Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia

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Gestão de tarefas para iniciantes: a primeira semana a listar, priorizar e escolher 3 por dia

Quem trabalha ou estuda e quer organizar-se usa este modelo de gestão de tarefas para iniciantes e, na primeira semana, aprende a listar tudo, a priorizar e a ficar só com 3 tarefas por dia. O quadro branco ocupa duas páginas: à esquerda, um quadro para listar as tarefas da semana, a matriz de importância e urgência com quatro quadrantes, três quadros com os 3 de hoje, o que fica para esta semana e o que está à espera, e os quatro passos do dia (5 minutos de manhã e 5 ao fim da tarde); à direita, o registo de segunda a sexta com 5 linhas e 3 colunas, o KPT de sexta em 10 minutos com três colunas e ainda dois tropeços e um quadro de dicas. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de listadas a concluídas, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Como listar e priorizar tarefas sem desistir? Parta cada item até ao primeiro passo de 15 minutos e nunca passe de 3 por dia. Serve para o trabalho, para os estudos e para as tarefas de casa.

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1. Listar todas as tarefas da semana ... 2. Separar por importância e urgência Marcar na agenda Fazer já Parar ou reduzir Delegar ou despachar 3. Os 3 de hoje (não passar daqui) 4. Para esta semana (escrever o dia) 5. À espera ou pedido (não depende de... 6. O dia a dia (5 minutos de manhã, 5... 7. Registo da semana 9. Tropeço: listo tudo e a lista não ... 10. Tropeço: só ando atrás de urgências 11. Como não desistir Gestão de tarefas... Como usar: (1) li... Os 3 de hoje e o ... Método e tempos d... Por fazer e à espera O que aprendeu ao... Regras para listarPartir os trabalhos grandes até ao primeiro passoex.: "fazer a apresentação" vira "escrever 10 linhas de estrutura" O que se esquece sempreex.: e-mails por responder, aprovações pendentes, entregas periódicas, consultas e tarefas de casa Resultado da listaex.: 26 tarefas esta semana. Nove levavam 5 minutos e foram todas despachadas de seguida Sinal de que a cabeça ficou vaziaQuando conseguir dizer "é tudo", passe ao quadro 2. Se se lembrar de algo mais tarde, acrescente aqui na hora 縦軸: Importância (... Prazo distante, mas de grande efeito. Marque na agenda o próprio tempo de trabalho e defenda-o. ex.: estudar para uma certificação, escrever um manual. Um dos 3 de hoje sai sempre deste quadrante. Comece por aqui a escolher os 3 de hoje. Estime o tempo e, o que não couber, negoceie o prazo ou peça ajuda. ex.: entrega com prazo hoje Trabalho que continua por hábito. Pare uma vez e, se ninguém der por falta, deixe de o fazer. ex.: newsletters que nunca chega a ler Aqui o valor está na rapidez. Veja primeiro se alguém o pode fazer e, se não houver ninguém, resolva em 5 minutos com uma frase-tipo. ex.: responder a uma marcação de reunião ex.: terminar um orçamento (60 min) ex.: escrever 10 linhas de estrutura do manual (30 min) Se acabar os três, pode adiantar trabalho desta semana ex.: quarta, juntar e entregar as despesas ex.: terça, confirmar a agenda do próximo mês Tarefa sem dia marcado é, quase sempre, tarefa que não se faz ex.: resposta da empresa A. Se não chegar a 5 de setembro, insistir ex.: aprovação do chefe. Falar com ele na manhã de 4 de setembro Escreva sempre até quando espera. Sem isso, esquece 5 min de manhãEscolha nos quatro quadrantes os 3 de hoje: duas tarefas do canto superior direito e uma do superior esquerdo.Estime o tempo e, se o total ultrapassar o tempo disponível, tire uma. Durante o diaAvance pelas três, de cima para baixo.O que aparecer de novo não entra nos 3 de hoje: acrescente-o ao quadro 1. 5 min ao fim do diaMarque o que ficou feito e escreva numa linha o motivo do que ficou por fazer.Se o motivo for falta de tempo, é sinal de que a estimativa foi curta. Sexta, 10 minutosOlhe para o registo da semana e decida o que faz na próxima.A tarefa que sobrou três dias seguidos parte-se em pedaços ou abandona-se.Escreva no KPT do quadro 8 uma linha para manter, uma para problema e uma para experimentar. Os 3 de hoje Feitas Por fazer e porquê Seg 1) orçamento 2) estrutura do manual 3) arrumar recibos 1) e 3) 2) (a reunião esticou e não deu) Ter 1) estrutura do manual 2) insistir com a empresa A 3) agenda do mês 1) 2) 3) nada Qua 1) rever a fatura 2) entregar as despesas 3) responder a 3 e-mails 2) e 3) 1) (à espera do documento deles, até 5 de setembro) Qui 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ Sex 1)____ 2)____ 3)____ ____ ____ (rever a semana nos 10 minutos de sexta) 8. Retrospetiva d... Keep (manter) ex.: escolher os 3 de hoje nos 5 minutos da manhã resultou três dias seguidos, de segunda a quarta ex.: escrever ao fim do dia o motivo do que ficou por fazer evita hesitar na manhã seguinte Problem (problema) ex.: na segunda a reunião esticou e não cheguei a pegar na 2) estrutura do manual ex.: na quarta fiquei à espera do documento deles e a 1) fatura ficou parada até sexta Try (experimentar) ex.: nos dias com reuniões, passar de três para duas tarefas ex.: estimativas acima de 60 minutos são partidas em 30 + 30 antes de entrar na lista Cada item é grande demais. Parta-o até poder começar em 15 minutos ex.: "tratar do fecho de contas" vira "listar os 5 documentos precisos" Os de hoje são três. O quarto volta para esta semana Marque primeiro na agenda o tempo do que é importante e não é urgente ex.: fixar todas as manhãs, das 9h às 10h, para escrever o manual As interrupções vão para o quadro 1 e não se fazem nesse dia O Try do quadro 8 passa tal e qual para o quadro 4 da semana seguinte Mesmo depois de três dias parado, recomece pelos 10 minutos de sexta ex.: numa semana com dois Keep escritos, mantenha o mesmo método na seguinte
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Listadas 16 itens

Listar tudo
Definir prioridades
Escolher 3 por dia
Criar o hábito
Esvaziar a cabeça
Ver os esquecidos
Uma linha por item
Usar os 4 quadrantes
Marcar na agenda
Decidir o que parar
5 minutos de manhã
Estimar o tempo
Rever ao fim do dia
Registar cada dia
Anotar os motivos
Decidir na sexta

Os 3 de hoje 0 itens

Para esta semana 0 itens

À espera / pedido 0 itens

Concluídas 0 itens