在线会议的礼仪与主持:出镜、发言、纪要每次都用同一套流程

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在线会议的礼仪与主持:出镜、发言、纪要每次都用同一套流程

面向刚被指派主持会议或写纪要的新人的在线会议模板,从视频会议礼仪、摄像头与声音的检查,一直讲到当天的主持流程和会议纪要的写法与共享。白板上汇总了参会规则(摄像头开关、迟到、能否录制)、画面与声音与场地的检查、从开始前5分钟到结束后30分钟的推进流程、周例会与首次商谈与对外说明会三种类型的做法,以及 KPT(Keep 继续做、Problem 遇到的问题、Try 下次尝试)的三列复盘。任务板按计划中→准备→进行中→纪要共享→改进这五列推进,搭好连接环境、提前共享议题、按流程主持、当天发出纪要、每月复盘这5个父任务和13个子任务都处于未开始状态。一次会议用一张卡片就能从准备走到纪要共享,即使有外部人员在场也知道下一步该做什么,纪要也不会拖到第二天。

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在线会议 视频会议礼仪 会议主持 远程办公 会议纪要
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ホワイトボード プレビュー

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① 参会规则(摄像头・迟到・录制) ② 画面(出镜检查) ③ 声音(听感检查) ④ 场地与背景(有外部人员时尤其注意) ⑤ 从开始前5分钟到结束后30分钟的流程(每次都按这个顺序) ⑥ 按会议类型推进(例会・首次商谈・对外说明会) 在线会议的礼仪与主持 用法: ① 定好规则 → ②③④ ... 本次会议要定的事 会议规则 卡点与故障 本次会议要定的事例)把下月展会要发的资料定成A案还是B案,当场定完,不留待办。 什么时候开摄像头・内部例会只在开场问候的30秒开启・有外部人员参加的会议全程开启 迟到和出故障时怎么办・可能迟到5分钟,先在聊天里说一声再进・声音断了就改用电话(号码写在邀请邮件里) 录制时怎么征得同意有外部人员的会议原则上不录制。要录的当天,在开场用口头和聊天两种方式取得许可,并说明保存位置 摄像头放到与视线齐平的高度。笔记本电脑垫两本书抬高20厘米 从正面给脸打光。背对窗户会让表情陷进阴影里 有外部人员时,把显示名改成 ○○公司 王磊 这样的写法 用耳机麦克风。电脑内置麦克风容易把房间的回声一起收进去 除发言人以外全部静音。记住取消静音的快捷键 开口前先停一拍。开头的2秒对方是听不到的 在家就用素色墙面或背景虚化。不要拍到家人和晾着的衣物 开始前关掉电脑通知。共享画面时会弹出人名 不要从咖啡馆或路上参会。实在没办法的日子,先说明一句 1. 提前5分钟|进会议室确认连接先进去试屏幕共享和声音,再和早到的人聊上一句。不要到了开始时间才开始查连接。 2. 开始0分|说明目的和结束时间开场2分钟内宣布今天要定的1件事和几点结束,并报出记录人和计时人的名字。 3. 第5分钟|打开资料点明议题提前发过的资料不再照读,只把还没定下来的议题投到屏幕上,从提问开始。 4. 中场|点名请人发言不要泛泛地问全场,而是说「王磊,你怎么看」。越是关着摄像头的人,越要先点到。 5. 剩余5分钟|念一遍决定和待办把决定的事、负责人、期限念出来确认,并在参会者屏幕上以文字展示后再结束。 6. 结束后30分钟|发出纪要正文只写决定和待办这三点发给全员。缺席的人也把同一份正文原样转发。 目的 事先要发的东西 时间怎么用 结束后要做的事 周例会(30分钟) 同步进展、解决卡点要定的事只留1件 前一天17点发出议题和进度数字汇报由各人先在聊天里写3行 汇报10分钟・讨论15分钟・确认5分钟出现待办就当场定下负责人和期限 把决定和负责人写成3行发到聊天最后先定好下次的1个议题 首次商谈(45分钟) 把对方的困扰听完提案可以留到下一次 用邮件发出公司介绍和议题确认对方出席者的姓名和职务 自我介绍5分钟・倾听30分钟・约定下次10分钟说话比例以对方7、自己3为准 当天发出感谢邮件和会议纪要附上2个下次日期方案并请对方回复 对外说明会(60分钟) 向全员传达同样内容的规格变更当场把问题都接下来 资料提前3个工作日以PDF发出连接测试的通知在前一天发出 说明30分钟・问答20分钟・总结10分钟问答也在聊天里接收并念出来 纪要当天发出,资料在次一个工作日前共享没能回答的问题带上期限再回复 ⑦ 会议复盘(KPT) Keep(继续做) 议题和资料在前一天17点前发了出去。当天只谈了议题本身 剩余5分钟念了决定和待办,当天就把纪要发了出去 Problem(遇到的问题) 屏幕共享没投出来,最初的5分钟都花在查连接上 发言集中在2个人身上,关着摄像头的3个人一直没开口 Try(下次尝试) 要共享的资料在开始前就集中开在一个画面上 中场先从关着摄像头的人开始点名
100%

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タスクボードの内容

计划中 18件

搭好连接环境
提前发出议题和资料
按固定流程主持
当天发出会议纪要
每月复盘会议质量
测试麦克风和摄像头
整理背景和灯光
准备备用线路
前一天发出议题
提前共享资料
分配三个角色
提前5分钟进会议室
开场2分钟讲清目的
点名请人发言
只写决定和待办
结束后30分钟内发出
统计会议时长
砍掉一场无用会议

准备 0件

进行中 0件

纪要共享 0件

改进 0件