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Vorlagen für Team & Personal
Vom Aufbau eines neuen Teams bis zum täglichen Betrieb – Abstimmungen und Aufgabenverteilung lassen sich direkt auf dem Board organisieren.
5 Einträge
Kollegen-Landkarte: Wen Sie wonach fragen können
Die Vorlage Kollegen-Landkarte hilft neuen Mitarbeitenden in einem unbekannten Team, schon in der ersten Woche zu klären, wen sie wonach fragen können. Das Whiteboard enthält Ihre Regeln fürs Fragen, eine Mindmap der Personen vom eigenen Team über die Support-Bereiche bis zu externen Kontakten, eine 3x3-Tabelle mit erster und zweiter Ansprechperson je Problemart, ein 5W1H-Schema für die Frage und eine Prioritätenmatrix nach Häufigkeit der Zusammenarbeit. Das Aufgabenboard hat vier Spalten — Name bekannt, Schon gesprochen, Kann ich fragen und Zusammen gearbeitet — und startet mit fünf Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, von Personen auflisten bis regelmäßigen Kontakt aufbauen. Wer pro Person eine Karte anlegt und sie nach rechts schiebt, sobald der Kontakt leichter fällt, sucht nicht mehr mitten im Problem nach Hilfe und hat nach einem halben Jahr in jedem Bereich eine feste Ansprechperson.
Melde-Rhythmus: nie mehr grübeln, wem Sie wann Bescheid geben
Die Vorlage Melde-Rhythmus ist für Berufseinsteiger, die ständig stocken, weil unklar ist, ob sie etwas der Führungskraft melden, eskalieren oder selbst entscheiden dürfen. Auf dem Whiteboard stehen eine Matrix, die jedes Thema nach Dringlichkeit und eigener Entscheidungsbefugnis in sofort melden, später fragen oder einfach machen sortiert, ein 5W1H-Schema für den wöchentlichen Statusbericht und Formulierungen für schlechte Nachrichten und für den Einstieg in eine Frage (Fakt, Wirkung, Vorschlag, Bitte). Das Aufgabenboard hat vier Spalten - geht mir im Kopf herum, zu besprechen, zu melden, geteilt - und startet mit 5 offenen Hauptaufgaben und 13 Unteraufgaben, von den Meldewegen bis zur Wochenauswertung. Das Grübeln, ob Sie etwas sagen sollen, entfällt, weniger Probleme schwelen still vor sich hin, und Ihre Führungskraft fasst Vertrauen.
Online-Meetings souverän führen: Bild, Ton und Protokoll immer nach demselben Muster
Vorlage für Online-Meetings für alle, die zum ersten Mal Moderation oder Protokoll übernehmen, von den Regeln der Videokonferenz über die Technikprüfung bis zum Schreiben und Teilen des Protokolls. Auf dem Whiteboard stehen die Teilnahmeregeln (Kamera an oder aus, Verspätung, Aufzeichnung), die Prüfung von Bild, Ton und Umgebung, der Ablauf von fünf Minuten vorher bis dreißig Minuten danach, drei Meeting-Typen im Vergleich (Wochenmeeting, Erstgespräch, externe Infoveranstaltung) und eine KPT-Retro in drei Spalten (Keep, Problem, Try). Das Aufgabenboard führt von Geplant über Vorbereitung, Läuft und Protokoll geteilt bis Verbessern, mit fünf Hauptaufgaben — Technik einrichten, Agenda vorab senden, den Ablauf halten, das Protokoll am selben Tag teilen und monatlich prüfen — und 13 Unteraufgaben, alle noch offen. Weil eine Karte das Meeting von der Vorbereitung bis zum geteilten Protokoll trägt, wissen Sie auch mit Gästen von außen, was als Nächstes kommt, und das Protokoll rutscht nicht mehr auf den Folgetag.
Das erste Mitarbeitergespräch: Ziele setzen und die Selbstbewertung über ein Halbjahr vorbereiten
Die Vorlage für das erste Mitarbeitergespräch richtet sich an Berufseinsteiger im ersten oder zweiten Jahr und deckt das ganze Halbjahr ab, von der Zielvereinbarung bis zur Selbstbewertung. Das Whiteboard baut die Halbjahresziele mit GROW auf (Ziel, Ist-Stand, Optionen, erster Schritt) und führt weiter zu einem Journal mit einer Zeile pro Monat, einer Matrix, die die drei erzählenswerten Erfolge nach Wirkung und eigenem Anteil auswählt, dem Ablauf des Gesprächstags und einer letzten Reihe mit Terminen, unpassenden Formulierungen und Fragen, die Sie immer stellen. Das Aufgabenboard hat vier Spalten, von als Ziel gesetzt bis im Gespräch genannt, und startet mit fünf unangetasteten Hauptaufgaben, von der Zielvereinbarung bis zu den Zielen des nächsten Zyklus, wobei Sie den Rhythmus (halbjährlich oder jährlich) an den Ihres Teams anpassen. So gehen Sie mit einer Zahl und einem Beleg pro Erfolg ins Gespräch, statt am Abend vorher nach Beispielen zu suchen.
Business-Chat-Knigge: eigene Regeln für Antwortzeit, Mentions und Kanal
Berufseinsteiger, die in Slack oder Teams vor dem Senden zögern, legen mit der Vorlage Business-Chat-Knigge eigene Regeln für Antwortzeiten, Mentions und die Wahl des Kanals fest. Auf dem Whiteboard stehen die Chatregeln des Teams, eine Matrix, die den Kanal nach Dringlichkeit und Personenzahl wählt, Einstiegssätze für Bitte, Rückfrage, Info und Nachfassen, ein Check vor dem Senden und ein KPT-Rückblick. Das Aufgabenboard hat vier Spalten - unklare Situationen, Regel im Entwurf, im Test und etabliert - und startet mit 5 Hauptaufgaben und 13 Teilaufgaben von der Bestandsaufnahme bis zum Rückblick nach zwei Wochen, alle offen. Aus jedem Zweifel wird eine Regel, sodass Sie nach zwei Wochen in drei Sekunden zwischen Chat und Anruf entscheiden und Nachrichten nach Feierabend klar geregelt sind.