Mudança de Escritório para Iniciantes: Quadro de Planeamento de 6 Meses por Departamento

Projetos e Desenvolvimento

Mudança de Escritório para Iniciantes: Quadro de Planeamento de 6 Meses por Departamento

O pessoal da administração responsável por uma mudança de escritório usa este modelo para iniciantes para planear o calendário desde seis meses antes até depois da mudança. O quadro avança em 4 páginas - data, número de pessoas, objetivo e envolvidos na 1; decisões em 6 áreas na 2; as 4 prioridades por importância e urgência na 3; e uma linha do tempo de 6 passos desde seis meses antes até depois na 4. O quadro de tarefas tem 4 colunas - por decidir, em preparação, à espera do fornecedor e concluído - com 4 tarefas principais segundo as páginas e 3 subtarefas cada, e cada subtarefa indica o quadro a usar. Reescreva as notas de ex. com os seus dados para detetar cedo que passos demoram mais, e a página 3 permite delegar num fornecedor ou representante. Partilhe o quadro com acesso limitado para acertar as datas de embalagem, embora não dê aconselhamento jurídico sobre o arrendamento nem os registos.

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① Como Usar Este Quadro (ordem de esc... ② O Básico (comece aqui) ③ Objetivo da Mudança ④ O Que Já Está Decidido ⑤ O Que Ainda Falta Decidir ⑥ Tabela de Contactos (a quem pedir e... ⑧ Por Cada Ramo de ⑦, Anote o que Pod... ⑨ Coloque as Decisões de ⑧ na Matriz ... Planear Fazer Já Não Fazer Delegar ⑩ As 4 Prioridades (escolhidas de Faz... ⑫ Calendário de Embalagem por Departa... ⑬ A Internet e o Telefone Funcionam? ⑭ Chegou Tudo? ⑮ Avisou Dentro e Fora? Quadro de Mudança... Como usar (4 pági... Decidido / objetivo Decisões / respon... Risco de atraso /... Notas / a confirmar 1/4 Definir as Bases Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Repartir as Decisões ↙ 3/4 Ordem de escrita 1Defina as bases na página 1ex.: Anote primeiro a data, as pessoas e o objetivo Ordem de escrita 2Amplie as decisões na página 2ex.: Acrescente aos 6 ramos conforme lhe ocorram Ordem de escrita 3Ordene por urgência na página 3ex.: Ponha primeiro o que tem mais risco Ordem de escrita 4Avance até à mudança na página 4ex.: Defina as datas e o calendário de cada departamento Data da mudançaex.: Primeira semana de abril de 2027 Número de pessoasex.: 35 colaboradores (quer-se cerca de 40 lugares) Fim do contrato atualex.: Final de abril de 2027 (depois da mudança)(Confirme pessoalmente o prazo de aviso no seu contrato) ex.: Falta espaço e lugares ex.: Queremos ficar mais perto da estação ex.: Queremos 2 salas de reuniões Objetivo numa linha: ____ ex.: A mudança é na primeira semana de abril de 2027 ex.: Procurar dentro do mesmo concelho ex.: A decisão final é da direção Decidido por: ____ ex.: O novo espaço ex.: Se se mantém o número de telefone ex.: Quantas mesas e cadeiras descartar Prazo para decidir: ____ Quem O que pedir Ponto de contacto Departamentos int... ex.: Administração, vendas, desenvolvimento, contabilidade ex.: Calendário de embalagem e preferência de lugar ex.: Um representante por departamento Fornecedores ex.: Imobiliária, decoração, mudanças, linha ex.: Orçamento, obras, transporte e ativação da linha ex.: Responsável da administração (encarregado: ____) A quem avisar ex.: Clientes e remetentes de correio ex.: Avisar da nova morada e telefone ex.: Cada responsável de vendas e a administração ⑦ A Partir de ③–⑤... Decisões da Mudança de Escritório Imóvel ex.: Tamanho, distância à estação, data de entrada Informática ex.: Linha de internet, wifi, impressoras Mudança ex.: Dia, o que levar, o que descartar Interior ex.: Disposição dos lugares, número de salas, armazenamento Telefone ex.: Manter ou transferir o número Aviso ex.: Nova morada, cartões, site O que pode demorar Prazo e a quem pe... Imóvel ex.: A entrada coincidir com o fim do contrato