Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos

Projetos e Desenvolvimento

Gestão de projetos para iniciantes: plano com objetivo, âmbito, prazos, equipa e riscos

Quem lidera um pequeno projeto pela primeira vez usa este modelo de gestão de projetos para iniciantes para juntar numa só página o objetivo, o âmbito, os prazos, a equipa e os riscos. O quadro branco tem duas páginas. À esquerda ficam a carta do projeto, as cinco fases do arranque ao encerramento, o mapa de partes interessadas por influência e interesse e três molduras com âmbito, equipa e riscos. À direita ficam a tabela de marcos com quatro linhas e quatro colunas, a matriz que ordena os riscos por probabilidade e impacto e três molduras com o ponto semanal, os atrasos e o encerramento. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de a planear a concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da carta ao registo do encerramento. Se não sabe por onde começar um plano de projeto, siga a ordem dos cinco grupos de processos do guia PMBOK, que é a mesma do quadro. Pensado para projetos pequenos de algumas semanas a alguns meses, como um evento interno ou um piloto.

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1. Carta do projeto (a página que se ... 2. As cinco fases do projeto (arranqu... 3. Mapa de partes interessadas (mapa ... Manter satisfeito Envolver de perto Apenas observar Informar 4. Âmbito (o que se faz e o que não s... 5. Equipa (quem fica com o quê) 6. Riscos (o que corre mal) 7. Tabela de marcos (as quatro linhas... 8. Ordenar os riscos (probabilidade ×... Preparar só a resposta Agir já Não fazer nada agora Resolver quando acontecer 9. Como fazer o ponto semanal (15 min... 10. Como decidir quando há atraso 11. O que fica no fim Plano de projeto ... Como usar: (1) Es... Objetivo, meta e ... Decisões, equipa ... Riscos e atrasos O que se aprendeu... Objetivo (porque fazemos isto)ex.: aumentar o convívio dos novos colaboradores e dar-lhes alguém a quem perguntar depois de entrarem na equipa Meta (como está tudo no fim)ex.: encontro interno a 20/10, com 60 participantes e satisfação de 4,0 ou mais Prazo e orçamentoex.: encontro a 20/10, preparação a começar a 8/9. Orçamento máximo de 1500 € (sala 500, catering 800, material 200) Equipa (quem é o responsável)ex.: o responsável sou eu, a coordenação trata do calendário, a sala trata da reserva e da montagem, o registo trata da ataResponsável: ____ / Coordenação: ____ / Sala: ____ / Registo: ____ 1. ArranqueO que se faz nesta fase: definir objetivo, meta e responsável e, com o ponto 3, identificar as pessoas envolvidas e obter o acordo.ex.: mostrar a carta numa página à chefia e receber a aprovação. 2. PlaneamentoO que se faz nesta fase: decidir o trabalho, o calendário, a equipa, os custos e os riscos.ex.: colocar quatro marcos e escrever o responsável e a forma de confirmar. 3. ExecuçãoO que se faz nesta fase: avançar segundo o plano e lançar os pedidos e as encomendas.ex.: reservar a sala e enviar o convite a toda a empresa. 4. Monitorização e controloO que se faz nesta fase: uma vez por semana, ver a diferença entre o previsto e o real e agir.ex.: se o atraso passar de três dias, rever o âmbito ou o calendário. 5. EncerramentoO que se faz nesta fase: confirmar os resultados, fechar pagamentos e registos e passar o testemunho.ex.: deixar numa página o questionário e os custos reais. 縦軸: Influência al... Comunicar só as decisões, sem envolver no detalhe. Dar sempre a conhecer o resultado para não haver queixas. ex.: informar o diretor dos serviços gerais apenas da sala e do orçamento decididos Convidar para o ponto semanal e obter o acordo sobre o plano numa página. Explicar em pessoa a cada marco. O ponto 5 é a divisão dentro da sua equipa, este ponto 3 é o trato com cada pessoa, mesmo fora dela. ex.: a chefia e a pessoa dos serviços gerais que cede a sala Não gastar esforço, basta acompanhar. Se o interesse aumentar, passe para Informar, à direita; se perceber que pode travar a decisão, passe para Manter satisfeito, em cima. ex.: outro departamento que não participa no dia Como o interesse é alto, dar a conhecer as decisões com regularidade, por iniciativa própria. Responder depressa às perguntas. ex.: enviar aos novos colaboradores o convite e o programa do dia com antecedência Faz-se, ex.: reserva da sala, envio do convite, condução no dia, questionário Não se faz, ex.: produzir lembranças, gravar e editar vídeo Escrever o que não se faz permite recusar pedidos que surgem a meio Se acrescentar algo, decida ao mesmo tempo se mexe no prazo ou no orçamento Só há um responsável. É esta pessoa que decide quando é preciso decidir ex.: a coordenação trata do calendário, a sala da reserva e da montagem, o registo da ata A quem pedir ajuda, entregue por escrito o que fazer e até quando ex.: aparecerem menos de 30 participantes ex.: não haver sala disponível ou faltar um responsável no dia Cole pela ordem em que se lembrar e ordene depois no ponto 8 Quando O que está feito Quem Como se confirma Arranque 8/9 Carta aprovada pela chefia Responsável Guardar a resposta de aprovação Planeamento 15/9 Calendário, equipa e orçamento fechados Responsável e coordenação Leitura conjunta neste quadro Execução 10/10 Sala reservada e convite enviado Responsável da sala Confirmação da reserva e lista de envios Encerramento 27/10 Questionário e custos reais Responsável do registo Entregar uma página à chefia 縦軸: Impacto (cima... Raro, mas pára tudo se acontecer. Decida numa linha a quem telefona e o que faz. ex.: falta de energia no dia Inclua a medida no plano. Com responsável e prazo, passe-a para o quadro de tarefas. ex.: ninguém se inscreve, então envie o convite duas vezes Basta registar. Se a situação mudar no ponto semanal, suba o cartão. ex.: parte do material não chega Parta do princípio de que acontece, deixe só o procedimento escrito e não gaste tempo a evitar. ex.: fila na receção, então abra duas filas Sempre no mesmo dia e à mesma hora, ex.: todas as segundas às 9h30, durante 15 minutos Ver só três coisas, ou seja, atrasos, dificuldades e o trabalho desta semana Comparar a coluna do que está feito na tabela de marcos com a realidade Escrever no quadro o que ficar decidido e não deixar só no oral Se o atraso passar de três dias, o responsável decide se mexe no âmbito, no prazo ou nas pessoas ex.: o convite atrasou-se, então juntar as lembranças ao que não se faz para ganhar tempo Quanto mais cedo se diz, mais soluções continuam disponíveis ex.: 60 participantes, satisfação 4,2 e custo de 1300 € dentro do orçamento Escrever três linhas do que correu bem e três do que muda da próxima vez Deixar de forma que a pessoa seguinte consiga repetir os mesmos passos
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

A planear 16 itens

Carta do projeto
Âmbito e equipa
Prazos e riscos
Rever e encerrar
Escrever o porquê
Meta em números
Prazo e orçamento
O que não se faz
Definir os papéis
Validar com todos
Definir 4 marcos
Como confirmar
Ordenar os riscos
Ponto semanal
Avisar do atraso
Registar o fecho

Em preparação 0 itens

Em execução 0 itens

Em verificação 0 itens

Concluído 0 itens