① Mode d'emploi de ce tableau (ordre ...
② Les bases du déménagement (à écrire...
③ Objectif du déménagement
④ Déjà décidé
⑤ Pas encore décidé
⑥ Tableau des parties concernées (qui...
⑧ Pour chaque axe de ⑦, noter ce qui ...
⑨ Placer les décisions issues de ⑧ su...
À planifier
À faire tout de suite
À abandonner
À déléguer
⑩ Les 4 priorités (à choisir parmi « ...
⑫ Calendrier de cartons par service (...
⑬ Internet et téléphone fonctionnent-ils
⑭ Les affaires sont-elles arrivées
⑮ A-t-on informé en interne et en ext...
Planning de démén...
Mode d'emploi (4 ...
Décision validée ...
Règle et responsable
Retard risqué, en...
Constat et vérifi...
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Cadrer le déménag...
Ctrl+F / ⌘F : 2/4...
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Lister les décisions
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Ordre d'écriture 1 Page 1 : poser les bases du déménagement ex. écrire d'abord date, effectif et objectif Ordre d'écriture 2 Page 2 : développer les décisions ex. ajouter aux 6 axes dans l'ordre qui vient Ordre d'écriture 3 Page 3 : classer par urgence ex. traiter d'abord ce qui risque de retarder Ordre d'écriture 4 Page 4 : avancer jusqu'au jour J ex. fixer le calendrier par période et par ser vice Date de déménagement prévue ex. première semaine d'avril 2027 Nombre de personnes ex. 35 salariés (prévoir 40 places) Fin du bail actuel ex. fin avril 2027 (après le déménagement) (vérifiez le délai de préavis dans le contrat) ex. locaux trop petits, manque de places ex. se rapprocher d'une gare pour faciliter les trajets ex. passer à 2 salles de réunion Objectif en une ligne : ____ ex. date prévue : 1re semaine d'avril 2027 ex. rester dans la même commune ex. décision finale par la direction Décidé par : ____ ex. nouveaux locaux ex. conserver ou non le numéro de téléphone ex. nombre de bureaux et chaises à jeter À décider avant le : ____ Qui
Ce qu'on lui demande
Point de contact
Services internes
ex. administration, commercial, développement, comptabili té ex. demander le calendrier de cartons et les souhaits de place ex. un représentant par service Prestataires
ex. agence immobilière, entreprise d'agencement, déménage ur, opérateur réseau ex. devis, travaux, transport, raccordement réseau ex. interlocuteur de l'administration (responsable : ____ ) Personnes à informer
ex. clients, partenaires, expéditeurs de courrier ex. communiquer la nouvelle adresse et le numéro de télép hone ex. chaque commercial et l'administration ⑦ À partir de ③–⑤...
Décisions pour le déména gement de bureau Local ex. surface, distance à la gar e, date d'entrée Informatique ex. ligne internet, Wi-Fi, imp rimantes Déménagement ex. date, objets à transporter , objets à jeter Agencement ex. disposition des bureaux, n ombre de salles, rangements Téléphonie ex. portabilité et transfert d u numéro Annonce ex. nouvelle adresse, cartes d e visite, site web Ce qui prend du t...
Durée et interloc...
Local
ex. chevauchement entre la date d'entrée et la fin du bail actuel ex. quelques semaines à quelques mois entre visite et signature / agence immobilière Agencement
ex. travaux d'agencement et choix de la disposition ex. parfois plusieurs mois entre conception et travaux / entreprise d'agencement Informatique
ex. demande et raccordement de la ligne internet ex. le raccordement prend du temps après la demande / opérateur réseau Téléphonie
ex. démarches de portabilité du numéro ex. la portabilité dépend de la zone et du contrat / opérateur téléphonique Déménagement
ex. réservation du déménageur ex. les créneaux se remplissent vite selon la saison, demander plusieurs devis tôt / démé nageur Annonce
ex. mise à jour de l'adresse sur cartes, enveloppes, site web ex. refaire les imprimés prend plusieurs semaines / administration, communication 3/4
Classer par urgence
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Avancer jusqu'au ...
縦軸: Importance (p...
Important mais il reste du temps. Fixer une échéance et l'intégrer au planning. ex. décider ag encement et disposition Important, et un retard empêcherait de tenir la date. ex. commander la ligne internet / vérifi er le préavis du bail actuel (contenu à vérifier soi-même) Ni important ni urgent. À laisser de côté cette fois. ex. renouveler du matériel pour le démén agement Urgent, mais d'autres que l'administration peuvent s'en charger. Confier à un service ou un pr estataire. ex. récolter des devis de déménageurs Action et raison
Échéance
Service responsable
1re priorité
ex. demande de ligne internet. Le raccordement prend du t emps, un retard empêche de travailler dès le déménagement ex. 2 mois avant le déménagement ex. administration et développement 2e priorité
ex. préavis de résiliation du bail actuel. Vérifier le dé lai dans le contrat ex. jusqu'à la date indiquée dans le contrat ex. administration 3e priorité
ex. choisir agencement et disposition. Les travaux prenne nt du temps ex. 4 mois avant le déménagement ex. administration et représentants de service 4e priorité
ex. vérifier les démarches de changement d'adresse (exemp le seulement, à vérifier auprès de chaque organisme) ex. en faire la liste 1 mois avant le déménagement ex. administration et comptabilité ⑪ Placer les 4 pr...
6 mois avant ex. commencer à chercher u n local et vérifier le pré avis du bail dans le contr at 4 mois avant ex. choisir le local, déci der agencement et disposit ion 2 mois avant ex. commander ligne et tél éphone, choisir le déménag eur 1 mois avant ex. annoncer la nouvelle a dresse en interne et en ex terne, commencer les carto ns Jour J ex. transporter les affair es, tester internet et tél éphone Après le déménagement ex. vérifier les colis arr ivés et les démarches, fin ir le rangement Début des cartons
Effets personnels
Équipement
Rassemblement le ...
Service 1
ex. commercial : 2 semaines avant ex. ranger les tiroirs dans un seul carton ex. chacun apporte son ordinateur portable ex. 9 h au nouveau bureau Service 2
ex. développement : 1 semaine avant ex. rapporter les effets personnels la vei lle ex. les serveurs sont transportés par le p restataire ex. 13 h au nouveau bureau Service 3
ex. comptabilité : 3 jours avant ex. mettre les documents dans un carton fe rmé à clé ex. le coffre-fort est confié au prestatai re ex. 10 h au nouveau bureau Service 4
ex. administration : en dernier ex. faire l'inventaire avant de mettre en carton ex. téléphone et photocopieur ex. 8 h sur place à l'ancien bureau ex. tester internet à chaque poste ex. appeler le numéro principal pour vérifier qu'il sonne Endroits sans connexion : ____ ex. compter les cartons par service ex. photographier les objets abîmés pour le prestataire Objets manquants : ____ ex. e-mail envoyé aux partenaires pour la nouvelle adresse ex. adresse corrigée sur le site web et les cartes de visite Personnes pas encore informées : ____ → 2/4
Lister les décisions
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Classer par urgence
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Avancer jusqu'au ...
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