Projetos e Desenvolvimento
Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem lidera um pequeno projeto pela primeira vez usa este modelo de gestão de projetos para iniciantes para juntar numa só página o objetivo, o âmbito, os prazos, a equipa e os riscos. O quadro branco tem duas páginas. À esquerda ficam a carta do projeto, as cinco fases do arranque ao encerramento, o mapa de partes interessadas por influência e interesse e três molduras com âmbito, equipa e riscos. À direita ficam a tabela de marcos com quatro linhas e quatro colunas, a matriz que ordena os riscos por probabilidade e impacto e três molduras com o ponto semanal, os atrasos e o encerramento. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de a planear a concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da carta ao registo do encerramento. Se não sabe por onde começar um plano de projeto, siga a ordem dos cinco grupos de processos do guia PMBOK, que é a mesma do quadro. Pensado para projetos pequenos de algumas semanas a alguns meses, como um evento interno ou um piloto.
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Plano de projeto para iniciantes
Como usar: (1) Escrever numa página o objetivo, a meta, o prazo e o orçamento (carta) → (2) Colocar as pessoas por influência e interesse e decidir o envolvimento (mapa de partes interessadas) → (3) Definir o que se faz, o que não se faz e quem faz → (4) Listar riscos, marcar os marcos na tabela e ordená-los por probabilidade e impacto → (5) Fazer o ponto de situação todas as semanas
1. Carta do projeto (a página que se decide antes de começar, com objetivo, meta, prazo e orçamento)
- Objetivo (porque fazemos isto) ex.: aumentar o convívio dos novos colaboradores e dar-lhes alguém a quem perguntar depois de entrarem na equipa
- Meta (como está tudo no fim) ex.: encontro interno a 20/10, com 60 participantes e satisfação de 4,0 ou mais
- Prazo e orçamento ex.: encontro a 20/10, preparação a começar a 8/9. Orçamento máximo de 1500 € (sala 500, catering 800, material 200)
- Equipa (quem é o responsável) ex.: o responsável sou eu, a coordenação trata do calendário, a sala trata da reserva e da montagem, o registo trata da ata Responsável: ____ / Coordenação: ____ / Sala: ____ / Registo: ____
2. As cinco fases do projeto (arranque, planeamento, execução, monitorização e controlo, encerramento)
- 1. Arranque O que se faz nesta fase: definir objetivo, meta e responsável e, com o ponto 3, identificar as pessoas envolvidas e obter o acordo. ex.: mostrar a carta numa página à chefia e receber a aprovação.
- 2. Planeamento O que se faz nesta fase: decidir o trabalho, o calendário, a equipa, os custos e os riscos. ex.: colocar quatro marcos e escrever o responsável e a forma de confirmar.
- 3. Execução O que se faz nesta fase: avançar segundo o plano e lançar os pedidos e as encomendas. ex.: reservar a sala e enviar o convite a toda a empresa.
- 4. Monitorização e controlo O que se faz nesta fase: uma vez por semana, ver a diferença entre o previsto e o real e agir. ex.: se o atraso passar de três dias, rever o âmbito ou o calendário.
- 5. Encerramento O que se faz nesta fase: confirmar os resultados, fechar pagamentos e registos e passar o testemunho. ex.: deixar numa página o questionário e os custos reais.
3. Mapa de partes interessadas (mapa de envolvidos, em que influência e interesse decidem quem acompanha o quê)
Eixo vertical: Influência alta (cima = quem decide ou pode travar) / Eixo horizontal: Interesse alto (direita = quem mais se interessa)
- Manter satisfeito Comunicar só as decisões, sem envolver no detalhe. Dar sempre a conhecer o resultado para não haver queixas. ex.: informar o diretor dos serviços gerais apenas da sala e do orçamento decididos
- Envolver de perto Convidar para o ponto semanal e obter o acordo sobre o plano numa página. Explicar em pessoa a cada marco. O ponto 5 é a divisão dentro da sua equipa, este ponto 3 é o trato com cada pessoa, mesmo fora dela. ex.: a chefia e a pessoa dos serviços gerais que cede a sala
- Apenas observar Não gastar esforço, basta acompanhar. Se o interesse aumentar, passe para Informar, à direita; se perceber que pode travar a decisão, passe para Manter satisfeito, em cima. ex.: outro departamento que não participa no dia
- Informar Como o interesse é alto, dar a conhecer as decisões com regularidade, por iniciativa própria. Responder depressa às perguntas. ex.: enviar aos novos colaboradores o convite e o programa do dia com antecedência
4. Âmbito (o que se faz e o que não se faz)
- Faz-se, ex.: reserva da sala, envio do convite, condução no dia, questionário
- Não se faz, ex.: produzir lembranças, gravar e editar vídeo
- Escrever o que não se faz permite recusar pedidos que surgem a meio
- Se acrescentar algo, decida ao mesmo tempo se mexe no prazo ou no orçamento
5. Equipa (quem fica com o quê)
- Só há um responsável. É esta pessoa que decide quando é preciso decidir
- ex.: a coordenação trata do calendário, a sala da reserva e da montagem, o registo da ata
