Gestión de tareas para principiantes: anotar, priorizar y quedarte con 3 en la primera semana

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Gestión de tareas para principiantes: anotar, priorizar y quedarte con 3 en la primera semana

Plantilla de gestión de tareas para principiantes que montan un sistema por primera vez: anotarlo todo, poner prioridades y quedarte solo con 3 tareas para hoy, ya en la primera semana. La pizarra reúne, en la página izquierda, un marco para anotar todas las tareas de la semana, una matriz de importancia y urgencia con cuatro casillas, tres marcos para los 3 de hoy, esta semana y lo que espera, y el circuito diario en cuatro pasos de 5 minutos mañana y tarde; en la derecha, un registro semanal de 5 filas por 3 columnas, la retrospectiva KPT de los 10 minutos del viernes en columnas Keep, Problem y Try, dos marcos de atascos y un marco para no abandonar. El tablero de tareas tiene cinco columnas, Anotado, Los 3 de hoy, Esta semana, En espera y Hecho, y arranca con 4 tareas principales y 12 subtareas, todas sin empezar. La gestión de tareas falla cuando una tarea es demasiado grande y metes demasiadas en un mismo día; la pizarra parte cada tarea hasta el primer paso y limita hoy a 3.

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1. Anotar todas las tareas de la sema... 2. Ordenar por importancia y urgencia Ponerlo en la agenda Hacerlo ya Dejarlo o reducirlo Delegar o hacerlo corto 3. Los 3 de hoy (nunca añadas un cuarto) 4. Esta semana (escribe el día) 5. En espera (no depende de ti) 6. El circuito diario (5 minutos por ... 7. El registro de la semana 9. Atasco: la lista no baja 10. Atasco: solo avanza lo urgente 11. Cómo no abandonar Gestión de tareas... Cómo usar: (1) an... Los 3 de hoy y lo... Reglas y horarios... Pendiente o en es... Lo que has aprendido Reglas para anotarParte los trabajos grandes hasta el primer pasoej. preparar el dossier -> escribir un guion de 10 líneas Lo que se olvida con facilidadej. correos sin responder, aprobaciones pendientes, documentos periódicos, citas médicas y recados de casa Resultado de anotarlo todoej. 26 tareas esta semana, de las cuales nueve duraban menos de cinco minutos y se hicieron de una vez La señal de tener la cabeza vacíaCuando puedas decir que ya está todo, pasa al marco 2. Lo que recuerdes después se añade al momento en este marco 縦軸: Importancia (... Mucho efecto y plazo aún lejano. Pon en el calendario el tiempo de trabajo en sí y protégelo. ej. estudiar para una certificación, escribir un manual. Una de las 3 tareas de hoy sale siempre de esta casilla. Llena los 3 de hoy empezando por esta casilla. Estima el tiempo y, con lo que no entre, negocia el plazo o pásalo a otra persona. ej. un documento que vence hoy Trabajo que sigue por inercia. Páralo una vez y, si no pasa nada, déjalo para siempre. ej. un boletín que nunca lees Aquí solo cuenta la rapidez. Piensa primero si alguien puede encargarse; si no, resuélvelo en cinco minutos con una plantilla. ej. responder para cuadrar una fecha ej. terminar un presupuesto (60 min) ej. escribir el guion del manual en 10 líneas (30 min) Si terminas los tres, puedes adelantar algo de Esta semana ej. miércoles, presentar juntos todos los gastos ej. martes, revisar el plan del mes que viene con un compañero veterano Una tarea sin día escrito casi nunca se hace esta semana ej. esperando respuesta de la empresa A. Si no llega el día 5, reclamar ej. esperando la aprobación del jefe. Comentárselo la mañana del día 4 Escribe siempre hasta cuándo esperas. Si no, se olvida 5 min por la mañanaElige los 3 de hoy en las cuatro casillas del marco 2. Como referencia, dos de arriba a la derecha y una de arriba a la izquierda.Estima el tiempo y quita una tarea si el total supera las horas de que dispones. Durante el díaAvanza las tres de arriba abajo.Lo que llegue nuevo no se cuela en los 3 de hoy: se añade al marco 1. 5 min por la tardeMarca lo terminado y escribe en una línea por qué se quedó lo demás.Si el motivo es «no tengo tiempo», la estimación fue corta. 10 min el viernesLee el registro de la semana y decide qué entra la semana que viene.Lo que lleva tres días sin avanzar se parte en algo menor o se abandona.Escribe una línea para Keep, Problem y Try en el KPT del marco 8. Los 3 de hoy Terminado Pendiente y motivo Lun 1) presupuesto 2) guion del manual 3) ordenar recibos 1) y 3) 2) (la reunión se alargó y no empecé) Mar 1) guion del manual 2) reclamar a la empresa A 3) plan del mes 1) 2) 3) ninguna Mié 1) revisar la factura 2) presentar gastos 3) tres respuestas 2) 3) 1) (a la espera de su documento, hasta el día 5) Jue 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ Vie 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ (repasa la semana en los 10 minutos del viernes) 8. El repaso de 1... Keep (mantener) ej. elegir los 3 de hoy en cinco minutos salió tres días seguidos, de lunes a miércoles ej. escribir por la tarde una línea con el motivo evita dudar a la mañana siguiente Problem (problema) ej. el lunes la reunión se alargó y 2) el guion del manual no se empezó ej. el miércoles 1) la revisión de la factura se quedó parada hasta el viernes a la espera de su documento Try (probar) ej. los días con reunión, bajar de tres a dos las tareas de hoy ej. toda estimación de más de 60 minutos se parte antes en dos bloques de 30 Una tarea es demasiado grande. Pártela hasta poder empezar en 15 minutos ej. cierre contable -> enumerar los cinco documentos necesarios Hoy caben tres, no más. La cuarta vuelve a Esta semana Pon primero en el calendario el tiempo de lo importante sin urgencia ej. cada mañana de nueve a diez queda fijo para escribir el manual Las interrupciones se añaden al marco 1 y no se empiezan ese día Cada Try del marco 8 pasa tal cual a Esta semana del marco 4 Aunque pases tres días sin usarlo, retomas en los 10 minutos del viernes ej. una semana con dos Keep escritos se repite igual la semana siguiente
100%

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Contenido del tablero de tareas

Anotado 16 elementos

Anotarlo todo
Poner prioridades
Elegir 3 para hoy
Crear la rutina
Vaciar la cabeza
Buscar los olvidos
Una línea por tarea
Usar la matriz
Reservar el hueco
Elegir qué dejar
Elegir 3 en 5 min
Estimar el tiempo
Repasar 5 min
Anotar cada día
Anotar el motivo
Decidir el viernes

Los 3 de hoy 0 elementos

Esta semana 0 elementos

En espera 0 elementos

Hecho 0 elementos