Gestion de projet pour débutants : tableau de plan avec but, périmètre, dates, équipe et risques

Tableau de plan de projet pour débutants

Mode d'emploi : (1) Écrire le but, l'objectif, la date et le budget sur une page (board 1, la charte) → (2) Classer les personnes selon influence et intérêt et fixer le mode de relation (board 3, la carte des parties prenantes) → (3) Fixer le périmètre et les rôles → (4) Lister les risques, poser les jalons dans le tableau et trier dans le quadrant → (5) Vérifier l'avancement chaque semaine

1. Charte de projet (la page remplie avant de commencer, avec but, objectif, date et budget)

• But (pourquoi on le fait) ex. créer des liens entre les nouvelles recrues pour qu'elles aient qui appeler après leur affectation
• Objectif (l'état à la fin) ex. une rencontre interne le 20/10 avec 60 personnes et une satisfaction d'au moins 4,0
• Date et budget ex. le 20/10, préparation à partir du 8/9. Plafond de 1 500 € (salle 500, traiteur 800, matériel 200)
• Équipe (qui est responsable) ex. vous êtes responsable, l'animation tient le calendrier, la salle est réservée et installée, le compte rendu est rédigé Responsable: ____ / Animation: ____ / Salle: ____ / Compte rendu: ____

2. Les cinq phases d'un projet (lancement, planification, exécution, surveillance et maîtrise, clôture)

1. 1. Lancement Dans cette phase, fixez le but, l'objectif et la personne responsable, listez les parties prenantes en 3 et obtenez leur accord. ex. montrer la charte d'une page à son responsable et la faire valider.
2. 2. Planification Dans cette phase, fixez le travail, les dates, l'équipe, les coûts et les risques. ex. poser quatre jalons et écrire pour chacun la personne et la preuve.
3. 3. Exécution Dans cette phase, avancez selon le plan et lancez les demandes et les commandes. ex. réserver la salle et envoyer l'invitation à toute l'entreprise.
4. 4. Surveillance et maîtrise Dans cette phase, regardez une fois par semaine l'écart entre le plan et la réalité et agissez. ex. au-delà de 3 jours de retard, revoir le périmètre ou les dates.
5. 5. Clôture Dans cette phase, vérifiez le résultat, soldez paiements et documents, puis transmettez. ex. laisser l'enquête et les coûts réels sur une page.

3. Carte des parties prenantes (la carte des personnes autour du projet, où influence et intérêt disent jusqu'où impliquer chacune)

Axe vertical : Influence élevée (en haut = peut valider ou arrêter) / Axe horizontal : Intérêt élevé (à droite = très concerné)

• Garder satisfait Ne rapporter que les décisions, sans entrer dans le détail. Toujours annoncer le résultat pour éviter le mécontentement. ex. n'annoncer à la direction des services généraux que la salle et le budget
• Impliquer de près Inviter au point hebdomadaire et faire valider le plan d'une page. Expliquer en direct à chaque jalon. L'équipe en 5 répartit le travail à l'intérieur, tandis que 3 règle la relation avec chaque personne, y compris à l'extérieur. ex. votre responsable et la personne qui prête la salle
• Simplement observer Sans effort, garder un œil. Si l'intérêt monte, déplacer à droite vers Tenir informé ; si un pouvoir d'arrêt apparaît, monter vers Garder satisfait. ex. un service qui n'intervient pas le jour même
• Tenir informé L'intérêt est fort, donc annoncer les décisions régulièrement sans attendre la question. Répondre vite aux demandes. ex. envoyer à l'avance l'invitation et le déroulé aux nouvelles recrues attendues

4. Périmètre (dedans et dehors)

• Dedans ex. réserver la salle, envoyer l'invitation, animer le jour, enquête
• Dehors ex. fabriquer des cadeaux, tourner et monter une vidéo
• C'est la liste du dehors qui permet de refuser une demande en cours
• Si vous ajoutez quelque chose, décidez en même temps de la date ou du budget

5. Équipe (qui porte quoi)

• Une seule personne responsable. En cas de doute, c'est elle qui tranche
• ex. l'animation tient le calendrier, la salle est réservée et installée, le compte rendu est rédigé
• À qui vous confiez une tâche, remettez par écrit quoi et pour quand

6. Risques (ce qui poserait problème)

• ex. moins de 30 inscriptions
• ex. la salle n'est pas libre ou une personne clé est absente le jour
• Collez au fil des idées et triez dans le quadrant en 8

7. Tableau de jalons (les quatre lignes ci-dessous sont un exemple, remplacez dates et contenus. Le suivi se regarde au point hebdomadaire en 9)

8. Trier les risques (probabilité et taille de l'impact)

Axe vertical : Taille de l'impact (en haut = grand) / Axe horizontal : Probabilité (à droite = plus probable)

• Préparer une parade Rare, mais tout s'arrête si cela arrive. Une seule ligne suffit, qui appeler et quoi faire. ex. une coupure de courant le jour même
• Agir tout de suite La parade entre dans le plan. Elle passe sur le tableau de tâches avec une personne et une date. ex. trop peu d'inscrits, donc envoyer l'invitation deux fois
• Ne rien faire Garder seulement une note. Si le point hebdomadaire montre un changement, remonter vers le haut. ex. une partie du matériel n'arrive pas
• Traiter le moment venu Partir du principe que cela arrivera, fixer juste la marche à suivre et ne pas passer de temps à l'éviter. ex. une file à l'accueil, donc ouvrir deux rangées

9. Le point hebdomadaire (15 minutes)

• Chaque semaine le même jour à la même heure ex. le lundi à 9h30 pendant 15 minutes
• Trois sujets seulement. Retards, difficultés, travail de la semaine
• Comparer ce qui devait être fait dans le tableau de jalons avec la réalité
• Écrire les décisions sur le tableau, ne pas s'en tenir à l'oral

10. Décider quand ça prend du retard

• Au-delà de 3 jours de retard, la personne responsable choisit de bouger le périmètre, les dates ou les personnes
• ex. l'invitation glisse, donc les cadeaux passent dehors pour gagner du temps
• Plus c'est dit tôt, plus il reste de solutions

11. Ce qu'on laisse à la fin

• ex. 60 personnes, satisfaction 4,2, coût 1 300 € (dans le budget)
• Trois lignes sur ce qui a marché, trois sur ce qui changera
• L'écrire pour que la personne suivante refasse les mêmes étapes