- A quem pedir ajuda, entregue por escrito o que fazer e até quando
6. Riscos (o que corre mal)
- ex.: aparecerem menos de 30 participantes
- ex.: não haver sala disponível ou faltar um responsável no dia
- Cole pela ordem em que se lembrar e ordene depois no ponto 8
7. Tabela de marcos (as quatro linhas são um exemplo, troque as datas e o conteúdo pelo seu caso; a monitorização vê-se no ponto semanal do ponto 9)
| Quando | O que está feito | Quem | Como se confirma | |
|---|---|---|---|---|
| Arranque | 8/9 | Carta aprovada pela chefia | Responsável | Guardar a resposta de aprovação |
| Planeamento | 15/9 | Calendário, equipa e orçamento fechados | Responsável e coordenação | Leitura conjunta neste quadro |
| Execução | 10/10 | Sala reservada e convite enviado | Responsável da sala | Confirmação da reserva e lista de envios |
| Encerramento | 27/10 | Questionário e custos reais | Responsável do registo | Entregar uma página à chefia |
8. Ordenar os riscos (probabilidade × impacto)
Eixo vertical: Impacto (cima = grande) / Eixo horizontal: Probabilidade (direita = acontece com facilidade)
- Preparar só a resposta Raro, mas pára tudo se acontecer. Decida numa linha a quem telefona e o que faz. ex.: falta de energia no dia
- Agir já Inclua a medida no plano. Com responsável e prazo, passe-a para o quadro de tarefas. ex.: ninguém se inscreve, então envie o convite duas vezes
- Não fazer nada agora Basta registar. Se a situação mudar no ponto semanal, suba o cartão. ex.: parte do material não chega
- Resolver quando acontecer Parta do princípio de que acontece, deixe só o procedimento escrito e não gaste tempo a evitar. ex.: fila na receção, então abra duas filas
9. Como fazer o ponto semanal (15 minutos)
- Sempre no mesmo dia e à mesma hora, ex.: todas as segundas às 9h30, durante 15 minutos
- Ver só três coisas, ou seja, atrasos, dificuldades e o trabalho desta semana
- Comparar a coluna do que está feito na tabela de marcos com a realidade
- Escrever no quadro o que ficar decidido e não deixar só no oral
10. Como decidir quando há atraso
- Se o atraso passar de três dias, o responsável decide se mexe no âmbito, no prazo ou nas pessoas
- ex.: o convite atrasou-se, então juntar as lembranças ao que não se faz para ganhar tempo
- Quanto mais cedo se diz, mais soluções continuam disponíveis
11. O que fica no fim
- ex.: 60 participantes, satisfação 4,2 e custo de 1300 € dentro do orçamento
- Escrever três linhas do que correu bem e três do que muda da próxima vez
- Deixar de forma que a pessoa seguinte consiga repetir os mesmos passos
Conteúdo do quadro de tarefas
A planear 16 itens
Carta do projeto
Decidir a base do projeto. Com o objetivo e a meta numa página, as decisões seguintes deixam de oscilar.
Escrever o porquê
Escreva numa frase porque se faz isto. Está pronto quando as pessoas envolvidas dizem todas a mesma razão.
Meta em números
Escreva em números como estará tudo no fim, como o número de participantes ou a satisfação, de forma a poder medir-se.
Prazo e orçamento
Defina a data de início, a data de conclusão e o valor máximo disponível, com a repartição por rubricas, e peça a aprovação da chefia.
Âmbito e equipa
Traçar a linha entre o que se faz e o que não se faz e decidir quem fica com o quê. É isto que justifica recusar pedidos a meio.
O que não se faz
Liste o trabalho que fica de fora desta vez. Com isso escrito, um pedido que surja depois passa a ser uma conversa sobre prazo ou orçamento.
Definir os papéis
Escolha um único responsável e distribua a coordenação, as reservas e o registo. Deixe claro quem decide quando é preciso decidir.
Validar com todos
Coloque as pessoas envolvidas no mapa do ponto 3, decida o envolvimento de cada uma e mostre o plano numa página à chefia e a quem ajuda. Fica pronto quando o acordo ficar registado.
Prazos e riscos
Tornar visíveis, à partida, os marcos e os pontos perigosos. Aqui termina a fase de planeamento.
Definir 4 marcos
Para arranque, planeamento, execução e encerramento, decida quando e o que está feito, e escreva-o na tabela de marcos. A monitorização não é um marco, faz-se no ponto semanal do ponto 9.
Como confirmar
Escreva como se confirma que cada marco ficou mesmo concluído, de forma verificável num documento ou num registo.
Ordenar os riscos
Liste o que corre mal e coloque cada risco nos quatro quadrantes de probabilidade e impacto. Decida quais merecem medidas antecipadas.
Rever e encerrar
Não deixar o plano parado. Ver o progresso uma vez por semana e guardar o registo do encerramento.
Ponto semanal
Todas as semanas, à mesma hora e durante 15 minutos, veja atrasos, dificuldades e o trabalho da semana, e escreva no quadro o que ficar decidido.
Avisar do atraso
Se o atraso passar de três dias, fale com o responsável e decidam se mexem no âmbito, no prazo ou nas pessoas.
Registar o fecho
Junte numa página os resultados, os custos reais e o que muda da próxima vez, de forma que a pessoa seguinte consiga repetir os passos.
