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Bonnes pratiques en réunion en ligne : image, voix et compte rendu au même format
Débutant | 1 page de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (5 tâches parentes, 13 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Modèle de réunion en ligne pour qui vient de se voir confier l'animation ou le compte rendu, des règles de visioconférence à la rédaction et au partage du compte rendu. Le tableau blanc réunit les règles de participation (caméra allumée ou non, retards, enregistrement), la vérification de l'image, du son et du lieu, le déroulé de cinq minutes avant à trente minutes après, trois types de réunion comparés (point hebdomadaire, premier rendez-vous client, réunion d'information externe) et une rétro KPT en trois colonnes (Keep, Problem, Try). Le tableau de tâches va de Prévues à Préparation, En cours, Compte rendu partagé et Amélioration, avec cinq tâches mères — régler son matériel, envoyer l'ordre du jour à l'avance, tenir le déroulé, partager le compte rendu le jour même et faire le point chaque mois — et 13 sous-tâches, aucune commencée. Comme une seule carte porte la réunion de la préparation au compte rendu partagé, vous savez quoi faire ensuite même avec des invités externes, et le compte rendu ne glisse plus au lendemain.
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Aperçu du tableau blanc
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Bonnes pratiques en réunion en ligne
Mode d'emploi : 1. Fixer les règles → 2-4. Tester image, son et lieu → 5. Tenir le déroulé → 7. Faire le point avec KPT
1. Règles de participation (caméra, retard, enregistrement)
- Ce que l'on décide aujourd'hui Ex.) Trancher entre la version A et la version B du dépliant du salon du mois prochain. Rien n'est reporté.
- Quand la caméra reste allumée - Réunions internes : allumée pendant les 30 secondes de salutations - Dès qu'une personne extérieure est là : allumée jusqu'au bout
- En cas de retard ou de panne - Cinq minutes de retard prévues ? Un mot dans le chat avant d'entrer - Si le son coupe, basculez sur le téléphone (numéro dans l'invitation)
- Comment demander l'accord d'enregistrer En principe, pas d'enregistrement quand des personnes extérieures sont présentes. Le jour où vous enregistrez, demandez l'accord à voix haute et dans le chat dès le début, et dites où le fichier sera conservé.
2. Image (comment on vous voit)
- Caméra à hauteur des yeux. Surélevez le portable de 20 cm avec des livres
- Lumière de face. Fenêtre dans le dos, le visage passe en ombre chinoise
- Avec des externes, affichez Nordia SAS - Camille Perrin comme nom visible
3. Son (comment on vous entend)
- Micro-casque plutôt que micro intégré, qui capte l'écho de la pièce
- Tout le monde en sourdine sauf la personne qui parle. Retenez le raccourci
- Marquez un temps avant de parler. Les deux premières secondes se perdent
4. Lieu et arrière-plan (encore plus avec des externes)
- Chez vous, mur uni ou flou d'arrière-plan. Ni famille ni linge à l'écran
- Coupez les notifications avant de commencer. Les noms surgissent en partage
- Pas de café ni de trajet. Si un jour c'est inévitable, dites-le d'entrée
5. De cinq minutes avant à trente minutes après (le même ordre à chaque fois)
- 1. 5 min avant | Entrer et vérifier la connexion Entrez en premier, testez le partage d'écran et le son, échangez un mot avec les personnes en avance. L'heure de début n'est pas le moment de tester.
- 2. Minute 0 | Annoncer l'objectif et l'heure de fin Annoncez dans les deux premières minutes la décision du jour et l'heure de fin, puis nommez la personne au compte rendu et celle au chrono.
- 3. Minute 5 | Afficher les documents et poser la question Ne relisez pas ce que vous avez déjà envoyé. Affichez seulement ce qui reste ouvert et commencez par une question.
- 4. Milieu | Donner la parole par le prénom Ne lancez pas la question en l'air. Nommez la personne, Camille, comment voyez-vous cela ? Commencez par celles dont la caméra est coupée.
- 5. Cinq dernières minutes | Relire décisions et tâches Redites à voix haute chaque décision, avec responsable et échéance, et montrez-les par écrit à l'écran avant de conclure.
- 6. 30 min après | Envoyer le compte rendu N'écrivez que les trois points, décision, responsable et échéance, et envoyez à tout le monde. Transférez le même texte aux absents.
