チーム運営・人事
オンライン会議の作法と進行｜映り方・話し方・議事の残し方を毎回同じ型で
入門｜盤面 1 枚・タスクボード 5 列（親タスク 5 件・子タスク 13 件）
入門：専門用語を使わず、盤面の問いと記入例に沿って答えていくだけで形になります。
オンライン会議の司会や議事録を初めて任された若手向けに、Web会議のマナー（カメラ・音声・背景）から当日の進め方、議事録の書き方と共有までを一枚にまとめたテンプレートです。ホワイトボードには、参加ルール（カメラON/OFF・遅刻・録画の可否）、映像・音声・場所の点検、開始5分前から終了後30分までの進行フロー、定例・初回商談・社外説明会という3タイプ別の進め方、KPT（Keep 続けること・Problem 困ったこと・Try 次に試すこと）の3列ふりかえりを並べています。タスクボードは開催予定→準備→進行中→議事共有→改善の5列で、接続環境づくり・議題の事前共有・進行・当日中の議事共有・月1の見直しという5つの親タスクと13の子タスクが未着手で入っています。準備から議事共有までを1枚のカードで追えるため、社外の人が同席する会議でも次の一手に迷わず、議事録が翌日以降に持ち越されることもなくなります。
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ホワイトボード プレビュー
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オンライン会議の作法と進行
使い方: ① ルールを決める → ②③④ 映像・音声・場所を試す → ⑤ 進行で回す → ⑦ KPTで見直す
① 参加ルール（カメラ・遅刻・録画）
- この会議で決めること 例）来月の展示会で配る資料をA案かB案かに決め切る。持ち帰りは作らない。
- カメラをONにする場面 ・社内定例は、あいさつの30秒だけON ・社外の人が入る会議は最後までON
- 遅刻・トラブルのときの動き ・5分遅れそうならチャットに一言入れてから入る ・音が切れたら電話に切り替える（番号は招待メールに記載）
- 録画するときの断り方 社外が入る会議は原則録画しない。録画する日は冒頭で口頭とチャットの両方で許可を取り、保存先も伝える。
② 映像（映り方の点検）
- カメラは目線の高さに。ノートPCは本を敷いて20cm上げる
- 顔の正面から光を当てる。窓を背にすると影で表情が消える
- 表示名は社外同席なら 株式会社○○ 山田太郎 に直しておく
③ 音声（聞こえ方の点検）
- イヤホンマイクを使う。PC内蔵マイクは音が反響しやすい
- 発言者以外はミュート。解除のショートカットを覚えておく
- 話し始めに一呼吸置く。冒頭の2秒は相手に届いていない
④ 場所と背景（社外同席なら特に）
- 自宅は無地の壁か背景ぼかし。家族や洗濯物を映さない
- 開始前にパソコンの通知を切る。共有画面に個人名が出る
- カフェや移動中からは参加しない。やむを得ない日は先に一言ことわる
⑤ 5分前から終了後30分までの進行（毎回この順番で回す）
- 1. 5分前｜入室して接続を確かめる 先に入って画面共有と音声を試し、早く来た人と一言交わす。開始時刻に接続確認を始めない。
- 2. 開始0分｜目的と終了時刻を言う 今日決めること1件と何時に終わるかを冒頭2分で宣言し、記録役と時間管理役の名前も伝える。
- 3. 5分｜資料を出して論点を示す 先に配った資料は読み上げず、まだ決まっていない論点だけを画面に出して質問から入る。
- 4. 中盤｜名指しで発言を回す 全体に投げかけず、○○さん、いかがでしょうかと指名する。カメラOFFの人ほど先に当てる。
- 5. 残り5分｜決定と宿題を読み上げる 決めたこと・担当・期限を声に出して確認し、参加者の画面に文字で見せてから終了する。
- 6. 終了後30分｜議事を配る 決定と宿題の3点だけを本文に書いて全員へ送る。欠席者にも同じ本文をそのまま転送する。
⑥ 会議タイプ別の進め方（定例・初回商談・社外説明）