atual ex.: Da visita à assinatura - semanas a meses / imobiliária Interior ex.: Obras e disposição ex.: Do projeto à obra pode levar meses / decoração Informática ex.: Pedir e ligar a internet ex.: A ligação demora depois do pedido / fornecedor da linha Telefone ex.: Procedimento para manter o número ex.: Depende da zona e do contrato / operadora Mudança ex.: Reservar a empresa de mudanças ex.: As vagas esgotam consoante a época, peça orçamentos cedo / mudanças Aviso ex.: Atualizar a morada em cartões e site ex.: Reimprimir pode levar semanas / administração, comunicação 3/4 Ordenar por Urgência → 4/4 4/4 Avançar até à Mud... 縦軸: Importância (... Importante, mas ainda há tempo. Defina um prazo e inclua no plano. ex.: Decidir o interior e a disposição Importante, e se atrasar não chega para a mudança. ex.: Pedir a internet / confirme pessoalmente o prazo de aviso do seu contrato Nem importante nem urgente. Deixa-se para depois. ex.: Comprar equipamento novo por causa da mudança Urgente, mas não precisa de ser a administração. Entregue a um representante ou fornecedor. ex.: Pedir orçamentos de mudança O que e porquê Prazo Departamento resp... 1º ex.: Pedir a internet - demora a ligar e sem ela não se trabalha ex.: 2 meses antes da mudança ex.: Administração e desenvolvimento 2º ex.: Aviso de fim do contrato atual - confirme o prazo no contrato ex.: Antes do prazo do contrato ex.: Administração 3º ex.: Decidir o interior e a disposição - a obra demora ex.: 4 meses antes da mudança ex.: Administração e representantes 4º ex.: Verificar os registos de mudança de morada (apenas exemplo, confirme em cada serviço) ex.: Fazer a lista 1 mês antes ex.: Administração e contabilidade ⑪ Coloque as 4 Pr... 6 meses antes ex.: Começar a procurar espaço e confirmar pessoalmente o prazo de aviso do contrato 4 meses antes ex.: Decidir o espaço, o interior e a disposição 2 meses antes ex.: Pedir a linha e o telefone, reservar a mudança 1 mês antes ex.: Avisar da nova morada dentro e fora, começar a embalar Dia da mudança ex.: Transportar tudo e testar internet e telefone Depois da mudança ex.: Confirmar entregas e registos, terminar o que falta Início da embalagem Objetos pessoais Equipamento Ponto de encontro Dep. 1 ex.: Vendas começa 2 semanas antes ex.: Guardar a gaveta numa caixa ex.: Cada um leva o seu portátil ex.: 9h00 no novo escritório Dep. 2 ex.: Desenvolvimento começa 1 semana antes ex.: Levar os objetos pessoais para casa até à véspera ex.: Os servidores são levados pela empresa de mudanças ex.: 13h00 no novo escritório Dep. 3 ex.: Contabilidade começa 3 dias antes ex.: Documentos numa caixa com fecho ex.: O cofre fica a cargo da empresa de mudanças ex.: 10h00 no novo escritório Dep. 4 ex.: A administração embala por último ex.: Fazer a lista do equipamento antes de embalar ex.: Telefones e a multifunções ex.: 8h00 no escritório atual, para supervisionar ex.: Testar a internet em cada lugar ex.: Ligar para o número principal e ver se toca Locais sem ligação: ____ ex.: Contar as caixas por departamento ex.: Fotografar danos e avisar a empresa de mudanças Objetos em falta: ____ ex.: Enviou e-mail aos clientes com a nova morada ex.: Atualizou a morada no site e nos cartões Ainda por avisar: ____ → 2/4 Repartir as Decisões ↙ 3/4 Ordenar por Urgência → 4/4 Avançar até à Mud...
100%

Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir

Conteúdo do quadro de tarefas

Por decidir 16 itens

Definir as Bases
Ampliar Decisões
Ordenar a Lista
Avançar na Mudança
Escrever o Básico
Objetivo e Decisões
Preencher Contactos
Abrir em 6 Ramos
Preencher a Tabela
Marcar o Urgente
Pôr em 4 Quadrantes
Escolher o Top 4
Rever Contratos
Marcar por Datas
Definir a Embalagem
Verificar Depois

Em preparação 0 itens

À espera do fornecedor 0 itens

Concluído 0 itens

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