Proyectos y desarrollo
Gestión de proyectos para principiantes: tablero con meta, alcance, fechas, equipo y riesgos
Principiante | 2 páginas de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (4 tareas principales y 12 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
Quien dirige un proyecto pequeño por primera vez deja con esta plantilla de gestión de proyectos para principiantes el propósito, el alcance, las fechas, el equipo y los riesgos en un solo plan. La página izquierda de la pizarra lleva el acta de constitución, las cinco fases desde el inicio hasta el cierre, un mapa de partes interesadas que cruza influencia e interés y tres marcos para alcance, equipo y riesgos; la página derecha lleva una tabla de hitos de 4 filas por 4 columnas, un cuadrante de riesgos que cruza probabilidad e impacto y tres marcos sobre la revisión semanal, los retrasos y el cierre. El tablero de tareas tiene cinco columnas, de planificación y preparación a en curso, en revisión y hecho, y arranca con 4 tareas principales y 12 subtareas, todas sin empezar. Empezar sin un orden fijo deja huecos, así que los cinco grupos de procesos del PMBOK forman el hilo del tablero. Está pensado para proyectos pequeños de unas semanas a unos meses, como un evento interno.
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Tablero de plan de proyecto para principiantes
Cómo usarlo: (1) Escribe propósito, meta, fecha y presupuesto en una página (board 1, el acta) → (2) Ordena a las personas por influencia e interés y fija el trato con cada una (board 3, el mapa de partes interesadas) → (3) Fija el alcance y los roles → (4) Lista los riesgos, coloca los hitos en la tabla y clasifícalos en el cuadrante → (5) Revisa el avance cada semana
1. Acta de constitución (la página que se rellena antes de empezar, con propósito, meta, fecha y presupuesto)
- Propósito (por qué lo hacemos) ej. fomentar el trato entre las nuevas incorporaciones para que tengan a quién preguntar cuando se incorporen a su equipo
- Meta (el estado al terminar) ej. un encuentro interno el 20/10 con 60 asistentes y una satisfacción de 4,0 o más
- Fecha y presupuesto ej. el día 20/10, preparación desde el 8/9. Tope de 1.500 € (sala 500, catering 800, material 200)
- Equipo (quién responde) ej. tú eres la persona responsable, la conducción lleva el calendario, la sala se reserva y se monta, las notas se redactan Responsable: ____ / Conducción: ____ / Sala: ____ / Notas: ____
2. Las cinco fases de un proyecto (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, cierre)
- 1. Inicio En esta fase se fijan el propósito, la meta y la persona responsable, se listan las partes interesadas en 3 y se logra su acuerdo. ej. enseñar el acta de una página al responsable y conseguir su aprobación.
- 2. Planificación En esta fase se fijan el trabajo, las fechas, el equipo, los costes y los riesgos. ej. poner cuatro hitos y escribir para cada uno la persona y la prueba.
- 3. Ejecución En esta fase se avanza según el plan y se lanzan encargos y pedidos. ej. reservar la sala y enviar la invitación a toda la empresa.
- 4. Seguimiento y control En esta fase se mira una vez por semana la diferencia entre plan y realidad y se actúa. ej. si el retraso pasa de 3 días, revisar el alcance o las fechas.
- 5. Cierre En esta fase se comprueba el resultado, se cierran pagos y documentos y se entrega. ej. dejar la encuesta y el gasto real en una página.
3. Mapa de partes interesadas (el mapa de quienes rodean el proyecto, donde influencia e interés dicen hasta dónde implicar a cada persona)
Eje vertical: Influencia alta (arriba = puede aprobar o parar) / Eje horizontal: Interés alto (a la derecha = muy implicado)
- Mantener contento Informa solo de lo decidido y no entres en detalles. Cuenta siempre el resultado para que no queden malestares. ej. contar a la jefatura de administración solo la sala y el presupuesto
- Implicar de cerca Invítale a la revisión semanal y consigue su acuerdo sobre el plan de una página. Explícale en persona en cada hito. El equipo de 5 reparte el trabajo dentro, mientras que 3 regula el trato con cada persona, también fuera. ej. tu responsable y quien cede la sala
- Solo observar Sin esfuerzo, basta con estar atento. Si sube el interés, muévelo a la derecha hacia Informar; si resulta que puede parar el proyecto, súbelo a Mantener contento. ej. un área que no participa el día del evento
- Informar Su interés es alto, así que cuenta lo decidido con regularidad sin esperar a que pregunte. Responde pronto a sus dudas. ej. enviar antes la invitación y el orden del día a las nuevas incorporaciones que asisten
4. Alcance (dentro y fuera)
- Dentro ej. reservar la sala, enviar la invitación, conducir el día, encuesta
- Fuera ej. fabricar regalos, grabar y editar un vídeo
- La lista de lo que queda fuera es lo que permite rechazar un añadido
- Si al final se añade algo, decide a la vez si se mueve la fecha o el presupuesto
5. Equipo (quién lleva qué)
- Una sola persona responsable. Cuando hay que decidir, decide ella
