Projetos e Desenvolvimento
Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.
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Gestão de tarefas: 1.ª semana
Como usar: (1) listar todas as tarefas da semana → (2) separar por importância e urgência → (3) ficar com os 3 de hoje → (4) rever 5 minutos ao fim do dia → (5) fazer o KPT de sexta em 10 minutos
1. Listar todas as tarefas da semana (esvaziar a cabeça)
- Regras para listar Partir os trabalhos grandes até ao primeiro passo ex.: "fazer a apresentação" vira "escrever 10 linhas de estrutura"
- O que se esquece sempre ex.: e-mails por responder, aprovações pendentes, entregas periódicas, consultas e tarefas de casa
- Resultado da lista ex.: 26 tarefas esta semana. Nove levavam 5 minutos e foram todas despachadas de seguida
- Sinal de que a cabeça ficou vazia Quando conseguir dizer "é tudo", passe ao quadro 2. Se se lembrar de algo mais tarde, acrescente aqui na hora
2. Separar por importância e urgência
Eixo vertical: Importância (cima = pesa no resultado futuro) / Eixo horizontal: Urgência (direita = prazo hoje ou amanhã)
- Marcar na agenda Prazo distante, mas de grande efeito. Marque na agenda o próprio tempo de trabalho e defenda-o. ex.: estudar para uma certificação, escrever um manual. Um dos 3 de hoje sai sempre deste quadrante.
- Fazer já Comece por aqui a escolher os 3 de hoje. Estime o tempo e, o que não couber, negoceie o prazo ou peça ajuda. ex.: entrega com prazo hoje
- Parar ou reduzir Trabalho que continua por hábito. Pare uma vez e, se ninguém der por falta, deixe de o fazer. ex.: newsletters que nunca chega a ler
- Delegar ou despachar Aqui o valor está na rapidez. Veja primeiro se alguém o pode fazer e, se não houver ninguém, resolva em 5 minutos com uma frase-tipo. ex.: responder a uma marcação de reunião
3. Os 3 de hoje (não passar daqui)
- ex.: terminar um orçamento (60 min)
- ex.: escrever 10 linhas de estrutura do manual (30 min)
- Se acabar os três, pode adiantar trabalho desta semana
4. Para esta semana (escrever o dia)
- ex.: quarta, juntar e entregar as despesas
- ex.: terça, confirmar a agenda do próximo mês
- Tarefa sem dia marcado é, quase sempre, tarefa que não se faz
5. À espera ou pedido (não depende de si)
- ex.: resposta da empresa A. Se não chegar a 5 de setembro, insistir
- ex.: aprovação do chefe. Falar com ele na manhã de 4 de setembro
- Escreva sempre até quando espera. Sem isso, esquece
6. O dia a dia (5 minutos de manhã, 5 ao fim da tarde)
- 5 min de manhã Escolha nos quatro quadrantes os 3 de hoje: duas tarefas do canto superior direito e uma do superior esquerdo. Estime o tempo e, se o total ultrapassar o tempo disponível, tire uma.
- Durante o dia Avance pelas três, de cima para baixo. O que aparecer de novo não entra nos 3 de hoje: acrescente-o ao quadro 1.
- 5 min ao fim do dia Marque o que ficou feito e escreva numa linha o motivo do que ficou por fazer. Se o motivo for falta de tempo, é sinal de que a estimativa foi curta.
- Sexta, 10 minutos Olhe para o registo da semana e decida o que faz na próxima. A tarefa que sobrou três dias seguidos parte-se em pedaços ou abandona-se. Escreva no KPT do quadro 8 uma linha para manter, uma para problema e uma para experimentar.
