音的检查，一直讲到当天的主持流程和会议纪要的写法与共享。白板上汇总了参会规则（摄像头开关、迟到、能否录制）、画面与声音与场地的检查、从开始前5分钟到结束后30分钟的推进流程、周例会与首次商谈与对外说明会三种类型的做法，以及 KPT（Keep 继续做、Problem 遇到的问题、Try 下次尝试）的三列复盘。任务板按计划中→准备→进行中→纪要共享→改进这五列推进，搭好连接环境、提前共享议题、按流程主持、当天发出纪要、每月复盘这5个父任务和13个子任务都处于未开始状态。一次会议用一张卡片就能从准备走到纪要共享，即使有外部人员在场也知道下一步该做什么，纪要也不会拖到第二天。
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白板预览
以文字形式阅读白板内容
在线会议的礼仪与主持
用法: ① 定好规则 → ②③④ 检查画面、声音、场地 → ⑤ 按流程主持 → ⑦ 用KPT复盘
① 参会规则（摄像头・迟到・录制）
- 本次会议要定的事 例）把下月展会要发的资料定成A案还是B案，当场定完，不留待办。
- 什么时候开摄像头 ・内部例会只在开场问候的30秒开启 ・有外部人员参加的会议全程开启
- 迟到和出故障时怎么办 ・可能迟到5分钟，先在聊天里说一声再进 ・声音断了就改用电话（号码写在邀请邮件里）
- 录制时怎么征得同意 有外部人员的会议原则上不录制。要录的当天，在开场用口头和聊天两种方式取得许可，并说明保存位置。
② 画面（出镜检查）
- 摄像头放到与视线齐平的高度。笔记本电脑垫两本书抬高20厘米
- 从正面给脸打光。背对窗户会让表情陷进阴影里
- 有外部人员时，把显示名改成 ○○公司 王磊 这样的写法
③ 声音（听感检查）
- 用耳机麦克风。电脑内置麦克风容易把房间的回声一起收进去
- 除发言人以外全部静音。记住取消静音的快捷键
- 开口前先停一拍。开头的2秒对方是听不到的
④ 场地与背景（有外部人员时尤其注意）
- 在家就用素色墙面或背景虚化。不要拍到家人和晾着的衣物
- 开始前关掉电脑通知。共享画面时会弹出人名
- 不要从咖啡馆或路上参会。实在没办法的日子，先说明一句
⑤ 从开始前5分钟到结束后30分钟的流程（每次都按这个顺序）
- 1. 提前5分钟｜进会议室确认连接 先进去试屏幕共享和声音，再和早到的人聊上一句。不要到了开始时间才开始查连接。
- 2. 开始0分｜说明目的和结束时间 开场2分钟内宣布今天要定的1件事和几点结束，并报出记录人和计时人的名字。
- 3. 第5分钟｜打开资料点明议题 提前发过的资料不再照读，只把还没定下来的议题投到屏幕上，从提问开始。
- 4. 中场｜点名请人发言 不要泛泛地问全场，而是说「王磊，你怎么看」。越是关着摄像头的人，越要先点到。
- 5. 剩余5分钟｜念一遍决定和待办 把决定的事、负责人、期限念出来确认，并在参会者屏幕上以文字展示后再结束。
- 6. 结束后30分钟｜发出纪要 正文只写决定和待办这三点发给全员。缺席的人也把同一份正文原样转发。
⑥ 按会议类型推进（例会・首次商谈・对外说明会）
| 目的 | 事先要发的东西 | 时间怎么用 | 结束后要做的事 | |
|---|---|---|---|---|
| 周例会（30分钟） | 同步进展、解决卡点 要定的事只留1件 | 前一天17点发出议题和进度数字 汇报由各人先在聊天里写3行 | 汇报10分钟・讨论15分钟・确认5分钟 出现待办就当场定下负责人和期限 | 把决定和负责人写成3行发到聊天 最后先定好下次的1个议题 |
| 首次商谈（45分钟） | 把对方的困扰听完 提案可以留到下一次 | 用邮件发出公司介绍和议题 确认对方出席者的姓名和职务 | 自我介绍5分钟・倾听30分钟・约定下次10分钟 说话比例以对方7、自己3为准 | 当天发出感谢邮件和会议纪要 附上2个下次日期方案并请对方回复 |
| 对外说明会（60分钟） | 向全员传达同样内容的规格变更 当场把问题都接下来 | 资料提前3个工作日以PDF发出 连接测试的通知在前一天发出 | 说明30分钟・问答20分钟・总结10分钟 问答也在聊天里接收并念出来 | 纪要当天发出，资料在次一个工作日前共享 没能回答的问题带上期限再回复 |
⑦ 会议复盘（KPT）
Keep（继续做）
- 议题和资料在前一天17点前发了出去。当天只谈了议题本身
- 剩余5分钟念了决定和待办，当天就把纪要发了出去
Problem（遇到的问题）
- 屏幕共享没投出来，最初的5分钟都花在查连接上
- 发言集中在2个人身上，关着摄像头的3个人一直没开口
Try（下次尝试）
- 要共享的资料在开始前就集中开在一个画面上
- 中场先从关着摄像头的人开始点名
任务看板内容
计划中 18 项
搭好连接环境
先打好底子，再谈内容。画面出不来、声音听不见浪费的那几分钟，要乘上参会人数一起算。
测试麦克风和摄像头
前一天单独开一个会议室录一段，用自己的眼睛确认音量大小和面部亮度。
整理背景和灯光
把摄像头固定在拍不到家人和文件的位置，确认光线不会让脸显得发暗。
准备备用线路
记下断线时可用的电话号码和手机热点；如果由你主持，还要定好替补主持人。
提前发出议题和资料
不要让大家当天才看。议题和资料先送到，会议时间才能全部用在讨论上。
前一天发出议题
把目的、三项议题、所需时间、要定的事写进邮件正文而不是附件，前一天17点前发出。
提前共享资料
说明材料对外部提前3个工作日、对内部前一天发出，当天的屏幕共享只当作辅助。
分配三个角色
主持、记录、计时三个角色事先定好并写进邀请邮件（一人兼任，纪要就会变薄）。
按固定流程主持
每次都按同一顺序推进，外部人员在场也不慌。流程直接照搬白板的第⑤块。
提前5分钟进会议室
开始前5分钟让闹钟响起，把要共享的画面和声音各确认一次再等待。
开场2分钟讲清目的
把要定的1件事和结束时间写在手边的便签上，说完就打上勾。
点名请人发言
把参会者名字排在手边，给还没发言的人做个记号，中场前至少点到一次。
当天发出会议纪要
拖到第二天，记忆和热度都凉了。只写决定事项和待办也行，当天就落成文字发出去。
只写决定和待办
不做发言实录，只留决定的事、负责人、期限这三点，5分钟就能写完。
结束后30分钟内发出
会议结束后的30分钟空出来写纪要，没能参会的人也发同一份正文。
每月复盘会议质量
不要开完就算。月末数一数场次和时长，定出一场可以取消的会和一场可以缩短的会。
统计会议时长
月末数出会议场次和总时长，在改进列留下一行（没有数字就没法谈精简）。
砍掉一场无用会议
月末把例会列成清单，挑出连续几次只有汇报的一场，找主办人商量。
