Equipo y personas
Buenas formas en reuniones online: imagen, voz y acta con el mismo guion cada vez
Principiante | 1 página de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (5 tareas principales y 13 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
Plantilla de reuniones online para quien acaba de estrenarse moderando o levantando acta, con la etiqueta de videollamada, la revisión de cámara y sonido y la forma de redactar y compartir el acta. En la pizarra están las reglas de participación (cámara encendida o no, retrasos, grabación), la revisión de imagen, sonido y espacio, el desarrollo desde cinco minutos antes hasta treinta minutos después, tres tipos de reunión comparados (semanal, primera visita comercial, sesión informativa externa) y una retro KPT en tres columnas (Keep, Problem, Try). El tablero de tareas avanza de Previstas a Preparación, En curso, Acta compartida y Mejora, con cinco tareas madre —preparar el equipo, enviar la agenda antes, seguir el guion, compartir el acta el mismo día y revisar cada mes— y 13 subtareas, ninguna empezada. Como una sola tarjeta lleva la reunión de la preparación al acta compartida, sabes qué toca en cada momento aunque haya invitados externos y el acta deja de quedarse para el día siguiente.
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Buenas formas en reuniones online
Cómo se usa: 1. Fijar las reglas → 2-4. Probar imagen, sonido y espacio → 5. Seguir el guion → 7. Revisar con KPT
1. Reglas de participación (cámara, retrasos, grabación)
- Qué decidimos hoy Ej.) Cerrar si el folleto de la feria del mes que viene es la opción A o la B. No se aplaza nada.
- Cuándo se enciende la cámara - En las reuniones internas, solo los 30 segundos del saludo - En cualquier reunión con gente de fuera, encendida hasta el final
- Si llegas tarde o algo falla - Si vas a llegar 5 minutos tarde, avisa por chat antes de entrar - Si se corta el sonido, pasa al teléfono (el número está en la invitación)
- Cómo pedir permiso para grabar Por norma, no se graban las reuniones con gente de fuera. El día que se grabe, pide permiso de viva voz y por chat al empezar, y di dónde se guarda el archivo.
2. Imagen (cómo se te ve)
- Cámara a la altura de los ojos. Sube el portátil 20 cm con unos libros
- Luz de frente. Con la ventana detrás, la cara se queda en sombra
- Con gente de fuera, pon el nombre visible como Nordia S. L. - Lucía Moreno
3. Sonido (cómo se te oye)
- Usa auriculares con micro. El del portátil recoge el eco de la sala
- Todos en silencio menos quien habla. Apréndete el atajo del micro
- Espera un segundo antes de hablar. Los dos primeros segundos no llegan
4. Espacio y fondo (con invitados, doblemente)
- En casa, pared lisa o fondo difuminado. Ni familia ni ropa tendida a la vista
- Quita los avisos del escritorio antes de empezar. Los nombres saltan en la pantalla compartida
- No entres desde una cafetería ni de camino. Si un día no queda otra, dilo al principio
5. De cinco minutos antes a treinta después (el mismo orden cada vez)
- 1. 5 min antes | Entrar y probar la conexión Entra primero, prueba el compartir pantalla y el sonido, y cruza unas palabras con quien haya llegado antes. La hora de inicio no es el momento de probar nada.
- 2. Minuto 0 | Decir el objetivo y la hora de fin Di en los dos primeros minutos qué se decide hoy y a qué hora se termina, y nombra a quien levanta acta y a quien controla el tiempo.
- 3. Minuto 5 | Mostrar el material y plantear lo abierto No leas lo que ya enviaste. Pon en pantalla solo lo que sigue abierto y arranca con una pregunta.
- 4. Mitad | Dar la palabra por el nombre No lances la pregunta al aire. Nombra a la persona, Lucía, ¿cómo lo ves? Empieza por quien tenga la cámara apagada.
- 5. Últimos 5 min | Leer los acuerdos y las tareas Di en voz alta cada acuerdo, con responsable y fecha, y muéstralos por escrito en la pantalla compartida antes de cerrar.
- 6. 30 min después | Enviar el acta Escribe solo los tres puntos, acuerdo, responsable y fecha, y envíalos a todo el mundo. Reenvía el mismo texto a quien no haya podido asistir.
