Proyectos y desarrollo
Gestión de tareas para principiantes: anotar, priorizar y quedarte con 3 en la primera semana
Principiante | 2 páginas de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (4 tareas principales y 12 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
Plantilla de gestión de tareas para principiantes que montan un sistema por primera vez: anotarlo todo, poner prioridades y quedarte solo con 3 tareas para hoy, ya en la primera semana. La pizarra reúne, en la página izquierda, un marco para anotar todas las tareas de la semana, una matriz de importancia y urgencia con cuatro casillas, tres marcos para los 3 de hoy, esta semana y lo que espera, y el circuito diario en cuatro pasos de 5 minutos mañana y tarde; en la derecha, un registro semanal de 5 filas por 3 columnas, la retrospectiva KPT de los 10 minutos del viernes en columnas Keep, Problem y Try, dos marcos de atascos y un marco para no abandonar. El tablero de tareas tiene cinco columnas, Anotado, Los 3 de hoy, Esta semana, En espera y Hecho, y arranca con 4 tareas principales y 12 subtareas, todas sin empezar. La gestión de tareas falla cuando una tarea es demasiado grande y metes demasiadas en un mismo día; la pizarra parte cada tarea hasta el primer paso y limita hoy a 3.
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Gestión de tareas: la primera semana
Cómo usar: (1) anota todas las tareas de la semana (marco 1, página izquierda) → (2) ordénalas por importancia y urgencia (marco 2, página izquierda) → (3) redúcelas a las 3 de hoy (marco 3, página izquierda) → (4) repasa 5 minutos por la tarde y pasa el resto a mañana (marco 6, página izquierda) → (5) revisa la semana con el KPT de los 10 minutos del viernes (marco 8, página derecha)
1. Anotar todas las tareas de la semana (vaciar la cabeza)
- Reglas para anotar Parte los trabajos grandes hasta el primer paso ej. preparar el dossier -> escribir un guion de 10 líneas
- Lo que se olvida con facilidad ej. correos sin responder, aprobaciones pendientes, documentos periódicos, citas médicas y recados de casa
- Resultado de anotarlo todo ej. 26 tareas esta semana, de las cuales nueve duraban menos de cinco minutos y se hicieron de una vez
- La señal de tener la cabeza vacía Cuando puedas decir que ya está todo, pasa al marco 2. Lo que recuerdes después se añade al momento en este marco
2. Ordenar por importancia y urgencia
Eje vertical: Importancia (arriba = da fruto más adelante) / Eje horizontal: Urgencia (derecha = vence hoy o mañana)
- Ponerlo en la agenda Mucho efecto y plazo aún lejano. Pon en el calendario el tiempo de trabajo en sí y protégelo. ej. estudiar para una certificación, escribir un manual. Una de las 3 tareas de hoy sale siempre de esta casilla.
- Hacerlo ya Llena los 3 de hoy empezando por esta casilla. Estima el tiempo y, con lo que no entre, negocia el plazo o pásalo a otra persona. ej. un documento que vence hoy
- Dejarlo o reducirlo Trabajo que sigue por inercia. Páralo una vez y, si no pasa nada, déjalo para siempre. ej. un boletín que nunca lees
- Delegar o hacerlo corto Aquí solo cuenta la rapidez. Piensa primero si alguien puede encargarse; si no, resuélvelo en cinco minutos con una plantilla. ej. responder para cuadrar una fecha
3. Los 3 de hoy (nunca añadas un cuarto)
- ej. terminar un presupuesto (60 min)
- ej. escribir el guion del manual en 10 líneas (30 min)
- Si terminas los tres, puedes adelantar algo de Esta semana
4. Esta semana (escribe el día)
- ej. miércoles, presentar juntos todos los gastos
- ej. martes, revisar el plan del mes que viene con un compañero veterano
- Una tarea sin día escrito casi nunca se hace esta semana
5. En espera (no depende de ti)
- ej. esperando respuesta de la empresa A. Si no llega el día 5, reclamar
- ej. esperando la aprobación del jefe. Comentárselo la mañana del día 4
- Escribe siempre hasta cuándo esperas. Si no, se olvida
6. El circuito diario (5 minutos por la mañana, 5 por la tarde)
- 5 min por la mañana Elige los 3 de hoy en las cuatro casillas del marco 2. Como referencia, dos de arriba a la derecha y una de arriba a la izquierda. Estima el tiempo y quita una tarea si el total supera las horas de que dispones.
- Durante el día Avanza las tres de arriba abajo. Lo que llegue nuevo no se cuela en los 3 de hoy: se añade al marco 1.
- 5 min por la tarde Marca lo terminado y escribe en una línea por qué se quedó lo demás. Si el motivo es «no tengo tiempo», la estimación fue corta.