7. Registo da semana
| Os 3 de hoje | Feitas | Por fazer e porquê | |
|---|---|---|---|
| Seg | 1) orçamento 2) estrutura do manual 3) arrumar recibos | 1) e 3) | 2) (a reunião esticou e não deu) |
| Ter | 1) estrutura do manual 2) insistir com a empresa A 3) agenda do mês | 1) 2) 3) | nada |
| Qua | 1) rever a fatura 2) entregar as despesas 3) responder a 3 e-mails | 2) e 3) | 1) (à espera do documento deles, até 5 de setembro) |
| Qui | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ |
| Sex | 1)____ 2)____ 3)____ | ____ | ____ (rever a semana nos 10 minutos de sexta) |
8. Retrospetiva de sexta em 10 minutos (KPT)
Keep (manter)
- ex.: escolher os 3 de hoje nos 5 minutos da manhã resultou três dias seguidos, de segunda a quarta
- ex.: escrever ao fim do dia o motivo do que ficou por fazer evita hesitar na manhã seguinte
Problem (problema)
- ex.: na segunda a reunião esticou e não cheguei a pegar na 2) estrutura do manual
- ex.: na quarta fiquei à espera do documento deles e a 1) fatura ficou parada até sexta
Try (experimentar)
- ex.: nos dias com reuniões, passar de três para duas tarefas
- ex.: estimativas acima de 60 minutos são partidas em 30 + 30 antes de entrar na lista
9. Tropeço: listo tudo e a lista não diminui
- Cada item é grande demais. Parta-o até poder começar em 15 minutos
- ex.: "tratar do fecho de contas" vira "listar os 5 documentos precisos"
- Os de hoje são três. O quarto volta para esta semana
10. Tropeço: só ando atrás de urgências
- Marque primeiro na agenda o tempo do que é importante e não é urgente
- ex.: fixar todas as manhãs, das 9h às 10h, para escrever o manual
- As interrupções vão para o quadro 1 e não se fazem nesse dia
11. Como não desistir
- O Try do quadro 8 passa tal e qual para o quadro 4 da semana seguinte
- Mesmo depois de três dias parado, recomece pelos 10 minutos de sexta
- ex.: numa semana com dois Keep escritos, mantenha o mesmo método na seguinte
Conteúdo do quadro de tarefas
Listadas 16 itens
Listar tudo
O primeiro trabalho é tirar da cabeça tudo o que anda a guardar. Com a lista feita, dá para pensar nas prioridades com calma.
Esvaziar a cabeça
Escreva tudo pela ordem que lhe vier. Não pense em ordem nem em categorias, o objetivo é só despejar.
Ver os esquecidos
Reveja e acrescente os e-mails por responder, as aprovações pendentes, as entregas periódicas e as tarefas de casa.
Uma linha por item
Parta os trabalhos grandes até ao primeiro passo, de forma a poder começar em 15 minutos. Está feito quando cada linha for uma tarefa.
Definir prioridades
Separe a lista pelos dois eixos, importância e urgência. Com o critério definido à partida, deixa de hesitar todos os dias.
Usar os 4 quadrantes
Coloque as tarefas listadas nos quatro quadrantes do quadro. Veja qual deles está mais cheio e confirme onde está a gastar o tempo.
Marcar na agenda
Marque desde já na agenda o tempo do que é importante mas não é urgente, e defenda esse tempo. Está feito quando tiver dia e hora.
Decidir o que parar
Escolha um trabalho que faz por hábito e pare ou reduza a frequência. Se ninguém der por falta, deixe de o fazer.
Escolher 3 por dia
É o centro do dia a dia. Escolher três de manhã e rever ao fim da tarde formam um conjunto só.
5 minutos de manhã
Escolha duas tarefas no quadrante superior direito (fazer já) e uma no superior esquerdo (marcar na agenda). A quarta volta para esta semana, sem exceções.
Estimar o tempo
Some o tempo das três e, se ultrapassar o tempo que tem no dia, tire uma para ficar com um plano realista.
Rever ao fim do dia
Marque o que ficou feito e escreva numa linha o motivo do que ficou por fazer. Decida logo se passa para amanhã ou se parte em pedaços.
Criar o hábito
Parte em que guarda o registo da semana e ajusta o método até conseguir mantê-lo. É a revisão de sexta que define a semana seguinte.
Registar cada dia
Escreva todos os dias na tabela de registo os 3 de hoje e quantos ficaram feitos. Se falhar um dia, recomeça no dia seguinte.
Anotar os motivos
Escreva numa linha o motivo do que não terminou. Se a falta de tempo se repetir, é sinal de que as estimativas são curtas.
Decidir na sexta
Veja o registo da semana, escreva uma linha em cada coluna do KPT do quadro 8 e decida o que faz e o que deixa de fazer na semana seguinte. O que sobrou três dias seguidos parte-se ou abandona-se.
