Gestión de proyectos para principiantes: tablero con meta, alcance, fechas, equipo y riesgos

Proyectos y desarrollo

Gestión de proyectos para principiantes: tablero con meta, alcance, fechas, equipo y riesgos

Quien dirige un proyecto pequeño por primera vez deja con esta plantilla de gestión de proyectos para principiantes el propósito, el alcance, las fechas, el equipo y los riesgos en un solo plan. La página izquierda de la pizarra lleva el acta de constitución, las cinco fases desde el inicio hasta el cierre, un mapa de partes interesadas que cruza influencia e interés y tres marcos para alcance, equipo y riesgos; la página derecha lleva una tabla de hitos de 4 filas por 4 columnas, un cuadrante de riesgos que cruza probabilidad e impacto y tres marcos sobre la revisión semanal, los retrasos y el cierre. El tablero de tareas tiene cinco columnas, de planificación y preparación a en curso, en revisión y hecho, y arranca con 4 tareas principales y 12 subtareas, todas sin empezar. Empezar sin un orden fijo deja huecos, así que los cinco grupos de procesos del PMBOK forman el hilo del tablero. Está pensado para proyectos pequeños de unas semanas a unos meses, como un evento interno.

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1. Acta de constitución (la página qu... 2. Las cinco fases de un proyecto (in... 3. Mapa de partes interesadas (el map... Mantener contento Implicar de cerca Solo observar Informar 4. Alcance (dentro y fuera) 5. Equipo (quién lleva qué) 6. Riesgos (lo que sería un problema) 7. Tabla de hitos (las cuatro filas d... 8. Clasificar los riesgos (probabilid... Solo prever Actuar ya Nada por ahora Resolver si pasa 9. Cómo va la revisión semanal (15 mi... 10. Cómo decidir cuando hay retraso 11. Qué queda al terminar Tablero de plan d... Cómo usarlo: (1) ... Propósito, meta, ... Acuerdos, equipo,... Riesgos y retrasos Lo aprendido al t... Propósito (por qué lo hacemos)ej. fomentar el trato entre las nuevas incorporaciones para que tengan a quién preguntar cuando se incorporen a su equipo Meta (el estado al terminar)ej. un encuentro interno el 20/10 con 60 asistentes y una satisfacción de 4,0 o más Fecha y presupuestoej. el día 20/10, preparación desde el 8/9. Tope de 1.500 € (sala 500, catering 800, material 200) Equipo (quién responde)ej. tú eres la persona responsable, la conducción lleva el calendario, la sala se reserva y se monta, las notas se redactanResponsable: ____ / Conducción: ____ / Sala: ____ / Notas: ____ 1. InicioEn esta fase se fijan el propósito, la meta y la persona responsable, se listan las partes interesadas en 3 y se logra su acuerdo.ej. enseñar el acta de una página al responsable y conseguir su aprobación. 2. PlanificaciónEn esta fase se fijan el trabajo, las fechas, el equipo, los costes y los riesgos.ej. poner cuatro hitos y escribir para cada uno la persona y la prueba. 3. EjecuciónEn esta fase se avanza según el plan y se lanzan encargos y pedidos.ej. reservar la sala y enviar la invitación a toda la empresa. 4. Seguimiento y controlEn esta fase se mira una vez por semana la diferencia entre plan y realidad y se actúa.ej. si el retraso pasa de 3 días, revisar el alcance o las fechas. 5. CierreEn esta fase se comprueba el resultado, se cierran pagos y documentos y se entrega.ej. dejar la encuesta y el gasto real en una página. 縦軸: Influencia al... Informa solo de lo decidido y no entres en detalles. Cuenta siempre el resultado para que no queden malestares. ej. contar a la jefatura de administración solo la sala y el presupuesto Invítale a la revisión semanal y consigue su acuerdo sobre el plan de una página. Explícale en persona en cada hito. El equipo de 5 reparte el trabajo dentro, mientras que 3 regula el trato con cada persona, también fuera. ej. tu responsable y quien cede la sala Sin esfuerzo, basta con estar atento. Si sube el interés, muévelo a la derecha hacia Informar; si resulta que puede parar el proyecto, súbelo a Mantener contento. ej. un área que no participa el día del evento Su interés es alto, así que cuenta lo decidido con regularidad sin esperar a que pregunte. Responde pronto a sus dudas. ej. enviar antes la invitación y el orden del día a las nuevas incorporaciones que asisten Dentro ej. reservar la sala, enviar la invitación, conducir el día, encuesta Fuera ej. fabricar regalos, grabar y editar un vídeo La lista de lo que queda fuera es lo que permite rechazar un añadido Si al final se añade algo, decide a la vez si se mueve la fecha o el presupuesto Una sola persona responsable. Cuando hay que decidir, decide ella ej. la conducción lleva el calendario, la sala se reserva y se monta, las notas se redactan A quien le encargues algo, entrégale por escrito qué hace y para cuándo ej. menos de 30 inscripciones ej. la sala no está libre o falta una persona clave ese día Pega los que se te ocurran y clasifícalos en el cuadrante de 8 Cuándo Qué está hecho Quién Cómo se comprueba Inicio 8/9 Acta aprobada por tu jefatura Responsable Guardar la respuesta Planificación 15/9 Fechas, equipo y presupuesto Responsable y conducción Leerlo en este tablero Ejecución 10/10 Sala reservada e invitación enviada Sala Reserva y lista de envío Cierre 27/10 Encuesta y gasto real Notas 1 página a tu jefatura 縦軸: Tamaño del im... Pasa pocas veces, pero lo para todo. Basta una línea con a quién llamas y qué haces. ej. un corte de luz el mismo día La medida entra en el plan. Va al tablero de tareas con persona y fecha. ej. faltan inscripciones, así que envía la invitación dos veces Deja solo la nota. Si la revisión semanal muestra un cambio, súbelo arriba. ej. parte del material no llega Da por hecho que pasará, fija solo los pasos y no gastes tiempo en evitarlo. ej. cola en recepción, así que abre dos filas Cada semana el mismo día y hora ej. los lunes desde las 9:30 durante 15 minutos Solo tres cosas. Retrasos, problemas y el trabajo de la semana Compara lo que debía estar hecho en la tabla de hitos con la realidad Escribe lo acordado en el tablero y no lo dejes solo de palabra Cuando el retraso pasa de 3 días, la persona responsable elige mover alcance, fechas o personas ej. la invitación se atrasa, así que los regalos pasan a lo excluido y ganas tiempo Cuanto antes se dice, más salidas quedan disponibles ej. 60 asistentes, satisfacción 4,2, gasto 1.300 € (dentro del presupuesto) Tres líneas sobre lo que funcionó y tres sobre lo que cambiarás Escríbelo para que la siguiente persona repita los mismos pasos
100%

Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom

Contenido del tablero de tareas

Planificación 16 elementos

Fijar el acta
Alcance y equipo
Fechas y riesgos
Revisar cada semana
Escribir el porqué
Meta con números
Fecha y presupuesto
Listar lo excluido
Repartir los roles
Lograr el acuerdo
Fijar 4 hitos
Definir la prueba
Clasificar riesgos
Hacer la revisión
Avisar del retraso
Anotar el cierre

Preparación 0 elementos

En curso 0 elementos

En revisión 0 elementos

Hecho 0 elementos