प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट
बैठक के मिनट्स और रिपोर्ट: बैठक के 30 मिनट के भीतर पढ़ा जाने वाला दस्तावेज़
मध्यम | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
मध्यम: तरीकों के नाम आते हैं, पर मुख्य बातें व्हाइटबोर्ड पर समझाई गई हैं। भरने के उदाहरणों को सहारा बनाकर, अपनी स्थिति के अनुसार सोचते हुए भरें।
मीटिंग मिनट्स कैसे लिखें और रिपोर्ट का फ़ॉर्मेट क्या हो, यह सीखने वाले नए कर्मचारी का बिज़नेस डॉक्युमेंट टेम्पलेट, जिसे नोट्स शुरू करने से पहले और भेजने से पहले मसौदा जाँचते समय खोला जाता है. व्हाइटबोर्ड पर 5W1H से रिपोर्ट का ढाँचा, मिनट्स तथा रिपोर्ट तथा दैनिक रिपोर्ट तथा घटना रिपोर्ट का अंतर दिखाती तालिका, बैठक के बाद के 30 मिनट का क्रम, भेजने से पहले की जाँच और लेखन नियम, तथा मिले सुझावों का संग्रह रखा है. टास्क बोर्ड में मसौदा से टेम्पलेट में तक पाँच कॉलम हैं, और नोट लेने से लेकर अपना टेम्पलेट सुधारने तक 5 मुख्य टास्क और 13 उप-टास्क बिना शुरू हुए रखे हैं. एक दस्तावेज़ को एक कार्ड की तरह आगे बढ़ाएँ और हर सुधार टेम्पलेट में लौटाएँ, तो रिपोर्ट में क्या लिखना है यह उलझन खत्म होती है और हर दस्तावेज़ पर आने वाली टिप्पणियाँ महीने दर महीने घटती हैं.
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बैठक के मिनट्स और रिपोर्ट
उपयोग: 1. 5W1H से ढाँचा → 2. दस्तावेज़ का प्रकार चुनें → 3. 30 मिनट में मसौदा → 4. सुझाव टेम्पलेट में लौटाएँ
1. रिपोर्ट का ढाँचा बनाएँ (5W1H)
- बिक्री की साप्ताहिक बैठक के मिनट्स
- Who पढ़ने वाले हैं बिक्री प्रबंधक और दूसरे विभागों के दो अनुपस्थित साथी
- What दो निर्णय और एक काम. नई योजना का लॉन्च सितंबर तक टला
- Why तीन कारण — विकास में देरी, प्रतिद्वंद्वी की कीमत कटौती और अगस्त की व्यस्तता
- When कोटेशन 25 अगस्त (मंगल) शाम 5 बजे तक देना है
- Where बिक्री चैनल में डालें और साझा ड्राइव में सहेजें
- How पहले निष्कर्ष, फिर कारण, फिर अनुरोध — एक पन्ना
2. दस्तावेज़ के प्रकार से ढाँचा (सामग्री वही, क्रम अलग)
| मिनट्स | रिपोर्ट | दैनिक रिपोर्ट | घटना रिपोर्ट | |
|---|---|---|---|---|
| पहली तीन पंक्तियाँ | 24 अगस्त (सोम) 9:00-10:00, कक्ष B उपस्थित बिक्री टीम के 4 / अनुपस्थित अन्य विभागों के 2 2 निर्णय, 1 काम (विवरण नीचे) | प्रस्ताव है कि नई योजना का लॉन्च सितंबर तक टाला जाए तीन कारण (विकास में देरी, कीमत कटौती, अगस्त की व्यस्तता) निर्णय 28 अगस्त (शुक्र) तक चाहिए | 24 अगस्त (सोम) — 30 कॉल, 2 मुलाक़ातें तय कार्यसमय 9:00-18:00 (इसमें 2 घंटे आवागमन) लक्ष्य 1 मुलाक़ात था, इसलिए आगे हैं | 21 अगस्त (शुक्र) 10:12-10:48 — ऑर्डर सेवा पूरी तरह ठप प्रभाव 217 ऑर्डर विफल (अनुमान, अंतिम आँकड़ा जाँच में) सेवा बहाल है और निगरानी जारी है |
| मुख्य भाग का क्रम | विषय 1 — नई योजना के लॉन्च का समय निर्णय: सितंबर तक टला (मीरा जी, बिक्री प्रबंधक) काम: कोटेशन राहुल से 25 अगस्त (मंगल) तक | तथ्य: जुलाई में 3.2% ग्राहक छूटे (CRM से) विश्लेषण: इनमें 60% कीमत बढ़ने के बाद के पुराने ग्राहक प्रस्ताव: सितंबर में लॉन्च करें, पुरानों की दर वही रखें | हुआ: 30 कॉल और 2 मुलाक़ातें (लक्ष्य 1) अटका: कोटेशन के लिए लागत के आँकड़े नहीं मिल रहे प्रिया जी, कल 30 मिनट मिल सकते हैं? | 10:12 अलर्ट आया / 10:20 पुराने सर्वर पर स्विच 10:48 सेवा बहाल होने की पुष्टि कारण: डेटाबेस कनेक्शन 200 की सीमा पर पहुँच गए |
