प्रोजेक्ट और डेवलपमेंट
टास्क मैनेजमेंट: शुरुआती के लिए पहले हफ़्ते में लिखें, प्राथमिकता दें, आज के 3 काम चुनें
शुरुआती | 2 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (4 मुख्य कार्य, 12 उप-कार्य)
शुरुआती: कोई तकनीकी शब्द नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड के सवालों और भरने के उदाहरणों के अनुसार बस जवाब देते जाइए, काम बन जाता है।
नौकरी या पढ़ाई करने वाले जो टास्क मैनेजमेंट की आदत बनाना चाहते हैं, वे शुरुआती के लिए बने इस टेम्पलेट से पहले हफ़्ते में सारे काम लिखना, प्राथमिकता तय करना और आज के 3 काम चुनना सीखते हैं। व्हाइटबोर्ड दो पन्नों का है, बाएँ पन्ने पर इस हफ़्ते के सारे काम लिखने का बड़ा खाना, ज़रूरी और तात्कालिक की चार खानों वाली मैट्रिक्स, आज के 3 काम तथा इस हफ़्ते के काम और इंतज़ार वाले तीन खाने, और सुबह 5 मिनट व शाम 5 मिनट के चार कदम हैं, दाएँ पन्ने पर सोमवार से शुक्रवार का 5 पंक्ति 3 कॉलम वाला रिकॉर्ड, शुक्रवार 10 मिनट की KPT समीक्षा के तीन कॉलम, दो अड़चनें और आदत बनाए रखने का एक खाना है। टास्क बोर्ड में लिख लिया से पूरा हुआ तक पाँच कॉलम हैं, तथा 4 मुख्य टास्क और उनके 12 सब-टास्क बिना शुरू हुए 'लिख लिया' कॉलम में रखे हैं। काम की सूची बनाकर भी वह घटती क्यों नहीं? क्योंकि एक काम बहुत बड़ा होता है, इसलिए हर काम को 15 मिनट के पहले कदम तक तोड़िए और दिन में तीन से ज़्यादा मत लीजिए। यह दफ़्तर, पढ़ाई और घर के कामों, तीनों पर चलता है।
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टास्क मैनेजमेंट: पहला हफ़्ता
इस्तेमाल: (1) इस हफ़्ते के सारे काम लिखें → (2) ज़रूरी और तात्कालिक से छाँटें → (3) आज के 3 काम चुनें → (4) शाम 5 मिनट में देखें → (5) शुक्रवार 10 मिनट में KPT करें
1. इस हफ़्ते के सारे काम लिखें (दिमाग़ खाली करें)
- लिखने के नियम बड़े काम को पहले कदम तक तोड़िए उदा. "प्रेज़ेंटेशन बनाना" से "ढाँचे की 10 पंक्तियाँ लिखना"
- जो अक्सर छूट जाता है उदा. बिना जवाब वाले मेल, मंज़ूरी का इंतज़ार, हर महीने की रिपोर्ट, डॉक्टर के पास जाना, घर के काम
- लिखने का नतीजा उदा. इस हफ़्ते 26 काम। उनमें से 9 काम 5 मिनट वाले थे और एक साथ निपटा दिए गए
- दिमाग़ खाली होने का संकेत "बस, इतना ही है" कह सकें तो खाना 2 पर बढ़िए। बाद में कुछ याद आए तो उसी समय इसी खाने में जोड़िए
2. ज़रूरी और तात्कालिक से छाँटें
ऊर्ध्वाधर अक्ष: ज़रूरी होना (ऊपर = आगे के नतीजे पर असर) / क्षैतिज अक्ष: तात्कालिकता (दाएँ = आज या कल की समय-सीमा)
- कैलेंडर में रखें समय-सीमा दूर है पर असर बड़ा है। काम का समय ही कैलेंडर में रखकर बचाइए। उदा. सर्टिफ़िकेट की पढ़ाई, काम की गाइड बनाना। आज के 3 कामों में से एक हमेशा इसी खाने से लीजिए।
- अभी करें आज के 3 काम सबसे पहले इसी खाने से भरिए। समय का अंदाज़ा लगाइए और जो न समाए, उसकी समय-सीमा पर बात कीजिए या किसी को सौंपिए। उदा. आज ही जमा होने वाला काग़ज़
- छोड़ें या घटाएँ आदतन चलता आ रहा काम। एक बार रोककर देखिए, दिक्कत न हो तो हमेशा के लिए छोड़ दीजिए। उदा. जो नियमित मेल कभी पढ़े ही नहीं जाते