- ej. la conducción lleva el calendario, la sala se reserva y se monta, las notas se redactan
- A quien le encargues algo, entrégale por escrito qué hace y para cuándo
6. Riesgos (lo que sería un problema)
- ej. menos de 30 inscripciones
- ej. la sala no está libre o falta una persona clave ese día
- Pega los que se te ocurran y clasifícalos en el cuadrante de 8
7. Tabla de hitos (las cuatro filas de abajo son un ejemplo, cambia fechas y contenidos por los tuyos. El seguimiento se mira en la revisión semanal de 9)
| Cuándo | Qué está hecho | Quién | Cómo se comprueba | |
|---|---|---|---|---|
| Inicio | 8/9 | Acta aprobada por tu jefatura | Responsable | Guardar la respuesta |
| Planificación | 15/9 | Fechas, equipo y presupuesto | Responsable y conducción | Leerlo en este tablero |
| Ejecución | 10/10 | Sala reservada e invitación enviada | Sala | Reserva y lista de envío |
| Cierre | 27/10 | Encuesta y gasto real | Notas | 1 página a tu jefatura |
8. Clasificar los riesgos (probabilidad y tamaño del impacto)
Eje vertical: Tamaño del impacto (arriba = grande) / Eje horizontal: Probabilidad (a la derecha = más probable)
- Solo prever Pasa pocas veces, pero lo para todo. Basta una línea con a quién llamas y qué haces. ej. un corte de luz el mismo día
- Actuar ya La medida entra en el plan. Va al tablero de tareas con persona y fecha. ej. faltan inscripciones, así que envía la invitación dos veces
- Nada por ahora Deja solo la nota. Si la revisión semanal muestra un cambio, súbelo arriba. ej. parte del material no llega
- Resolver si pasa Da por hecho que pasará, fija solo los pasos y no gastes tiempo en evitarlo. ej. cola en recepción, así que abre dos filas
9. Cómo va la revisión semanal (15 minutos)
- Cada semana el mismo día y hora ej. los lunes desde las 9:30 durante 15 minutos
- Solo tres cosas. Retrasos, problemas y el trabajo de la semana
- Compara lo que debía estar hecho en la tabla de hitos con la realidad
- Escribe lo acordado en el tablero y no lo dejes solo de palabra
10. Cómo decidir cuando hay retraso
- Cuando el retraso pasa de 3 días, la persona responsable elige mover alcance, fechas o personas
- ej. la invitación se atrasa, así que los regalos pasan a lo excluido y ganas tiempo
- Cuanto antes se dice, más salidas quedan disponibles
11. Qué queda al terminar
- ej. 60 asistentes, satisfacción 4,2, gasto 1.300 € (dentro del presupuesto)
- Tres líneas sobre lo que funcionó y tres sobre lo que cambiarás
- Escríbelo para que la siguiente persona repita los mismos pasos
Contenido del tablero de tareas
Planificación 16 elementos
Fijar el acta
El trabajo que asienta la base del proyecto. Cuando el propósito y la meta caben en una página, las decisiones posteriores dejan de moverse.
Escribir el porqué
Escribe en una línea por qué lo haces. Terminado cuando todas las personas implicadas dan la misma razón.
Meta con números
Describe el estado final con una cifra. Como en el ejemplo, número de asistentes o nota de satisfacción, algo medible.
Fecha y presupuesto
Fija la fecha de inicio, la de fin y el tope de gasto, escribe el desglose y consigue la aprobación de tu responsable.
Alcance y equipo
Traza la línea entre lo que harás y lo que no, y reparte las responsabilidades. Es lo que te permitirá rechazar peticiones después.
Listar lo excluido
Anota los trabajos que esta vez quedan fuera. Con eso escrito, una petición tardía recibe una respuesta sobre fecha o presupuesto.
Repartir los roles
Elige a una sola persona responsable y reparte la conducción, la logística y las notas. Deja claro quién decide cuando hay dudas.
Lograr el acuerdo
Coloca a las personas implicadas en el mapa de partes interesadas de 3 y fija el trato con cada una, luego enseña el plan de una página a tu responsable y a quienes ayudan para acordar alcance y equipo. Terminado cuando el acuerdo queda por escrito.
Fechas y riesgos
Haz visibles los hitos y los puntos frágiles antes de empezar. Aquí termina la fase de planificación.
Fijar 4 hitos
Para inicio, planificación, ejecución y cierre, fija cuándo y qué está terminado y rellena la tabla de hitos. El seguimiento no es un hito sino la revisión semanal, que se trata en 9.
Definir la prueba
Escribe cómo sabrás que un hito está realmente logrado. Debe poder demostrarse con un documento o un registro.
Clasificar riesgos
Lista lo que sería un problema y coloca cada punto en el cuadrante de probabilidad e impacto. Decide sobre qué actúas ya.
Revisar cada semana
No basta con dejar el plan escrito. Revisa el avance una vez por semana y guarda el registro del cierre.
Hacer la revisión
Cada semana a la misma hora, 15 minutos sobre retrasos, problemas y el trabajo de la semana, y escribe lo acordado en el tablero.
Avisar del retraso
Cuando el retraso pasa de 3 días, la persona responsable decide si se mueve el alcance, las fechas o las personas.
Anotar el cierre
Resume en una página el resultado, el gasto real y lo que harás distinto. Quien venga después debe poder usarlo.
