프로젝트·개발
태스크 관리 입문 첫 일주일: 전부 적어내고 우선순위를 정하고 오늘 3가지로 좁히는 틀 만들기
입문 | 화이트보드 2페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 4개, 하위 작업 12개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
태스크 관리를 처음으로 습관으로 만들고 싶은 직장인과 학생이, 전부 적어내기·우선순위 정하기·오늘 3가지로 좁히기라는 입문의 틀을 첫 일주일에 익히기 위한 템플릿입니다. 화이트보드는 좌우 2페이지로, 왼쪽에는 이번 주 할 일을 전부 적어내는 칸, 중요도×긴급도 4분면, 오늘의 3가지·이번 주에 할 일·대기 중의 3칸, 아침 5분과 저녁 5분의 4단계 운영 흐름이 있고, 오른쪽에는 월요일부터 금요일까지 5행 3열 기록표, 금요일 10분 회고 KPT(유지·문제·시도) 3열, 막히는 지점 2칸과 계속하는 요령 칸이 놓여 있습니다. 태스크 보드는 '적어냄 / 오늘의 3가지 / 이번 주에 할 일 / 대기·요청 중 / 완료'의 5열이며, 적어내기부터 금요일 점검까지 상위 태스크 4개와 하위 태스크 12개가 모두 미착수로 들어 있습니다. 태스크 관리 방법이 오래가지 못하는 이유는 대개 한 건이 너무 크고 하루에 담는 개수가 많기 때문이라서, 첫 동작까지 쪼개는 적는 법과 하루 3가지 상한을 보드에 적어 두었습니다. 요청을 받는 법이나 진행 보고 형식까지 다루는 '신입의 주간 업무 운영'과 달리, 이 템플릿은 직급이나 상황을 한정하지 않고 적어내기·나누기·오늘 3가지로 좁히기라는 최소한의 틀 만들기만 다루므로 업무에도 학업에도 집안일에도 그대로 쓸 수 있습니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
화이트보드 미리보기
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태스크 관리 첫 일주일
사용법: ① 이번 주 할 일을 전부 적어냅니다 (보드①) → ② 중요도×긴급도로 나눕니다 (보드②) → ③ 오늘 할 3가지로 좁힙니다 (보드③) → ④ 저녁 5분에 다시 보고 다음 날로 넘깁니다 (보드⑥의 저녁 5분) → ⑤ 금요일 10분에 KPT로 일주일을 돌아봅니다 (보드⑧)
① 이번 주 할 일을 전부 적어내기 (머릿속 비우기)
- 적어내는 규칙 큰 일은 첫 동작까지 쪼갭니다 예) '자료 작성' → '목차를 10줄 적기'
- 빠지기 쉬운 것 예) 답장하지 않은 메일, 승인 대기, 정기 제출물, 병원과 집안일
- 적어낸 결과 예) 이번 주 26건. 그중 5분이면 끝나는 것이 9건이라 한 번에 처리했습니다
- 비워졌다는 신호 '이게 전부'라고 말할 수 있으면 ②로 갑니다. 나중에 떠오르면 그때마다 이 칸에 더합니다
② 중요도×긴급도로 나누기
세로축: 중요도 (위＝나중의 성과에 효과) / 가로축: 긴급도 (오른쪽＝오늘·내일 마감)
- 일정에 넣기 마감은 멀지만 효과가 큰 일입니다. 작업 시간 자체를 캘린더에 넣고 지킵니다. 예) 자격증 공부, 업무 매뉴얼 만들기. 오늘의 3가지 중 한 자리는 반드시 이 분면에서 가져옵니다.