- सौंपें या जल्दी निपटाएँ यहाँ तेज़ी ही असली मूल्य है। पहले देखिए कि कोई और कर सकता है या नहीं, कोई न हो तो तैयार वाक्य से 5 मिनट में निपटाइए। उदा. मीटिंग का समय तय करने वाला जवाब
3. आज के 3 काम (इससे ज़्यादा नहीं)
- उदा. एक कोटेशन पूरा करना (60 मिनट)
- उदा. गाइड के ढाँचे की 10 पंक्तियाँ लिखना (30 मिनट)
- तीनों पूरे हो जाएँ तो इस हफ़्ते वाले काम पहले उठा सकते हैं
4. इस हफ़्ते के काम (दिन लिख दीजिए)
- उदा. बुधवार, खर्च का हिसाब एक साथ जमा करना
- उदा. मंगलवार, अगले महीने का कार्यक्रम सीनियर से जाँचना
- जिस काम पर दिन नहीं लिखा, वह अक्सर इस हफ़्ते होता ही नहीं
5. इंतज़ार / सौंपा हुआ (आप ख़ुद नहीं चल सकते)
- उदा. कंपनी A के जवाब का इंतज़ार। 5 सितंबर तक न आए तो याद दिलाना
- उदा. बॉस की मंज़ूरी का इंतज़ार। 4 सितंबर की सुबह एक बार बोलना
- कब तक इंतज़ार करेंगे, यह हमेशा लिखिए। न लिखा तो भूल जाएँगे
6. रोज़ का चक्र (सुबह 5 मिनट, शाम 5 मिनट)
- सुबह 5 मिनट चार खानों में से आज के 3 काम चुनिए। ऊपर दाएँ से दो और ऊपर बाएँ से एक, यही अंदाज़ा है। समय जोड़िए और कुल उपलब्ध समय से ज़्यादा हो तो एक काम घटा दीजिए।
- दिन भर तीनों कामों को ऊपर से क्रम में निपटाइए। बीच में आया नया काम आज के 3 कामों में मत घुसाइए, उसे खाना 1 में जोड़ दीजिए।
- शाम 5 मिनट पूरे हुए कामों पर निशान लगाइए और बचे काम का कारण एक पंक्ति में लिखिए। कारण "समय नहीं मिला" हो तो यह अंदाज़ा ढीला होने का संकेत है।
- शुक्रवार 10 मिनट हफ़्ते का रिकॉर्ड देखकर अगले हफ़्ते का काम तय कीजिए। तीन दिन लगातार बचा हुआ काम छोटा तोड़िए या छोड़ दीजिए। खाना 8 की KPT में जारी रखें, समस्या और अगली कोशिश, हर एक पर एक पंक्ति लिखिए।
7. हफ़्ते भर का रिकॉर्ड
| आज के 3 काम | पूरे हुए | बचे काम और कारण | |
|---|---|---|---|
| सोम | 1) कोटेशन 2) गाइड का ढाँचा 3) रसीदें ठीक करना | 1) और 3) | 2) (मीटिंग लंबी चली, शुरू ही नहीं हुआ) |
| मंगल | 1) गाइड का ढाँचा 2) कंपनी A को याद दिलाना 3) अगले महीने का कार्यक्रम | 1) 2) 3) | कुछ नहीं |
| बुध | 1) बिल जाँचना 2) खर्च का हिसाब जमा करना 3) तीन मेल के जवाब | 2) और 3) | 1) (उनके काग़ज़ का इंतज़ार, 5 सितंबर तक) |
| गुरु | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| शुक्र | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (शुक्रवार 10 मिनट में इस हफ़्ते को देखिए) |
8. शुक्रवार 10 मिनट की समीक्षा (KPT)
Keep (जारी रखें)
- उदा. सुबह 5 मिनट में आज के 3 काम चुनना सोम, मंगल, बुध, तीन दिन लगातार हुआ
- उदा. शाम को बचे काम का कारण एक पंक्ति में लिखने से अगली सुबह उलझन नहीं होती
Problem (समस्या)
- उदा. सोमवार को मीटिंग लंबी चली और 2) गाइड का ढाँचा शुरू ही नहीं हो पाया
- उदा. बुधवार को उनके काग़ज़ के इंतज़ार में 1) बिल जाँचना शुक्रवार तक अटका रहा
Try (अगली कोशिश)
- उदा. जिस दिन मीटिंग हो, उस दिन आज के 3 काम घटाकर 2 कर दें
- उदा. 60 मिनट से बड़ा अंदाज़ा 30 मिनट के दो हिस्सों में तोड़कर ही रखें
9. अड़चन: लिखने पर भी सूची घटती नहीं
- एक काम बहुत बड़ा है। 15 मिनट में शुरू हो सके, इतना तोड़िए
- उदा. "सालाना हिसाब देखना" से "ज़रूरी 5 काग़ज़ गिनाना"
