프로젝트·개발
프로젝트 관리 입문 계획 보드｜목적·범위·일정·역할 분담·리스크를 한 장에 정리
입문 | 화이트보드 2페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 4개, 하위 작업 12개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
처음으로 작은 프로젝트의 리더를 맡은 사람이 프로젝트 관리의 진행 방법을 입문 수준으로 익히고, 목적·범위·일정·역할 분담·리스크를 한 장의 계획으로 정리하기 위한 템플릿입니다. 화이트보드는 좌우 2페이지 구성으로, 왼쪽에는 프로젝트 헌장 칸, 착수부터 종료까지의 5개 프로세스, 영향력×관심도의 이해관계자 맵, 범위·역할 분담·리스크 3칸이, 오른쪽에는 4행 4열의 마일스톤 표, 발생 가능성×영향으로 나누는 리스크 사분면, 주간 확인·지연·종료 3칸이 놓입니다. 태스크 보드는 「계획 세우기／준비 중／진행 중／확인 중／완료」의 5열이며, 헌장 작성부터 종료 기록까지 상위 태스크 4개와 하위 태스크 12개가 모두 미착수로 들어 있습니다. 프로젝트 계획을 만드는 데 정해진 순서가 있다는 것을 모른 채 일을 시작하면 빠지는 부분이 생기므로, 세계 공통 지침인 PMBOK의 5개 프로세스 그룹(착수／기획／실행／감시·통제／종료)을 그대로 보드의 흐름으로 삼았습니다. 또한 착수 단계에서 빼놓을 수 없는 관계자 식별을 영향력×관심도의 이해관계자 맵으로 두어, 누구를 어디까지 참여시킬지 먼저 정할 수 있게 했습니다. 사내 행사나 새 서비스의 시범 도입처럼 몇 주에서 몇 달이면 끝나는 작은 프로젝트를 상정했습니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
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프로젝트 관리 입문 계획 보드
사용법: ① 목적·목표·기한·예산을 한 장에 씁니다(헌장) → ② 관계자를 영향력×관심도로 나눠 관여 방식을 정합니다(이해관계자 맵) → ③ 할 일과 하지 않을 일, 역할 분담을 정합니다 → ④ 리스크를 적어내고 마일스톤을 표에 놓아 사분면으로 나눕니다 → ⑤ 매주 진행 상황을 확인합니다
① 프로젝트 헌장 (= 시작 전에 정하는 한 장. 목적·목표·기한·예산)
- 목적 (왜 하는가) 예) 신입사원의 교류를 늘려 배치 후에 상의할 상대를 만든다
- 목표 (끝났을 때의 상태) 예) 10월 20일에 사내 교류회를 열고 참가 60명·만족도 4.0 이상
- 기한과 예산 예) 개최일 10/20, 준비는 9/8 시작. 예산은 상한 150만 원 (장소 50만·식음료 80만·비품 20만)
- 역할 분담 (누가 책임자인가) 예) 책임자는 나, 진행은 전체 일정 관리, 장소는 예약과 설치, 기록은 회의록 책임자: ____ / 진행: ____ / 장소: ____ / 기록: ____
② 프로젝트의 5개 프로세스 (착수→기획→실행→감시·통제→종료)
- 1. 착수 이 프로세스에서 할 일: 목적·목표·책임자를 정하고 ③에서 관계자를 찾아내 합의를 받는다. 예) 헌장 한 장을 상사에게 보여 승인을 받는다.
- 2. 기획 이 프로세스에서 할 일: 할 일·일정·역할 분담·비용·리스크를 정한다. 예) 마일스톤를 4개 놓고 담당과 확인 방법까지 적는다.
- 3. 실행 이 프로세스에서 할 일: 계획에 따라 작업을 진행하고 의뢰와 발주를 낸다. 예) 장소를 예약하고 안내를 전사에 보낸다.
- 4. 감시·통제 이 프로세스에서 할 일: 주 1회 계획과 실제의 차이를 보고 손을 쓴다. 예) 지연이 3일을 넘으면 범위나 일정을 다시 본다.
- 5. 종료 이 프로세스에서 할 일: 성과를 확인하고 지급과 기록을 마감해 인계한다. 예) 설문과 비용 실적을 한 장에 남긴다.
