Fluxograma de Processos para iniciantes: raias por responsável para ver entregas e decisões

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Fluxograma de Processos para iniciantes: raias por responsável para ver entregas e decisões

Quem desenha o primeiro fluxograma de processos usa este modelo para iniciantes e organiza o trabalho numa tabela de raias por responsável, revelando entregas e pontos de decisão. O quadro branco tem uma tabela de raias com 4 responsáveis e 5 etapas (exemplo - reembolso de despesas), 4 quadros com o significado dos símbolos, 5 etapas para desenhar o fluxograma, 3 quadros com problemas comuns de entrega e um quadro para ideias de melhoria. O quadro de tarefas tem 5 colunas e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas, 16 no total, todas na primeira coluna antes da entrevista, desde definir o âmbito até confirmar e distribuir. Pode substituir o exemplo do reembolso de despesas pelo seu próprio processo, por isso quem não domina os símbolos do fluxograma consegue desenhar o primeiro.

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1. Raias (linha = responsável / colun... 2. Início e fim (formato de cantos ar... 3. Processo (rectângulo) 4. Decisão (losango) 5. Documento / dado (formato de folha) 6. Etapas para desenhar (siga esta or... 7. Bloqueado na entrega 8. Sem responsável definido 9. O mesmo conteúdo escrito duas vezes 10. Ideias de melhoria (o que notou a... Fluxograma de Pro... Como usar: (1) De... Início e fim Processo / regra ... Decisão / bifurca... Documento / dado 1 Preparação 2 Pedido 3 Aprovação 4 Verificação 5 Pagamento Quem pede Ex.: reunir os recibos[Início] Ex.: preencher e submeter o pedido[Processo] Ex.: corrigir e voltar a submeter se devolvido[Processo] Chefia Ex.: decidir aprovar ou devolver ao ver o conteúdo[Decisão] Contabilidade Ex.: o recibo cumpre as regras?[Decisão] Ex.: gerar os dados de transferência[Processo] Sistema contabilí... Ex.: guardar o conteúdo do pedido[Documento] Ex.: registar como transferido[Documento/Fim] Ex.: começa quando o pedido é submetido Ex.: termina quando a transferência é feita Coloque sempre 1 início e pelo menos 1 fim por fluxograma Um processo sem início claro tem um âmbito demasiado amplo Ex.: preencher o pedido Ex.: gerar os dados de transferência Termine sempre com um verbo de ação Não junte duas tarefas na mesma célula Ex.: o valor com IVA é de 200 euros ou mais? Ex.: o recibo está anexado? Formule como uma pergunta de sim ou não Escreva sempre os dois caminhos, sim e não, depois da bifurcação Ex.: formulário de pedido, recibo Ex.: ecrã de introdução do sistema contabilístico Escreva o que realmente circula na entrega Se a entrega é só verbal, escreva "verbal" para não perder o registo 1. Definir início e fimEscreva numa frase o que marca o início e o que marca o fim. Isto evita que o fluxograma se expanda demasiado. 2. Alinhar as tarefasPergunte a cada responsável o que faz ao receber o trabalho, escreva em frases curtas terminadas em verbo e coloque-as na ordem das etapas. 3. Escrever as bifurcaçõesTransforme os momentos de decisão em células de decisão, com a condição e o caminho para sim e para não. 4. Ligar as entregasNas passagens entre linhas, escreva quem entrega o quê a quem. É aqui que surgem atrasos, mal-entendidos e trabalho a dobrar (quadros 7, 8 e 9). 5. Confirmar com os responsáveisMostre a cada responsável a sua própria linha, corrija falhas ou ordem incorreta, e anote em poucas palavras o motivo da correção. Ex.: a aprovação demora em média 2 dias Ex.: a pessoa a quem foi entregue está ausente e só avança no dia seguinte Marque as entregas com maior tempo de espera Ex.: não está claro se a chefia ou a contabilidade confirma a falha Ex.: não há prazo para reenviar após uma devolução Procure células em branco e células sobrepostas Ex.: o mesmo valor é introduzido no papel e no sistema Ex.: transcrever de novo para uma tabela de resumo no fim do mês Procure onde o mesmo documento aparece duas vezes O ponto que demora mais tempoEx.: a aprovação da chefia (em média 2 dias desde a receção) A primeira coisa a tratarEx.: avisar o pedido de aprovação por chat(Responsável: ____ / Prazo: __/__) Como saber que resultouEx.: reduzir a espera pela aprovação de 2 dias em média para menos de 1 dia
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Antes da entrevista 16 itens

Decidir o âmbito
Levantar o trabalho
Desenhar o fluxo
Confirmar e enviar
Escolher 1 processo
Definir início e fim
Listar os envolvidos
Entrevistar cada um
Listar os documentos
Identificar decisões
Criar raias e etapas
Colocar nas células
Marcar decisões
Mostrar a cada um
Registar correções
Definir e partilhar

Em entrevista 0 itens

A desenhar 0 itens

Em verificação 0 itens

Concluído 0 itens

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