- 바로 하기 오늘의 3가지는 먼저 이 분면부터 채웁니다. 시간을 어림하고 다 담기지 않는 몫은 마감을 상의하거나 다른 사람에게 부탁합니다. 예) 오늘 마감인 제출물
- 그만두기·줄이기 관성으로 이어 온 일입니다. 한 번 멈춰 보고 곤란하지 않으면 그대로 그만둡니다. 예) 읽지 않는 정기 메일 구독
- 맡기기·짧게 끝내기 빠르기가 가치인 일입니다. 부탁할 사람이 있는지 먼저 생각하고, 없으면 정형문이나 템플릿으로 5분 안에 끝냅니다. 예) 일정 조율 회신
③ 오늘 할 3가지 (더 늘리지 않기)
- 예) 견적서 1건 마무리하기 (60분)
- 예) 업무 매뉴얼 목차를 10줄 적기 (30분)
- 3가지가 끝나면 이번 주에 할 일에서 당겨 와도 됩니다
④ 이번 주에 할 일 (요일을 적어 두기)
- 예) 수요일 경비 정산을 모아서 제출
- 예) 화요일 다음 달 일정을 선배와 확인
- 요일을 적지 않은 일은 대개 이번 주에 하지 않습니다
⑤ 대기·요청 중 (내가 움직일 수 없음)
- 예) A사 회신 대기. 9/5까지 안 오면 재촉합니다
- 예) 상사 승인 대기. 9/4 아침에 한마디 겁니다
- 언제까지 기다릴지 반드시 적습니다. 적지 않으면 잊습니다
⑥ 매일의 운영 (아침 5분·저녁 5분)
- 아침 5분 ②의 4분면에서 오늘 할 3가지를 고릅니다. 오른쪽 위에서 2건, 왼쪽 위에서 1건이 기준입니다. 걸리는 시간을 어림해 합계가 쓸 수 있는 시간을 넘으면 하나를 줄입니다.
- 낮 동안 3가지를 위에서부터 순서대로 진행합니다. 새로 들어온 일은 오늘의 3가지에 끼워 넣지 않고 ①의 칸에 적어 둡니다.
- 저녁 5분 끝낸 것에 표시하고 남은 것은 이유를 한 줄 적습니다. 이유가 '시간이 없다'라면 예상 시간을 너무 낙관했다는 신호입니다.
- 금요일 10분 일주일 기록을 보고 다음 주에 할 일을 정합니다. 사흘 연속 남은 일은 작게 쪼개거나 그만둡니다. ⑧의 KPT에 계속할 것·문제·다음에 시도할 것을 한 줄씩 적습니다.
⑦ 일주일의 기록
| 오늘의 3가지 | 끝낸 것 | 남은 것과 이유 | |
|---|---|---|---|
| 월 | 1)견적서 2)매뉴얼 목차 3)영수증 정리 | 1)과 3) | 2)(회의가 길어져 착수 못 함) |
| 화 | 1)매뉴얼 목차 2)A사 재촉 3)다음 달 일정 확인 | 1) 2) 3) | 없음 |
| 수 | 1)청구서 확인 2)경비 정산 제출 3)회신 3건 | 2) 3) | 1)(상대 자료 대기·9/5까지 기다림) |
| 목 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| 금 | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____(금요일 10분에 이번 주를 점검) |
⑧ 금요일 10분 회고 (KPT)
Keep(유지)
- 예) 아침 5분에 오늘의 3가지를 고르는 일을 월·화·수 사흘 연속으로 해냈습니다
- 예) 저녁에 남은 이유를 한 줄 적으니 다음 날 아침에 헤매지 않았습니다
Problem(문제)
- 예) 월요일은 회의가 길어져 2)매뉴얼 목차에 착수하지 못했습니다
- 예) 수요일은 상대 자료 대기로 1)청구서 확인이 금요일까지 멈춰 있었습니다
Try(시도)
- 예) 회의가 있는 날은 오늘의 3가지를 2가지로 줄입니다
- 예) 예상 시간이 60분을 넘는 일은 30분×2로 쪼갠 뒤에 올립니다
⑨ 막히는 지점: 적어내도 줄지 않음
- 한 건이 너무 큽니다. 15분이면 시작할 수 있는 형태까지 쪼갭니다
- 예) '결산 대응' → '필요한 서류를 5개 적기'
- 오늘 할 일은 3가지까지. 네 번째는 이번 주에 할 일로 되돌립니다
⑩ 막히는 지점: 급한 일에만 쫓김
- 중요하지만 급하지 않은 일의 시간을 캘린더에 먼저 넣습니다
- 예) 매일 아침 9시부터 1시간은 매뉴얼 만드는 시간으로 고정합니다
- 끼어든 일은 ①의 칸에 적어 두고 그날은 착수하지 않습니다
⑪ 계속하는 요령
- ⑧의 Try는 다음 주 ④ '이번 주에 할 일'로 그대로 옮깁니다
- 사흘을 비워도 금요일 10분의 ⑧부터 다시 시작하면 됩니다
- 예) Keep을 두 줄 적은 주는 다음 주에도 같은 방식을 바꾸지 않습니다
작업 보드 내용
적어냄 16건
전부 적어내기
머릿속에 담아 둔 할 일을 밖으로 꺼내는 첫 작업입니다. 여기가 정리되면 우선순위를 차분하게 생각할 수 있습니다.
