팀·인사
온라인 회의 매너와 진행: 화면·목소리·회의록을 매번 같은 형식으로
입문 | 화이트보드 1페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 5개, 하위 작업 13개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
회의 진행이나 회의록 작성을 처음 맡은 신입을 위한 온라인 회의 매너와 진행 템플릿으로, 화상회의 예절과 카메라·마이크 점검부터 회의록 작성과 공유까지 담았습니다. 화이트보드에는 참여 규칙(카메라 ON/OFF·지각·녹화 가능 여부), 화면·소리·장소 점검, 시작 5분 전부터 종료 후 30분까지의 진행 흐름, 주간 정례·첫 상담·사외 설명회 3가지 유형별 진행 방식, KPT(Keep 계속할 것·Problem 어려웠던 것·Try 다음에 시도할 것) 3열 회고를 정리해 두었습니다. 태스크 보드는 예정→준비→진행 중→회의록 공유→개선의 5열이며, 접속 환경 만들기·안건 사전 공유·진행·당일 회의록 공유·월 1회 점검이라는 5개의 상위 태스크와 13개의 하위 태스크가 미착수 상태로 들어 있습니다. 회의 한 건을 카드 한 장으로 준비부터 회의록 공유까지 옮길 수 있어, 사외 참석자가 있는 자리에서도 다음 순서를 헤매지 않고 회의록이 다음 날로 밀리지 않습니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
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온라인 회의 매너와 진행
사용법: ① 규칙 정하기 → ②③④ 화면·소리·장소 점검 → ⑤ 진행 형식대로 돌리기 → ⑦ KPT로 점검
① 참여 규칙 (카메라·지각·녹화)
- 이번 회의에서 결정할 것 예) 다음 달 전시회에서 나눠 줄 자료를 A안으로 할지 B안으로 할지 끝까지 정합니다. 보류 항목은 만들지 않습니다.
- 카메라를 켜는 자리 · 사내 정례는 인사하는 30초만 켭니다 · 사외 참석자가 들어오는 회의는 끝까지 켭니다
- 지각·문제 상황일 때의 움직임 · 5분 늦을 것 같으면 채팅에 한마디 남기고 들어갑니다 · 소리가 끊기면 전화로 바꿉니다(번호는 초대 메일에 적혀 있습니다)
- 녹화할 때 양해를 구하는 법 사외 참석자가 있는 회의는 원칙적으로 녹화하지 않습니다. 녹화하는 날은 첫머리에 구두와 채팅 양쪽으로 허락을 받고 저장 위치도 알립니다.
② 화면 (보이는 모습 점검)
- 카메라는 눈높이에 맞춥니다. 노트북은 책을 받쳐 20cm 올립니다
- 얼굴 정면에서 빛을 줍니다. 창을 등지면 그림자로 표정이 사라집니다
- 표시 이름은 사외 참석자가 있으면 “○○주식회사 김서준”으로 고쳐 둡니다
③ 소리 (들리는 상태 점검)
- 이어폰 마이크를 씁니다. 노트북 내장 마이크는 방 울림을 함께 담습니다
- 발언자 외에는 음소거합니다. 음소거 해제 단축키를 외워 둡니다
- 말을 시작하기 전에 한 박자 쉽니다. 첫 2초는 상대에게 닿지 않습니다
④ 장소와 배경 (사외 참석자가 있으면 특히)
- 집에서는 민무늬 벽이나 배경 흐리기를 씁니다. 가족과 빨래는 비추지 않습니다
- 시작 전에 컴퓨터 알림을 끕니다. 공유 화면에 사람 이름이 뜹니다
- 카페나 이동 중에는 참여하지 않습니다. 불가피한 날은 미리 한마디 양해를 구합니다
⑤ 5분 전부터 종료 후 30분까지의 진행 (매번 이 순서로)
- 1. 5분 전｜입장해 접속을 확인합니다 먼저 들어가 화면 공유와 소리를 확인하고, 일찍 온 사람과 한마디 나눕니다. 시작 시각에 접속 확인을 시작하지 않습니다.
- 2. 시작 0분｜목적과 종료 시각을 말합니다 오늘 결정할 것 1건과 몇 시에 끝나는지를 첫 2분에 선언하고, 기록 담당과 시간 관리 담당의 이름도 알립니다.
- 3. 5분｜자료를 띄우고 논점을 짚습니다 미리 보낸 자료는 읽지 않고, 아직 정해지지 않은 논점만 화면에 띄워 질문부터 시작합니다.
- 4. 중반｜이름을 불러 발언을 돌립니다 전체에 던지지 말고 박지우 님은 어떻게 보십니까 하고 지목합니다. 카메라를 끈 사람일수록 먼저 부릅니다.
- 5. 남은 5분｜결정과 숙제를 읽어 줍니다 결정한 것·담당·기한을 소리 내어 확인하고, 참석자 화면에 글자로 보여 준 뒤 마칩니다.
- 6. 종료 후 30분｜회의록을 보냅니다 결정과 숙제 3가지만 본문에 적어 전원에게 보냅니다. 불참자에게도 같은 본문을 그대로 전달합니다.
