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प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट के लिए टेम्पलेट
योजना से लेकर रेट्रोस्पेक्टिव तक, डेवलपमेंट टीम के लिए ज़रूरी बोर्ड और टास्क संरचना सीधे उपयोग करें। व्हाइटबोर्ड और कानबन एक साथ होने से मीटिंग में तुरंत काम शुरू किया जा सकता है।
पहली बार लीडर बने लोगों के लिए शुरुआती बोर्ड से लेकर, स्प्रिंट चलाने और बग ट्रैक करने जैसे रोज़मर्रा के काम तक सब मौजूद है। योजना बनाना, प्रगति देखना, या रेट्रोस्पेक्टिव और समस्या दोबारा न हो इसकी रोकथाम — आप जिस चरण में हों, वहीं से चुन सकते हैं।
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प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट टेम्पलेट कैसे चुनें
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्पलेट प्रोजेक्ट के चरण के हिसाब से अलग होते हैं। चुनने से पहले तय करें कि आप योजना बना रहे हैं, काम चला रहे हैं, या ख़त्म होने के बाद समीक्षा कर रहे हैं। नाम में "शुरुआती" शब्द वाले टेम्पलेट पहली बार इस्तेमाल करने वालों के लिए हैं।
योजना बनाने का चरण
अगर आपको पहली बार प्रोजेक्ट लीडर बनाया गया है, तो "शुरुआती के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट" से शुरू करें। इसमें प्रोजेक्ट चार्टर, स्टेकहोल्डर मैप, माइलस्टोन टेबल और जोखिम के 4 खाने एक साथ मिलते हैं, ताकि उद्देश्य, दायरा, समय, टीम और जोखिम एक पन्ने पर तय हो सकें। दायरा तय होने के बाद काम को तोड़ना हो तो "WBS शुरुआती के लिए" चुनें, जो नतीजे को बड़े-मंझले-छोटे 3 स्तर में बाँटकर टास्क टेबल बनाता है। शेड्यूल बनाने के लिए "गैंट चार्ट शुरुआती गाइड" में काम × हफ़्ते की तालिका में शुरुआत, अंत और ज़िम्मेदार व्यक्ति भरें।
टास्क और प्रगति प्रबंधन
जिनकी Excel शीट अपडेट होना बंद हो गई है, उनके लिए माइग्रेशन टेम्पलेट सही हैं। शेड्यूल को मुख्य रखना हो तो "Excel गैंट माइग्रेशन बोर्ड शुरुआती के लिए" चुनें, सूची और स्थिति देखनी हो तो टास्क मैनेजमेंट वाला माइग्रेशन बोर्ड चुनें। अधूरे काम बढ़ने और कुछ भी पूरा न होने की समस्या हो तो कानबन के शुरुआती बोर्ड में Doing को 3 कार्ड तक सीमित करने वाली WIP सीमा तय करें। गैंट चार्ट अपडेट रुकने वालों के लिए हफ़्ते में एक बार जाँचने वाला शुरुआती टेम्पलेट भी है।
डेवलपमेंट टीम में काम
स्क्रम टीम में पहली बार शामिल हुए हैं तो "एजाइल डेवलपमेंट शुरुआती बोर्ड" चुनें, जिसमें 3 भूमिकाएँ, 5 इवेंट और 3 आर्टिफ़ैक्ट समझकर पहला स्प्रिंट चलाया जा सकता है। जो टीम पहले से इटरेटिव डेवलपमेंट चला रही है, उसके लिए 2 हफ़्ते के साइकिल वाला ऑपरेशन बोर्ड ज़्यादा सही है। बग रिपोर्ट से लेकर फ़िक्स रिलीज़ तक ट्रैक करने के लिए बग ट्रैकिंग बोर्ड और स्टोर रिव्यू सबमिट करने से घोषणा तक के लिए ऐप रिलीज़ चेक बोर्ड इस्तेमाल करें।
रेट्रोस्पेक्टिव और समस्या दोबारा न हो इसकी रोकथाम
स्प्रिंट या साइकिल के आख़िरी दिन "KPT रेट्रो बोर्ड" इस्तेमाल करें। पिछले Try के नतीजे से शुरू करें, Keep और Problem निकालें, और अगली बार आज़माने वाली एक चीज़ तय करें। समस्या की जड़ ढूँढनी हो तो "शुरुआती के लिए 5 Whys बोर्ड" में फ़िशबोन डायग्राम से विकल्प बढ़ाकर पाँच बार क्यों पूछें, फिर जड़ कारण और रोकथाम तय करें। आने वाली समस्याओं को पहले से देखना हो तो संभावना × असर से क्रम तय करने वाला रिस्क रजिस्टर भी मौजूद है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्पलेट बिना रजिस्ट्रेशन के देख सकते हैं?
हाँ, टेम्पलेट का कंटेंट बिना रजिस्ट्रेशन के पब्लिक पेज से देखा जा सकता है। अपने प्रोजेक्ट में इस्तेमाल करने के लिए मुफ़्त रजिस्ट्रेशन करने पर मार्केटप्लेस से कॉपी किया जा सकता है। योजना और ऑपरेशन वाले बोर्ड की तुलना करके चुनें।
Excel में बनाए गैंट चार्ट से माइग्रेट हो सकते हैं?
हाँ, मौजूदा शीट का कंटेंट हाथ से बोर्ड में लिखकर माइग्रेट हो सकता है। "Excel गैंट माइग्रेशन बोर्ड शुरुआती के लिए" में काम, ज़िम्मेदार, शुरुआत की तारीख़, अंत की तारीख़ और प्रगति के कॉलम बोर्ड में लिखने के 5 चरण और माइग्रेशन के बाद अपडेट का नियम लिखने का खाना है।
स्प्रिंट ऑपरेशन और कानबन में से कौन-सा चुनें?
हर 2 हफ़्ते में योजना और रेट्रो को अलग करके आगे बढ़ना है तो स्प्रिंट, बिना बाँटे काम के बहाव को व्यवस्थित रखना है तो कानबन सही है। कानबन के लिए "पहला कानबन बोर्ड (शुरुआती के लिए)" से शुरू करें, जिसमें Doing को 3 कार्ड तक सीमित करना और हफ़्ते में एक बार जाम हटाना शामिल है।
बग ट्रैकिंग और ऐप रिलीज़ से पहले की जाँच के लिए भी इस्तेमाल हो सकता है?
हाँ, हो सकता है। "बग ट्रैकिंग बोर्ड" में रिपोर्ट प्राप्त, रीप्रोड्यूस पुष्टि, फ़िक्स जारी, टेस्टिंग और रिलीज़ पूरा — ये 5 कॉलम हैं, जहाँ असर × होने की आवृत्ति से क्रम तय होता है। "ऐप रिलीज़ तैयारी चेकलिस्ट" में समीक्षा जमा करने से घोषणा तक के पड़ाव सबमिशन-प्रतीक्षा और समीक्षा-जारी कॉलम में बाँटे गए हैं।