머릿속을 종이에 꺼내기
떠오르는 순서대로 전부 적습니다. 순서도 분류도 지금은 생각하지 않고 다 꺼내는 것만 목표로 합니다.
빠지기 쉬운 곳 보기
답장하지 않은 메일, 승인 대기, 정기 제출물, 병원과 집안일을 다시 보고 빠진 것을 더합니다.
한 줄에 한 건으로 정리
큰 일은 첫 동작까지 쪼개어 15분이면 시작할 수 있는 형태로 만듭니다. 한 줄에 한 건이 되면 완료입니다.
우선순위 정하기
적어낸 더미를 중요도와 긴급도 두 축으로 나눕니다. 판단 기준을 먼저 정해 두면 매일 헤매지 않습니다.
중요도와 긴급도로 나누기
적어낸 할 일을 보드의 4분면에 놓습니다. 어느 분면이 많은지 보고 시간 쓰임의 치우침을 확인합니다.
일정에 시간 먼저 잡기
중요하지만 급하지 않은 일의 시간을 캘린더에 먼저 넣고 지킵니다. 요일과 시각까지 정하면 완료입니다.
그만둘 일 정하기
관성으로 이어 온 일을 하나 골라 그만두거나 횟수를 줄입니다. 곤란하지 않으면 그대로 그만둡니다.
오늘 3가지로 좁히기
매일 운영의 중심입니다. 아침에 3가지를 고르고 저녁에 다시 보는 데까지를 한 세트로 합니다.
아침 5분에 3가지 고르기
오른쪽 위(바로 하기)에서 2건, 왼쪽 위(일정에 넣기)에서 1건이 기준입니다. 네 번째부터는 이번 주에 할 일로 되돌리고 늘리지 않습니다.
걸리는 시간 예상하기
3가지의 합계 시간을 내고, 그날 쓸 수 있는 시간을 넘으면 하나를 줄여 현실적인 형태로 만듭니다.
저녁 5분에 다시 보기
끝낸 것에 표시하고 남은 것은 이유를 한 줄 적습니다. 다음 날로 넘길지 더 작게 쪼갤지 그 자리에서 정합니다.
일주일로 틀 만들기
일주일치 기록을 남기고 계속할 수 있는 형태로 다듬는 부분입니다. 금요일 점검에서 다음 주의 틀이 정해집니다.
매일 기록 남기기
보드의 기록표에 오늘의 3가지와 끝낸 개수를 매일 적습니다. 비어 있는 날이 있어도 다음 날부터 다시 시작합니다.
못 끝낸 이유 적기
끝내지 못한 이유를 한 줄로 적습니다. '시간이 없다'가 계속되면 예상 시간을 낙관한 신호로 봅니다.
금요일에 다음 주 정하기
일주일 기록을 보고 보드⑧의 KPT에 계속할 것·문제·다음에 시도할 것을 한 줄씩 적어, 다음 주에 할 일과 그만둘 일을 정합니다. 사흘 연속 남은 건은 쪼개거나 그만둡니다.