③ 이해관계자 맵 (= 관계자 지도. 영향력×관심도로 누구를 어디까지 참여시킬지 정한다)
세로축: 영향력 높음 (위 = 결재·중단할 수 있는 사람) / 가로축: 관심도 높음 (오른쪽 = 관심이 강한 사람)
- 만족을 유지 정해진 것만 보고하고 세세한 상의는 하지 않는다. 불만이 나오지 않도록 결과는 반드시 알린다. 예) 총무부장에게 장소와 예산의 결정만 전한다
- 중점적으로 관여 주간 확인에 부르고 계획 한 장에 합의를 받는다. 마일스톤마다 직접 설명한다. ⑤의 역할 분담은 내 팀 안의 분담, ③은 팀 밖까지 포함한 상대별 대응 방식이다. 예) 상사와 장소를 빌려주는 총무 담당자
- 동향을 주시 손이 가지 않게 지켜보기만 하면 된다. 관심이 높아지면 오른쪽의 '정보를 공유'로, 관여할 권한이 있다고 알게 되면 위의 '만족을 유지'로 옮긴다. 예) 당일에는 관여하지 않는 다른 부서
- 정보를 공유 관심이 높으므로 정해진 것을 이쪽에서 정기적으로 알린다. 질문에는 빨리 답한다. 예) 참가 예정인 신입사원에게 안내와 당일 흐름을 미리 보낸다
④ 범위 (할 일·하지 않을 일)
- 할 일 예) 장소 섭외·안내 발송·당일 진행·설문
- 하지 않을 일 예) 기념품 제작, 영상 촬영과 편집
- 하지 않을 일을 적어 두면 중간의 추가 요청을 거절할 수 있다
- 추가할 때는 일정과 예산 중 무엇을 움직일지 함께 정한다
⑤ 역할 분담 (누가 무엇을 맡는가)
- 책임자는 한 명. 판단이 필요할 때는 이 사람이 정한다
- 예) 진행은 전체 일정 관리, 장소는 예약과 설치, 기록은 회의록
- 부탁하는 상대에게는 언제까지 무엇을 할지 적어서 건넨다
⑥ 리스크 (일어나면 곤란한 일)
- 예) 참가자가 30명을 밑돈다
- 예) 장소를 예약하지 못한다 / 당일 담당자가 결석한다
- 떠오르는 대로 붙이고 ⑧의 사분면에서 분류한다
⑦ 마일스톤 표 (아래 4행은 기입 예시. 날짜와 내용은 자기 건으로 바꿔 쓴다 / 감시·통제는 ⑨의 주간 확인에서 본다)
| 언제 | 무엇이 되어 있는가 | 누가 | 확인 방법 | |
|---|---|---|---|---|
| 착수 | 9/8 | 헌장 한 장에 상사 승인 | 책임자 | 승인 회신을 보관 |
| 기획 | 9/15 | 일정·역할 분담·예산 확정 | 책임자와 진행 | 이 보드에서 함께 읽기 |
| 실행 | 10/10 | 장소 예약과 안내 발송 완료 | 장소 담당 | 예약 확인서와 발송 목록 |
| 종료 | 10/27 | 설문과 비용 실적 | 기록 담당 | 보고 한 장을 상사에게 제출 |
⑧ 리스크 분류 (발생 가능성×영향의 크기)
세로축: 영향의 크기 (위 = 크다) / 가로축: 발생 가능성 (오른쪽 = 일어나기 쉬움)
- 대비만 정해 둔다 좀처럼 일어나지 않지만 일어나면 멈추는 것. 누구에게 연락해 무엇을 할지 한 줄만 정해 둔다. 예) 당일 정전
- 먼저 손을 쓴다 계획 단계에서 대책을 넣는다. 담당과 기한을 붙여 태스크 보드에 올린다. 예) 참가자가 모이지 않는다→안내를 두 번 보낸다
- 지금은 아무것도 안 함 기록만 남긴다. 주간 확인에서 상황이 바뀌면 위로 옮긴다. 예) 비품 일부가 도착하지 않는다
- 일어나면 고친다 일어난다는 전제로 절차만 정해 두고 막는 데 시간을 쓰지 않는다. 예) 접수가 붐빈다→접수를 2줄로 만든다