6. Selon le type de réunion (hebdo, premier rendez-vous, session externe)
| Objectif | À envoyer avant | Répartition du temps | Après la réunion | |
|---|---|---|---|---|
| Point hebdo (30 min) | Partager l'avancement et lever les blocages Une seule chose à décider | Ordre du jour et chiffres la veille à 17h Chacun poste trois lignes dans le chat en amont | 10 min d'avancement, 15 min de points bloquants, 5 min de clôture Si un sujet est reporté, responsable et échéance sur-le-champ | Trois lignes dans le chat avec décisions et responsables Fixer un sujet pour la prochaine fois avant de clore |
| Premier rendez-vous (45 min) | Écouter jusqu'au bout ce qui les préoccupe La proposition peut attendre la prochaine fois | Présentation de l'entreprise et ordre du jour par e-mail Confirmer noms, fonctions et fuseau horaire des personnes présentes | 5 min de présentations, 30 min d'écoute, 10 min pour la suite Visez 70 pour cent de temps de parole pour eux, 30 pour vous | E-mail de remerciement et compte rendu le jour même Proposer deux dates pour la suite et obtenir une réponse |
| Session externe (60 min) | Annoncer le changement de spécification à l'identique pour tous Recueillir toutes les questions sur le moment | Envoyer le document en PDF trois jours ouvrés avant Envoyer le test de connexion la veille | 30 min d'explication, 20 min de questions, 10 min de synthèse Recueillir aussi les questions du chat et les lire à voix haute | Compte rendu le jour même, documents avant le jour ouvré suivant Les questions sans réponse repartent avec une échéance |
7. Rétro de la réunion (KPT)
Keep (à conserver)
- L'ordre du jour et les documents sont partis la veille à 17h. Le jour J, on n'a parlé que des points ouverts
- On a relu décisions et tâches dans les cinq dernières minutes et envoyé le compte rendu le jour même
Problem (ce qui a coincé)
- Le partage d'écran ne démarrait pas et les cinq premières minutes sont passées en vérifications
- Deux personnes ont monopolisé la parole et les trois caméras coupées sont restées muettes
Try (à tester)
- Ouvrir sur un seul écran tout ce qui sera partagé, avant le début
- Au milieu de la réunion, donner la parole d'abord aux caméras coupées, par le prénom
Contenu du tableau des tâches
Prévues 18 éléments
Régler son matériel
La base avant le fond. Chaque minute perdue parce qu'on ne voit rien ou qu'on n'entend rien est prise à tout le monde, multipliée par le nombre de participants.
Tester son et image
La veille, ouvrez une salle rien que pour vous, enregistrez-vous et jugez de vos propres yeux le niveau de votre voix et la clarté de votre visage.
Soigner le cadrage
Fixez la caméra là où ni la famille ni les papiers n'apparaissent, et vérifiez que le visage ne reste pas dans l'ombre.
Prévoir un secours
Notez le numéro de téléphone et la connexion mobile à utiliser si la liaison tombe et, si vous animez, désignez une personne pour prendre le relais.
Envoyer l'ODJ avant
Personne ne doit découvrir les documents le jour même. Si l'ordre du jour arrive avant, tout le temps de la réunion va à la discussion.
ODJ la veille 17h
Écrivez l'objectif, trois points, les durées et ce qui sera décidé dans le corps du message plutôt qu'en pièce jointe, et envoyez avant 17h la veille ; si des personnes sont dans un autre pays, précisez aussi le fuseau horaire.
Partager les docs
Envoyez les documents trois jours ouvrés avant avec des personnes extérieures, la veille en interne, et traitez le partage d'écran comme un appoint.
Répartir trois rôles
Répartissez à l'avance l'animation, le compte rendu et le chrono, et nommez les personnes dans l'invitation (cumulées, le compte rendu s'appauvrit).
Suivre le déroulé
Avec le même ordre à chaque fois, la présence de personnes extérieures ne vous déstabilise plus. Le déroulé est le bloc 5 du tableau, tel quel.
Entrer 5 min avant
Réglez une alarme cinq minutes avant, vérifiez une fois l'écran que vous partagerez et le son, puis attendez.
Annoncer l'objectif
Notez sur un papier à portée de main la décision du jour et l'heure de fin, et cochez une fois les deux annoncées à voix haute.
Donner la parole
Gardez sous les yeux la liste des participants, marquez celles et ceux qui n'ont pas encore parlé et donnez la parole à chacun avant la mi-réunion.
Diffuser le CR
Demain, la mémoire et l'élan sont retombés. Les décisions et les tâches suffisent, mais par écrit le jour même.
Noter les décisions
Ne transcrivez pas les échanges. Trois éléments suffisent, ce qui a été décidé, qui s'en charge et pour quand, et cinq minutes y suffisent.
Envoyer en 30 min
Gardez libre la demi-heure qui suit la réunion pour la rédaction, et envoyez le même texte aux personnes absentes.
Revoir chaque mois
Ne laissez pas les réunions s'empiler. En fin de mois, comptez le nombre et les heures, puis choisissez une réunion à supprimer et une à raccourcir.
Compter les heures
En fin de mois, comptez le nombre de réunions et le total d'heures, et laissez une ligne dans la colonne Amélioration (sans chiffres, aucune discussion possible sur les coupes).
Retirer une réunion
En fin de mois, listez les réunions récurrentes, choisissez-en une qui n'est plus qu'un tour de table d'informations depuis plusieurs séances et parlez-en à l'organisateur.
