Proyek & Pengembangan
Manajemen Proyek untuk Pemula: Rencana Tujuan, Ruang Lingkup, Jadwal, Tim, dan Risiko
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Orang yang pertama kali dipercaya memimpin proyek kecil memakai templat manajemen proyek untuk pemula ini agar tujuan, ruang lingkup, jadwal, tim, dan risiko tersusun dalam satu halaman rencana. Papan tulis terdiri atas dua halaman. Di kiri ada piagam proyek, lima tahap dari inisiasi sampai penutupan, peta pemangku kepentingan bersumbu pengaruh dan minat, serta tiga bingkai ruang lingkup, tim, dan risiko. Di kanan ada tabel tonggak dengan empat baris dan empat kolom, matriks pemilah risiko menurut kemungkinan dan dampak, serta tiga bingkai cek mingguan, keterlambatan, dan penutupan. Papan tugas punya lima kolom, dari menyusun rencana sampai selesai, dan berisi 4 tugas induk dan 12 subtugas yang belum dikerjakan, dari piagam sampai catatan penutupan. Jika belum tahu urutan membuat rencana proyek, ikuti lima kelompok proses panduan PMBOK yang menjadi alur papan ini. Cocok untuk proyek kecil berdurasi beberapa minggu sampai beberapa bulan, seperti acara internal atau uji coba layanan.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Rencana Proyek untuk Pemula
Cara pakai: (1) Tulis tujuan, sasaran, batas waktu, dan biaya dalam satu halaman (piagam) → (2) Pilah para pihak menurut pengaruh dan minat lalu tentukan cara melibatkannya (peta pemangku kepentingan) → (3) Tentukan yang dikerjakan, yang tidak, dan pembagian tim → (4) Tulis risiko, letakkan tonggak di tabel, lalu pilah risiko pada empat kuadran → (5) Periksa kemajuan setiap minggu
1. Piagam proyek (satu halaman yang diputuskan sebelum mulai, berisi tujuan, sasaran, batas waktu, dan biaya)
- Tujuan (mengapa dikerjakan) mis. menambah keakraban karyawan baru dan memberi mereka tempat bertanya setelah ditempatkan
- Sasaran (keadaan saat selesai) mis. mengadakan temu karyawan pada 20/10 dengan 60 peserta dan kepuasan 4,0 ke atas
- Batas waktu dan biaya mis. acara 20/10, persiapan mulai 8/9. Biaya paling banyak Rp15 juta (tempat 5 juta, konsumsi 8 juta, perlengkapan 2 juta)
- Tim (siapa penanggung jawabnya) mis. penanggung jawab saya sendiri, bagian acara mengatur jadwal, bagian tempat memesan dan menata, bagian catatan membuat notula Penanggung jawab: ____ / Acara: ____ / Tempat: ____ / Catatan: ____
2. Lima tahap proyek (inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, penutupan)
- 1. Inisiasi Yang dikerjakan di tahap ini: menetapkan tujuan, sasaran, dan penanggung jawab, lalu mendata para pihak di bagian 3 dan menyepakatinya. mis. menunjukkan piagam satu halaman kepada atasan dan mendapat persetujuan.
- 2. Perencanaan Yang dikerjakan di tahap ini: menetapkan pekerjaan, jadwal, tim, biaya, dan risiko. mis. memasang empat tonggak lengkap dengan penanggung jawab dan cara memastikannya.
- 3. Pelaksanaan Yang dikerjakan di tahap ini: menjalankan pekerjaan sesuai rencana serta mengirim permintaan dan pesanan. mis. memesan tempat dan mengirim undangan ke seluruh kantor.
- 4. Pemantauan dan pengendalian Yang dikerjakan di tahap ini: seminggu sekali melihat selisih rencana dengan kenyataan lalu mengambil tindakan. mis. bila terlambat lebih dari tiga hari, tinjau ulang lingkup atau jadwal.
- 5. Penutupan Yang dikerjakan di tahap ini: memastikan hasil, menutup pembayaran dan catatan, lalu menyerahkannya. mis. menyimpan hasil survei dan biaya sebenarnya dalam satu halaman.