⑨ 주간 확인 진행 방법 (15분)
- 매주 같은 요일·시각에 연다 예) 매주 월요일 9시 30분부터 15분
- 보는 것은 3가지뿐. 지연·어려움·이번 주에 할 일
- 마일스톤 표의 '무엇이 되어 있는가'와 실제를 비교한다
- 정해진 것은 보드에 적고 말로만 끝내지 않는다
⑩ 지연이 생겼을 때의 결정 방법
- 지연이 3일을 넘으면 범위·일정·인원 중 무엇을 움직일지 책임자가 정한다
- 예) 안내가 늦었다→하지 않을 일에 기념품을 더해 시간을 만든다
- 숨기지 않고 빨리 말할수록 쓸 수 있는 수가 많이 남는다
⑪ 끝난 뒤에 남길 것
- 예) 참가 60명·만족도 4.2·비용 130만 원 (예산 내)
- 잘된 것 / 다음에는 이렇게 하자를 3줄씩 적는다
- 다음 담당자가 읽으면 같은 절차로 돌릴 수 있는 형태로 만든다
작업 보드 내용
계획 세우기 16건
헌장을 한 장에 정하기
프로젝트의 토대를 정하는 작업입니다. 목적과 목표가 한 장에 정리되면 이후의 판단이 흔들리지 않습니다.
목적을 한 문장으로 쓰기
'왜 하는가'를 한 문장으로 씁니다. 관계자가 읽고 같은 이유를 말할 수 있으면 완료입니다.
목표를 숫자로 만들기
끝났을 때의 상태를 숫자로 씁니다. 예시처럼 참가 인원이나 만족도 등 측정할 수 있는 형태로 만듭니다.
기한과 예산 정하기
시작일·완료일과 쓸 수 있는 금액의 상한을 정하고, 내역까지 적어 상사의 승인을 받습니다.
범위와 역할 분담 정하기
할 일과 하지 않을 일의 선을 긋고 누가 무엇을 맡을지 정합니다. 중간에 들어오는 추가 요청을 거절할 근거가 됩니다.
하지 않을 일 쓰기
이번에는 다루지 않을 작업을 적어냅니다. 적어 두면 나중에 늘어난 요청에 일정이나 예산을 함께 논의하자고 답할 수 있습니다.
역할과 담당 정하기
책임자를 한 명 정하고 진행·섭외·기록 담당을 배정합니다. 판단이 필요한 자리의 결정자를 분명히 합니다.
관계자에게 확인받기
③의 이해관계자 맵에 관계자를 놓아 관여 방식을 정하고, 상사와 협력자에게 계획 한 장을 보여 범위와 역할 분담의 합의를 받습니다. 합의 기록을 남기면 완료입니다.
일정과 리스크 놓기
마일스톤와 위험한 곳을 먼저 보이는 형태로 만듭니다. 여기까지 하면 계획 세우기 프로세스가 끝납니다.
마일스톤 4개 정하기
착수·기획·실행·종료의 4개 마일스톤에 '언제 무엇이 되어 있는가'를 정해 마일스톤 표에 적습니다. 감시·통제는 마일스톤가 아니라 매주의 확인이므로 ⑨에서 다룹니다.
확인 방법 쓰기
각 마일스톤가 정말 끝났다고 판단하는 방법을 씁니다. 서류나 기록으로 확인할 수 있는 형태로 만듭니다.
리스크 분류하기
일어나면 곤란한 일을 꺼내어 발생 가능성과 영향의 사분면에 놓습니다. 먼저 손을 쓸 것을 정합니다.
주간으로 돌려 마치기
계획을 만들고 끝내지 않고, 주 1회 확인으로 진행 상황을 보며 종료 기록까지 남깁니다.
주간 확인 진행하기
매주 같은 시간에 15분 동안 지연·어려움·이번 주에 할 일을 확인하고, 정해진 것을 보드에 적습니다.
지연을 빨리 알리기
지연이 3일을 넘으면 범위·일정·인원 중 무엇을 움직일지 책임자와 상의해 정합니다.
종료 기록 남기기
성과와 비용의 실적, 다음에는 이렇게 하자는 내용을 한 장에 정리합니다. 다음 담당자가 읽고 돌릴 수 있는 형태로 만듭니다.