| अंत में क्या लिखें | काम: कोटेशन | राहुल | 25 अगस्त (मंगल) शाम 5 बजे | प्रबंधक को PDF अगली बैठक 31 अगस्त (सोम) 9:00, कक्ष B मिनट्स पर आपत्ति 26 अगस्त (बुध) दोपहर 12 बजे तक | निर्णय चाहिए: सितंबर तक लॉन्च टालने की मंज़ूरी उत्तर 28 अगस्त (शुक्र) शाम 5 बजे तक आधार: जुलाई के आँकड़े (साझा ड्राइव में) | कल: 3 क्रेडिट जाँच, 10 चालान जारी करने हैं दोपहर 2 से 4 बजे तक समय खाली है ज़रूरी काम उसी समय में डाल सकते हैं | अस्थायी: अलर्ट की सीमा 100 कर दी गई है स्थायी: कनेक्शन सीमा 200 से 400 (प्रिया, 4 सितंबर, शुक्र) अगली सूचना 26 अगस्त (बुध) को दी जाएगी |
3. बैठक से साझा करने तक के 30 मिनट (याद ताज़ा रहते ही निकाल दें)
- 1. बैठक के दौरान (0 मिनट) केवल निर्णय, काम और आँकड़े पकड़ें. जो नाम समझ न आए, वहीं पूछ लें.
- 2. समाप्ति पर (+5 मिनट) किसी के उठने से पहले निर्णय और काम पढ़कर सुनाएँ, और जिम्मेदारी तथा तारीख वहीं तय कर लें.
- 3. ढाँचा (+10 मिनट) निर्णय, काम और रुके हुए मुद्दे — तीन शीर्षक पहले रखें, फिर नोट बाँटें. अभी वाक्य न बनाएँ.
- 4. मसौदा (+20 मिनट) हर शीर्षक के नीचे एक पंक्ति में एक बिंदु. 70 प्रतिशत पर रुकें और संदेह वाली जगह [जाँच बाक़ी] लिखें.
- 5. साझा (+30 मिनट) कार्ड समीक्षा वाले कॉलम में ले जाएँ, [जाँच बाक़ी] प्रबंधक से पूछकर हटाएँ, फिर सही जगह पर भेजें.
4. भेजने से पहले जाँच (निष्कर्ष और संरचना)
- पहली पंक्ति पढ़कर ही निर्णय हो सके, निष्कर्ष तीसरी पंक्ति से नीचे न जाए
- बात केवल निर्णय और काम तक सीमित हो, किसने क्या कहा उसका पूरा ब्योरा नहीं
- हर काम के साथ जिम्मेदार, तारीख और पूरा होने का रूप तीनों मौजूद हों
- मिनट्स एक पन्ने में और दैनिक रिपोर्ट दस पंक्तियों में समा जाए
5. नाम और आँकड़े लिखने के नियम (संबोधन, कंपनी, इकाई)
- बाहर के लोगों के लिए श्री या श्रीमती और सरनेम, भीतर पदनाम से (मीरा जी, बिक्री प्रबंधक)
- कंपनी का पूरा क़ानूनी नाम लिखें, प्राइवेट लिमिटेड जैसा प्रत्यय भी वैसा ही रखें
- इस हफ़्ते जैसा न लिखें, 25 अगस्त (मंगल) शाम 5 बजे तक लिखें
- रक़म पर GST शामिल है या नहीं बताएँ, और रुपये तथा लाख को न मिलाएँ
6. भेजने से ठीक पहले की आख़िरी जाँच
- प्राप्तकर्ता और CC में सही लोग हैं
- कोई गोपनीय संलग्नक संदेश के साथ छूटा नहीं है
- [जाँच बाक़ी] का कोई निशान बचा नहीं है
- जो लोग बैठक में नहीं थे, वे साझा लिंक सचमुच खोल सकते हैं
7. मिले सुझावों का संग्रह और टेम्पलेट में सुधार (एक ही सुझाव तीन बार न मिले)
- इस हफ़्ते मिले सुधार · अंदरूनी संक्षिप्त शब्द बिना समझाए इस्तेमाल किया → पहली बार पूरा लिखें · उपस्थित लोगों के पदनाम छूट गए → नाम और पदनाम साथ लिखें
- तीन बार मिल चुका सुधार संबंधित लोगों को भेजा लिखने से पढ़ने वाला समझ नहीं पाता कि कौन टेम्पलेट का प्राप्तकर्ता खाना ऐसा करें कि नाम लिखना अनिवार्य हो
- टेम्पलेट में हुए बदलाव 14 अगस्त — निर्णय, काम और रुके मुद्दे तीन शीर्षक पक्के किए 21 अगस्त — हर काम की पंक्ति में जिम्मेदार, तारीख और पूरा होने का रूप जोड़ा
- इस माह का लक्ष्य प्रति दस्तावेज़ सुझाव पाँच से कम रखें (अगस्त के पहले हफ़्ते 12 थे) बैठक ख़त्म होने से साझा करने तक 30 मिनट के भीतर रहें
कार्य बोर्ड की सामग्री
मसौदा 18 आइटम
टेम्पलेट से नोट लें
दस्तावेज़ की गुणवत्ता का 80 प्रतिशत बैठक के दौरान ही तय हो जाता है. हर शब्द के पीछे न भागें, केवल वे तीन चीज़ें पकड़ें जो बाद में ज़रूर चाहिए.
