Proyectos y desarrollo
Actas y informes: documentos que se leen en los 30 minutos siguientes a la reunión
Intermedio | 1 página de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (5 tareas principales y 13 subtareas)
Intermedio: Aparecen los nombres de los métodos, pero la pizarra explica lo esencial. Guíate por los ejemplos y complétala reflexionando según tu propia situación.
Plantilla de acta de reunión e informe para quien acaba de heredar el acta y quiere saber cómo redactarla, pensada para abrirla antes de tomar notas y al repasar el borrador antes de enviarlo. La pizarra reúne un esquema 5W1H del informe, una tabla que compara acta, informe de situación, parte diario e informe de incidencia, los 30 minutos posteriores a la reunión, una lista de comprobación previa al envío con las normas de estilo y un registro de las correcciones recibidas. El tablero de tareas tiene cinco columnas, de Borrador a En la plantilla, con cinco tareas madre y 13 subtareas sin empezar, desde tomar notas hasta actualizar la propia plantilla. Cada documento avanza como una tarjeta y cada corrección vuelve a la plantilla, así dejas de dudar qué poner en un informe y el número de correcciones por documento baja mes a mes.
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Actas y informes de reunión
Cómo usarla: 1. Esqueleto con 5W1H 2. Elegir el tipo de documento 3. Borrador en 30 minutos 4. Devolver las correcciones a la plantilla
1. Armar el esqueleto del informe (5W1H)
- Acta de la reunión comercial
- Who Leen el acta la jefa de ventas y dos compañeros de otras áreas que faltaron
- What Dos decisiones y una tarea. El nuevo plan se retrasa al lanzamiento de septiembre
- Why Tres motivos: retraso del desarrollo, bajada de precios de la competencia y pico de agosto
- When El presupuesto se entrega el martes 25 de agosto a las 17.00
- Where Se publica en el canal de ventas y se guarda en la unidad compartida
- How Conclusión, motivos y petición, en una sola página
2. Esqueleto según el tipo de documento (mismo material, distinto orden)
| Acta | Informe | Parte diario | Informe de incidencia | |
|---|---|---|---|---|
| Las tres primeras líneas | Lunes 24 de agosto, 9.00-10.00, sala B Asisten 4 de ventas / faltan 2 de otras áreas 2 decisiones y 1 tarea (detalle abajo) | Propuesta de aplazar el lanzamiento del nuevo plan a septiembre Tres motivos (retraso del desarrollo, bajada de precios y pico de agosto) Se pide decisión antes del viernes 28 de agosto | Lunes 24 de agosto — 30 llamadas y 2 visitas cerradas Jornada 9.00-18.00 (2 horas de desplazamiento) El objetivo era 1 visita, así que vamos por delante | Viernes 21 de agosto, 10.12-10.48 — pedidos caídos por completo Impacto 217 pedidos fallidos (estimación, cifra final en revisión) El servicio ya está restablecido y sigue bajo vigilancia |
| Cómo se ordena el cuerpo | Punto 1 — fecha de lanzamiento del nuevo plan Decisión: se aplaza a septiembre (Marta, jefa de ventas) Tarea: presupuesto de Carlos para el martes 25 de agosto | Hecho: la fuga de julio fue del 3,2 % (según el CRM) Análisis: el 60 % son clientes antiguos tras la subida de precio Propuesta: lanzar en septiembre y mantener las tarifas actuales | Hecho: 30 llamadas y 2 visitas cerradas (objetivo 1) Atasco: no encuentro los costes para el presupuesto Lucía, ¿tienes 30 minutos mañana? | 10.12 salta la alerta / 10.20 conmutación al servidor antiguo 10.48 servicio confirmado de nuevo Causa: las conexiones a la base de datos llegaron al tope de 200 |
| Cómo se cierra | Tarea: presupuesto | Carlos | martes 25 de agosto, 17.00 | PDF a la jefa Próxima reunión lunes 31 de agosto, 9.00, sala B Correcciones al acta hasta el miércoles 26 de agosto a las 12.00 | Decisión pendiente: aprobar el aplazamiento a septiembre Se ruega respuesta antes del viernes 28 de agosto a las 17.00 Datos de apoyo: cifras de julio (en la unidad compartida) | Mañana: 3 revisiones de crédito y 10 facturas por emitir De 14.00 a 16.00 tengo hueco Lo urgente puede entrar en esa franja | Provisional: umbral de alerta ya bajado a 100 Definitivo: subir el tope de conexiones de 200 a 400 (Lucía, viernes 4 de septiembre) Próxima actualización el miércoles 26 de agosto |
3. Los 30 minutos de la reunión al envío (sacarlo mientras está fresco)
- 1. En la reunión (0 min) Solo decisiones, tareas y cifras. Cualquier nombre que no se entienda se pregunta en el momento.
