Prémortem pour débutants : imaginez l'échec, listez les raisons, décidez les tâches de prévention

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Prémortem pour débutants : imaginez l'échec, listez les raisons, décidez les tâches de prévention

Les responsables d'un premier événement ou d'un nouveau projet interne utilisent ce modèle de prémortem pour débutants pour imaginer l'échec avant de commencer et en lister les raisons. Sur les 4 pages, la 1ère aligne nom, objectif et réussite visée, la 2e fait écrire en silence les raisons d'un échec imaginé un an après, la 3e les classe en quatre groupes sur une matrice fréquence × gravité, et la 4e transforme les mesures retenues en tâches avec un point de contrôle. Le tableau de tâches compte 3 colonnes - à faire, mesures en cours, vérifié - avec 4 tâches parentes dans l'ordre des pages et 3 sous-tâches chacune, toutes à faire au départ (fixez vos échéances). Popularisée par le psychologue Gary Klein, la méthode écrit les raisons en silence puis les classe avant de décider les mesures ; les participants travaillent en accès limité et partagent les mesures retenues, sans remplacer une évaluation des risques formelle pour les plans à risque grave.

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Prémortem Gestion des risques Élaboration de plan Premier rôle de responsable Animation de réunion
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Prémortem pour débutants : imaginez l'échec, listez les raisons, décidez les tâches de prévention
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Aperçu du tableau blanc