| 目的 | 事前に送るもの | 時間の使い方 | 終了後にやること | |
|---|---|---|---|---|
| 週次定例（30分） | 進み具合の共有と詰まりの解消 決めることは1件に絞る | 前日17時に議題と進捗の数字 報告は各自3行でチャットに先出し | 報告10分・相談15分・確認5分 持ち帰りが出たら担当と期限をその場で決める | 決定と担当をチャットに3行 次回の議題を最後に1件決めておく |
| 初回商談（45分） | 相手の困りごとを聞き切る 提案は次回に回してよい | 会社紹介と議題をメールで送る 先方の出席者の氏名と役職を確認 | 自己紹介5分・聞き取り30分・次の約束10分 話す割合は相手7・自分3を目安に | 当日中にお礼メールと議事を送る 次回日程を2案添えて返事をもらう |
| 社外への説明会（60分） | 仕様変更を全員に同じ内容で伝える 質問をその場で拾い切る | 資料を3営業日前にPDFで配る 接続テストの案内を前日に送る | 説明30分・質疑20分・まとめ10分 質疑はチャットでも受けて読み上げる | 議事は当日中、資料は翌営業日までに共有 答えられなかった質問は期限付きで返す |
⑦ 会議のふりかえり（KPT）
Keep（続けること）
- 議題と資料を前日17時までに送れた。当日は論点だけ話せた
- 残り5分で決定と宿題を読み上げ、当日中に議事を送れた
Problem（困ったこと）
- 画面共有が映らず、最初の5分を接続確認に使ってしまった
- 発言が2人に偏り、カメラOFFの3人が最後まで黙っていた
Try（次に試すこと）
- 共有する資料は開始前に1つの画面にまとめて開いておく
- 中盤はカメラOFFの人から先に名前で指名する
タスクボードの内容
開催予定 18件
接続環境を整える
中身より先に土台を作る。映らない・聞こえないの数分は、参加人数のぶんだけ全員の時間を奪う。
マイクとカメラを試す
前日に自分だけの会議室を立てて録画し、声の大きさと顔の明るさを自分の目で確かめる。
背景と照明を整える
家族や書類が映り込まない位置にカメラを固定し、顔が暗くならない明るさかを確かめる。
回線の予備を用意する
通信が切れたときに使う電話番号とスマホ回線を控え、司会役なら代理の進行役も決めておく。
議題と資料を先に配る
当日に読ませない。議題と資料が先に届いていれば、会議の時間を話し合いだけに使える。
前日までに議題を送る
目的・議題3件・所要時間・決めることを、添付ではなくメール本文に書いて前日17時までに送る。
資料を先に共有する
説明資料は社外なら3営業日前、社内なら前日までに配り、当日の画面共有は補助と考える。
役割を3つ割り振る
進行・記録・時間管理の3役を事前に決めて招待メールに書く（兼務すると議事が薄くなる）。
進行の型で会議を回す
毎回同じ順番で進めれば、社外が同席しても慌てない。流れはホワイトボードの⑤をそのまま使う。
5分前に入室する
開始5分前にタイマーを鳴らし、共有する画面と音声を1回ずつ確認してから待つ。
冒頭2分で目的を言う
決めること1件と終了時刻を手元のメモに書き出し、言い終えたらチェックを入れる。
名指しで発言を回す
参加者の名前を手元に並べ、まだ話していない人に印を付けて中盤までに一度当てる。
議事を当日中に配る
翌日になると記憶も熱も冷める。決定と宿題だけでよいので、その日のうちに文字にして配る。
決定と宿題だけ書く
発言の書き起こしはせず、決めたこと・担当・期限の3点だけに絞れば5分で書き終わる。
終了後30分で送る
会議直後の30分を議事づくりに空けておき、参加できなかった人にも同じ本文を送る。
会議の質を月1で見直す
やりっぱなしにしない。月末に本数と時間を数え、減らせる会議と短くできる会議を1本ずつ決める。
会議時間を集計する
月末に会議の本数と合計時間を数え、改善の列に1行残す（数字がないと減らす相談ができない）。
不要な会議を1本削る
月末に定例を一覧にし、報告だけで終わった回が続く会議を1本選んで主催者に相談する。
