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Plantillas de equipo y personas
Desde la puesta en marcha de un equipo nuevo hasta la operación diaria, esta estructura permite llevar las conversaciones y el reparto de roles directamente en el tablero.
5 elementos
Mapa de personas del equipo: a quién preguntar cada cosa
La plantilla Mapa de personas del equipo ayuda a quien acaba de incorporarse a un equipo nuevo a saber a quién preguntar cada cosa desde la primera semana. La pizarra reúne tus reglas para pedir ayuda, un mapa mental de personas que va de tu equipo a las áreas de apoyo y a los contactos externos, una tabla de 3x3 con la primera persona y el relevo para cada tipo de problema, un esquema 5W1H para preparar la consulta y una matriz de prioridad según la frecuencia con la que trabajáis juntos. El tablero de tareas tiene cuatro columnas — Nombre conocido, Ya hemos hablado, Puedo preguntarle y Hemos trabajado juntos — y arranca con cinco tareas padre y 13 subtareas, desde listar a la gente hasta crear contacto regular. Al hacer una tarjeta por persona y moverla a la derecha según se afianza la relación, dejas de buscar ayuda cuando ya estás bloqueado y acabas con alguien de confianza en cada área.
Ritmo de informes: dejar de dudar sobre a quién avisar y cuándo
La plantilla Ritmo de informes es para quien empieza su primer empleo y se bloquea al decidir si algo se informa al responsable, si se escala o si lo resuelve por su cuenta. La pizarra reúne una matriz que separa cada asunto por urgencia y por si te toca decidirlo, entre informar ya, consultar luego o actuar, un esquema 5W1H para montar el informe semanal y guiones para dar una mala noticia y plantear una consulta (hecho, impacto, plan, petición). El tablero tiene cuatro columnas - en la cabeza, para consultar, para informar y compartido - y arranca con 5 tareas madre y 13 subtareas pendientes, desde mapear a quién avisar hasta la revisión semanal. Dejas de perder tiempo dudando si hablar, se pudren menos problemas en silencio y tu responsable aprende a confiar en ti.
Buenas formas en reuniones online: imagen, voz y acta con el mismo guion cada vez
Plantilla de reuniones online para quien acaba de estrenarse moderando o levantando acta, con la etiqueta de videollamada, la revisión de cámara y sonido y la forma de redactar y compartir el acta. En la pizarra están las reglas de participación (cámara encendida o no, retrasos, grabación), la revisión de imagen, sonido y espacio, el desarrollo desde cinco minutos antes hasta treinta minutos después, tres tipos de reunión comparados (semanal, primera visita comercial, sesión informativa externa) y una retro KPT en tres columnas (Keep, Problem, Try). El tablero de tareas avanza de Previstas a Preparación, En curso, Acta compartida y Mejora, con cinco tareas madre —preparar el equipo, enviar la agenda antes, seguir el guion, compartir el acta el mismo día y revisar cada mes— y 13 subtareas, ninguna empezada. Como una sola tarjeta lleva la reunión de la preparación al acta compartida, sabes qué toca en cada momento aunque haya invitados externos y el acta deja de quedarse para el día siguiente.
Tu primera evaluación de desempeño: fijar objetivos y preparar la autoevaluación en un semestre
La plantilla de evaluación de desempeño está pensada para quien lleva uno o dos años trabajando y cubre el semestre entero, de fijar objetivos a redactar la autoevaluación. La pizarra construye los objetivos del semestre con GROW (meta, realidad, opciones y primer paso) y sigue con un registro al que añades una fila cada mes, una matriz que elige los tres logros que merece la pena contar según su impacto y tu propia aportación, el orden del día de la reunión y una fila final con el calendario, las frases a evitar y las preguntas que hay que hacer siempre. El tablero de tareas tiene cuatro columnas, de fijado como objetivo a hablado en la evaluación, y arranca con cinco tareas madre sin empezar, desde acordar los objetivos hasta fijar los del ciclo siguiente; ajusta el ciclo (semestral o anual) al que use tu equipo. Así llegas a la reunión con cada logro respaldado por una cifra y una prueba, en lugar de improvisar la noche anterior.
Etiqueta del chat de trabajo: tus reglas de respuesta, menciones y canales
Quien empieza a trabajar y duda antes de enviar en Slack o Teams usa la plantilla de etiqueta del chat de trabajo para fijar sus propias reglas de tiempos de respuesta, menciones y elección de canal. La pizarra reúne las normas de chat del equipo, una matriz que elige el canal según la urgencia y el número de personas, frases de apertura para pedir, consultar, informar y recordar, una revisión previa al envío y una retrospectiva KPT. El tablero de tareas tiene cuatro columnas - momentos de duda, redactando la regla, en prueba y ya asentado - y arranca con 5 tareas principales y 13 subtareas, del inventario a la revisión de las dos semanas, todas sin empezar. Al convertir cada duda en una regla, a las dos semanas decides en tres segundos si algo es chat o llamada y dejas de perder minutos frente al botón de enviar.