3. Peta pemangku kepentingan (peta pihak terkait, memakai pengaruh dan minat untuk menentukan seberapa jauh tiap orang dilibatkan)
Sumbu vertikal: Pengaruh besar (atas = bisa memutuskan atau menghentikan) / Sumbu horizontal: Minat tinggi (kanan = paling peduli)
- Jaga kepuasannya Laporkan hanya hal yang sudah diputuskan dan jangan ajak berunding soal rinci. Hasil akhirnya wajib disampaikan agar tidak muncul keluhan. mis. memberi tahu kepala bagian umum hanya soal tempat dan biaya yang sudah ditetapkan
- Libatkan penuh Undang ke cek mingguan dan mintakan persetujuan atas rencana satu halaman. Jelaskan langsung di tiap tonggak. Bagian 5 adalah pembagian di dalam tim Anda, sedangkan bagian 3 adalah cara menghadapi tiap pihak termasuk dari luar. mis. atasan dan staf bagian umum yang meminjamkan ruangan
- Cukup diamati Tidak perlu usaha khusus, cukup diperhatikan. Bila minatnya naik, pindahkan ke Beri informasi di kanan; bila ternyata bisa ikut memutuskan, pindahkan ke Jaga kepuasannya di atas. mis. bagian lain yang tidak hadir pada hari H
- Beri informasi Karena minatnya tinggi, sampaikan sendiri setiap keputusan secara berkala. Jawab pertanyaan mereka dengan cepat. mis. mengirim undangan dan susunan acara lebih awal kepada karyawan baru yang akan hadir
4. Ruang lingkup (yang dikerjakan dan yang tidak)
- Dikerjakan, mis. pesan tempat, kirim undangan, jalannya acara, survei
- Tidak dikerjakan, mis. membuat suvenir, merekam dan menyunting video
- Dengan menulis yang tidak dikerjakan, permintaan tambahan bisa ditolak
- Bila menambah pekerjaan, putuskan sekaligus jadwal atau biaya mana yang digeser
5. Tim (siapa memegang apa)
- Penanggung jawab hanya satu. Saat perlu keputusan, orang inilah yang memutuskan
- mis. bagian acara mengatur jadwal, bagian tempat memesan dan menata, bagian catatan membuat notula
- Kepada yang dimintai bantuan, serahkan tertulis apa yang dikerjakan dan sampai kapan
6. Risiko (hal yang merepotkan bila terjadi)
- mis. peserta kurang dari 30 orang
- mis. tempat tidak bisa dipesan atau penanggung jawab absen pada hari H
- Tempel sesuai urutan yang terpikir, lalu pilah pada empat kuadran di bagian 8
7. Tabel tonggak (empat baris di bawah hanya contoh, ganti tanggal dan isinya dengan proyek Anda; pemantauan dilihat pada cek mingguan di bagian 9)
| Kapan | Apa yang sudah jadi | Siapa | Cara memastikan | |
|---|---|---|---|---|
| Inisiasi | 8/9 | Piagam disetujui atasan | Penanggung jawab | Simpan balasan persetujuan |
| Perencanaan | 15/9 | Jadwal, tim, dan biaya sudah tetap | Penanggung jawab dan bagian acara | Dibaca bersama di papan ini |
| Pelaksanaan | 10/10 | Tempat dipesan dan undangan terkirim | Bagian tempat | Bukti pesanan dan daftar kiriman |
| Penutupan | 27/10 | Hasil survei dan biaya sebenarnya | Bagian catatan | Serahkan laporan satu halaman ke atasan |
8. Memilah risiko (kemungkinan terjadi × besar dampak)
Sumbu vertikal: Besar dampak (atas = besar) / Sumbu horizontal: Kemungkinan (kanan = mudah terjadi)
- Siapkan jalan keluarnya Jarang terjadi, tetapi menghentikan semuanya bila terjadi. Tentukan satu baris saja tentang siapa yang dihubungi dan apa yang dilakukan. mis. listrik padam pada hari H
- Tangani lebih dulu Masukkan tindakannya ke dalam rencana. Beri penanggung jawab dan batas waktu, lalu naikkan ke papan tugas. mis. peserta tidak terkumpul, jadi undangan dikirim dua kali
- Belum perlu tindakan Cukup dicatat. Bila keadaannya berubah saat cek mingguan, geser ke atas. mis. sebagian perlengkapan tidak datang