तीन चीज़ें पकड़ें
निर्णय, काम और रुके हुए मुद्दे — ये तीन शीर्षक पहले से लिखा टेम्पलेट खोलकर बैठें.
नाम की वर्तनी पूछें
लोगों के नाम की वर्तनी, कंपनी का पूरा नाम और संक्षिप्त शब्दों का अर्थ बैठक चलते-चलते ही पूछ लें.
दो सूचियाँ बनाएँ
पढ़ने वाला केवल यही दो चीज़ें ढूँढ़ता है. दोनों आपस में घुलमिल जाएँ तो पता नहीं चलता कि किसे क्या करना है.
जिम्मेदार और तारीख
जिम्मेदार व्यक्ति, अंतिम तारीख और पूरा होने का रूप — ये तीनों न हों तो उसे काम की तरह न लिखें.
रोकने का कारण लिखें
एक पंक्ति में लिखें कि मुद्दा क्यों तय नहीं हुआ और तय करने के लिए कौन सी जानकारी चाहिए.
30 मिनट में मसौदा
जब तक याद ताज़ा है तब तक काम सबसे तेज़ होता है. उसी दिन भेजा गया 70 प्रतिशत मसौदा कल भेजे गए पूर्ण मसौदे से पहले पूरा हो जाता है.
10 मिनट में ढाँचा
पहले शीर्षक रखें, फिर हर नोट को किसी एक शीर्षक के नीचे डालें और क्रम यहीं तय कर लें.
70 प्रतिशत पर रुकें
भाषा सँवारने से पहले समीक्षा के लिए भेजें, क्योंकि विषय ही गलत हुआ तो दोबारा लिखना ही पड़ेगा.
संदेह पर निशान दें
जिस आँकड़े या वर्तनी पर भरोसा नहीं है, उसे [जाँच बाक़ी] लिखकर वैसे ही भेज दें.
प्रबंधक से समीक्षा
भेज देना अंत नहीं है. एक दस्तावेज़ तभी पूरा होता है जब हर सुझाव पर काम कर लिया जाए.
समय-सीमा बताएँ
कार्ड को समीक्षा वाले कॉलम में ले जाते समय लिखें कि कब तक नज़र चाहिए.
उसी दिन ठीक करें
जब तक बैठक याद है तभी सुधारें, वरना कल याद करने में ही अतिरिक्त समय जाएगा.
पहुँच और CC जाँचें
भेजने से पहले प्राप्तकर्ता, CC और यह देख लें कि साझा लिंक कौन सचमुच खोल सकता है.
टेम्पलेट अपडेट करें
एक ही सुझाव तीन बार मिले तो अपनी आदत नहीं, टेम्पलेट की कमी पर शक करें.
सुझाव बोर्ड पर दर्ज
मिला हुआ हर सुधार बोर्ड के संग्रह वाले खाने में एक पंक्ति में जोड़ दें.
दोहराव नियम बनाएँ
बार-बार आने वाले सुझाव को टेम्पलेट का शीर्षक या अनिवार्य खाना बना दें, ताकि ढाँचा ही उसे रोक ले.
माह अंत में गिनें
महीने के अंत में प्रति दस्तावेज़ सुझावों की संख्या गिनें और दर्ज करें कि वह घट रही है या नहीं.