① Déroulé du prémortem (mode d'emploi... ② Nom du plan ③ Objectif ④ Image de réussite ⑤ Contenu du plan (décidé, pas encore... ⑥ Un an plus tard, le plan des cadres... ⑦ Liste des raisons (lire ⑥ à tour de... ⑧ Groupe 1 (ex. : abandon) ⑨ Groupe 2 (ex. : non lu) ⑩ Groupe 3 (ex. : outil inutilisable) ⑪ Groupe 4 (ex. : incompris) ⑫ Fréquence × gravité (placer les rai... Grave × peu probable Grave × probable Pas grave × peu probable Pas grave × probable ⑬ Ce qu'on prévient en priorité et ce... ⑭ Tableau des mesures de prévention (... ⑮ À vérifier avant de commencer ⑯ À vérifier en cours ⑰ À vérifier après coup ⑱ Prochaine date de revue Prémortem : parer... Mode d'emploi (4 ... Plan et objectif ... Décisions et mesures Raisons d'échec e... Vérifications et ... 1/4 Cadrer le plan et... Ctrl+F / ⌘F : 2/4... → 2/4 2/4 Lister toutes les... ↙ 3/4 Déclarer l'échecCommencer en décidant que « ce plan a échoué un an plus tard »Ex. l'animateur lit la question du cadre ⑥ Écrire seul en silencePendant 5 minutes, écrire une raison par note sans en discuterEx. au moins 3 notes par personne dans le cadre ⑥ PartagerLire à voix haute à tour de rôle et recopier dans la liste ⑦Ne pas contester, garder les notes de ⑥ sans les retirer ClasserRegrouper les raisons proches en 4 groupes et les placer sur la matriceEx. utiliser ⑧ à ⑫ PrévenirAjouter une procédure et un contrôle aux raisons à prévenirEx. transformer le tableau ⑭ en tâches Ex. démarrer le mois prochain un nouveau système de rapport quotidien interne Remplacer l'exemple « Ex. » de la note par votre propre plan Choisir un nom reconnaissable par tous comme désignant le même plan Date de début : __/__ Ex. permettre au responsable de connaître vite les difficultés et d'aider sans délai Écrire en une phrase pourquoi on le fait S'il y a plusieurs objectifs, les classer par importance Décidé par : ____ Ex. dans 3 mois, tout le monde dépose un rapport au moins 4 jours par semaine Ex. une réponse aux difficultés arrive avant le lendemain L'exprimer avec des chiffres ou des faits visibles Servira de repère pour imaginer l'échec page 2 Décidé Pas encore décidé Point d'attention Quoi faire Ex. le rapport répond une fois par jour à 5 questions Ex. écrire sur le chat ou sur un écran dédié Ex. trop de questions rendrait-il la rédaction pénible Jusqu'à quand Ex. tout le monde commence le 1er du mois prochain Ex. prévoir une période d'essai ou non Ex. début de mois chargé par d'autres tâches Qui est impliqué Ex. 20 personnes des services commercial et administratif Ex. qui sera chargé de répondre Ex. les commerciaux itinérants peuvent-ils écrire sur mobile Raison de l'échecEx. de moins en moins de personnes écrivent, et en 3 mois plus personne n'en dépose Raison de l'échecEx. on découvre que personne ne lit le rapport, ce qui lui enlève tout son sens Raison de l'échecEx. impossible à ouvrir sur mobile, les commerciaux itinérants ne peuvent pas écrire Règle d'écritureUne raison par note. Ne pas regrouper ici, ne pas juger si c'est bon ou mauvais Ce qui s'est passé Pourquoi cela arr... Un précédent simi... Raison 1 Ex. plus personne ne dépose de rapport après 3 mois Ex. répondre à 5 questions chaque jour est fastidieux Ex. le précédent rapport hebdomadaire s'est aussi arrêté en 2 mois Raison 2 Ex. personne ne lisait le rapport Ex. le rôle de répondre n'était pas défini Ex. oui, la boîte à suggestions n'avait jamais de réponse Raison 3 Ex. les commerciaux itinérants ne pouvaient pas écrire Ex. on n'a pas testé si ça s'ouvre sur mobile Ex. non (premier outil utilisé) Raison 4 Ex. la façon d'écrire variait selon les personnes Ex. aucun modèle d'écriture n'a été distribué Ex. le même problème est arrivé avec les comptes rendus de réunion Raison 5 Ex. ça n'a pas bien fonctionné le jour du lancement Ex. pas testé en petit groupe au préalable Ex. inconnu Raison 6 Ex. l'objectif n'était pas clair, perçu comme une surveillance Ex. explication donnée une seule fois, par écrit Ex. oui, le nouveau système de pointage avait provoqué un rejet 3/4 Choisir quoi prév... → 4/4 4/4 Transformer en tâ... Regrouper les raisons proches de ⑦ ; nommer le groupe d'après les raisons Ex. plus personne n'en dépose après 3 mois Ex. trop de questions quotidiennes, c'est pénible Ex. personne pour lire ni pour répondre Ex. écrire ne change rien Ne pas écrire la même raison dans 2 cadres Ex. ne s'ouvre pas sur mobile Ex. ne fonctionne pas bien le jour du lancement Ajouter des notes si cela ne suffit pas Ex. l'objectif, non compris, est perçu comme une surveillance Ex. la façon d'écrire varie selon les personnes Les raisons qui n'entrent dans aucun cadre vont ici, à renommer 縦軸: Gravité (haut... Prévoir seulement la parade au moment où cela arrive. Ex. passer au rapport papier en cas de panne Choisir ici ce qu'on prévient en priorité (4 max). Ex. personne ne lit → désigner d'abord un rôle de réponse Accepter cette fois. L'écrire dans ⑬ et le revoir à la date de revue Se contenter d'une parade simple. Ex. distribuer un modèle d'écriture Raisons à prévenir en priorité (4 max)Ex. personne ne lit ／ plus personne n'en dépose en 3 mois ／ ne s'ouvre pas sur mobile Raisons acceptées cette foisEx. écriture inégale (distribuer un modèle et observer) Pourquoi cette décisionEx. si ce n'est pas lu, les autres mesures ne servent à rien, donc on fixe d'abord le rôle de réponse Procédure de prév... Vérification avan... Qui vérifie Date de revue Raison à prévenir 1 Ex. désigner une personne responsable des réponses par service Ex. si la personne a accepté le rôle Ex. responsable Ex. 2 semaines après le début Raison à prévenir 2 Ex. réduire les questions de 5 à 3 Ex. tester avec 3 personnes : écrit en moins de 3 min Ex. membre préparateur Ex. 1 mois après le début Raison à prévenir 3 Ex. faire vérifier par tous que ça s'ouvre sur mobile Ex. si les 5 itinérants ont pu l'ouvrir Ex. responsable administratif Ex. 3 jours avant le début Raison à prévenir 4 ____ ____ ____ __/__ Ex. toutes les vérifications de ⑭ « avant de commencer » sont faites Ex. objectif et façon d'écrire expliqués à tous Si ce n'est pas fait, décider de reporter la date de début Vérifié par : ____ Ex. compter chaque vendredi le nombre de personnes ayant déposé Ex. si les réponses arrivent avant le lendemain Si le nombre baisse, revoir les raisons de ⑬ Vérifié par : ____ Ex. comparer dans 3 mois avec l'image de réussite de ④ Ex. noter les raisons évitées et celles non évitées À réutiliser pour le prochain prémortem Synthétisé par : ____ Date de revueDate : __/__ ／ Lieu : ____ Ce qu'on regarde ce jour-làEx. l'avancement du tableau ⑭ et la colonne « vérifié » du tableau de tâches À qui partagerEx. les 20 personnes des services commercial et administratif, et la hiérarchie (partage des mesures en accès limité) → 2/4 Lister toutes les... ↙ 3/4 Choisir quoi prév... → 4/4 Transformer en tâ...
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Contenu du tableau des tâches

À faire 16 éléments

Aligner le plan
Lister les raisons
Choisir les raisons
Faire des tâches
Nom et objectif
Image de réussite
Tableau du contenu
Déclarer l'échec
Écrire en silence
Lire et recopier
Regrouper en 4
Placer en matrice
Fixer les priorités
Tableau des mesures
3 points à vérifier
Fixer et partager

Mesures en cours 0 éléments

Vérifié 0 éléments

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