6. Según el tipo de reunión (semanal, primera visita, sesión externa)
| Objetivo | Qué enviar antes | Cómo se reparte el tiempo | Al terminar | |
|---|---|---|---|---|
| Semanal de equipo (30 min) | Compartir avances y desatascar Un solo punto que decidir | Agenda y cifras de avance a las 17.00 de la víspera Cada persona deja tres líneas en el chat antes | 10 min de avances, 15 min de dudas, 5 min de cierre Si algo se aplaza, responsable y fecha en el momento | Tres líneas en el chat con acuerdos y responsables Dejar cerrado un punto para la próxima |
| Primera visita comercial (45 min) | Escuchar hasta el final lo que les preocupa La propuesta puede esperar a la próxima | Presentación de la empresa y agenda por correo Confirmar nombres, cargos y huso horario de quienes asisten | 5 min de presentaciones, 30 min de escucha, 10 min de próximos pasos Que hablen ellos un 70 por ciento y tú un 30 | Correo de agradecimiento y acta el mismo día Ofrecer dos fechas para la próxima y pedir respuesta |
| Sesión informativa externa (60 min) | Contar el cambio de especificación igual a todo el mundo Recoger todas las preguntas en el momento | Enviar el material en PDF tres días laborables antes Mandar la prueba de conexión la víspera | 30 min de explicación, 20 min de preguntas, 10 min de cierre Recoger también las preguntas del chat y leerlas en voz alta | Acta el mismo día y material al siguiente día laborable Lo que no se pudo responder vuelve con fecha |
7. Retro de la reunión (KPT)
Keep (qué mantener)
- La agenda y el material salieron a las 17.00 de la víspera. El día de la reunión solo hablamos de los puntos abiertos
- Leímos los acuerdos y las tareas en los últimos cinco minutos y enviamos el acta el mismo día
Problem (qué falló)
- El compartir pantalla no arrancaba y los primeros cinco minutos se fueron en revisar la conexión
- Hablaron solo dos personas y las tres que tenían la cámara apagada no dijeron nada
Try (qué probar después)
- Abrir todo lo que se vaya a compartir en una sola pantalla antes de empezar
- En la parte central, dar la palabra primero a quien tenga la cámara apagada, por su nombre
Contenido del tablero de tareas
Previstas 18 elementos
Preparar el equipo
Primero la base y después el contenido. Cada minuto perdido en que no se ve o no se oye se multiplica por el número de asistentes.
Probar cámara y voz
La víspera, abre una sala solo para ti, grábate y comprueba con tus propios ojos el volumen y la luz de tu cara.
Cuidar fondo y luz
Fija la cámara donde no salgan ni la familia ni los papeles, y comprueba que la cara no queda a oscuras.
Tener red de reserva
Apunta el teléfono y los datos del móvil que usarás si se cae la conexión y, si moderas, deja nombrada a una persona suplente.
Enviar agenda antes
Que nadie tenga que leer sobre la marcha. Si la agenda y el material llegan antes, el tiempo de la reunión se va entero a hablar.
Mandar la agenda
Escribe el objetivo, tres puntos, los tiempos y qué se decide en el cuerpo del correo, no en un adjunto, y envíalo antes de las 17.00 de la víspera; si hay gente en otro país, indica también el huso horario.
Enviar el material
Manda la documentación tres días laborables antes si hay gente de fuera y la víspera si es interna, y toma el compartir pantalla como apoyo.
Repartir tres roles
Reparte antes moderación, acta y control del tiempo, y nómbralos en la invitación (si se juntan en una persona, el acta sale floja).
Seguir un guion fijo
Con el mismo orden cada vez, la gente de fuera ya no descoloca. El guion es el bloque 5 de la pizarra, tal cual.
Entrar 5 min antes
Pon una alarma cinco minutos antes, comprueba una vez la pantalla que vas a compartir y el sonido, y espera.
Decir el objetivo
Apunta en un papel a la vista la decisión del día y la hora de fin, y márcalo cuando hayas dicho las dos cosas en voz alta.
Dar turno por nombre
Ten a la vista los nombres de quienes asisten, marca a quien todavía no ha hablado y da paso a cada persona antes de la mitad.
Enviar el acta hoy
Mañana ya se han enfriado la memoria y las ganas. Con los acuerdos y las tareas basta, pero por escrito el mismo día.
Anotar solo acuerdos
Nada de transcribir. Con tres datos, qué se decidió, quién lo lleva y para cuándo, se termina en cinco minutos.
Enviarla en 30 min
Deja libre la media hora siguiente a la reunión para redactarla, y manda el mismo texto a quien no haya podido asistir.
Revisar cada mes
No dejes que se acumulen. A fin de mes cuenta reuniones y horas, y elige una para quitar y otra para acortar.
Sumar las horas
A fin de mes cuenta cuántas reuniones hubo y las horas totales, y deja una línea en la columna de mejora (sin cifras no hay conversación posible sobre recortar).
Quitar una reunión
A fin de mes lista las reuniones fijas, elige una que lleve varias sesiones siendo solo informativa y háblalo con quien la convoca.