- आज के काम तीन तक। चौथा इस हफ़्ते वाले कॉलम में लौटा दीजिए
10. अड़चन: बस जल्दी वाले काम पीछे भागते हैं
- ज़रूरी पर जल्दी न करने वाले काम का समय पहले कैलेंडर में रखिए
- उदा. हर सुबह 9 से 10 बजे का समय गाइड बनाने के लिए पक्का कीजिए
- बीच में आया काम खाना 1 में जोड़िए, उस दिन उसे हाथ मत लगाइए
11. आदत बनाए रखने के तरीक़े
- खाना 8 का Try अगले हफ़्ते खाना 4 में वैसे ही रख दीजिए
- तीन दिन का नागा हो जाए तो शुक्रवार 10 मिनट से फिर शुरू कीजिए
- उदा. जिस हफ़्ते दो Keep लिखे गए, अगले हफ़्ते वही तरीक़ा मत बदलिए
कार्य बोर्ड की सामग्री
लिख लिया 16 आइटम
सब कुछ लिख लें
दिमाग़ में रखे सारे कामों को बाहर निकालने वाला पहला काम। यह निपट जाए तो प्राथमिकता ठंडे दिमाग़ से तय होती है।
दिमाग़ खाली करें
जो याद आए, उसी क्रम में सब लिख डालिए। इस समय क्रम या वर्ग बनाने की चिंता छोड़कर सिर्फ़ बाहर निकालने पर ध्यान दीजिए।
छूटी चीज़ें देखें
बिना जवाब वाले मेल, मंज़ूरी का इंतज़ार, हर महीने की रिपोर्ट और घर के काम दोबारा देखकर छूटी हुई चीज़ें जोड़िए।
एक काम एक लाइन
बड़े काम को पहले कदम तक तोड़िए ताकि 15 मिनट में शुरू हो सके। हर पंक्ति में एक ही काम आ जाए तो यह पूरा हुआ।
प्राथमिकता तय करें
लिखे हुए ढेर को ज़रूरी और तात्कालिक, इन दो धुरियों पर छाँटिए। पैमाना पहले तय हो तो हर दिन उलझन नहीं होती।
चार खानों में बाँटें
लिखे हुए कामों को बोर्ड के चार खानों में रखिए। कौन सा खाना भरा है, यह देखकर अपने समय के झुकाव को जाँचिए।
कैलेंडर में समय रखें
ज़रूरी लेकिन जल्दी न करने वाले काम का समय पहले ही कैलेंडर में रखकर बचाइए। दिन और घंटा तय हो जाए तो यह पूरा हुआ।
एक काम छोड़ दें
आदतन चलता आ रहा एक काम चुनकर उसे बंद कीजिए या उसकी संख्या घटाइए। न रोकने से दिक्कत न हो तो उसे हमेशा के लिए छोड़ दीजिए।
आज के 3 काम चुनें
रोज़ के चलन का केंद्र। सुबह तीन काम चुनना और शाम को उन्हें देख लेना, दोनों मिलकर एक चक्र बनते हैं।
सुबह 5 मिनट चुनें
ऊपर दाएँ खाने (अभी करें) से दो और ऊपर बाएँ खाने (कैलेंडर में रखें) से एक काम चुनिए। चौथा काम इस हफ़्ते वाले कॉलम में लौटा दीजिए।
समय का अंदाज़ा लगाएँ
तीनों कामों का कुल समय जोड़िए और वह उस दिन उपलब्ध समय से ज़्यादा हो तो एक काम घटाकर योजना को असली बनाइए।
शाम 5 मिनट देखें
पूरे हुए कामों पर निशान लगाइए और बचे काम का कारण एक पंक्ति में लिखिए। उसे कल पर टालना है या छोटा करना है, वहीं तय कीजिए।
एक हफ़्ते में आदत
हफ़्ते भर का रिकॉर्ड रखकर तरीक़े को टिकाऊ बनाने वाला हिस्सा। शुक्रवार की समीक्षा से अगले हफ़्ते का ढाँचा तय होता है।
रोज़ रिकॉर्ड लिखें
बोर्ड की तालिका में आज के 3 काम और कितने पूरे हुए, यह हर दिन लिखिए। कोई दिन खाली रह जाए तो अगले दिन से फिर शुरू कीजिए।
बचे काम का कारण
जो पूरा नहीं हुआ, उसका कारण एक पंक्ति में लिखिए। समय नहीं मिला, यह कारण बार-बार आए तो अंदाज़ा ढीला है, ऐसा मानिए।
शुक्रवार को तय करें
हफ़्ते का रिकॉर्ड देखकर खाना 8 की KPT के हर कॉलम में एक पंक्ति लिखिए और अगले हफ़्ते क्या करना है व क्या छोड़ना है, यह तय कीजिए। तीन दिन लगातार बचा काम तोड़ दीजिए या छोड़ दीजिए।