- Perbaiki saat terjadi Anggap saja akan terjadi, cukup siapkan langkahnya, dan jangan buang waktu untuk mencegah. mis. antrean menumpuk, jadi meja daftar ulang dibuat dua jalur
9. Cara menjalankan cek mingguan (15 menit)
- Adakan pada hari dan jam yang sama, mis. tiap Senin pukul 09.30 selama 15 menit
- Yang dilihat hanya tiga, yaitu keterlambatan, kendala, dan pekerjaan minggu ini
- Bandingkan kolom apa yang sudah jadi pada tabel tonggak dengan kenyataan
- Tulis hasil keputusan di papan, jangan hanya diucapkan
10. Cara memutuskan saat terlambat
- Bila terlambat lebih dari tiga hari, penanggung jawab memutuskan lingkup, jadwal, atau orang yang digeser
- mis. undangan terlambat, jadi suvenir dipindah ke daftar yang tidak dikerjakan untuk menghemat waktu
- Makin cepat disampaikan, makin banyak pilihan yang tersisa
11. Yang disimpan setelah selesai
- mis. 60 peserta, kepuasan 4,2, biaya Rp13 juta dan masih di dalam anggaran
- Tulis tiga baris hal yang berhasil dan tiga baris rencana perbaikan berikutnya
- Buat agar penanggung jawab berikutnya bisa menjalankannya dengan langkah yang sama
Isi papan tugas
Menyusun rencana 16 item
Susun piagam
Menentukan dasar proyek. Begitu tujuan dan sasaran muat dalam satu halaman, keputusan berikutnya tidak lagi goyah.
Tulis tujuannya
Tulis alasan mengerjakan proyek ini dalam satu kalimat. Selesai bila semua pihak menyebut alasan yang sama.
Buat sasaran angka
Tulis keadaan saat proyek berakhir dalam angka, misalnya jumlah peserta atau nilai kepuasan, sehingga bisa diukur.
Tenggat dan biaya
Tentukan tanggal mulai, tanggal selesai, dan batas dana beserta rinciannya, lalu mintakan persetujuan atasan.
Lingkup dan tim
Menarik garis antara yang dikerjakan dan yang tidak, lalu menentukan siapa memegang apa. Inilah dasar untuk menolak permintaan tambahan di tengah jalan.
Daftar pengecualian
Tulis pekerjaan yang kali ini tidak dikerjakan. Dengan catatan itu, permintaan tambahan bisa dijawab sebagai pembicaraan soal jadwal atau biaya.
Bagi peran tim
Tunjuk satu penanggung jawab, lalu bagikan tugas jalannya acara, pemesanan, dan pencatatan. Perjelas siapa yang memutuskan saat dibutuhkan keputusan.
Minta persetujuan
Letakkan para pihak pada peta di bagian 3, tentukan cara melibatkan mereka, lalu tunjukkan rencana satu halaman kepada atasan dan rekan pembantu untuk menyepakati lingkup dan tim. Selesai bila kesepakatan itu tercatat.
Jadwal dan risiko
Menampakkan lebih dulu tonggak penting dan titik rawan. Sampai di sini tahap menyusun rencana selesai.
Tetapkan 4 tonggak
Untuk inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan, tentukan kapan dan apa yang sudah jadi, lalu tulis di tabel tonggak. Pemantauan bukan tonggak, melainkan dibahas pada cek mingguan di bagian 9.
Cara memastikan
Tulis cara menilai bahwa tiap tonggak benar-benar tuntas, dalam bentuk yang bisa diperiksa lewat dokumen atau catatan.
Pilah risikonya
Tulis hal yang merepotkan bila terjadi, lalu letakkan pada empat kuadran kemungkinan dan dampak. Tentukan mana yang ditangani lebih dulu.
Kelola mingguan
Rencana tidak berhenti setelah dibuat. Lihat kemajuannya seminggu sekali dan simpan catatan penutupan.
Gelar cek mingguan
Setiap minggu pada jam yang sama selama 15 menit, periksa keterlambatan, kendala, dan pekerjaan minggu ini, lalu tulis hasilnya di papan.
Kabari saat telat
Bila keterlambatan lewat tiga hari, bicarakan dengan penanggung jawab apakah yang digeser lingkup, jadwal, atau orangnya.
Catat penutupan
Rangkum hasil, biaya sebenarnya, dan rencana perbaikan berikutnya dalam satu halaman agar penanggung jawab berikutnya bisa mengulanginya.
