Equipo y personas
Mapa de personas del equipo: a quién preguntar cada cosa
Principiante | 1 página de pizarra · Tablero de tareas: 4 columnas (5 tareas principales y 13 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
La plantilla Mapa de personas del equipo ayuda a quien acaba de incorporarse a un equipo nuevo a saber a quién preguntar cada cosa desde la primera semana. La pizarra reúne tus reglas para pedir ayuda, un mapa mental de personas que va de tu equipo a las áreas de apoyo y a los contactos externos, una tabla de 3x3 con la primera persona y el relevo para cada tipo de problema, un esquema 5W1H para preparar la consulta y una matriz de prioridad según la frecuencia con la que trabajáis juntos. El tablero de tareas tiene cuatro columnas — Nombre conocido, Ya hemos hablado, Puedo preguntarle y Hemos trabajado juntos — y arranca con cinco tareas padre y 13 subtareas, desde listar a la gente hasta crear contacto regular. Al hacer una tarjeta por persona y moverla a la derecha según se afianza la relación, dejas de buscar ayuda cuando ya estás bloqueado y acabas con alguien de confianza en cada área.
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Mapa de personas
Cómo usarlo: 1. Fija tus reglas para pedir ayuda 2. Completa el mapa de personas 3. Elige a quién acudir según el problema 4. Prepara la consulta con 5W1H y ve por orden
1. Cómo te apoyas en los demás (pedir ayuda es parte del trabajo y se devuelve)
- Dónde quieres estar en seis meses Una persona a la que preguntar sin reparos en cada una de las tres áreas
- Reglas de contacto y de notas - Saluda a las tres personas más cercanas al llegar - Cada ficha lleva sitio, función y canal
- Cuándo preguntar y cuándo no - Busca diez minutos y luego pregunta - Si lo has aplazado dos días, pregunta hoy - Nunca más de tres consultas al día a la misma persona
- Devuelve el favor el mismo día No te quedes en las gracias, devuelve lo que te enseñaron Escribe los pasos y pásalos a la siguiente persona nueva
2. Tu mapa de personas (tu equipo, equipos vecinos, áreas de apoyo, exterior)
- Mapa de
personas
- Mi equipo Jefe y 5 compañeros
- Equipo de al lado Manda trabajo cada semana
- Áreas de apoyo Servicios generales, RR. HH., informática
- Finanzas y jurídico Marcan los plazos
- Contactos externos Clientes y trabajo en sus oficinas
- Compañeros y mentores 3 de mi promoción, 1 sénior
3. A quién preguntar según el problema (decídelo antes de atascarte)
| El problema concreto | Primera persona | Suplente | |
|---|---|---|---|
| Formas de trabajar | No sé cuánto detalle lleva una estimación Cuánto se escribe en un acta de reunión | Lucía, tercer año, mesa de al lado Libre antes de las 10 de la mañana | Marcos, mi jefe, en la reunión semanal Aquí llega todo lo que exige una decisión |
| Sistemas y accesos | No consigo conectarme a la red externa Sin permisos en la carpeta compartida | Nuria, del servicio de informática El canal de chat de soporte es lo más rápido | Un sénior de mi propio equipo Alguien lo configuró el mes pasado |
| Trámites y formularios | Plazos de gastos y cómo presentarlos Cómo pedir vacaciones y fichar las horas | Gastos, Álvaro de Finanzas (ext. 201) Vacaciones y horas, Elena de RR. HH. | Alba, segundo año, mi mismo equipo Me enseña el formulario del año pasado |
4. Prepara la consulta (5W1H)
- La consulta que vas a hacer
- What (qué) No sé cuánto detalle lleva una estimación
- Why (por qué) Si no empiezo hoy, no llego al plazo
- Who (a quién) Lucía, la primera persona de la tabla
- When (cuándo) La pillo antes de las 10, que está libre
- Where (dónde) A su mesa si es complejo / chat si es rápido
- How (cómo) Qué he mirado, dónde me atasco, qué necesito que decidan
5. A quién abordar esta semana
Eje vertical: Lo poco que habéis hablado / Eje horizontal: Con qué frecuencia trabajáis juntos
- Esperar por ahora Poco contacto y aún sin presentaciones. Espera a una reunión general o a un evento de equipo y no le dediques tiempo esta semana.
- Saludar cuanto antes Llegan encargos cada semana y todavía no habéis hablado. Ve a su mesa esta semana, tutéale con normalidad, dile tu nombre y de qué te ocupas, y acordad cómo localizaros.
- Pasar de vez en cuando Ya habéis hablado, pero coincidís poco. Un saludo al mes y unas palabras al pasar bastan para mantener la relación viva.
- Profundizar Trabajáis juntos a diario y hablar es fácil. Llévale una duda real de trabajo y mueve la ficha a la columna Puedo preguntarle.
Contenido del tablero de tareas
Nombre conocido 18 elementos
Listar a la gente
Si las caras y los nombres no encajan, no puedes decidir a quién acudir. Pon primero a todo el mundo en una ficha para verlos de un vistazo.
Fichar a mi equipo
Con el plano de mesas y el organigrama delante, haz una ficha por compañero y colócalas en la columna Nombre conocido.
Añadir contactos
Anota los equipos a los que envías encargos o consultas y ficha a la persona concreta con la que tratas en cada uno.
Poner cara al nombre
Busca las fotos en el directorio interno, apunta en la ficha dónde se sienta cada persona y salúdala a la mañana siguiente.
Ver quién lleva qué
El cargo no te dice de qué se puede encargar alguien. Confirma el alcance real antes de decidir a quién preguntas.
Leer el organigrama
Comprueba en el organigrama y en la intranet de qué responde cada equipo y añade una línea sobre ello en la ficha.
Preguntar al jefe
En la reunión semanal, pregunta quién decide en tres asuntos vivos y anota por separado quién decide y quién ejecuta.
Fijar a quién acudir
Buscar ayuda cuando ya estás atascado se come las horas. Decide de antemano la primera persona para cada tipo de problema.
Listar 5 atascos
Apunta cinco momentos del último mes en los que te quedaste parado y clasifícalos en formas de trabajar, sistemas y trámites.
Nombrar al primero
Para cada tipo de problema elige a una sola persona a la que ir primero y escribe su nombre y su canal en la tabla.
Nombrar un suplente
Elige un suplente por tipo de problema para cuando la primera opción esté fuera u ocupada, y así no te quedes esperando.
Presentarte
Cuesta preguntar a quien no se acuerda de ti. Haz que tu nombre y tu trabajo circulen antes.
Presentarte en 1 min
En la reunión diaria cuenta tres cosas en un minuto, de qué te ocupas, qué hacías antes y en qué vas a necesitar ayuda.
Ir a saludar
Avisa antes a tu jefe y visita a cada contacto para darle tu nombre y tu área y acordar cómo localizaros (dos al día como mucho).
Mantener el contacto
Una sola conversación no convierte a nadie en alguien fácil de consultar. Mantén el contacto pequeño y regular y mueve las fichas a la derecha.
Charlar cada semana
Una vez por semana, en la comida o junto a la máquina de café, empieza una charla corta con alguien con quien aún no has hablado.
Devolver la ayuda
Cuando alguien te enseñe algo, cuéntale el resultado ese mismo día para que siga siendo fácil volver a esa persona.
Actualizar el mapa
A fin de mes revisa el mapa de personas y la tabla, y mueve a la derecha las fichas de quienes te han sacado de un apuro.