⑥ 회의 유형별 진행 방식 (정례·첫 상담·사외 설명회)
| 목적 | 미리 보낼 것 | 시간 쓰는 법 | 끝난 뒤에 할 일 | |
|---|---|---|---|---|
| 주간 정례 (30분) | 진행 상황 공유와 막힌 곳 해소 결정할 것은 1건으로 좁힙니다 | 전날 오후 5시에 안건과 진척 숫자 보고는 각자 3줄로 채팅에 미리 올립니다 | 보고 10분·상의 15분·확인 5분 보류가 생기면 담당과 기한을 그 자리에서 정합니다 | 결정과 담당을 채팅에 3줄로 다음 회차 안건을 마지막에 1건 정해 둡니다 |
| 첫 상담 (45분) | 상대의 고민을 끝까지 듣습니다 제안은 다음 회차로 미뤄도 됩니다 | 회사 소개와 안건을 메일로 보냅니다 상대측 참석자의 성함과 직책을 확인합니다 | 자기소개 5분·듣기 30분·다음 약속 10분 말하는 비율은 상대 7 자신 3을 기준으로 | 당일 안에 감사 메일과 회의록을 보냅니다 다음 일정 2안을 붙여 답을 받습니다 |
| 사외 설명회 (60분) | 사양 변경을 전원에게 같은 내용으로 전합니다 질문을 그 자리에서 다 받아 냅니다 | 자료를 3영업일 전에 PDF로 배포합니다 접속 테스트 안내를 전날 보냅니다 | 설명 30분·질의 20분·정리 10분 질의는 채팅으로도 받아 읽어 줍니다 | 회의록은 당일 안에, 자료는 다음 영업일까지 공유 답하지 못한 질문은 기한을 붙여 회신합니다 |
⑦ 회의 회고 (KPT)
Keep (계속할 것)
- 안건과 자료를 전날 오후 5시까지 보냈습니다. 당일에는 논점만 이야기했습니다
- 남은 5분에 결정과 숙제를 읽어 주고 당일 안에 회의록을 보냈습니다
Problem (어려웠던 것)
- 화면 공유가 뜨지 않아 처음 5분을 접속 확인에 써 버렸습니다
- 발언이 2명에게 쏠렸고 카메라를 끈 3명은 끝까지 말이 없었습니다
Try (다음에 시도할 것)
- 공유할 자료는 시작 전에 한 화면에 모아서 열어 둡니다
- 중반에는 카메라를 끈 사람부터 먼저 이름으로 지목합니다
작업 보드 내용
예정 18건
접속 환경 정비하기
내용보다 토대를 먼저 만듭니다. 화면이 안 나오고 소리가 안 들려 흘려보낸 몇 분은 참석 인원수만큼 곱해져 모두의 시간을 빼앗습니다.
마이크·카메라 점검
전날 혼자만 들어가는 회의실을 열어 녹화하고, 목소리 크기와 얼굴 밝기를 직접 눈으로 확인합니다.
배경과 조명 정리
가족이나 서류가 찍히지 않는 위치에 카메라를 고정하고, 얼굴이 어두워지지 않는 밝기인지 확인합니다.
예비 회선 준비
연결이 끊겼을 때 쓸 전화번호와 휴대폰 회선을 적어 두고, 진행자라면 대체 진행자도 정해 둡니다.
안건과 자료 먼저 보내기
당일에 읽게 하지 않습니다. 안건과 자료가 먼저 도착해 있어야 회의 시간을 논의에만 쓸 수 있습니다.
전날까지 안건 발송
목적·안건 3건·소요 시간·결정할 것을 첨부가 아니라 메일 본문에 적어 전날 오후 5시까지 보냅니다.
자료 사전 공유
설명 자료는 사외라면 3영업일 전, 사내라면 전날까지 배포하고 당일 화면 공유는 보조로 생각합니다.
역할 3가지 배분
진행·기록·시간 관리 3역을 미리 정해 초대 메일에 적습니다(겸임하면 회의록이 얇아집니다).
같은 형식으로 진행하기
매번 같은 순서로 진행하면 사외 참석자가 있어도 당황하지 않습니다. 흐름은 화이트보드 ⑤번을 그대로 씁니다.
5분 전 입장하기
시작 5분 전에 타이머를 울리고, 공유할 화면과 소리를 한 번씩 확인한 뒤 기다립니다.
첫 2분에 목적 말하기
결정할 것 1건과 종료 시각을 손이 닿는 메모에 적어 두고, 말하고 나면 체크 표시를 합니다.
이름 불러 발언 돌리기
참석자 이름을 손이 닿는 곳에 늘어놓고 아직 말하지 않은 사람에게 표시해 중반까지 한 번은 지목합니다.
당일 회의록 공유하기
다음 날이 되면 기억도 열기도 식습니다. 결정과 숙제만으로 충분하니 그날 안에 글로 남겨 보냅니다.
결정과 숙제만 적기
발언을 받아 적지 말고 결정한 것·담당·기한 3가지로만 좁히면 5분이면 다 씁니다.
종료 후 30분 내 발송
회의 직후 30분을 회의록 작성에 비워 두고, 참석하지 못한 사람에게도 같은 본문을 보냅니다.
월 1회 회의 점검하기
하고 끝내지 않습니다. 월말에 건수와 시간을 세어 줄일 회의와 짧게 할 회의를 하나씩 정합니다.
회의 시간 집계
월말에 회의 건수와 총 시간을 세어 개선 열에 한 줄 남깁니다(숫자가 없으면 줄이자는 상의를 못 합니다).
불필요한 회의 1건 줄이기
월말에 정례 회의를 목록으로 만들고, 보고만 하고 끝난 회차가 이어지는 회의를 하나 골라 주최자와 상의합니다.