- 10 min el viernes Lee el registro de la semana y decide qué entra la semana que viene. Lo que lleva tres días sin avanzar se parte en algo menor o se abandona. Escribe una línea para Keep, Problem y Try en el KPT del marco 8.
7. El registro de la semana
| Los 3 de hoy | Terminado | Pendiente y motivo | |
|---|---|---|---|
| Lun | 1) presupuesto 2) guion del manual 3) ordenar recibos | 1) y 3) | 2) (la reunión se alargó y no empecé) |
| Mar | 1) guion del manual 2) reclamar a la empresa A 3) plan del mes | 1) 2) 3) | ninguna |
| Mié | 1) revisar la factura 2) presentar gastos 3) tres respuestas | 2) 3) | 1) (a la espera de su documento, hasta el día 5) |
| Jue | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| Vie | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (repasa la semana en los 10 minutos del viernes) |
8. El repaso de 10 minutos del viernes (KPT)
Keep (mantener)
- ej. elegir los 3 de hoy en cinco minutos salió tres días seguidos, de lunes a miércoles
- ej. escribir por la tarde una línea con el motivo evita dudar a la mañana siguiente
Problem (problema)
- ej. el lunes la reunión se alargó y 2) el guion del manual no se empezó
- ej. el miércoles 1) la revisión de la factura se quedó parada hasta el viernes a la espera de su documento
Try (probar)
- ej. los días con reunión, bajar de tres a dos las tareas de hoy
- ej. toda estimación de más de 60 minutos se parte antes en dos bloques de 30
9. Atasco: la lista no baja
- Una tarea es demasiado grande. Pártela hasta poder empezar en 15 minutos
- ej. cierre contable -> enumerar los cinco documentos necesarios
- Hoy caben tres, no más. La cuarta vuelve a Esta semana
10. Atasco: solo avanza lo urgente
- Pon primero en el calendario el tiempo de lo importante sin urgencia
- ej. cada mañana de nueve a diez queda fijo para escribir el manual
- Las interrupciones se añaden al marco 1 y no se empiezan ese día
11. Cómo no abandonar
- Cada Try del marco 8 pasa tal cual a Esta semana del marco 4
- Aunque pases tres días sin usarlo, retomas en los 10 minutos del viernes
- ej. una semana con dos Keep escritos se repite igual la semana siguiente
Contenido del tablero de tareas
Anotado 16 elementos
Anotarlo todo
El primer trabajo es sacar de la cabeza todo lo que llevas encima. Con eso resuelto, puedes pensar las prioridades con calma.
Vaciar la cabeza
Escribe todo según te va viniendo. En este punto no ordenes ni clasifiques: lo único que cuenta es que no quede nada dentro.
Buscar los olvidos
Repasa los correos sin responder, las aprobaciones pendientes, los documentos periódicos y los recados de casa, y añade lo que falte.
Una línea por tarea
Parte los trabajos grandes hasta el primer paso, de modo que puedas empezar en 15 minutos. Terminado cuando cada línea sea una sola tarea.
Poner prioridades
Ordena el montón anotado con dos ejes, importancia y urgencia. Fijar el criterio antes evita dudar cada mañana.
Usar la matriz
Coloca las tareas anotadas en las cuatro casillas de la pizarra. La casilla más llena enseña dónde se va de verdad tu tiempo.
Reservar el hueco
Pon primero en el calendario el tiempo de lo importante sin urgencia y protégelo. Terminado cuando estén fijados el día y la hora.
Elegir qué dejar
Elige una tarea que sigues haciendo por inercia y déjala o hazla menos veces. Si no se echa en falta, déjala definitivamente.
Elegir 3 para hoy
El centro del uso diario. Elegir tres por la mañana y repasarlas por la tarde forma un ciclo completo.
Elegir 3 en 5 min
Toma como referencia dos tareas de la casilla superior derecha y una de la superior izquierda. La cuarta vuelve a Esta semana; nunca se añade.
Estimar el tiempo
Suma la duración de las tres y quita una si el total supera el tiempo del que dispones ese día.
Repasar 5 min
Marca lo terminado y escribe en una línea por qué se quedó lo demás. Decide en ese momento si pasa a mañana o se parte en algo más pequeño.
Crear la rutina
Una semana de registro y después una forma que puedas mantener. El repaso del viernes decide cómo será la semana siguiente.
Anotar cada día
Escribe cada día en el registro de la pizarra los 3 de hoy y cuántos terminaste. Si un día queda en blanco, retomas al siguiente.
Anotar el motivo
Escribe en una línea por qué no terminaste algo. Si «no tengo tiempo» se repite, es señal de que tus estimaciones son cortas.
Decidir el viernes
Lee el registro de la semana, escribe una línea para Keep, Problem y Try en el KPT del marco 8 y decide qué entra la semana que viene y qué se deja. Lo que lleva tres días sin moverse se parte o se abandona.