- 2. Al terminar (+5 min) Antes de que nadie se levante, leer en alto las decisiones y las tareas y cerrar responsables y plazos allí mismo.
- 3. Esqueleto (+10 min) Colocar los tres títulos, Decisiones, Tareas y En pausa, y repartir las notas debajo. Todavía sin redactar.
- 4. Borrador (+20 min) Un punto por línea bajo cada título. Parar en el 70 % y marcar lo dudoso como [por confirmar].
- 5. Envío (+30 min) Mover a la columna de revisión, resolver las marcas [por confirmar] con la jefa y publicar donde corresponda.
4. Antes de enviar (conclusión y estructura)
- Con la primera línea basta para decidir y la conclusión no baja de la tercera línea
- Se limita a decisiones y tareas, no es la transcripción de quién dijo qué
- Cada tarea lleva responsable, fecha y una descripción de qué es estar terminado
- El acta cabe en una página y el parte diario no pasa de diez líneas
5. Estilo de nombres y cifras (tratamiento, empresas, unidades)
- Fuera de la empresa, Sr. o Sra. y apellido; dentro, nombre de pila
- Nombre legal completo de la empresa, incluida la forma jurídica S. A. o S. L.
- Nunca poner esta semana; poner martes 25 de agosto a las 17.00
- Indicar si el importe lleva IVA y no mezclar euros con miles de euros
6. Última comprobación antes de enviar
- Los destinatarios y las copias son los correctos
- No queda ningún adjunto confidencial en el mensaje
- No queda ninguna marca [por confirmar] sin resolver
- Quien faltó a la reunión puede abrir el enlace compartido
7. Registrar las correcciones y actualizar la plantilla (nunca la misma tres veces)
- Correcciones de esta semana - Siglas internas sin explicar -> desarrollarlas la primera vez - Faltaban los cargos de los asistentes -> nombre y cargo
- Correcciones vistas tres veces Compartido con el equipo deja al lector sin saber con quién Cambiar el campo de destinatarios para que obligue a poner nombres
- Cambios ya incorporados a la plantilla 14 de agosto — fijados los tres títulos Decisiones, Tareas y En pausa 21 de agosto — añadidos responsable, fecha y terminado a cada tarea
- Objetivo de este mes Menos de cinco correcciones por documento (la primera semana de agosto fueron 12) Menos de 30 minutos entre el final de la reunión y el envío
Contenido del tablero de tareas
Borrador 18 elementos
Anotar con plantilla
Ocho décimas partes del documento se deciden durante la reunión. No hay que perseguir cada palabra, solo cazar las tres cosas que harán falta después.
Anotar tres cosas
Sentarse con la plantilla ya abierta, con los títulos Decisiones, Tareas y En pausa.
Confirmar nombres
Cómo se escribe un nombre, la razón social completa, qué significan las siglas — todo eso se pregunta con la reunión todavía en marcha.
Separar en 2 listas
Decisiones y tareas son las dos únicas cosas que busca quien lee. Si se mezclan, nadie sabe quién debe hacer qué.
Fijar responsable
Si no tiene responsable, fecha límite y una descripción de qué es estar terminado, no se apunta como tarea.
Explicar la pausa
En una línea, por qué no se cerró el punto y qué información haría falta para cerrarlo.
Redactar en 30 min
La mayor velocidad llega mientras todo sigue fresco. Un borrador al 70 % enviado el mismo día se termina antes que uno perfecto enviado mañana.
Armar el esqueleto
Colocar primero los títulos, repartir cada nota bajo uno y dejar aquí terminada toda la reordenación.
Parar en el 70 %
Mandar a revisión antes de pulir la redacción, porque si el fondo está torcido habrá que reescribirlo igualmente.
Marcar lo dudoso
Cualquier cifra o forma de escribir insegura se deja marcada como [por confirmar] y se envía igual.
Pedir revisión
Enviar no es el final. Un documento está hecho cuando se ha trabajado hasta la última corrección.
Indicar el plazo
Al mover la tarjeta a la columna de revisión, anotar para cuándo hace falta esa lectura.
Corregir hoy mismo
Corregir mientras la reunión sigue en la memoria, porque mañana se paga otra vez solo por recordarla.
Revisar CC y acceso
Antes de enviar, comprobar destinatarios, copias y quién puede abrir de verdad el enlace compartido.
Mejorar la plantilla
Cuando la misma corrección llega tres veces, el problema es la plantilla y no las manías propias.
Pegar correcciones
Añadir cada corrección recibida al registro del tablero, una línea por corrección.
Convertir en campo
Convertir la corrección que se repite en un título o un campo obligatorio, para que la plantilla la evite.
Contar cada mes
A fin de mes, contar las correcciones por documento y registrar si la cifra baja.
